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截止2018年3月22日,該高校的工程管理專業(yè),擁有豐富的理論與實踐教學經(jīng)驗,為學生提供較好的基本知識與最新知識教授工作,其科研及教學覆蓋快速發(fā)展的新領域,包括互聯(lián)網(wǎng)商業(yè)交易、信息化庫存管理、投資風險分析和控制、最優(yōu)資源分配及調(diào)度、電信業(yè)務開發(fā)、及離散型企業(yè)生產(chǎn)線的管理。
該高校的工程管理專業(yè)設有四個專業(yè)范圍:電信工程項目管理、物流及供應鏈管理、商務信息系統(tǒng)和企業(yè)資源計劃。其課程之宗旨在于提供在技術及管理方面的綜合教育,以使得本系學生既可學習先進的信息技術及科學的管理方法,又可對有關企業(yè),特別是技術密集型企業(yè)和機構(gòu)的管理及運作有基本的認識和理解。
(來源:文章屋網(wǎng) )
一、目前我國通信工程項目管理模式存在的主要問題
(一)項目法人不獨立
近年來國家出臺了關于實行建設項目法人責任制的相關規(guī)定,要求大中型基本建設項目在建設階段必須組建項目法人制的建設單位。但由于各方面原因,項目法人獨立發(fā)揮作用難以實現(xiàn)。
(二)管理環(huán)節(jié)過多,責任不清
項目自立項開始至項目建設后的管理,要涉及企業(yè)的投資計劃、財務管理部門,項目法人,以及為項目建成管理而設立的管理部門等各個環(huán)節(jié)。由于項目管理層次和
部門過多,造成在管理上相互脫節(jié),責任不清。
(三)項目管理機構(gòu)臨時性,工作缺乏系統(tǒng)性和連續(xù)性
目前通信工程項目的項目管理組織均由運營商自行籌組。由于這些項目法人單位都是臨時搭建的,人員綜合素質(zhì)參差不齊,缺乏組織大規(guī)模工程的建設經(jīng)驗,專業(yè)水平不高,工作缺乏系統(tǒng)性和連續(xù)性。
二、對通信工程建設創(chuàng)新管理的思考
由于預期網(wǎng)絡投資規(guī)模減少,運營商必須從源頭著手,加強對通信施工企業(yè)的掌控,創(chuàng)新施工隊伍的組織模式,采取信息化工具實施監(jiān)控,確保通信建設質(zhì)量和安全。
(一)加強對通信施工企業(yè)的掌控,實施嵌入式管理或者采取并購方式
以中通服廣東公司為例,它擁有五家通信建設子公司,彼此獨立又相互競爭。中通服為中國電信的網(wǎng)絡建設做出巨大貢獻。雖然兩家是甲乙方關系,但畢竟是親兄弟,在責任心方面跟追逐利益的其它社會通信施工企業(yè)相比是天壤之別。中通服是將中國電信的網(wǎng)絡建設當成自己的事情做,盡心盡責,有力地保障了中國電信的網(wǎng)絡質(zhì)量。反觀重組并入中國聯(lián)通的原中國網(wǎng)通,在改制時將原北方十省實業(yè)公司所屬的各設計、監(jiān)理、工程公司都改為私有化,結(jié)果是這些公司和重組后的中國聯(lián)通已基本沒有血緣關系了。改制導致分家并失去控制權(quán),這樣的結(jié)局對中國聯(lián)通而言非常可惜。
運營商加強對通信施工企業(yè)的掌控力度,兩條路可供選擇:一是借鑒中通服模式,運營商可以從總部層面或省級公司層面組建通信建設公司,物色已有資質(zhì)、有實力的通信施工企業(yè),并通過資本運作,采取控股或收購的方式直接掌控,這叫“借船出?!?;二是運營商與為其長期提供服務、有良好口碑的幾家通信施工企業(yè)結(jié)成戰(zhàn)略合作伙伴關系,并對其實施嵌入式管理:派員參與其日常管理,將整套規(guī)范標準復制和輸出到這幾家施工企業(yè)中,以確保輸出高質(zhì)量。無論哪條路,運營商直接掌控通信施工企業(yè)的好處是顯而易見的:杜絕短期行為;提高責任心和歸屬感;可杜絕層層轉(zhuǎn)包行為,大幅降低違規(guī)分包現(xiàn)象,大幅降低偷工減料行為等等。
(二)采取“自建+外協(xié)”方式,精干自有隊伍,整合外部資源
