電子信息管理論文
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電子信息管理平臺(tái)是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)建立的系統(tǒng)，具有信息采集、信息傳遞、自動(dòng)儲(chǔ)存、分析處理、安全維護(hù)等功能?？蓪?shí)時(shí)掌握企業(yè)的運(yùn)行狀況，并根據(jù)采集的信息對(duì)未來發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行預(yù)測(cè)，在當(dāng)前企業(yè)管理中的地位越來越重要。
2構(gòu)建電子信息管理平臺(tái)的準(zhǔn)備階段
2.1決策分析某公司為進(jìn)一步擴(kuò)大規(guī)模，需建立一個(gè)現(xiàn)代化電子信息管理平臺(tái)，決策者考慮的重點(diǎn)有兩點(diǎn)，一是成本，二是效益。成本又涉及3方面：公司人員花費(fèi)、咨詢顧問和系統(tǒng)軟件成本。公司人員負(fù)責(zé)聯(lián)系咨詢顧問公司，與其合作商量平臺(tái)的各項(xiàng)要求；軟件公司負(fù)責(zé)軟件的研發(fā)工作。該公司用了近兩個(gè)月引進(jìn)了SAP系統(tǒng)，共花費(fèi)50萬美元。隨著各種新技術(shù)和新元件的應(yīng)用，成本投入可能會(huì)更高。
2.2宣傳培訓(xùn)為保證系統(tǒng)研發(fā)工作順利開展，需挑選一些高素質(zhì)人才成立專門領(lǐng)導(dǎo)小組，并得到高層許可。然后積極學(xué)習(xí)新管理模式，通過與高級(jí)員工的交流，盡快掌握電子信息管理的有關(guān)知識(shí)。同時(shí)應(yīng)在公司內(nèi)部加大宣傳力度，使各部門能接受新管理模式。新管理平臺(tái)最終是由員工操作的，所以必須確保員工能夠接受，如開展培訓(xùn)、召開會(huì)議等。
2.3數(shù)據(jù)處理公司每一項(xiàng)活動(dòng)的開展都會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)資料，需及時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)處理，所以在新管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)之前就應(yīng)將各種數(shù)據(jù)清單主備齊全。在分析整理后，需確保數(shù)據(jù)不能混亂，應(yīng)能夠清晰明了地反映企業(yè)運(yùn)行狀況，為下一步工作提供便利。
2.4內(nèi)部調(diào)查現(xiàn)代企業(yè)規(guī)模較大，內(nèi)部結(jié)構(gòu)復(fù)雜，需對(duì)其內(nèi)部展開詳細(xì)的調(diào)查并整理成統(tǒng)計(jì)報(bào)告。如果企業(yè)內(nèi)部過于混亂，有必要進(jìn)行優(yōu)化、重組業(yè)務(wù)流程。另外，在企業(yè)運(yùn)行中，難免會(huì)存在一些不規(guī)范行為，若不處理則必將影響到后續(xù)工作。所以需在業(yè)務(wù)流程規(guī)范化之后才能開展新系統(tǒng)的研發(fā)工作。要想使電子信息管理平臺(tái)更好地運(yùn)行，必須提高企業(yè)業(yè)務(wù)流程效率，因此要重組業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)高效化的流程。
3電子信息管理平臺(tái)的設(shè)計(jì)研發(fā)階段
3.1研發(fā)方法新管理平臺(tái)幾乎涉及到企業(yè)的每一項(xiàng)活動(dòng)和每一個(gè)部門，需投入大量的人力物力，其研發(fā)建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作。所以要制訂科學(xué)合理的指導(dǎo)計(jì)劃，采用有效的研發(fā)方法。通常會(huì)選擇系統(tǒng)開發(fā)生命周期法，加工整個(gè)過程分為若干彼此相連的階段。關(guān)于該方法，往往是對(duì)其幾種類型的變體加以利用，而很少直接使用其過程。其變體可分為以下幾個(gè)：
（1）基于生命周期的變體。其關(guān)鍵在于各階段之間的順序，某一階段結(jié)束后決不能回頭修改，如瀑布模型等。所以在設(shè)計(jì)時(shí)要提高計(jì)劃的精確度，細(xì)心布置每一個(gè)細(xì)節(jié)。如此一來，能夠精確地控制開發(fā)進(jìn)度，使得完成時(shí)間也更加明確；
（2）基于迭代的變體。關(guān)鍵在于每階段之間要保持高度的迭代性，設(shè)計(jì)中難免要做修改，迭代次數(shù)隨之增加，直至接近最終目標(biāo)，如蛛網(wǎng)模型等。在一些信息環(huán)境較為復(fù)雜且需經(jīng)常性改變的環(huán)境才行；
