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1高校人事檔案信息化建設(shè)的必要性

高校人事檔案信息化建設(shè)是指各高校的領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門(mén)的高度重視下，統(tǒng)一規(guī)劃和組織采取一切有效措施和途經(jīng)，充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)通信及網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)，對(duì)潛在于高校人事檔案中的信息資源（非保密性的人事檔案信息）進(jìn)行整理、開(kāi)發(fā)、管理并提供利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息資源向社會(huì)效益和人才效益的轉(zhuǎn)化。高校人事檔案雖然是個(gè)人學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷的原始記錄,但我國(guó)檔案法明確規(guī)定:人事檔案屬于國(guó)家,是國(guó)家信息資源的一部分。每位職工的人事檔案記載的信息都是與其切身利益密切相關(guān)的,在職工的職稱(chēng)評(píng)聘、工資晉升、基層選拔人才以及人事糾紛等方面都發(fā)揮著重要的作用。因此，可以看出人事檔案的使用頻率非常高，傳統(tǒng)的高校人事檔案工作無(wú)法適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求，迫切需要網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下地方高校人事檔案信息化建設(shè)，從而為人事部門(mén)的工作提供系統(tǒng)、有序、及時(shí)的人事信息，有利于優(yōu)化地方高校整體的人力資源結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)資源共享，進(jìn)一步提升地方高校人事檔案整體管理水平很有必要。

2地方高校人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

2.1人事檔案意識(shí)薄弱

一直以來(lái)，地方高校教師和部分中高層行政領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作重視程度不夠，認(rèn)為與教學(xué)、科研工作沒(méi)有直接聯(lián)系，不能為高校創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只在干部晉升、人員調(diào)動(dòng)或?qū)W生畢業(yè)時(shí)才會(huì)被人想起。這種認(rèn)識(shí)直接導(dǎo)致了地方高校上至管理部門(mén)，下至教師，對(duì)人事檔案的管理漠不關(guān)心，使地方高校人事管理陷入一個(gè)管理盲區(qū)。

2.2人事檔案管理制度不完善

大多數(shù)地方高校在人事檔案的建設(shè)與管理方而沒(méi)有形成符合本學(xué)校的人事管理的相關(guān)制度和規(guī)定，僅僅把國(guó)家、省市的文件進(jìn)行一番改頭換面,這樣形成的制度既缺乏可操作性，又沒(méi)有明確的針對(duì)性，對(duì)地方高校的人事檔案管理起不到明顯的促進(jìn)作。有的高校雖然制定了相應(yīng)的制度，但由于管理不規(guī)范，在工作中無(wú)法加以落實(shí)，也直接影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。

2.3地方高校人事檔案管理工作沒(méi)有很好地實(shí)現(xiàn)信息化支撐，難以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息采集、共享

有的地方高校即使建有基于網(wǎng)絡(luò)的人事檔案管理平臺(tái)，所采用的技術(shù)大多很落后，有的甚至是被淘汰技術(shù)，先進(jìn)的技術(shù)和理念都沒(méi)有得到很好的應(yīng)用。主要原因就是，重視硬件建設(shè)輕視軟件、系統(tǒng)管理平臺(tái)建設(shè)的現(xiàn)象比較嚴(yán)重。管理平臺(tái)的欠缺或低水平建設(shè)導(dǎo)致了地方高校內(nèi)部、高校與高校之間的信息共享率極低，甚至是“零”。

2.4人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)落后，無(wú)法達(dá)到科學(xué)管理要求

由于部分地方高校人事檔案管理人員都以兼職為主,檔案管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的極少。專(zhuān)兼職檔案人員接受檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的不多,缺乏系統(tǒng)的檔案理論知識(shí)和基本技能。甚至有的不會(huì)使用掃描儀和檔案管理專(zhuān)業(yè)軟件等，無(wú)法開(kāi)展信息咨詢、網(wǎng)絡(luò)檢索等服務(wù)，難以制作數(shù)字檔案。在高校人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)方面，十分缺乏既懂檔案管理又懂現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型人才，這樣直接導(dǎo)致在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字化檔案的接收、傳遞、存儲(chǔ)、利用一體化等的應(yīng)用，阻礙地方高校人事檔案信息化建設(shè)，嚴(yán)重影響著人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。

