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1明確控制的內(nèi)涵

控制可以定義為，監(jiān)視各項(xiàng)活動(dòng)以保證它們按計(jì)劃進(jìn)行，并糾正各種重要偏差的過(guò)程。一個(gè)有效的控制系統(tǒng)可以保證各項(xiàng)行動(dòng)完成的方向是朝著達(dá)到組織目標(biāo)運(yùn)行的?？刂葡到y(tǒng)越是完善，管理者實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)越是容易。張石高速公路工程檔案管理工作的控制，就是規(guī)范該項(xiàng)目的檔案管理，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設(shè)、使用、養(yǎng)護(hù)服務(wù)。

1．1制訂控制的目標(biāo)

目標(biāo)是指組織期望的成果，目標(biāo)為所有管理決策指明了方向，并作為標(biāo)準(zhǔn)可用來(lái)衡量實(shí)際的績(jī)效，正是由于這些原因，目標(biāo)成為控制的基礎(chǔ)。張石高速公路檔案工作的整體目標(biāo)是“建一流工程檔案”，即形成一套反映工程建設(shè)全過(guò)程“完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)”的工程檔案。同時(shí)通過(guò)工程檔案工作的有效管理和控制，從工程資料及工程檔案層面的規(guī)范管理，來(lái)達(dá)到確保工程質(zhì)量的目的。

1．2完善控制的標(biāo)準(zhǔn)

明確的、可證實(shí)的和可度量的目標(biāo)即標(biāo)準(zhǔn)，是比較、衡量工作過(guò)程的依據(jù)。對(duì)于檔案管理工作而言，即完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性的量化指標(biāo)。

(1)完整性。工程檔案工作做到與高速公路建設(shè)同步，即從立項(xiàng)時(shí)就開(kāi)始了項(xiàng)目文件的積累，包括工程項(xiàng)目建議書、可行性研究及審批、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、項(xiàng)目實(shí)施、交工驗(yàn)收、缺陷責(zé)任期及竣工驗(yàn)收各階段內(nèi)容。

(2)準(zhǔn)確性。根據(jù)公路工程檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量評(píng)定單元?jiǎng)澐郑掳l(fā)了分項(xiàng)工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定表格，細(xì)化了每道工序及檢查項(xiàng)目，在確保資料真實(shí)可靠的前提下，達(dá)到控制工程質(zhì)量的目的。

(3)系統(tǒng)性。根據(jù)張石高速公路建設(shè)項(xiàng)目的內(nèi)容及形成特點(diǎn)，分類設(shè)置了六個(gè)一級(jí)目錄，即綜合類、工程設(shè)計(jì)類、工程施工類、工程監(jiān)理類、工程竣工類。各大類之間既有聯(lián)系，又相互獨(dú)立，便于管理和使用?？刂茍?zhí)行的具體標(biāo)準(zhǔn)為交通部《公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》及《河北省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》。

2嚴(yán)格控制的過(guò)程在檔案管理工作中，我們同時(shí)使用了前饋控制、同期控制、反饋控制三個(gè)控制系統(tǒng)。

2．1前饋控制

前饋控制發(fā)生在實(shí)際工作之前，它能避免預(yù)期發(fā)生的問(wèn)題。檔案工作的前饋控制表現(xiàn)在兩個(gè)方面：

(1)組織機(jī)構(gòu)的設(shè)立。張石高速公路張家口管理處在省高指的領(lǐng)導(dǎo)下，組建了交工檔案編制領(lǐng)導(dǎo)小組，由管理處負(fù)責(zé)人任組長(zhǎng)，總監(jiān)、管理處工程科、合同科、辦公室、財(cái)務(wù)科和駐地監(jiān)理主任、施工承包單位項(xiàng)目經(jīng)理為成員，具體組織與領(lǐng)導(dǎo)交工文件的編制工作。同時(shí)管理處、施工、監(jiān)理單位都設(shè)立了專人負(fù)責(zé)的具體工作機(jī)構(gòu)，形成了自上而下的管理網(wǎng)絡(luò)體系。

(2)技術(shù)人員培訓(xùn)。工程伊始，管理處邀請(qǐng)河北省檔案局、交通運(yùn)輸廳的專家，對(duì)全部工程技術(shù)人員進(jìn)行了集中培訓(xùn)。將檔案工作“全面、準(zhǔn)確、系統(tǒng)”的組織目標(biāo)，落實(shí)到了各單位技術(shù)人員個(gè)人的工作目標(biāo)中。

2．2同期控制

同期控制是發(fā)生活動(dòng)之中的控制，檔案工作的同期控制，從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

(1)建立工作制度。工程伊始，管理處、施工、監(jiān)理單位都建立了檔案工作的“四納入”和“三參加”制度。“四納人”即歸檔工作納入工程計(jì)劃管理工作，納入施工管理及考核范圍，納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工程技術(shù)人員的崗位責(zé)任制，納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制?！叭齾⒓印奔磳Ｂ殭n案員參加工程例會(huì)、參加工程質(zhì)量評(píng)定會(huì)、參加各單項(xiàng)驗(yàn)收和工程項(xiàng)目總驗(yàn)收。這些制度和工作機(jī)制的建立與實(shí)施，有力地保障了工程檔案工作的順利進(jìn)行。工程檔案資料來(lái)源于整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的全過(guò)程。在建立檔案資料管理網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上，從源頭抓起，高度重視現(xiàn)場(chǎng)原始資料的收集。管理處根據(jù)情況，分片進(jìn)行宣講、指導(dǎo)，經(jīng)常督促和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。同時(shí)堅(jiān)持“三同步”：①施工和建檔同步。工程開(kāi)始就按照交通運(yùn)輸部《公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》列出所有分項(xiàng)工程，圍繞分項(xiàng)工程的結(jié)束進(jìn)行質(zhì)量評(píng)定，監(jiān)理對(duì)施工資料進(jìn)行核查，確保真實(shí)齊全。為達(dá)到這一控制目標(biāo)，管理處規(guī)定：如達(dá)不到資料同步的要求，資料檢查人員有權(quán)提出暫緩或部分暫緩計(jì)量支付。②查工程與查資料同步，檢查工程質(zhì)量、進(jìn)度的同時(shí)，檢查檔案資料的收集情況與真實(shí)可靠性，以保證達(dá)到檔案資料必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整和系統(tǒng)的管理目標(biāo)。③評(píng)獎(jiǎng)與評(píng)定同步，管理處在核定施工單位“優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)”，監(jiān)理單位“優(yōu)監(jiān)優(yōu)酬”的同時(shí)，將抽查分項(xiàng)工程的質(zhì)量評(píng)定資料和施工原始資料的結(jié)果作為重要依據(jù)之一。

