高校檔案信息化管理模式問題

傳統(tǒng)的高校檔案管理，主要是將計(jì)算機(jī)運(yùn)用于手工操作，它是以檔案信息載體為核心，以紙張、塑膠和線等為材料，以計(jì)算機(jī)為輔助工具，服務(wù)于檔案部門，適用于檔案編目，幫助檔案人員實(shí)現(xiàn)內(nèi)部管理檔案的實(shí)體，應(yīng)用于檢索的地方不多，更不是針對(duì)具體的檔案信息，計(jì)算機(jī)所具備的資源共享與信息交流作用得不到開發(fā)，高校內(nèi)部與高校之間的檔案資源共享網(wǎng)絡(luò)不暢通，更難以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的交流與共享。更為突出的是，由于各級(jí)各類高校的主管部門不同、隸屬關(guān)系各異，其檔案建設(shè)及其管理也就自行其是、各搞一套，帶有很大的隨意性和盲目性。各高校多根據(jù)自身?xiàng)l件與喜好選購設(shè)備，所購置的機(jī)型各不相同。其數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)也多用Dbase、Fox-BASE、FoxPro等編寫，難以建立覆蓋全校各類信息集成的MIS系統(tǒng)。目前，各高校普遍缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，而條目數(shù)據(jù)庫已無法滿足用戶日益增長(zhǎng)的各類需求，所研制的應(yīng)用軟件功能單一、數(shù)據(jù)不完整、大多無主題標(biāo)引、共享性差，與國際通用的統(tǒng)一規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)相距太遠(yuǎn)。同時(shí)，高校檔案工作標(biāo)準(zhǔn)中采用國際標(biāo)準(zhǔn)的還不多，仍以傳統(tǒng)檔案管理為主要內(nèi)容。而且目前高校檔案整理中相近文件的重復(fù)與立卷組合的情況很多。高校應(yīng)該注重校園網(wǎng)的建設(shè)，使高校檔案館信息數(shù)據(jù)庫與各學(xué)院及各系、部、處、中心數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)資源共享，使計(jì)算機(jī)從輔助性的工具很快發(fā)展成為信息傳播的主體。檔案部門可以及時(shí)地對(duì)檔案的數(shù)量需求做出統(tǒng)計(jì)、分析，便于準(zhǔn)確掌握檔案信息的利用規(guī)律，及時(shí)了解用戶對(duì)檔案信息的需求，滿足用戶需要。各系、部、處也可以在網(wǎng)上查詢自己所需要的材料，同時(shí)可以打印，以方便廣大師生。校園網(wǎng)絡(luò)能夠使位于不同地點(diǎn)的師生自由地交流、傳遞有關(guān)檔案的信息并協(xié)同工作，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，為學(xué)校檔案工作再上臺(tái)階創(chuàng)造良好的環(huán)境。在建設(shè)好校園網(wǎng)的基礎(chǔ)上，可以考慮建立與其他高校和政府部門的檔案信息資源共享平臺(tái)，立足于檔案局域網(wǎng)建設(shè)，以館內(nèi)、館際之間互聯(lián)互通的檔案網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，滿足檔案信息化管理需要和服務(wù)需求，更廣泛地發(fā)揮信息技術(shù)在高校檔案管理中的作用，提升高校檔案的地位。軟件的質(zhì)量和數(shù)據(jù)庫的建設(shè)也是影響高校檔案信息化的重要因素。各高校購置軟件時(shí)，應(yīng)按照國家檔案局編制的《計(jì)算機(jī)檔案管理軟件測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》，著重測(cè)查和檢核其功能度、兼容性、速度、易用性、容錯(cuò)性等8個(gè)方面的質(zhì)量。應(yīng)選擇適用于多種操作系統(tǒng)、多種硬件平臺(tái)的具有多用戶、多任務(wù)和能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行，具有客戶機(jī)、服務(wù)器結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。比如，選擇ORA-CLE新版本數(shù)據(jù)庫，不僅可以降低應(yīng)用成本，提供實(shí)時(shí)應(yīng)用集群(RAC)技術(shù)，還能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的完全備份、增量備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)和容災(zāi)等功能，從而有效地保障檔案信息的安全、數(shù)據(jù)的高可用性及系統(tǒng)的穩(wěn)定性。各高校檔案部門應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際，加強(qiáng)相關(guān)規(guī)范、制度和標(biāo)準(zhǔn)的研制。首先，應(yīng)參照國際標(biāo)準(zhǔn);其次，應(yīng)考慮采用國家、行業(yè)及地方標(biāo)準(zhǔn);再次，應(yīng)結(jié)合高校檔案信息化過程中積累的寶貴經(jīng)驗(yàn)，制定切合實(shí)際的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)一經(jīng)制定，檔案部門和各學(xué)院、部門都應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行。只有以檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)為依托，檔案信息化建設(shè)才有保障。應(yīng)按照“整體規(guī)劃、統(tǒng)一管理”的要求，建立高校范圍內(nèi)統(tǒng)一的檔案管理體系(包括管理架構(gòu)、管理流程和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范)和統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各學(xué)院、部門的統(tǒng)一檔案管理，構(gòu)建起二級(jí)和三級(jí)單位的檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)，達(dá)到館、學(xué)院、部門之間的無縫連接。

