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摘要:管理溝通對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著十分重要的作用,企業(yè)的各種經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)必須借助溝通得以展開,沒有良好的管理溝通,企業(yè)的發(fā)展會(huì)受到很大的制約。本文主要針對(duì)中國式企業(yè)的管理溝通中存在的問題,從溝通者自身素質(zhì)、組織結(jié)構(gòu)、溝通方式、溝通氛圍等方面分析其中的原因,并針對(duì)性地提出了解決策略。
管理溝通是圍繞企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)而進(jìn)行的信息、知識(shí)傳遞和理解的過程,是實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的媒介,也是企業(yè)有效運(yùn)作的潤(rùn)滑劑。在信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代,企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變化日益復(fù)雜,處理好企業(yè)內(nèi)部和外部各方面關(guān)系、增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部凝聚力、提高工作效率、以及利用內(nèi)外部力量來增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力都必須依賴于良好的溝通。然而,在我國一些企業(yè)的管理實(shí)踐中,管理溝通存在著很多問題,嚴(yán)重影響了企業(yè)的發(fā)展,找出這些問題的原因并尋求解決辦法變得格外重要。
中國式企業(yè)管理溝通中的問題是普遍存在的,主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
企業(yè)的下行溝通方面:管理者對(duì)于一些政策的下達(dá),只是簡(jiǎn)單地要求執(zhí)行,而不向下屬分析原因,不注重反饋,下屬?zèng)]有機(jī)會(huì)表明他們對(duì)所接收信息的理解,導(dǎo)致員工在信息理解上出現(xiàn)偏差,或者執(zhí)行任務(wù)的積極性不高,降低了溝通的有效性。還有一個(gè)問題就是,企業(yè)的結(jié)構(gòu)層次過多,信息傳達(dá)速度很慢,而且在傳達(dá)過程中,經(jīng)過層層過濾,最后底層員工理解到的信息往往和上級(jí)所要求的相差很遠(yuǎn)。
企業(yè)的上行溝通方面:?jiǎn)T工往往處于被動(dòng)狀態(tài),首先是領(lǐng)導(dǎo)者不重視上行溝通,員工缺少上行溝通的渠道,其次,管理者與員工偶爾的交談,也是由上級(jí)提出的,員工缺乏主動(dòng)與上級(jí)的溝通的積極性。再者在下屬給上級(jí)匯報(bào)工作時(shí),為了不在上級(jí)心中形成不良印象,隱瞞對(duì)自己不利的信息,趨向于報(bào)喜不報(bào)憂,而領(lǐng)導(dǎo)者會(huì)相信一些經(jīng)過精心設(shè)計(jì),不符合實(shí)際情況的信息,從而使信息失真,影響決策。
企業(yè)的橫向溝通和斜向溝通:企業(yè)的各部門之間缺少溝通,考慮問題的出發(fā)點(diǎn)只是各部門的利益,某些環(huán)節(jié)出問題時(shí)相互推托責(zé)任。有的業(yè)務(wù)部門不明確自己的生產(chǎn)活動(dòng)應(yīng)該與整個(gè)企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃協(xié)調(diào)一致,有的甚至不擇手段地追求本部門的私利,不考慮企業(yè)的整體利益,更不愿意與其他業(yè)務(wù)部門進(jìn)行合作。同時(shí),企業(yè)中的橫向溝通渠道往往被忽略,信息交流要經(jīng)過的環(huán)節(jié)過多,辦事效率低下。
企業(yè)的會(huì)議溝通問題:我國企業(yè)每年要花大量的時(shí)間和金錢在會(huì)議上,但是有些企業(yè)的會(huì)議過于頻繁、冗長(zhǎng)以及流于形式,大部分會(huì)議都沒有起到實(shí)際作用。尤其在制定決策時(shí),參會(huì)者往往會(huì)跟隨領(lǐng)導(dǎo)者的意思,隨聲附和,或者由于中國人固有的中庸思想,大部分人為了避免沖突,往往不提出創(chuàng)新性的建議,會(huì)議達(dá)不到討論問題的目的。