3地方高校人事檔案管理信息化實(shí)施途徑探索

3.1地方高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視,是做好人事檔案管理工作的前提

首先領(lǐng)導(dǎo)要定期了解人事檔案工作情況，研究解決遇到的問(wèn)題，加強(qiáng)督促、檢查與指導(dǎo)，確保檔案工作有人抓、有人管、有人落實(shí)。其次充分利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，依托校園網(wǎng)，建立自己的檔案網(wǎng)站和網(wǎng)頁(yè)，占領(lǐng)網(wǎng)絡(luò)這個(gè)宣傳陣地，開(kāi)展檔案信息服務(wù)的窗口，這是新世紀(jì)檔案宣傳工作的新形式，也是未來(lái)檔案宣傳工作的主要陣地。三是地方高校應(yīng)不定期聯(lián)合舉辦檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)講座、宣傳欄等，廣泛開(kāi)展檔案宣傳，讓更多的師生員工了解專(zhuān)業(yè)知識(shí)，關(guān)心并積極參與到單位和個(gè)人的檔案管理中來(lái)。通過(guò)以上形式，可增強(qiáng)地方高校領(lǐng)導(dǎo)、教職工檔案意識(shí)，擴(kuò)大檔案工作社會(huì)影響力，推動(dòng)高校人事檔案事業(yè)發(fā)展的重要途經(jīng)。

3.2建章立制規(guī)范管理，是地方高校人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化的關(guān)鍵

在認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》《人事制度管理?xiàng)l例》等的法律法規(guī)文件，同時(shí)根據(jù)國(guó)家組織、人事、教育部門(mén)與國(guó)家檔案部門(mén)的人才需要，以及人事檔案的特殊性和高校人才集中等具體情況聯(lián)合制訂統(tǒng)一的、專(zhuān)門(mén)的地方高校人事檔案政策法規(guī)，建立健全科學(xué)合理且符合地方高校實(shí)際的人事檔案管理制度，此外，統(tǒng)一地方高校人事檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，如：制訂統(tǒng)一的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化標(biāo)準(zhǔn)以及設(shè)備配備、庫(kù)房設(shè)施和保護(hù)條件等標(biāo)準(zhǔn)，是實(shí)現(xiàn)地方高校人事檔案制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的必然要求。

3.3以信息技術(shù)做支撐，努力實(shí)現(xiàn)地方高校人事檔案原有、現(xiàn)有資源數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)資源共享

地方高校人事檔案管理信息化的目標(biāo)是檔案內(nèi)容數(shù)字化、信息資源網(wǎng)絡(luò)化、利用方式便捷化。為實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)，必須要有先進(jìn)的技術(shù)做支撐和地方高校之間的相互支持配合，并在實(shí)踐中及時(shí)引入前沿的信息技術(shù)加以改進(jìn)。目前，此方法的支撐技術(shù)已經(jīng)非常成熟。檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)一些重要、利用頻率高的檔案原件逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，并形成多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)加緊系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，在堅(jiān)持安全保密的原則下，建立訪問(wèn)查詢權(quán)限，發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)作用，先實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部信息查詢等共用共享、再實(shí)現(xiàn)地方高校之間的互聯(lián)互通。軟、硬件平臺(tái)要立足自主共同研發(fā)，保證立卷、歸檔、保管、借閱、編研、移交等過(guò)程逐步全程實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)庫(kù)化，形成數(shù)據(jù)庫(kù)群，進(jìn)而提高地方高校人事檔案資料的使用效率。

3.4加強(qiáng)地方高校檔案管理工作信息化人員隊(duì)伍建設(shè)，是檔案管理信息化建設(shè)的保障

首先，要有高度的責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神，扎實(shí)的檔案管理知識(shí)和科學(xué)知識(shí)。二是，熟練掌握現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和先進(jìn)的檔案管理專(zhuān)業(yè)技能。三是，加強(qiáng)地方高校人事檔案信息化隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)能掌握數(shù)據(jù)庫(kù)、信息管理等技術(shù)的復(fù)合性人才。這種專(zhuān)業(yè)技術(shù)型的檔案管理人員不僅能夠熟練掌握業(yè)務(wù)知識(shí)、操作業(yè)務(wù)流程，而且還能不斷更新升級(jí)軟件，變被動(dòng)運(yùn)用為主動(dòng)開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)人事檔案工作從簡(jiǎn)單管理型服務(wù)轉(zhuǎn)變研究開(kāi)發(fā)型服務(wù)，為地方高校人事檔案管理邁向現(xiàn)代化、高層次打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4結(jié)語(yǔ)

總之，逐步推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下地方高校人事檔案信息建設(shè)各項(xiàng)工作，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化使檔案管理人員所追求的目標(biāo)。與時(shí)俱進(jìn)，勇于創(chuàng)新，使檔案管理專(zhuān)業(yè)人員努力的方向。

作者：肖永菊 單位：湖北醫(yī)藥學(xué)院