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摘要:在本文中，筆者首先對實(shí)施人力資源檔案信息化管理系統(tǒng)的重要性進(jìn)行了分析，接著基于該系統(tǒng)的實(shí)施效果與研究現(xiàn)狀，分析了高校人力資源管理中檔案信息化管理系統(tǒng)的重要作用。在人力資源檔案管理中，信息化的建設(shè)至關(guān)重要，要想促進(jìn)整個(gè)社會(huì)的健康發(fā)展，必須要使檔案的管理實(shí)現(xiàn)信息化。現(xiàn)階段，人力資源檔案管理工作還存在諸多的問題，因此我們需要及時(shí)的將這些問題找出來，并制定相應(yīng)的解決方案，不斷提高人力資源檔案管理工作的信息化水平及其有效性，從而使信息資源實(shí)現(xiàn)共享。

關(guān)鍵詞:人力資源管理;檔案信息化;高等院校;建設(shè)

高校人力資源管理主要指的是通過科學(xué)的原理與方法，并結(jié)合人才成長的規(guī)律以及學(xué)校既定的目標(biāo)來規(guī)劃與組織人力資源，妥善協(xié)調(diào)人際關(guān)系與人事關(guān)系，做好與教職工相關(guān)工作，如聘任錄用、薪資待遇等，進(jìn)而使高校人力資源利用的效率得到提升、效益得到增加。檔案信息管理作為人力資源管理中必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)，目前已經(jīng)得到了各大高校的普遍關(guān)注。依托自身的優(yōu)勢，高校人力資源部門需要不斷加快對于人力檔案信息與人力資源的開發(fā)及利用。然而對于高校人事檔案工作者來說，當(dāng)前急需解決的問題就是怎樣加快人力資源檔案信息的運(yùn)轉(zhuǎn)，并將其潛在價(jià)值充分挖掘出來，從而促進(jìn)我國高等教育更好更快的發(fā)展。

1高校人力資源檔案信息化管理系統(tǒng)實(shí)施的重要性

第一，提升工作效率。對于信息化管理而言，其最大的優(yōu)勢在于使管理效率得到了提升，信息化的管理方式將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與數(shù)據(jù)系統(tǒng)融入了其中，可以依托完善的數(shù)據(jù)支持技術(shù)來管理同類數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)化系統(tǒng)日益完善的情況下，傳統(tǒng)的以人工操作為主的計(jì)算與分類工作逐步被取代。依托高效、便捷的智能運(yùn)算，不僅有助于計(jì)算速度的提升，而且能夠?qū)⒎诸惓鲥e(cuò)的概率降到最低。通常來說，高校一般會(huì)在日常人事管理工作中設(shè)置諸多的內(nèi)容，加之人力資源管理信息比較復(fù)雜，因此在進(jìn)行管理時(shí)，往往需要投入大量的時(shí)間與精力，導(dǎo)致管理效率越來越低。而借助信息化的人力資源管理，能夠使人力資源管理存在的問題得到有效解決，并依托信息化的技術(shù)使人力資源管理者能夠更好的收集相關(guān)信息，在提高了信息準(zhǔn)確性的同時(shí)，縮短了管理的時(shí)間，進(jìn)而使人力資源管理的效率得到了全面提升。第二，增強(qiáng)高校凝聚力。人力資源管理的信息化建設(shè)是指基于對信息技術(shù)的應(yīng)用，充分整合企業(yè)各部門的工作人員，并有效提升人力資源分配的合理性，加強(qiáng)企業(yè)員工之間的合作，創(chuàng)新工作模式，并引導(dǎo)他們樹立良好的團(tuán)隊(duì)意識(shí)，使其積極主動(dòng)的投入到本職工作當(dāng)中，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人力資源的信息化發(fā)展。檔案信息管理是人力資源管理工作中不可或缺的一部分，因此各大高校均需要意識(shí)到此項(xiàng)工作的重要性，人力資源部門應(yīng)借助自身的優(yōu)勢，積極的對人力檔案信息與人才資源進(jìn)行開發(fā)利用。但對于高校人事檔案工作人員來說，當(dāng)前急需解決的問題就是怎樣提高人力資源檔案信息的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，將其潛在價(jià)值充分挖掘出來，從而促進(jìn)我國高等教育以及高校人事工作的健康發(fā)展。第三，開展數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享?，F(xiàn)如今，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為了一種趨勢，其建設(shè)狀況能夠直接影響到人力資源信息檔案的建設(shè)狀況。在數(shù)字化時(shí)代下，各項(xiàng)檔案資源能夠得到更加有效的管理。除了與時(shí)代化息息相關(guān)之外，數(shù)字化與我們的日常統(tǒng)籌工作密不可分。不斷加快數(shù)字化建設(shè)，能夠?qū)㈦娮有畔⒓夹g(shù)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫技術(shù)與管理制度有機(jī)的融入到資源管理當(dāng)中，進(jìn)而使人力資源檔案管理工作變得更加規(guī)范有效。