企業(yè)的外部溝通問題:在與消費(fèi)者溝通時(shí),企業(yè)多趨向于通過大量的廣告宣傳向消費(fèi)者推銷產(chǎn)品,但是忽略了利用消費(fèi)者的反饋來促進(jìn)營(yíng)銷;在與供貨商、經(jīng)銷商的溝通中,企業(yè)沒有考慮到他們是利益的共同體,雙贏意識(shí)不強(qiáng);而在與媒體和政府的溝通中,缺乏主動(dòng)性,沒有積極主動(dòng)地同他們搞好關(guān)系,缺乏利用媒體和政府的力量促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的意識(shí)。
造成企業(yè)管理溝通障礙的因素是多種多樣的,上述中國式管理溝通問題的成因概括起來說,可以分為以下幾點(diǎn):
1.管理者和員工自身的原因:首先是因?yàn)橹袊拇蟛糠制髽I(yè)管理者缺乏民主意識(shí),官僚作風(fēng)還比較嚴(yán)重,把權(quán)力完全集中于自己手中,很少與組織成員進(jìn)行溝通,更談不上向組織成員征求決策意見。其次,許多企業(yè)的管理者,尤其是中高層管理者還沒有從根本上認(rèn)識(shí)到溝通對(duì)于企業(yè)管理的重要性,也沒有體會(huì)到溝通能力是作為管理者的最主要的能力,因而對(duì)溝通沒有足夠的重視,這是大部分溝通問題產(chǎn)生的根源。再次是因?yàn)楣芾碚吆蛦T工都缺乏有效的溝通技巧,不善于傳遞和接收信息。
2.溝通渠道以及溝通方式的運(yùn)用不當(dāng):首先,中國式企業(yè)中的溝通往往沒意識(shí)到溝通的雙向性,下行溝通多,而上行溝通的渠道過少;傾向于采用縱向溝通,而忽略了橫向溝通重要性;沒有加強(qiáng)對(duì)創(chuàng)新性渠道的運(yùn)用;不能積極健康地引導(dǎo)非正式溝通。其次,目前大多數(shù)企業(yè)內(nèi)部溝通還停留在指示、匯報(bào)和會(huì)議這些傳統(tǒng)的溝通方式上,它們不能適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展、企業(yè)成員的心理結(jié)構(gòu)以及需求的層次變化,企業(yè)沒有充分運(yùn)用現(xiàn)代化的溝通工具,使溝通費(fèi)時(shí)費(fèi)力而又效率低下。
3.組織結(jié)構(gòu)的缺陷:中國式企業(yè)中的組織結(jié)構(gòu)層次大部分是直線型的。一旦組織規(guī)模擴(kuò)大變得更為復(fù)雜,管理者就會(huì)發(fā)現(xiàn)自己沒有足夠的時(shí)間、技能和方法去進(jìn)行管理溝通和提高管理效率。而且多層次龐雜繁冗的組織結(jié)構(gòu)不僅影響信息傳達(dá)的及時(shí)性,還造成信息在傳遞過程中的失真或流失,有學(xué)者統(tǒng)計(jì),如果一個(gè)信息在高層管理者那里的正確性是100%,到了信息的接受者手里可能只剩下20%的正確性。這給企業(yè)成員間的有效溝通制造了極大障礙,最終影響工作效率。
4.缺乏良好的溝通氛圍:中國式企業(yè)中往往制度嚴(yán)格,成員之間層級(jí)分明,管理者缺乏民主思想,使上下級(jí)之間溝通時(shí)處于不平等地位,員工的意見和需求往往難以得到重視。其次,由于傳統(tǒng)儒家思想的影響,為了保持良好的人際關(guān)系或者表示對(duì)上級(jí)的尊重敬畏,中國式企業(yè)中的員工不愿意反對(duì)他人意見,從而討論達(dá)不到集思廣益的效果。而且上下級(jí)間的交流習(xí)慣于婉轉(zhuǎn)含蓄地表達(dá)自己的意圖,這些意圖需要花很大心思才能領(lǐng)悟,而在實(shí)踐中,許多人不能領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)的意圖或自己的意圖被領(lǐng)導(dǎo)誤解、忽視,導(dǎo)致產(chǎn)生挫折感。企業(yè)中這些不良的溝通氛圍也造成了管理溝通的障礙。
有效的管理溝通,不僅能促使組織成員對(duì)組織愿景達(dá)成共識(shí),提升企業(yè)管理效能與成員工作效率,而且能激發(fā)全體成員的潛能和團(tuán)隊(duì)精神,還有助于組織適應(yīng)外部環(huán)境的變化。解決企業(yè)中的溝通問題,建立完善的溝通體系,充分發(fā)揮有效溝通的作用是十分重要的。企業(yè)中的溝通問題可以通過以下途徑來改善:
1.對(duì)管理者和員工進(jìn)行溝通培訓(xùn)。提高管理者和員工的有效溝通能力是實(shí)施管理溝通的關(guān)鍵,首先要使他們從思想上充分認(rèn)識(shí)溝通的重要性,樹立管理者正確的溝通理念,把管理溝通放到重要的位置,同時(shí)要鼓勵(lì)員工積極參與組織中的溝通。其次要提高他們的溝通技能,使他們善于傾聽和表達(dá),同時(shí)要注意非語言信息的表達(dá),理解對(duì)方的真正意圖,并給予反饋,使溝通更有效。
