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一、會(huì)議管理的重要性

我們常常聽到公共組織特別是國(guó)家機(jī)關(guān)的同志們抱怨，“文山會(huì)?？彀盐覀儔嚎辶?、淹死了”?？梢娢募?a href="http://m.bjhyfc.net/lunwen/xinzhen/gong/201206/739389.html" target="_blank">會(huì)議是公共組織中令人生畏的兩件事情。據(jù)NetMeeting調(diào)查，美國(guó)上班族每周平均參加十個(gè)會(huì)議，約占每周工作時(shí)間一到一天半，經(jīng)理人每周有一半以上時(shí)間在開會(huì)，57%的上班族開會(huì)前心情緊張，上班族普遍認(rèn)為平均一半的會(huì)議時(shí)間是浪費(fèi)的。而我們國(guó)家機(jī)關(guān)開的會(huì)無論是頻率還是時(shí)間恐怕都不會(huì)低于這個(gè)數(shù)字，據(jù)有的同志統(tǒng)計(jì)，各種會(huì)議平均下來大約一天一個(gè)會(huì)議還要多。有人提出削平文山、填平會(huì)海，甚至取消會(huì)議。談何容易？現(xiàn)在讓我們想象一個(gè)從年初到年尾沒有會(huì)議的公共組織，恐怕我們不敢想象。因?yàn)闀?huì)議好象雖然討厭，但是我們又離不了。

（一）會(huì)議的意義表現(xiàn)在哪些方面會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道。會(huì)議是一個(gè)集合的載體。通過會(huì)議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。許多高水平的創(chuàng)意就是開會(huì)期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在。會(huì)議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個(gè)人的會(huì)議，這兩個(gè)人也是一種小型組織。沒有不開會(huì)的組織或部門，一個(gè)組織或部門不召開會(huì)議，它的存在價(jià)值就會(huì)受到質(zhì)疑。因此，會(huì)議能夠充分顯示一個(gè)組織或部門的存在價(jià)值。會(huì)議是一種群體溝通的方式。開會(huì)很少是一對(duì)一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過E-mail、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會(huì)議這種方式，是任何其它溝通方式都無法替代的。因?yàn)檫@種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。會(huì)議在中國(guó)還有象征意義。我國(guó)召開的一些會(huì)議，其形式上的意義要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于實(shí)質(zhì)上意義，更多地表現(xiàn)為一種符號(hào)，表明一種態(tài)度，所以我們就有層層開會(huì)以示重視的現(xiàn)象。

（二）會(huì)議又具有哪些作用開展有效的溝通。會(huì)議是一種多項(xiàng)交流，可以集思廣益，實(shí)現(xiàn)有效溝通是會(huì)議的一個(gè)主要目的。傳達(dá)信息。通過會(huì)議可以向員工通報(bào)一些決定及新決策，也就是說向員工傳達(dá)來自上級(jí)或其它部門的相關(guān)信息。監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾。許多公共組織的常規(guī)會(huì)議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對(duì)工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進(jìn)度；同時(shí)，借助會(huì)議這種“集合”的、“面對(duì)面”的形式，來有效協(xié)調(diào)上下級(jí)以及員工之間的矛盾。

（三）達(dá)成協(xié)議與解決問題資源共享。利用開會(huì)匯集資源，以期相互幫助，共同進(jìn)步。開發(fā)創(chuàng)意。開發(fā)創(chuàng)意的會(huì)議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過舉行會(huì)議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。激勵(lì)士氣。年初或年底的會(huì)議通常具有這一目的性。這種會(huì)議是為了使公共組織上下團(tuán)結(jié)一心，朝著一個(gè)方向共同努力。鞏固領(lǐng)導(dǎo)地位。領(lǐng)導(dǎo)為了體現(xiàn)自身的存在價(jià)值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會(huì)召開一些上下協(xié)調(diào)會(huì)議，以此來強(qiáng)化自己的地位。一位哲人說過，如果你不能消滅一件東西，就要學(xué)會(huì)和它和平相處。既然我們離不開會(huì)議，就必須對(duì)它們進(jìn)行研究，掌握其中的規(guī)律，提高會(huì)議的效率。可見，會(huì)議管理已經(jīng)成為公共管理中的一個(gè)不可忽視、值得研究的課題。

二、會(huì)議管理的一般規(guī)律

會(huì)議管理有哪些規(guī)律呢？先從效率不高的會(huì)議開始說起，經(jīng)學(xué)者研究，一個(gè)公司會(huì)議效率不高的可能原因及其具體表現(xiàn)。所以要提高開會(huì)效率，必須在上述七個(gè)方面明確或者提高。具體而言，要提高效率，需要在下列幾個(gè)方面予以注意：