根據(jù)目前的實際情況,在各市、縣當?shù)囟蓟钴S著數(shù)支通信工程施工隊,它們有的經(jīng)過努力獲得了主管部門頒發(fā)的較低的資質(zhì)資格,但大部分均沒有資質(zhì),長期以掛靠的方式承攬業(yè)務。這些隊伍良莠不齊,有的自律性較強,施工口碑較好;有的則偷工減料,短期行為明顯。但他們有一個共同特點,在當?shù)囟加幸欢ǖ纳鐣P系,這恰恰是線路施工所必備的能力。
作為為駐地網(wǎng)運營商提供服務的通信施工企業(yè),如能整合當?shù)刭Y源“為我所用”就會降低施工成本,加快施工進度。為此,對這些施工隊伍進行考核、評估、篩選,然后通過合作的方式整合這些外部施工力量,并通過嵌入式管理來提升他們的生產(chǎn)組織能力。如有必要,可采取收編的方式,將好的施工隊納入到自有隊伍中,并根據(jù)施工任務的季節(jié)不均衡性,為他們制訂差別工資政策:任務飽滿時一個工資標準,任務不飽滿時一個工資標準,沒有施工任務時又一個標準。無論是合作還是收編,對施工隊而言都是利好,因為他們同樣有了獲取長期穩(wěn)定收入來源的保障,從而愿意遵循通信施工企業(yè)的安全規(guī)章、教育培訓、技術規(guī)范等管理標準,杜絕偷工減料等短期行為,保障網(wǎng)絡建設質(zhì)量。
(三)工程建設IT化管理,隨時隨地掌控安全、質(zhì)量和進度
關鍵詞:電信企業(yè) 項目管理 層次 結(jié)構(gòu) 控制 管理
現(xiàn)代電信項目管理,是指項目經(jīng)理或項目負責人有效利用項目的可利用資源.在規(guī)定的預算和時間范圍內(nèi),實現(xiàn)項目目標。電信企業(yè)項目管理的核心思想,是以項目作為相對獨立的組織單元,通過項目管理的形式來保證組織的靈活性和管理責任的分散性,以項目目標為導向解決管理活動中管理精確化和精細化問題。
一、電信企業(yè)實施項目管理的好處
在項目實施階段,實施部門項目經(jīng)理按照項目實施計劃。在建設管理規(guī)章制度范圍內(nèi)全權(quán)組織實施;負責項目實施階段的投資、安全、質(zhì)量、進度控制,負責實施期間的項目信息上報管理。在項目后期,管理部門協(xié)助實施部門完成項目的初驗、終驗工作:實施部門按照項目實施計劃配合財務部門辦理項目預決算工作。在現(xiàn)代項目管理組織形式里,項目組成員分別接受管理部門的管理和考核,接受專家支撐部門的指導;各具體實施部門協(xié)作完成過程控制;項目經(jīng)理在管理規(guī)則的大框架范圍內(nèi),承擔項目管理的全過程責任。當項目出現(xiàn)延期、超預算等問題時,項目經(jīng)理完全能夠提前預知,通過現(xiàn)代電信項目管理,使項目管理的風險最小化。
(1)實現(xiàn)企業(yè)精確化、精細化管理戰(zhàn)略目標
電信企業(yè)要想持續(xù)發(fā)展,保持自己的競爭優(yōu)勢.實施企業(yè)精確化、精細化管理,企業(yè)現(xiàn)代電信項目管理的水平將成為至關重要的因素。
(2)達到企業(yè)內(nèi)外部“反應速度最快”
實施項目管理,能夠靈活、快速地應對企業(yè)內(nèi)外出現(xiàn)的新情況、新問題和新技術,處理跨領域解決方案中的復雜問題,改善資源利用狀況,提高運營效率。
(3)提高組織管理效率
組織扁平化,使項目組成員得到充分的授權(quán),不必經(jīng)過長長的命令鏈傳遞信息,這樣能夠提高整個組織運行的效率并節(jié)省時間。
(4)有效控制管理風險,提升客戶滿意度
把日常運營的任務和作業(yè)化解為一個個項目,按照項目風險管理的科學方法和步驟,可以有效地識別、控制或規(guī)避這些風險。直接面向?qū)ο?、面向客戶,充分強調(diào)溝通的作用,可以有利于提升客戶滿意度。
二、電信企業(yè)項目管理的層次劃分
從管理層次看,現(xiàn)代電信項目管理可以分為三個層次:
第一層是投資決策層,主要工作是科學制定項目戰(zhàn)略部署,確定項目投資結(jié)構(gòu)、方向,對提高項目的經(jīng)濟效益和降低項目風險起到?jīng)Q定性的作用;
第二層是項目管理層,這個層次就是電信企業(yè)的管理實施部門,負責項目運行期間的各項管理決策,并對項目任務目標和投資目的負有不可推卸的責任;
