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探索辦公室工作質(zhì)量管理策略

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探索辦公室工作質(zhì)量管理策略

一、辦公室工作管理中存在的問題

(一)缺乏創(chuàng)新觀念

如今社會高速發(fā)展,信息技術(shù)的不斷發(fā)展帶來了人們生活與工作的變化,而辦公室工作管理的內(nèi)容與形式同樣需要不斷地更新,發(fā)揮其高層次與全方位的作用,但如今一些企事業(yè)單位辦公室工作管理依然固守著“治人”的傳統(tǒng)思想與方式,簡單地指揮、控制與監(jiān)督,導(dǎo)致辦公室工作效率低下。

(二)服務(wù)管理水平待提升

服務(wù)管理水平的不足首先體現(xiàn)在服務(wù)對象不清,辦公室人員服務(wù)對象包括領(lǐng)導(dǎo)與全體職工,而許多辦公室干部認(rèn)為只要將領(lǐng)導(dǎo)所交代的事情辦完就行,沒有主動了解基層職工的需求。并且在工作中過于被動,不會積極去思考一件事,有事情就做,沒有事情就等著領(lǐng)導(dǎo)吩咐,從而造成了辦公室工作效率與服務(wù)水平低。

(三)管理制度不完善

辦公室管理工作沒有明確的職責(zé)與目標(biāo)規(guī)定,存在著諸多不規(guī)范的地方,造成了不必要的資源與時間的浪費,降低了工作效率,制度的不完善也導(dǎo)致了員工的工作目標(biāo)的不明確,不清楚辦公室工作應(yīng)當(dāng)如何做,做到什么程度,導(dǎo)致員工缺乏活力激情,毫無進(jìn)取之心。

二、優(yōu)化辦公室工作質(zhì)量管理的途徑

現(xiàn)代企事業(yè)單位辦公室管理工作,必須要堅持以人為本的理念,樹立起良好的服務(wù)意思、大局意識、創(chuàng)新意識與學(xué)習(xí)意識等,不斷提升工作質(zhì)量與效率,現(xiàn)提出以下幾點途徑供參考。

(一)健全制度,規(guī)范管理

要完善辦公室管理,提升辦公室工作質(zhì)量與效率,必須要建立起長足有效的管理制度規(guī)劃,發(fā)揮管理功能,對部門與職員進(jìn)行有效地約束,管理制度的制定需要結(jié)合單位的實際情況,將原則落實到各項規(guī)章細(xì)節(jié)當(dāng)中,同時流程的建立需要引導(dǎo)與示范,在執(zhí)行上要下功夫控制,做到一視同仁,形成規(guī)范,促進(jìn)辦公室工作凡事都有章可循,提升辦事效率。

(二)以人為本,樹立正確管理意識

辦公室工作管理的主體為職工,因而其管理工作的優(yōu)化與實施必須要始終堅持以人為本,利用人性化的管理模式促進(jìn)員工積極參與,企事業(yè)單位需要時刻為員工著想,促進(jìn)員工全身心地投入到工作當(dāng)中,切實提升他們的主動性與積極性,從而為辦公室各項工作的開展打好基礎(chǔ)。同時,作為綜合管理部門,辦公室的工作目的需要同本企事業(yè)單位整體管理目標(biāo)完全一致,服從于整體利益,因此,辦公室工作人員必須要樹立起全局意識,形成大局觀,直接為實現(xiàn)管理目標(biāo)而服務(wù)。

(三)把握基本原則,樹立服務(wù)意識

辦公室工作的基本原則需要包含準(zhǔn)確性、高效性與保密性等特征,這些也是辦公室員工必須遵守的基本原則,因而首先要促進(jìn)員工把握工作的基本原則,要求辦公室人員以一個嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度,踏實認(rèn)真去了解并完成自己的工作,進(jìn)一步推進(jìn)辦公室工作的制度化與規(guī)范化。同時,辦公室工作員工需要樹立起牢固的服務(wù)意識,積極適應(yīng)企事業(yè)單位內(nèi)部與市場現(xiàn)狀,轉(zhuǎn)變觀念,不斷學(xué)習(xí)知識與技能,例如領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、管理心理學(xué)、組織行為學(xué)等,提升自身的理論實踐水平,在學(xué)習(xí)中實踐,總結(jié)經(jīng)驗,制定完善的工作計劃,嚴(yán)密部署,提高服務(wù)素質(zhì)和管理水平。

(四)創(chuàng)新管理方法模式

辦公室工作的性質(zhì)與重要性決定其方法與思路必須要與時俱進(jìn),不斷地推陳出新,企事業(yè)單位需要利用有效地管理方法來調(diào)動起員工的工作熱情與主動性,利用新的思維模式為載體促進(jìn)辦公室工作的高效運行。例如將辦公室管理同工作人員完成的各項工作任務(wù)有效地結(jié)合起來,以企事來單位整體辦公速度和素質(zhì)提升為推進(jìn)點,促進(jìn)辦公室工作對企事業(yè)各項工作的保障作用,從而推進(jìn)整體工作,促進(jìn)辦公室工作質(zhì)量的提升。

三、結(jié)束語

現(xiàn)代企事業(yè)單位辦公室工作日趨復(fù)雜化與重要化,在促進(jìn)單位協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)等方面扮演者越來越重要的角色。因而辦公室工作工作必須要不斷創(chuàng)新,提升管理服務(wù)水平。總而言之,要提升單位的競爭力,必須要從完善辦公室工作管理機制、提升管理服務(wù)意識與創(chuàng)新方法等多方面入手,推動辦公室工作的健康發(fā)展,從而提升辦公室工作效率。

作者:劉文佳陳鵬單位:中國飛行試驗研究院

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