（一）會(huì)議的時(shí)間安排規(guī)范

1、上午8-9點(diǎn)之間，正是員工從家到組織或者部門，準(zhǔn)備開始一天工作的時(shí)候。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時(shí)間段舉行會(huì)議、試圖讓員工響應(yīng)會(huì)議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實(shí)的。2、上午9-10點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)。3、上午10-12點(diǎn)或下午1-3點(diǎn)之間，最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。當(dāng)然，員工需要午休的時(shí)間除外。4、下午3-5點(diǎn)之間，最好不要安排會(huì)議。這個(gè)時(shí)段的員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個(gè)時(shí)段舉行會(huì)議往往會(huì)事倍功半。5、根據(jù)心理學(xué)和一般的常識(shí)而言，人的注意力最長(zhǎng)不超過45分鐘，所以與會(huì)者發(fā)言最好不要超過45分鐘，整個(gè)會(huì)議不要超過90分鐘，因?yàn)闀?huì)議需要超過90分鐘的，一定要中間安排休息。這也是符合人的生理需要。但是，這種中間休息要考慮衛(wèi)生間的容量，如果容量不夠，則要壓縮時(shí)間，防止出現(xiàn)會(huì)場(chǎng)內(nèi)外人們川流不息、影響會(huì)議氣氛的現(xiàn)象。

（二）會(huì)議規(guī)范

會(huì)議規(guī)范是指大家達(dá)成共識(shí)的會(huì)議守則。會(huì)議規(guī)范主要包括以下條款：1、所有與會(huì)者將每周工作安排時(shí)間表交給會(huì)議安排人，以找出最適宜所有參會(huì)人的開會(huì)時(shí)間。2、超過1小時(shí)的會(huì)議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。3、所有與會(huì)者都要準(zhǔn)備在會(huì)上發(fā)言。4、準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。5、各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。6、所有與會(huì)者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會(huì)中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。7、意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。8、會(huì)議結(jié)束2-3天后，所有與會(huì)者應(yīng)拿到會(huì)議記錄。9、所有與會(huì)者應(yīng)承擔(dān)起對(duì)會(huì)議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。10、必要時(shí)請(qǐng)第三方監(jiān)控，以保證會(huì)議質(zhì)量。

（三）固定的會(huì)議流程規(guī)范

固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。1、一個(gè)中心它是指整個(gè)會(huì)議的議程，包括：（1）會(huì)議的開始，具體包括致歡迎詞、闡明會(huì)議目的、交流會(huì)議議程、介紹時(shí)間安排、相關(guān)規(guī)章制度、指定會(huì)議記錄人等。（2）進(jìn)行會(huì)議討論，可以分為不同的議程，如議程一、議程二、議程三等，具體包括分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動(dòng)；總結(jié)等。（3）結(jié)束會(huì)議，具體包括：總結(jié)、安排下次會(huì)議等。2、兩個(gè)基本點(diǎn)兩個(gè)基本點(diǎn)是指會(huì)議的一頭一尾，即會(huì)議開始前的準(zhǔn)備和會(huì)議結(jié)束后的跟蹤，這兩個(gè)基本點(diǎn)是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵。所以，一個(gè)規(guī)范的會(huì)議流程必須包含會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作。會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下次做匯報(bào)的人選等。在中國(guó)，會(huì)前的準(zhǔn)備非常重要，因?yàn)橹袊?guó)許多會(huì)議其實(shí)是“會(huì)而不議”，會(huì)議的程序性較強(qiáng)而實(shí)質(zhì)性不足，所以會(huì)前的溝通、了解各方的意見是開好會(huì)議的前提和關(guān)鍵。而會(huì)后的跟蹤也往往被忽視，會(huì)議決議執(zhí)行不了成為許多組織的通病，所以會(huì)后及時(shí)整理會(huì)議決議，并確定執(zhí)行部門、責(zé)任人和完成時(shí)限就非常重要。

三、反思

運(yùn)用上述規(guī)律對(duì)照文章開始的會(huì)議，則不難發(fā)現(xiàn)，會(huì)議選擇的時(shí)間恰好是最不適宜開會(huì)的下午3—5點(diǎn)鐘，而且時(shí)間過長(zhǎng)，參加人數(shù)眾多，未能充分考慮與會(huì)者注意力集中的時(shí)間與生理耐受的時(shí)間是會(huì)議未能維持良好氛圍的重要原因。再反思我們?cè)S多公共管理機(jī)構(gòu)的會(huì)議，有多少會(huì)議是必須開的，有多少是可開可不開的？有多少是超過時(shí)間規(guī)律的？有多少是沒有準(zhǔn)備的臨時(shí)會(huì)議？有多少是會(huì)后沒有任何效果的？看來是需要梳理我們公共管理機(jī)構(gòu)的會(huì)議并且進(jìn)行有效管理的時(shí)候了，但愿此文是引玉的小磚。