（3）以用戶為中心的變體。以社會(huì)技術(shù)系統(tǒng)為例，由社會(huì)和技術(shù)兩部分組成，關(guān)鍵在于用戶的參與。
3.2實(shí)際研發(fā)
3.2.1計(jì)劃階段。在這個(gè)階段，主要的任務(wù)是確定新系統(tǒng)的作用域，確保項(xiàng)目的可行性，制定項(xiàng)目的開發(fā)進(jìn)度表，分配資源并進(jìn)行項(xiàng)目開發(fā)的預(yù)算分析。其中，最重要的可能就是確定新系統(tǒng)的作用域，即確定新系統(tǒng)將要解決的問題與這個(gè)問題所需要的解決方案的范圍。下一步，確定項(xiàng)目是否可行。這將包括財(cái)務(wù)可行性、技術(shù)可行性與進(jìn)度可行性等三個(gè)項(xiàng)目的分析。然后，制定出大致的項(xiàng)目開發(fā)進(jìn)度表，為每個(gè)進(jìn)度分配人員與資源，同時(shí)生成一份預(yù)算報(bào)告。最后，正式啟動(dòng)項(xiàng)目。
3.2.2分析階段。主要任務(wù)是了解確定企事業(yè)單位的商業(yè)需求與處理要求，并整理出書面的文件。包含收集系統(tǒng)信息、確定系統(tǒng)需求、建立需求原型、劃分需求的優(yōu)先級(jí)、提出幾個(gè)可以互相替代的解決方案、選定方案等幾個(gè)步驟。
3.2.3設(shè)計(jì)階段。正式進(jìn)入系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、編碼階段。其主要部分是設(shè)計(jì)工作：設(shè)計(jì)并集成網(wǎng)絡(luò)、設(shè)計(jì)應(yīng)用程序結(jié)構(gòu)、設(shè)計(jì)用戶界面、設(shè)計(jì)系統(tǒng)界面、設(shè)計(jì)并集成數(shù)據(jù)庫(kù)、設(shè)計(jì)系統(tǒng)的細(xì)節(jié)部分、集成系統(tǒng)控制。
3.2.4實(shí)施階段。主要任務(wù)是建立、測(cè)試、安裝最后的系統(tǒng)。但是，這個(gè)階段的任務(wù)不僅僅是提供一個(gè)能夠運(yùn)行的電子信息管理平臺(tái)，而是要確保培訓(xùn)所有的用戶并使企事業(yè)單位得到切實(shí)的利益。具體包括構(gòu)造軟件的最后部件、檢驗(yàn)與測(cè)試、整理文檔、安裝系統(tǒng)、確保與舊系統(tǒng)的切換等。
3.2.5支持階段。這個(gè)階段是在系統(tǒng)開始正常運(yùn)營(yíng)之后開始的，其目標(biāo)是在今后的一段時(shí)間里確保系統(tǒng)的正常運(yùn)營(yíng)，這主要包括兩個(gè)部分：對(duì)最終用戶的支持與對(duì)系統(tǒng)的增強(qiáng)與維護(hù)。這個(gè)階段將一直持續(xù)到系統(tǒng)升級(jí)為止。
3.3系統(tǒng)結(jié)構(gòu)及其功能最終建立起的電子信息管理系統(tǒng)包括以下4個(gè)子系統(tǒng)：
3.3.1市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)管理子系統(tǒng)。主要是為決策者提供必要的市場(chǎng)信息，具體可分為市場(chǎng)研究、銷售分析、訂貨分配、顧客服務(wù)等模塊。
3.3.2物資供應(yīng)管理子系統(tǒng)。主要是為生產(chǎn)提供所需信息，同時(shí)也負(fù)責(zé)控制生產(chǎn)進(jìn)度、計(jì)算資源消耗、產(chǎn)品質(zhì)量控制等。具體又包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)、庫(kù)存管理、生產(chǎn)計(jì)劃和控制等模塊。
3.3.3人事資源管理子系統(tǒng)。主要是為合理分配人力資源而采集的各種有效信息，也負(fù)責(zé)處理人事管理中的獎(jiǎng)罰問題?？煞譃槿耸掠?jì)劃、檔案管理等模塊。
3.3.4財(cái)務(wù)管理子系統(tǒng)?？商峁┎⒎治鲇行畔ⅲ瑤椭?cái)務(wù)人員解決預(yù)算、融資、資產(chǎn)利用、降低成本等問題。直接關(guān)乎企業(yè)利益，具體可分為會(huì)計(jì)核算、總賬維護(hù)、財(cái)務(wù)計(jì)劃和財(cái)務(wù)報(bào)表等模塊。
4結(jié)束語(yǔ)
電子信息管理平臺(tái)可提高企業(yè)處理信息的效率和質(zhì)量，從而為企業(yè)帶來更多利益。在合理設(shè)計(jì)研發(fā)的同時(shí)，還應(yīng)做好相關(guān)培訓(xùn)工作，如程序員培訓(xùn)、員工培訓(xùn)等，使新系統(tǒng)能夠盡快投入使用。
作者：劉安平裴沛單位：吉安市科技情報(bào)所