高校檔案信息化服務(wù)水平問題

高校檔案信息化的建設(shè)不是一項(xiàng)局域性的技術(shù)工程，而是涉及所有環(huán)節(jié)的系統(tǒng)工程。檔案工作人員既要敬業(yè)愛崗，更要精通業(yè)務(wù)，掌握充分足夠的檔案信息化管理相關(guān)知識(shí)，這樣才能做好檔案的服務(wù)工作，發(fā)揮檔案信息化功能。然而，目前很多高校人事部門為了引進(jìn)人才，把一些根本不具備檔案管理素質(zhì)的家屬分配到檔案部門工作，把一些無法安排的快要退休的非檔案專業(yè)的干部分配到檔案部門工作，作為其退休前的中轉(zhuǎn)站。而高校各學(xué)院和部門安排的絕大多數(shù)是兼職檔案員，這些檔案工作人員身兼數(shù)職，難以全身心投入到檔案管理工作中。在這種缺乏有效建設(shè)機(jī)制的情況下，高校檔案工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)薄弱。信息化進(jìn)程之所以緩慢，在很大程度上歸結(jié)于目前高校檔案人員的整體素質(zhì)不高，人才因素已嚴(yán)重影響了高校檔案信息化工作的發(fā)展。因此，高校人事部門要重視檔案工作隊(duì)伍的專業(yè)建設(shè)，可以采用檔案工作人員職業(yè)準(zhǔn)入考試制度，對(duì)想進(jìn)入檔案部門工作的人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)和上崗資格考試。特別應(yīng)參照律師、教師、醫(yī)生等行業(yè)、專業(yè)所采取的資格準(zhǔn)入辦法，由國家制定統(tǒng)一考試標(biāo)準(zhǔn)，各省市自治區(qū)統(tǒng)一組織本省各高校檔案人員的專業(yè)考試，既作為從事檔案工作的入門條件，又作為職稱、職務(wù)晉升的必要條件和資格。一考多用，促進(jìn)檔案人員的專業(yè)發(fā)展，加速高校檔案工作隊(duì)伍的專業(yè)化建設(shè)。對(duì)既精通計(jì)算機(jī)，同時(shí)又非常了解檔案專業(yè)的人才要加大引進(jìn)力度，實(shí)施優(yōu)惠政策，加強(qiáng)對(duì)其的吸引力。高校應(yīng)加強(qiáng)檔案工作人員的培訓(xùn)交流，將培訓(xùn)情況列入考績(jī)、評(píng)審的范圍，積極探索推行并不斷完善檔案信息化知識(shí)的考核制度。同時(shí)，部門應(yīng)該為檔案工作人員積極搭建各種工作交流平臺(tái)，特別要與檔案信息化建設(shè)較好的高校多聯(lián)系。開展形式多樣、生動(dòng)活潑、效果顯著的交流、合作與研討，資源共享、信息共享，共同進(jìn)步、共同提高。高校檔案工作人員也應(yīng)自我加壓、努力進(jìn)取，提升自身高校檔案工作的信息化素質(zhì)，提高信息化背景下的檔案服務(wù)工作質(zhì)量，從而為高校的教育教學(xué)、科學(xué)研究、人才培養(yǎng)、社會(huì)服務(wù)等工作提供良好的安全信息系統(tǒng)保障。上述四個(gè)方面是當(dāng)前我國信息技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理過程中亟需解決的問題。信息技術(shù)為高校的檔案管理帶來了生機(jī)和活力，也帶來了一系列的困惑和問題。讓信息技術(shù)在高校檔案管理中發(fā)揮更大的作用，提高高校檔案的管理效率，這是我們每一位檔案管理工作人員應(yīng)有的責(zé)任和義務(wù)。

本文作者：黃寶春作者單位：浙江師范大學(xué)