2高校人力資源檔案信息化管理系統(tǒng)的研究與實(shí)施

高校人力資源檔案信息化管理系統(tǒng)主要包括以下兩種研發(fā)方式:(1)完全自主研發(fā)。對于這種研發(fā)方式來說，其優(yōu)勢在于開發(fā)人員比較了解本單位的情況，因而使得前期溝通與采集分析需求的時(shí)間得到了節(jié)省，并為系統(tǒng)的后期服務(wù)提供了可靠的保障。但這種方式同樣存在一大缺陷，即高校必須具備專業(yè)的軟件研發(fā)團(tuán)隊(duì)，另外正因?yàn)槭峭粏挝坏娜?，沒有買賣雙方的合同約束，開發(fā)和實(shí)施的周期可能會(huì)比較長;(2)從軟件公司購置相應(yīng)的軟件，并根據(jù)既定的工作內(nèi)容與流程來修改，接著再投入到使用當(dāng)中。該方法的優(yōu)勢在于買賣雙方可以通過前期溝通，在合同內(nèi)列入相關(guān)事項(xiàng)，確保進(jìn)度，而且軟件公司的軟件一般都擁有完善的功能。但這種方法的缺點(diǎn)在于后期服務(wù)費(fèi)用較高，延續(xù)性風(fēng)險(xiǎn)較大。筆者基于本單位的具體情況，開發(fā)并實(shí)施了人力資源檔案信息化管理系統(tǒng)。第一，努力實(shí)現(xiàn)軟件功能設(shè)計(jì)科學(xué)合理。軟件功能必須滿足人力資源檔案信息管理多樣化的功能需求，如人事管理功能、合同管理功能、績效考核功能等，與此同時(shí)，還需要具備較高的性能。軟件功能應(yīng)具備良好的測試性能。研發(fā)出的軟件系統(tǒng)必須能夠應(yīng)用到本單位當(dāng)中。對于系統(tǒng)軟件而言，要想在日后得到更好的應(yīng)用，必須使本單位的人力資源檔案信息管理工作的需求得到滿足。第二，實(shí)施過程?？傮w規(guī)劃。在實(shí)施項(xiàng)目之前需要綜合分析軟件的功能以及所在部門的工作內(nèi)容，并對進(jìn)度安排是否合理、預(yù)期目標(biāo)是否達(dá)成進(jìn)行分析，接著與本部門的具體情況相結(jié)合，對系統(tǒng)中的功能權(quán)限、工作流程等進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃。數(shù)據(jù)導(dǎo)入。在整理、錄入以及核對完所有在職員工的人事數(shù)據(jù)之后，需要在數(shù)據(jù)庫內(nèi)導(dǎo)入這些數(shù)據(jù)，并確保能夠滿足新系統(tǒng)的要求。人員培訓(xùn)。通過及時(shí)、持續(xù)的培訓(xùn)本部門人員，能夠使他們對軟件的功能與使用方法有一個(gè)全面的了解，從而將軟件的作用充分發(fā)揮出來。新舊系統(tǒng)的更迭。在運(yùn)行新系統(tǒng)期間，為確保數(shù)據(jù)的延續(xù)性與準(zhǔn)確性，需要同時(shí)使用新舊兩套系統(tǒng)，如此一來，既使得新系統(tǒng)當(dāng)中的數(shù)據(jù)得到了檢驗(yàn)，又實(shí)現(xiàn)了新系統(tǒng)與舊系統(tǒng)的更迭。第三，系統(tǒng)的運(yùn)行和管理。制定管理制度。通過建立管理制度，能夠確定各崗位的功能、數(shù)據(jù)權(quán)限以及維護(hù)數(shù)據(jù)的具體時(shí)間、范圍與方式等，從而使得數(shù)據(jù)能夠更加準(zhǔn)確的變動(dòng);使管理員的職責(zé)得到了明確，能夠及時(shí)的督查各崗位維護(hù)其數(shù)據(jù)，從而使管理制度真正落到了實(shí)處。及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題。在運(yùn)行期間，受內(nèi)外部各種因素的影響，系統(tǒng)往往會(huì)出現(xiàn)諸多的漏洞，因此要想確保系統(tǒng)持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展，必須及時(shí)的發(fā)現(xiàn)并解決這些問題。運(yùn)行狀況的記錄。對于人事信息數(shù)據(jù)而言，由于它并非固定不變，因此必須做好日常維護(hù)信息的記錄，如此一來，當(dāng)系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)，能夠及時(shí)獲得相應(yīng)的參考數(shù)據(jù)。系統(tǒng)的安全和備份。要保證服務(wù)器安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，定期備份數(shù)據(jù)，從而確保系統(tǒng)始終處于正常的運(yùn)行狀態(tài)。