第三層是項目作業(yè)層,各項目中標(或委托承包)單位就是第三層,具體負責項目的組織、實施和項目管理層一起共同解決項目管理中遇到的各種問題。
從確定項目投資結(jié)構(gòu)、方向到做出投資決策,再到階段建設資金落實,主要是第一層的工作內(nèi)容,一旦做出投資決策,工作重點即轉(zhuǎn)移到第二層。第二層的作用是,從單個項目準備立項,到根據(jù)項目大小和特點,組建項目管理小組,對項目進行招標或進行委托承包,選擇項目承擔單位,控制項目質(zhì)量、技術、成本、工期。簽訂項目合同。第三層為項目作業(yè)的主要角色,通過第二層對工作細節(jié)的指導、監(jiān)督、服務和支持,完成項目目標。項目管理的三個層次之間是互相關聯(lián)的,下一層次為上一層次提交工作結(jié)果,上一層次為下一層次完成工作結(jié)果提供支持、服務、指導和幫助。
三、項目管理的組織結(jié)構(gòu)類型
項目管理最常見組織結(jié)構(gòu)有三種:職能管理型、矩陣管理型和綜合管理型,每種項目管理組織結(jié)構(gòu)都有自己的優(yōu)點和缺點。
職能型項目管理組織結(jié)構(gòu)通常是一種金字塔形結(jié)構(gòu),信息反饋需要從下到上、從上到下的周期性循環(huán)。這種結(jié)構(gòu)對客戶需求的反應較慢,與部門之間的協(xié)調(diào)存在著各種各樣的問題。
矩陣管理型項目管理的組織結(jié)構(gòu)可以有效地利用資源.進一步促進溝通。這種結(jié)構(gòu)更加注重客戶,能夠促進項目成員之間的學習和知識交流,通常需要多個領導。由于有多重領導,存在雙層或多重匯報關系,職能部門經(jīng)理和項目經(jīng)理之間可能會出現(xiàn)爭權(quán)奪利的現(xiàn)象,因此需要平衡權(quán)力。
在綜合管理型項目管理的組織結(jié)構(gòu)中,項目經(jīng)理能夠最大限度地控制項目資源,同時能夠更好地向客戶負責,信息的傳遞速度比較快,但是在項目和項目之間的資源共享方面會存在一些問題,項目之間缺乏有效的溝通。
現(xiàn)代項目管理可以汲取項目管理理論的成果,采納項目管理矩陣管理型和綜合管理型的優(yōu)點。實現(xiàn)管理權(quán)利、承擔責任的匹配性和管理權(quán)利與實施控制的“扁平化”,實行管理與考核、實施與控制、指導與支持的“三權(quán)分立”責任新格局。在項目管理過程中,職能管理部門負責項目管理各階段的信息收集、處理、分析,為企業(yè)規(guī)范化管理提供政策咨詢和實施保障,負責組織制定項目管理的規(guī)章、制度和管理辦法,組織制定實施規(guī)范、項目管理考核指標。管理部門一旦組織好項目實施小組,項目管理的控制權(quán)歸并到項目經(jīng)理和各實施部門項目管理員層級.項目實施前準備、實施過程管理控制、項目驗收收尾等管理工作由項目實施小組負責。專家支撐部門主要由項目經(jīng)理虛擬團隊組成,虛擬專家對項目管理過程中的各項目經(jīng)理遇到的專業(yè)問題給以指導、幫助和協(xié)助,總結(jié)項目實施過程中普遍存在的問題,制訂相應的指導建議。在項目立項階段,項目經(jīng)理參與建設項目的方案論證、可行性研究、初步設計的會審。項目開始實施前,支撐部門協(xié)助實施部門項目經(jīng)理制定項目實施計劃,管理部門、實施部門和支撐部門三方確認。
四、項目工程的部分過程控制
1.投標階段
招投標制度是我國以法制形式規(guī)定的工程管理制度之一。電信建設單位應充分利用招投標這一有效競爭手段進行工程投資控制,按照建設部《工程招標文件示范文本》規(guī)范地編制一份嚴密、準確的招標文件,依法客觀、公正、公平地開展招標,擇優(yōu)選擇報價合理、信譽可靠、管理水平好、技術水平高、有能力的承包單位簽訂一份嚴密的施工合同來完成施工任務。確保建設工程質(zhì)量、進度、投資的控制。
2.施工階段