(2)實(shí)行定期檢查制度。為了更好地做好工程項(xiàng)目檔案編制工作，管理處制訂了對(duì)施工單位、監(jiān)理單位定期檢查督促的工作制度，規(guī)定每月對(duì)各標(biāo)段交工檔案工作檢查一次，并將檢查結(jié)果于月底進(jìn)行通報(bào)，收到了較好的效果。

(3)抓住同期控制的焦點(diǎn)一完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。在同期控制的過(guò)程中即在日常資料檢查時(shí)，控制的焦點(diǎn)是資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性的檢查。如路基工程壓實(shí)度資料的檢查，不單只是看壓實(shí)度是否符合規(guī)范要求，同時(shí)將追溯檢查現(xiàn)場(chǎng)取樣的試驗(yàn)檢測(cè)資料。如果路基為二灰土填筑，檢查內(nèi)容同時(shí)包括灰劑量實(shí)驗(yàn)報(bào)告。通過(guò)這些資料的系統(tǒng)檢查，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)一些可能存在的認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)以及可能存在的人為假資料情況的出現(xiàn)，并立即予以糾正或查處。

2．3反饋控制反饋控制是控制作用發(fā)生在行動(dòng)之后。反饋控制的主要缺點(diǎn)：管理者獲得信息時(shí)損失已經(jīng)造成。但與前饋控制和同期控制相比，反饋控制在這兩方面要優(yōu)于它們。一是反饋控制為管理者提供了關(guān)于目標(biāo)的效果完簿如何的真實(shí)信息。如果反饋顯示標(biāo)準(zhǔn)與現(xiàn)實(shí)之有很小的偏差，說(shuō)明目標(biāo)達(dá)到了；如果偏差很大，管理者就應(yīng)該利用這一信息使新標(biāo)準(zhǔn)制訂的更有效。我們?cè)诿吭碌膬?nèi)業(yè)資料檢查過(guò)程中，注意通過(guò)觀察、聽(tīng)取匯報(bào)等方式收集施工、監(jiān)理單位的反饋信息，進(jìn)一步細(xì)化上級(jí)要求，使之更好地符合工程實(shí)際，更好地指導(dǎo)檔案工作。

2．4控制的重點(diǎn)案卷的標(biāo)準(zhǔn)化。為了確保案卷結(jié)構(gòu)、形式的質(zhì)量，管理處采取了以下措施：

(1)具體規(guī)定卷內(nèi)目錄填寫須包括工程檢驗(yàn)認(rèn)可書、工程報(bào)驗(yàn)單、施工放樣單、中間檢驗(yàn)申請(qǐng)單等具體內(nèi)容，保證每份文件的完整性。

(2)對(duì)軟封皮的填寫采取了格式化的要求，使得案卷題名詳細(xì)、具體的反映卷內(nèi)內(nèi)容。

(3)要求各施工單位完成立卷、分冊(cè)工作后，統(tǒng)一交管理處集中裝訂。為了確保裝訂質(zhì)量，我們特地請(qǐng)市檔案局的專業(yè)裝訂人員完成這些工作。

(4)竣工圖是我們重點(diǎn)檢查的內(nèi)容之一。工程建設(shè)中，我們認(rèn)真做到了設(shè)計(jì)變更內(nèi)容與竣工圖上所表示內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)，并在竣工說(shuō)明中，將變更內(nèi)容做詳細(xì)說(shuō)明。

(5)我們還編制了一套文檔模板，對(duì)竣工圖表、分類目錄表進(jìn)行規(guī)范，并下發(fā)到各施工、監(jiān)理單位。

(6)為了使交工檔案進(jìn)一步規(guī)范化，我們選取了交工檔案工作較先進(jìn)的施工單位張石高速公路04標(biāo)，先于其他各標(biāo)段將交工文件全部整理歸檔，裝訂完畢。將其作為張石高速公路交工文件的范本，使各施工、監(jiān)理單位對(duì)交工文件編制的要求感性化，并有了參照標(biāo)準(zhǔn)。

3總結(jié)與評(píng)價(jià)

通過(guò)控制論的運(yùn)用，張石高速公路的檔案管理工作步入了良性循環(huán)的軌道。在交工驗(yàn)收中，受到了省檔案局和省交通廳專家的高度評(píng)價(jià)，認(rèn)為張石高速公路工程項(xiàng)目交工檔案全面，反映了工程建設(shè)和管理的實(shí)際情況，分類組卷遵循了項(xiàng)目文件形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn)，科學(xué)合理，符合規(guī)范要求，對(duì)張石高速公路張家口段二期工程化稍營(yíng)至蔚縣段優(yōu)質(zhì)高效地建成起到了極其重要的保障作用。