1信息技術(shù)對(duì)于高校檔案管理的意義

高校檔案管理類目繁多、復(fù)雜，檔案容量較大，傳統(tǒng)的檔案管理方式在當(dāng)前的檔案管理工作中顯得很混亂，信息技術(shù)的引進(jìn)，使得各項(xiàng)檔案管理工作都變得更加輕松，人們只需要借助于檔案管理的計(jì)算機(jī)平臺(tái)，就可實(shí)現(xiàn)的檔案的檢索和提取，并快速、準(zhǔn)確的找到對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案。從管理手段上來講，現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)錄入和手工抄錄相比，有著絕對(duì)優(yōu)勢(shì)，且保密度和安全度更高。從人事管理上來講，信息技術(shù)的使用，克服了人工管理的缺陷，革新了檔案管理人員的工作方式，極大減輕了大檔案館的工作強(qiáng)度。工作強(qiáng)度的降低和工作方式的革新，提升了人員的工作積極性。

2高校檔案管理中存在的問題

2.1檔案信息化管理改革不徹底

很多高校在實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的道路上，始終無法實(shí)現(xiàn)全面的信息化管理，由于資金和人事方面的原因，高校信息化檔案管理改革始終是進(jìn)程緩慢。比如，很多高校在進(jìn)行信息化檔案管理改革時(shí)，隨著信息化管理程度的加深，由于人工依賴程度的降低，必定會(huì)涉及人事調(diào)動(dòng)或裁員問題，但很多從事檔案管理的人員或高校退休教師，對(duì)學(xué)校有過貢獻(xiàn)，或有過勞動(dòng)合同的人員，他們既自己不愿意調(diào)動(dòng)離開，學(xué)校對(duì)此事也難以出面處理，給高校的信息化檔案管理改革造成了較大的阻礙。

2.2信息化檔案管理改革還未開始

【摘要】隨著現(xiàn)代社會(huì)節(jié)奏的加快，原先紙質(zhì)的檔案管理方式已經(jīng)無法與現(xiàn)代化需求相容。就醫(yī)療保險(xiǎn)而言，由于其工作內(nèi)容本身具有一定的繁雜性，并且其價(jià)值較高，因此在進(jìn)行醫(yī)療保險(xiǎn)的檔案管理時(shí)，可以通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)以簡(jiǎn)化原先繁瑣的檔案管理流程，降低工作量，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案的管理信息化與現(xiàn)代化。本文通過對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行調(diào)查分析，以促進(jìn)我國醫(yī)保管理體系的完善。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)保檔案管理計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用分析

前言：

自計(jì)算機(jī)問世以來，其信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)各個(gè)行業(yè)都起著良好的催化和助推作用，使整個(gè)社會(huì)在生產(chǎn)與生活上迎來了新一輪的變革和發(fā)展。因此將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)保檔案的管理中也是符合時(shí)展要求的必然結(jié)果，通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)以提升檔案管理的效率，有助于檔案管理工作向科學(xué)化與信息化轉(zhuǎn)變。

一、醫(yī)保檔案借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行管理的必然性

近幾年以來，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在各行業(yè)各領(lǐng)域中的應(yīng)用和普及，社會(huì)節(jié)奏逐漸加快，使得醫(yī)保檔案在進(jìn)行管理時(shí)難以適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的要求，并且隨著國家醫(yī)保事業(yè)不斷地發(fā)展，醫(yī)保服務(wù)對(duì)象與內(nèi)容也在日趨增多，資料和信息的查閱儲(chǔ)存工作也更加繁瑣。為了能夠有效提高我國醫(yī)保方面檔案管理的工作效率，必須要將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用于日常的檔案管理中。

自改革開放以來，我國人事檔案管理發(fā)生了許多變遷，人們對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)也產(chǎn)生了一些根本變化?！稒n案法》的頒布實(shí)施，既為檔案管理工作提供了法律保證，又為檔案管理工作提出了新的要求。

一、人事檔案管理理念的不適應(yīng)

1、缺乏人事檔案的知情權(quán)。近年來，由于人事檔案的不透明、知情權(quán)不落實(shí)而造成的問題越來越多。有的因原單位在當(dāng)事人的人事檔案中記錄了不實(shí)之詞，甚至塞進(jìn)了缺乏事實(shí)根據(jù)的材料，造成了對(duì)當(dāng)事人的傷害；有的因長(zhǎng)期無法了解個(gè)人檔案致使檔案丟失而無從知曉。因此，由人事檔案丟失而引發(fā)的糾紛、訴訟頻頻出現(xiàn)。

2.人事檔案保管權(quán)的局限。按國家規(guī)定，目前我國只有機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和國有企業(yè)才有人事檔案保管權(quán)，而隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，外資企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)等經(jīng)濟(jì)成分在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占有越來越大的比例，這些單位按國家規(guī)定沒有人事檔案保管權(quán)，只能把檔案寄放在人才交流中心并向它們交納一定的管理費(fèi)用。這種做法，由于用人單位與人才交流中心不存在行政權(quán)約束，因此，不能有效地對(duì)人事檔案進(jìn)行管理。

