概論工程檔案管理的必要性
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（一）檔案管理是工程建設(shè)質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
對(duì)工程檔案進(jìn)行管理控制，主要目的是為了更詳細(xì)的記錄工程施工的全過(guò)程。工程項(xiàng)目管理的質(zhì)量控制主要表現(xiàn)為施工現(xiàn)象的質(zhì)量控制，包括產(chǎn)品質(zhì)量控制、工藝質(zhì)量控制。具體來(lái)說(shuō)，影響質(zhì)量控制的因素主要表現(xiàn)在人、機(jī)、料、環(huán)境以及方法這五個(gè)方面，而通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)后持證上崗的“人”，需要現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度和輔助工程建設(shè)的“機(jī)”，通過(guò)檢測(cè)報(bào)告以及出廠合格證的“料”，施工中及竣工后通過(guò)拍照和錄像反應(yīng)場(chǎng)地“環(huán)境”的變化，通過(guò)記錄施工日志反應(yīng)工藝流程的“方法”等，都在工程檔案收集編制的范圍以內(nèi)。由此可見(jiàn)，檔案管理是工程建設(shè)質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案工作人員必須要重視檔案管理工作。
（二）工程檔案能防范災(zāi)害破壞及破壞后維修恢復(fù)建設(shè)
工程檔案是工程建設(shè)過(guò)程的真實(shí)記錄，客觀反映了各個(gè)建設(shè)環(huán)節(jié)的具體細(xì)節(jié)，對(duì)工程后期檢測(cè)、改擴(kuò)建、維護(hù)、拆除以及其他工程建設(shè)都具有十分重要的指導(dǎo)意義。而且，此類檔案也可以成為其他同類工程設(shè)計(jì)建設(shè)的一個(gè)重要參考借鑒，充分展現(xiàn)出了工程檔案的價(jià)值和活力。
二、強(qiáng)化工程檔案管理的措施
（一）強(qiáng)化檔案工作者的崗位技能培訓(xùn)
工程項(xiàng)目受各種條件的影響，檔案管理涵蓋的范圍較為廣泛，這些對(duì)檔案工作人員提出了更高的工作技能要求，例如，檔案存儲(chǔ)知識(shí)、檔案管理知識(shí)、工程基礎(chǔ)知識(shí)等?？梢约訌?qiáng)對(duì)檔案工作人員的崗位技能培訓(xùn)，提高他們的綜合管理素質(zhì)。定期組織學(xué)習(xí)專業(yè)理論知識(shí)。要積極培養(yǎng)檔案工作人員懂技術(shù)、業(yè)務(wù)精通、會(huì)管理，而且要針對(duì)檔案管理的一些基本知識(shí)進(jìn)行綜合考試，實(shí)現(xiàn)持證上崗；集中組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)。此類培訓(xùn)如果單位內(nèi)部無(wú)法完成，可以請(qǐng)專門的外訓(xùn)講師來(lái)做，重點(diǎn)針對(duì)各種檔案文件整理、檔案管理和歸檔等內(nèi)容作詳細(xì)培訓(xùn)。
（二）進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)，增強(qiáng)檔案的真實(shí)性
加強(qiáng)工程檔案管理工作是工程規(guī)劃、建設(shè)以及管理的重要依據(jù)。因此，檔案管理人員需要在對(duì)檔案進(jìn)行整理歸檔同時(shí)，確保檔案資料內(nèi)容的真實(shí)性。具體來(lái)說(shuō)，檔案工作人員需要深入到施工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)登記在冊(cè)的工程項(xiàng)目進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)清查和摸底分析，對(duì)于一些特大型或意義重大的工程項(xiàng)目，在深入現(xiàn)場(chǎng)的同時(shí)也要與建設(shè)單位一同進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)勘查，待了解實(shí)際情況以后才能進(jìn)行檔案編制。
（三）通過(guò)計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)資源，強(qiáng)化檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理
利用軟件對(duì)檔案實(shí)行信息化管理已經(jīng)成為檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)和潮流。因此，工程檔案管理需要積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提高檔案管理效率以及各部門檔案利用的協(xié)調(diào)能力，更方便了各單位對(duì)檔案的借閱和利用。尤其是檔案的檢索系統(tǒng)要確保完善，檔案資料也要進(jìn)行編號(hào)，不同性質(zhì)的資料要?jiǎng)澐珠_(kāi)進(jìn)行歸檔管理，這樣更有方便查找和歸還。
（四）合理實(shí)行崗位責(zé)任制
檔案的真實(shí)性與檔案工作人員的認(rèn)真負(fù)責(zé)態(tài)度是密切相關(guān)的。必須要將檔案工作人員的利益與日常工作掛鉤，才能避免檔案收集馬虎、檔案內(nèi)容缺乏真實(shí)性的現(xiàn)象發(fā)生。檔案編制需要經(jīng)過(guò)“收集—篩選—整理—分析—記錄”的過(guò)程，整個(gè)環(huán)節(jié)如果某一部分出現(xiàn)紕漏，都會(huì)影響下一環(huán)節(jié)，甚至整個(gè)檔案編制及管理的準(zhǔn)確性、完整性。筆者認(rèn)為，可以實(shí)行檔案管理崗位責(zé)任制，一旦在后期工程竣工移交、檔案檢查等工作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)問(wèn)題，需要針對(duì)問(wèn)題責(zé)任到人，且要對(duì)相關(guān)負(fù)責(zé)人予以嚴(yán)厲懲罰。
三、總結(jié)
總而言之，工程檔案管理在工程建設(shè)以及加快城市現(xiàn)代化建設(shè)中都發(fā)揮著重要的作用。其不僅是工程建設(shè)項(xiàng)目的有機(jī)組成部分、工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，也是提高工程質(zhì)量、防范災(zāi)害破壞及破壞后維修恢復(fù)建設(shè)的重要手段。因此，認(rèn)真做好工程檔案管理工作非常有必要。
作者：張靚單位：嘉興市城建職工培訓(xùn)中心