電信建設單位對建設工程的投資控制主要發(fā)生在施工階段。在這一階段需要投入大量的人力、物力、資金等,是工程項目建設費用消耗最多的階段。因此,電信建設單位在施工階段應積極采取切實有效措施,加強對工程投資的控制,保證投資目標的實現(xiàn)。在工程施工階段,主要有以下幾方面工作:(1)通過招標方式選擇一個資質(zhì)等級高、監(jiān)理業(yè)績優(yōu)良、社會信譽好、有豐富管理經(jīng)驗的監(jiān)理單位。(2)配合監(jiān)理單位讓監(jiān)理發(fā)揮作用并做好施工現(xiàn)場管理工作,為承包商及時提供施工場地,監(jiān)督施工單位嚴格按規(guī)范按圖紙進行施工。(3)加強設計變更的管理,嚴格控制設計變更。(4)嚴格工程計量。工程計量應嚴格按國家工程計量規(guī)范和合同約定,只對符合設計和合同要求且合格的工程進行計量。(5)加強隱蔽工程簽證驗收的管理。
3.工程竣工驗收結(jié)算階段
(1)通信工程系統(tǒng)的定義。通信工程也稱之為電信工程,它是電子工程的重要組成部分,也是電子工程中最為基礎的學科。因為它主要關注的是通信過程中的信息的傳輸以及信號處理的原理和應用,對人們的日常生活也越來越重要,所以它是這些年信息科學技術中發(fā)展迅速而且很有發(fā)展?jié)摿突盍Φ囊粋€領域?,F(xiàn)階段通信工程系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)展到了一定的程度,尤其是在數(shù)字移動通信、internet網(wǎng)絡通信、光纖通信等方面給人們的生活帶來了很大的便利。
(2)通信工程系統(tǒng)的主要作用和應用領域。通信工程系統(tǒng)的作用概括來講就是運用通信技術來達到信息交流與傳遞的目的。如今,各行各業(yè)間都離不開信息的傳遞。人們每天都在利用各種各樣的信息進行交流,而信息交流的方式也越來越多樣化。通信工程系統(tǒng)在這其中起到了非常重要的作用,所以,它能夠應用的領域也是非常廣泛的,涉及到無線通信、多媒體和圖像處理、醫(yī)學設備、電磁場與微波、計算機網(wǎng)絡等許多高技術的領域。
2通信工程系統(tǒng)建設中存在的問題
(1)數(shù)據(jù)繁雜,處理難度大。我國的通信技術每年都在不斷地發(fā)展進步,通信工程的管理人員需要管理的數(shù)據(jù)量和數(shù)據(jù)的復雜度都越來越大。所以,管理人員對于數(shù)據(jù)的管理和處理也變得更加困難。他們每天要對各種各樣的準備聯(lián)系工作進行處理,如此繁雜的工作難免會有疏漏的出現(xiàn),這樣就使得通信的質(zhì)量受到了影響。工程管理人員的工作效率也會受到影響。所以,需要一個更加完備的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和更多的管理人員來對數(shù)據(jù)進行處理。
(2)通信工程項目缺乏認真的準備和合理的論證,使得施工過程很混亂。通信工程的建設是非常復雜和高技術含量的,所以在工程建設初期項目工作人員要對工程項目有認真的、充足的準備,通過科學化的分析,制定詳細合理的施工計劃。但是現(xiàn)在有許多的工程在開工前都缺乏系統(tǒng)化的準備、科學的論證。在沒有詳細計劃的前提下盲目開工,不管是工程管理者還是施工人員心里都沒有一個準確的規(guī)劃,這樣就導致工程參與者大部分不清楚自己的工作和責任。還有就是工程建設所需的資源與設備會出現(xiàn)不足的情況,這樣不得不拖延工期進行調(diào)整,或者為了趕進度而粗制濫造,使得工程質(zhì)量得不到保證。另外,施工企業(yè)由于準備不足倉促開工,導致施工過程中施工人員沒有組織、沒有秩序,使得施工場面一片混亂。
(3)進行施工的企業(yè)和人員眾多,人員的綜合素質(zhì)偏低。現(xiàn)在市場上承包通信工程建設的企業(yè)和工程隊非常多,形式也是多樣化的。這其中包括郵電系統(tǒng)的專業(yè)工程隊、非郵電系統(tǒng)專業(yè)的施工隊和一些自主創(chuàng)辦的沒有過多專業(yè)化素質(zhì)的工程隊。當然里面有一些施工隊的專業(yè)是符合通信系統(tǒng)建設要求的。但是,更多的是一些沒有經(jīng)過專業(yè)化培訓、沒有專業(yè)技能和缺乏關于通信工程建設方面經(jīng)驗的素質(zhì)偏低的工程隊。隊伍的組成人員更是五花八門,大多數(shù)的人沒有經(jīng)過專業(yè)的訓練,也沒有足夠的工作經(jīng)驗,這樣的隊伍一般來說是缺乏組織紀律性和責任意識的。還有些隊伍由于人員的變化、技術的改變,很多的施工人員綜合素質(zhì)普遍偏低的問題十分嚴重,而缺乏最為基本的施工能力。導致工程建設管理層在挑選和安排施工人員方面的存在不合理,這樣就給通信工程的建設帶來了很多不必要的麻煩。