3高校人力資源檔案信息化管理系統(tǒng)實(shí)施效果

通過實(shí)施新的系統(tǒng)，能夠有效改善舊系統(tǒng)中存在的問題，如安全性與保密性不好、統(tǒng)計(jì)分析難度大等，新系統(tǒng)主要具備以下幾個(gè)優(yōu)點(diǎn):第一，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部和外部的數(shù)據(jù)共享。在服務(wù)器與多個(gè)客戶端的聯(lián)合作業(yè)下，人事處實(shí)現(xiàn)了與學(xué)校信息中心檔案信息的共享。第二，實(shí)現(xiàn)了人員分類管理。依托合同管理模塊，使人事合同、勞動(dòng)合同及其人員得到了有效管理;借助人事管理模塊，使各類工作人員得到了妥善管理。第三，實(shí)現(xiàn)了分權(quán)限管理。將不同的功能與數(shù)據(jù)權(quán)限賦予相關(guān)工作崗位的人員，明確其職責(zé)，共享檔案信息，有效解決了重復(fù)勞動(dòng)的問題。第四，實(shí)現(xiàn)了工作流管理?；诜謾?quán)限的管理方式，結(jié)合具體的工作流程對各項(xiàng)業(yè)務(wù)的錄入人員與審核人員進(jìn)行了設(shè)定，確保各項(xiàng)數(shù)據(jù)能夠得到準(zhǔn)確的修改。同時(shí)借助即時(shí)消息反饋的功能，可以顯示出各種相應(yīng)的提示信息，如“通過”、“駁回”等，從而促進(jìn)了無紙化辦公目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。第五，實(shí)現(xiàn)了過程管理。舊的數(shù)據(jù)管理模式僅以當(dāng)前信息的管理為主，無法完整的記錄各類歷史數(shù)據(jù)，如工作履歷、學(xué)歷、培訓(xùn)情況等。借助新型的人力資源信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了對涉及教職工職業(yè)生涯所有數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)管理，促使平面化的人事檔案信息轉(zhuǎn)變成了立體化的信息，進(jìn)而使人力資源得到了更加有效的管理。

4高校建設(shè)人力資源檔案信息化管理系統(tǒng)的思考

第一，領(lǐng)導(dǎo)重視是核心，團(tuán)結(jié)協(xié)作是前提。要想使各崗位的職責(zé)得到明確，不斷提高施工的質(zhì)量，必須引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到此項(xiàng)工作的重要性。協(xié)作是實(shí)施管理的前提條件，因此，只有培養(yǎng)工作人員良好的協(xié)作意識(shí)，及時(shí)的將問題找出來并予以解決，才能使系統(tǒng)得到改善，并將其優(yōu)點(diǎn)充分發(fā)揮出來。第二，實(shí)體檔案材料是依據(jù)。對于檔案信息而言，它必須以實(shí)體檔案為核心，對檔案及歷史給予充分的尊重。應(yīng)根據(jù)實(shí)體檔案對數(shù)據(jù)庫的信息資料進(jìn)行維護(hù)，以便將更加準(zhǔn)確、可靠的數(shù)據(jù)信息提供給檔案信息化管理系統(tǒng)。第三，日常的管理與維護(hù)是基礎(chǔ)。在信息管理工程中，其開端在于信息系統(tǒng)的建設(shè)完成，這是由于人力資源信息并非固定不變的，因此需要及時(shí)運(yùn)行系統(tǒng)，更新數(shù)據(jù)信息。要想實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)持久穩(wěn)定的發(fā)展，并提升人力資源的管理水平，必須科學(xué)合理的進(jìn)行管理與維護(hù)。

5結(jié)語

綜上所述，在信息技術(shù)快速發(fā)展的情況下，采用信息化管理的行業(yè)越來越多，并且均取得了良好的成效。最近幾年，高校人事檔案信息量日益增多，導(dǎo)致傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法使人們的需求得到滿足，所以高校人力資源檔案管理人在需要在檔案管理期間加強(qiáng)對于信息技術(shù)的運(yùn)用，使人力資源檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，從而將人才信息資源的使用價(jià)值充分發(fā)揮出來。

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作者:鄢明芳 單位:湖南省語言文字培訓(xùn)測試中心