二、人事檔案管理方法的不適應(yīng)

1、“檔隨人走”的傳統(tǒng)管理方法受到挑戰(zhàn)。改革開放以來，特別是隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制逐步推進(jìn)，人員流動(dòng)現(xiàn)象日益增加，人檔分離現(xiàn)象越來越普遍，盡管《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案工作規(guī)定》對(duì)流動(dòng)人員的人事檔案作了規(guī)定，但實(shí)際操作中管理部門與流動(dòng)人員之間的權(quán)益和管理矛盾日益顯露。有的單位為了防止人才流失，以檔案為關(guān)卡，造成了“棄檔”現(xiàn)象日益嚴(yán)重，淡化人事檔案的呼聲越來越高。

摘要:城建檔案是城市建設(shè)過程的完整記錄,對(duì)于指導(dǎo)城市未來發(fā)展具有重要意義。本文在分析各地城建檔案管理系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上,提出了基于GIS的城建檔案信息化管理體系建設(shè)的總體思路,通過建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)據(jù)庫及管理系統(tǒng)和三維展示系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)城建檔案的一體化管理與應(yīng)用,為城建檔案信息化建設(shè)實(shí)踐提供前期技術(shù)支撐。

關(guān)鍵詞:城建檔案;GIS;信息化管理

0引言

城建檔案中包含了豐富的信息資源,涉及城市規(guī)劃、城市勘測(cè)、建筑工程等城市建設(shè)相關(guān)基礎(chǔ)資料,不僅是城市發(fā)展建設(shè)過程的完整記錄,還是指導(dǎo)城市規(guī)劃與未來發(fā)展的參考依據(jù)[1]。在城市信息模型(CIM)平臺(tái)建設(shè)過程中,空間化的城建檔案可以實(shí)現(xiàn)城市發(fā)展過程的動(dòng)態(tài)模擬,為城市動(dòng)態(tài)發(fā)展推演提供基礎(chǔ)支撐。加強(qiáng)城建檔案信息化體系建設(shè),提升城建檔案智慧化管理水平,對(duì)城市建設(shè)和發(fā)展有著極其重要的作用。考慮到城建檔案資料大都與地理位置相關(guān),需要與空間信息關(guān)聯(lián)。本文研究的重點(diǎn)就是探索依靠時(shí)空大數(shù)據(jù)技術(shù)與GIS技術(shù),實(shí)現(xiàn)規(guī)劃建設(shè)等城建檔案中地理空間信息及屬性信息采集、入庫、分析、檢索、可視化及有效管理,逐步形成城建檔案信息化管理體系。

1研究現(xiàn)狀

城建檔案信息化管理與GIS技術(shù)相結(jié)合,為解決檔案中空間信息的管理提供了可能性。自2004年《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》中提出城建檔案信息化建設(shè)目標(biāo)以來,各地紛紛開展基于GIS技術(shù)的城建檔案信息化建設(shè)實(shí)踐工作[2-8]。佳木斯市基于天地圖構(gòu)建城建檔案管理信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)了城建檔案數(shù)據(jù)以專題圖的形式在天地圖平臺(tái)上的展示和查詢[9]。煙臺(tái)市基于Web-GIS技術(shù)、工作流技術(shù)和FTP技術(shù)構(gòu)建了數(shù)字城建檔案管理平臺(tái),實(shí)現(xiàn)了城建檔案的存儲(chǔ)、使用、管理與共享[10]?；贕IS的城建檔案管理系統(tǒng),發(fā)揮了GIS技術(shù)特點(diǎn),利用GIS圖形數(shù)據(jù)之間的空間關(guān)系,使原本毫無聯(lián)系的城建檔案數(shù)據(jù)建立聯(lián)系,但同時(shí)基于GIS建設(shè)的城建檔案管理系統(tǒng)往往存在以下缺陷:1)實(shí)現(xiàn)海量城建檔案空間信息的提取,任務(wù)量大,耗費(fèi)大,缺乏經(jīng)濟(jì)性;2)缺乏動(dòng)態(tài)更新機(jī)制,難以保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性;3)部分系統(tǒng)為節(jié)約成本,只提取城建項(xiàng)目的點(diǎn)位信息,或僅僅是將部分檔案空間化,導(dǎo)致空間化效果不佳,難以挖掘空間數(shù)據(jù)的真正價(jià)值;4)仍以檔案存儲(chǔ)展示為主,缺乏空間統(tǒng)計(jì)分析功能,難以實(shí)現(xiàn)城建檔案的深層次服務(wù)與利用;5)檔案數(shù)據(jù)利用程度低,空間可視化以二維展示為主,空間可視化效果一般,未充分利用檔案中數(shù)據(jù)的空間屬性信息。