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［摘要］現(xiàn)階段，各行各業(yè)都在進行信息化建設(shè)，以期適應(yīng)信息化時代的發(fā)展特點和發(fā)展趨勢，更好地促進自身可持續(xù)發(fā)展。檔案管理是各行各業(yè)發(fā)展過程中極其重要的一項工作，通過檔案管理工作能夠更好地掌握企業(yè)或者單位在以往以及現(xiàn)階段發(fā)展過程中各種信息數(shù)據(jù)，以此為基礎(chǔ)就可以為今后的發(fā)展策略和決策制定并提供切實有效的數(shù)據(jù)支撐。因此，為了更好地完成信息化時代的檔案管理工作，在現(xiàn)階段檔案管理工作中必須重視電子信息化管理模式的建設(shè)和應(yīng)用，通過信息技術(shù)改進檔案管理工作的模式和方法，提高工作的效率和質(zhì)量，為各行各業(yè)的發(fā)展提供更加高效和高質(zhì)量的服務(wù)。

［關(guān)鍵詞］檔案管理；電子信息化；管理模式；建設(shè)；應(yīng)用

0引言

在企業(yè)或者單位生產(chǎn)運行過程中都會產(chǎn)生各種各樣的原始信息資料，其中具備價值的原始信息資料就被稱之為檔案，因此無論是企業(yè)或者機關(guān)單位都非常重視檔案的管理和保存。但是檔案資料的數(shù)量會隨著時間的增長而不斷增多，所以檔案管理工作的難度和復(fù)雜性會日益增加。在以往的檔案管理工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案保管不當、人員素質(zhì)和檔案利用率較低等問題，嚴重阻礙了檔案管理工作的進一步發(fā)展，因此在現(xiàn)階段需要進行檔案管理的信息化建設(shè)。管理信息化建設(shè)指將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，以此來代替以往人工管理檔案的模式，信息化檔案管理模式能夠有效促進工作效率和檔案利用率的提高。

1企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

通過對我國各行各業(yè)的檔案管理工作進行調(diào)查研究可以發(fā)現(xiàn)，在行業(yè)內(nèi)部普遍都存在檔案管理人員綜合素質(zhì)較低的情況，而導(dǎo)致這一情況出現(xiàn)的原因有多個方面，其中最重要的就是在當下企業(yè)或者機關(guān)單位缺乏對這一方面工作的重視，沒有為檔案管理人員提供相應(yīng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機會。同時在當下，有相當一部分企業(yè)或者單位的檔案管理人員都缺乏專業(yè)性，存在一崗多職的問題。這就會降低檔案管理人員以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視度，在工作中缺乏責任意識和崗位意識，沒有充分認識到檔案管理工作的重要性。同時有部分領(lǐng)導(dǎo)層缺乏對檔案管理工作的正確認識，只重視對檔案的保管，而沒有重視對檔案的利用，這也是阻礙檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的因素之一。以上問題都說明了在當下有相當一部分企業(yè)在檔案管理方面都存在較多的問題和不足，檔案管理的電子信息化建設(shè)步伐相對較慢，無法充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)中的作用。

2基于檔案管理的電子信息化管理模式應(yīng)用的作用

2.1強化管理流程體系的規(guī)范性

在以往檔案管理工作中，會耗費大量的人力物力，且因為人為因素所造成的檔案管理問題也時有出現(xiàn)，給檔案管理工作提升帶來了阻礙。而通過電子信息化管理，可以有效簡化檔案管理工作流程，促進管理效率提高，實現(xiàn)檔案管理工作的有效規(guī)范，降低了人為因素的影響。

2.2共享檔案信息資源

在當今時代，信息共享是社會發(fā)展的主要趨勢，各行各業(yè)都在進行信息化資源共享平臺的構(gòu)建。在檔案管理中進行電子信息化管理建設(shè)，能夠更好地實現(xiàn)對檔案資源的共享利用。比如在當下通過建設(shè)信息化的人力資源檔案管理平臺，就可以便于企業(yè)查詢所聘員工的詳細信息，有效掌握員工以往的經(jīng)歷和表現(xiàn)，為企業(yè)選拔高素質(zhì)高質(zhì)量人才提供便利。同時通過信息化的檔案管理平臺，也可以使企業(yè)內(nèi)部各單位之間的溝通交流更加便利，將信息資源的價值最大化。

2.3為決策者提供可靠信息

通過分析檔案能夠更好地掌握企業(yè)或者單位在一定時期內(nèi)的經(jīng)營發(fā)展以及人力資源配置情況。通過電子信息化管理，可以使檔案管理工作的質(zhì)量得到進一步保證，確保檔案資料的全面和真實，這樣就可以在企業(yè)制定決策或者預(yù)測發(fā)展趨勢時有所依據(jù)和有所參考，為企業(yè)正確決策提供有力支持。

2.4提高工作效率

無論哪種工作都有著既定的工作流程，都離不開相關(guān)人員和部門的協(xié)作配合。通過構(gòu)建電子信息化的檔案管理平臺，可以實現(xiàn)信息資源的有效共享，為相關(guān)人員和部門間的溝通交流提供便利，縮減工作環(huán)節(jié)，使工作效率得到提升。通過調(diào)查研究可以發(fā)現(xiàn)，在電子信息化檔案管理平臺構(gòu)建后，企業(yè)對檔案管理工作的利用率和工作效率會大大提高，既節(jié)約了時間，也節(jié)約了成本。

2.5保證檔案管理工作的時效性

時效性是電子信息化檔案管理的突出優(yōu)點，在以往的檔案管理工作中，對人力和物力的需求量非常高，且會耗費大量時間，經(jīng)常會造成工作延誤問題。但是在應(yīng)用電子信息化管理后，相關(guān)檔案信息和數(shù)據(jù)就可以迅速通過電子信息化平臺傳遞到檔案庫中，大大提高了檔案管理工作的實效性。