2.改善組織結(jié)構(gòu)。為了降低溝通成本,提高溝通效率,管理者要根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略的實(shí)施進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)調(diào)整,減少溝通層級(jí),消除不必要的管理層,同時(shí)還應(yīng)避免機(jī)構(gòu)的重疊,增強(qiáng)溝通渠道,加強(qiáng)部門之間的聯(lián)系,以加快信息的溝通速度,保證信息的準(zhǔn)確和充分。具有較少層次的扁平型組織結(jié)構(gòu)是現(xiàn)代企業(yè)管理的發(fā)展趨勢(shì),它可以減少信息傳遞鏈、拓寬溝通渠道、避免信息因?yàn)閭鬟f鏈過長(zhǎng)而失真,有利于信息的有效溝通。
3.改善溝通渠道。管理者要重視上行溝通,使管理者了解員工的需要,得到足夠的信息為決策提供依據(jù)。重視溝通中的反饋環(huán)節(jié),這有利于員工理解組織的要求,也能讓管理者及時(shí)了解員工執(zhí)行任務(wù)的情況,給予適時(shí)指導(dǎo)。提倡跨部門溝通(橫向溝通),使各個(gè)部門對(duì)組織的發(fā)展目標(biāo)達(dá)成共識(shí),相互合作,共同實(shí)現(xiàn)組織的總體目標(biāo)。對(duì)于越級(jí)報(bào)告和非正式溝通,要給予積極健康的引導(dǎo),處理不好將會(huì)擾亂企業(yè)的管理秩序。然而,有效運(yùn)用這些非正式的途徑,能擴(kuò)寬信息獲取的渠道,使員工的心聲得以表達(dá),必將獲得更真實(shí)有效地信息資源。
4.運(yùn)用有效地溝通方式。充分運(yùn)用各種溝通工具與媒介,注重網(wǎng)絡(luò)技術(shù)如用電子郵件、視頻會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)傳真、網(wǎng)絡(luò)新聞會(huì)等在溝通中的應(yīng)用,不僅可以降低溝通成本,更可以大幅度地提高溝通效率。尤其值得注意的是會(huì)議溝通,有時(shí)候會(huì)議是一件費(fèi)時(shí)費(fèi)力但效果不佳的活動(dòng),因此,會(huì)議不要搞形式主義,必須目標(biāo)明確,控制好會(huì)議的時(shí)間。在會(huì)議中,很多時(shí)候與會(huì)人員會(huì)沉默不言或者服從權(quán)威人士的意見,出現(xiàn)表面一致的局面,這樣的會(huì)議雖然氣氛和諧,但是缺乏創(chuàng)造力,采取頭腦風(fēng)暴法、冥想法、菲德爾法等溝通模式可以避免這些情況的發(fā)生,使會(huì)議達(dá)到預(yù)期效果。
5.建立良好的溝通氛圍。應(yīng)該在企業(yè)中營(yíng)造一種開放的、學(xué)習(xí)的、合作的文化氛圍,積極地與內(nèi)部成員和外部社會(huì)進(jìn)行坦誠溝通,有效運(yùn)用各種信息資源。鼓勵(lì)員工之間的相互交流,強(qiáng)化組織成員的團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí),促進(jìn)相互理解,改善人際關(guān)系。注重上下級(jí)之間的溝通,傾聽并重視下屬的意見,創(chuàng)造輕松的溝通環(huán)境,使員工和管理者能自由平等地溝通。適度地讓員工參與決策,鼓勵(lì)員工為企業(yè)的發(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策,使員工敢于溝通、樂于溝通。這些都能促進(jìn)企業(yè)中良好溝通氛圍的形成,增強(qiáng)管理溝通的有效性。
6.積極推進(jìn)企業(yè)外部溝通,組織外部溝通不僅有助于企業(yè)獲得充分的外部支持及提高其經(jīng)濟(jì)效益,也是企業(yè)回饋社會(huì)的重要途徑。企業(yè)應(yīng)該充分重視與消費(fèi)的溝通,通過各種渠道保持與客戶溝通,根據(jù)消費(fèi)者的反饋來適當(dāng)調(diào)整企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃,同時(shí)加強(qiáng)與上下游企業(yè)的合作,把他們看成是利益共同體,建立通信網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)合作雙贏。企業(yè)還要通過各種公關(guān)活動(dòng)樹立良好的企業(yè)形象,積極主動(dòng)地與政府和廣大媒體進(jìn)行溝通,獲得政府和媒體的支持,擴(kuò)大企業(yè)在公眾心目中的正面影響。
中國式企業(yè)的管理溝通還存在著許多弊端,這與我國的一些傳統(tǒng)思想,文化氛圍有一定關(guān)系,但是更多地是企業(yè)自身的原因。在實(shí)際操作過程中,企業(yè)需要認(rèn)識(shí)到這些問題的存在,有意識(shí)地加以改進(jìn),既保持優(yōu)良的傳統(tǒng),同時(shí)也要不斷創(chuàng)新,改善企業(yè)的管理溝通機(jī)制,通過有效的溝通來為企業(yè)的發(fā)展提供保障。