3基于檔案管理的電子信息化管理模式的建設(shè)措施

3.1加強硬件和軟件建設(shè)，建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)

電子信息化檔案管理模式的構(gòu)建必須建立在相應(yīng)硬件設(shè)備和軟件設(shè)施的基礎(chǔ)上，因此在現(xiàn)階段必須加強硬件和軟件方面的建設(shè)，為檔案管理的電子信息化建設(shè)提供必要的條件和支撐。同時網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)是電子信息檔案管理模式運行的基礎(chǔ)，因此當下也需要做好對網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)的構(gòu)建，建立統(tǒng)一的標準和系統(tǒng)。首先，需要在檔案錄入過程的數(shù)據(jù)化建設(shè)中對檔案錄入和歸檔進行統(tǒng)一規(guī)定。其次，切實保證檔案管理的安全性，對檔案資料進行分級，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限和檔案管理規(guī)范。所有用戶在進行檔案管理和使用的過程中，都必須完全遵循既定的規(guī)范和要求，保證檔案管理和使用的規(guī)范性和科學(xué)性，加快檔案管理信息化建設(shè)的速度。此外，為了更好地促進檔案管理電子信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，還需要從構(gòu)建服務(wù)網(wǎng)方面入手，通過構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)對檔案信息的共享利用，充分發(fā)揮檔案管理電子信息化系統(tǒng)的價值和作用。

3.2加強電子文件的管理，為檔案信息化奠定基礎(chǔ)

電子文件受自身載體性質(zhì)的影響，容易出現(xiàn)損壞問題。將電子文件輸入計算機信息管理網(wǎng)前，都會按照相應(yīng)的要求轉(zhuǎn)換文件，保證格式的統(tǒng)一性，這就給數(shù)字的利用和保存提供了便利。然后對那些沒有被要求輸入計算機信息管理系統(tǒng)中的電子文件，需要從中選擇有價值的電子文檔，并對其進行整理和編輯目錄，然后借助網(wǎng)絡(luò)將其傳輸給檔案管理部門，并在信息管理網(wǎng)中設(shè)置專門用于歸檔的網(wǎng)絡(luò)專線，以此來構(gòu)建用于歸檔的專用系統(tǒng)。所有電子文件都可以借助該系統(tǒng)進行電子文件傳輸，從而大大方便了檔案管理部門的工作。同時，檔案管理部門還需要與其他相關(guān)部門進行協(xié)商，統(tǒng)一歸檔文件的格式和要求，制定相應(yīng)的規(guī)范和要求，在歸檔過程中，為了更好地保證數(shù)據(jù)真實有效，相關(guān)文件必須由業(yè)務(wù)部門進行傳輸，檔案部門不能自行下載。此外，檔案部門在完成電子文件的接收后，必須存入光盤或者其他穩(wěn)定儲存載體中。電子文件歸檔工作并不僅僅是管理部門的責任，同時與其他相關(guān)部門都有密切的聯(lián)系，所以在當下需要協(xié)調(diào)好檔案部門、計算機管理部門和文件提供部門之間的關(guān)系，保證三者的有效協(xié)作。文件提供部門對各相關(guān)管理業(yè)務(wù)的了解都非常全面，所以在歸檔工作中占據(jù)著重要地位，肩負著鑒定工作價值的重要責任；檔案部門需要熟練掌握與歸檔相關(guān)的要求和標準，充分履行統(tǒng)籌管理的責任；計算機管理部門為電子文件歸檔工作提供了有效的技術(shù)支撐和條件支撐，所以在電子文件歸檔工作中也占據(jù)著極其關(guān)鍵的地位。以上3個部門彼此之間都存在職能交叉聯(lián)系，在具體工作中，必須充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，履行各自的責任，保證檔案管理編制信息化模式建設(shè)目標順利實現(xiàn)。

3.3強化技術(shù)處理，做好電子檔案的有效管理

檔案的電子信息化管理是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，所以檔案管理人員需要全面深入研究當下電子檔案管理工作，做好當下電子文檔的接收、處理和保存工作，做好對原始電子檔案的保存以及新組合文件信息的分析和掌握工作。即在電子檔案歸檔后通過相關(guān)計算機技術(shù)操作來改變電子文件的屬性，使電子文件變?yōu)椴豢筛牡闹蛔x性文件，進而實現(xiàn)對原始電子文件的有效保護，切實保證電子檔案真實有效。

3.4對電子文件檔案進行有效保存

雖然電子文件可以通過光盤或者U盤等進行保存，這些磁性材料的穩(wěn)定性非常好，且在進行信息讀寫時是無接觸的，對信息的保存效果非常好。電子文件刻錄到相關(guān)介質(zhì)上，信息在經(jīng)過密封保存后，能夠有效杜絕磁場、灰塵、水分等影響。然而電子文件的形成期相對較短，所以在儲存方面還有待驗證。因此在當下電子文件檔案保存中，必須定期對電子文件檔案進行備份，以提高電子檔案保存的有效性。

4結(jié)語

檔案管理的電子信息化管理模式建設(shè)勢在必行，這不僅僅是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，同時也是各行各業(yè)發(fā)展對檔案管理工作的要求。只有做好檔案管理的電子信息化建設(shè)和應(yīng)用，才能更好地提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，實現(xiàn)檔案價值的充分利用，為各行各業(yè)的發(fā)展提供有效的幫助。

主要參考文獻

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作者:曹太剛 單位:濟南市人民醫(yī)院