(4)通信工程建設的設計不合理,缺乏規(guī)范性。工程建設中不可缺乏的一項要素就是設計方案,因為設計方案是通信工程建設的最主要的依據(jù),工程建設的整個過程可能都需要依照設計方案來進行。但是,現(xiàn)在有很多工程在施工過程中沒有合理的設計方案,這些設計方案往往沒有綜合考慮各方面可能出現(xiàn)的情況,比如工程所需人員、設備、突發(fā)事故、工期等方面的因素,對于一些突發(fā)事件沒有很好的應對方案。另外,對于設計本身來說,可能會出現(xiàn)數(shù)據(jù)不準確、設計粗糙、沒有認真實地考察和施工過程中難以實現(xiàn)等情況。當然,還有一種可能出現(xiàn)的情況就是在工程施工過程中,施工人員沒有嚴格執(zhí)行設計安排,而導致的通信工程建造的質(zhì)量問題。
(5)施工設備質(zhì)量差易造成工程出現(xiàn)錯誤。現(xiàn)在市場銷售的通信工程建設的設備來源渠道廣,產(chǎn)品的種類也十分繁雜。這就給了很多不法商販機會,讓他們能夠通過多種渠道去銷售那些不合格的通信工程建設設備。這些產(chǎn)品因為沒有達到出廠標準或者達不到應有的技術要求,從而得不到流通到市場的合格證。但是,由于建材市場中魚龍混雜,還是有大量的劣質(zhì)設備在暗自銷售。工程施工單位使用了這些設備之后就會發(fā)現(xiàn),這些設備在很多的方面都達不到應有的標準,很多的設備在電氣和機械物理性能方面比較差。而是施工企業(yè)為了節(jié)約成本,大膽地使用這些劣質(zhì)的設備進行施工,這樣就很容易造成施工過程中的錯誤。這就是通信工程建設中應當認真處理的設備質(zhì)量的問題。
(6)通信工程建設過程中管理力度不夠,對于各環(huán)節(jié)的標準要求也不高。通信工程建設過程中的管理問題一直是比較重要的問題,很多施工企業(yè)在挑選工程管理人員時沒有綜合考慮各方面的因素,例如管理人員的協(xié)調(diào)能力、專業(yè)素質(zhì)、管理經(jīng)驗以及能否成為一個團隊的領頭羊等。在現(xiàn)在的通信工程管理層當中,有很多的管理者沒有足夠的管理經(jīng)驗,也沒有足夠的專業(yè)知識來指導施工。單憑上級對管理者自身的信任,這對于工程管理來說是不明智的。因為這有時候可能會導致工程管理過程中漏洞百出,很容易出現(xiàn)施工現(xiàn)場的管理十分混亂、對工程沒有總體的控制、對于施工人員的工作分配不明確、沒有全面合理的規(guī)劃等情況,這樣就會讓施工隊伍失去凝聚力而各做各的,沒有了組織性,是工程某些方面的進度不一致,施工人員之間不懂得互相配合。另外,有些管理者對于通信工程的監(jiān)管力度不夠,對于一些問題不能及時發(fā)現(xiàn),為了減少工作量而忘記了檢查的標準,這也是一種沒有責任心的體現(xiàn)。管理者是團隊的核心,管理者的管理和決策出現(xiàn)錯誤,對于通信工程這一高技術含量的工程種類來說是致命的。
3通信工程系統(tǒng)的建設中出現(xiàn)的問題的解決辦法
(1)建立更加完善的數(shù)據(jù)庫或增加數(shù)據(jù)管理人員來處理冗雜的數(shù)據(jù)。通信工程系統(tǒng)在建設過程中會有很多的數(shù)據(jù)需要妥善處理。對于設備安裝來說,可能需要技術人員給其輸入大量的數(shù)據(jù),這需要增加數(shù)據(jù)管理人員來對這些數(shù)據(jù)進行管理。在工程建設后期的服務階段,數(shù)據(jù)管理人員每天需要處理很多用戶提交的數(shù)據(jù),依靠人力有時候是很難做到的,所以需要借助計算機,需要建立合理的數(shù)據(jù)庫來保存和處理這些數(shù)據(jù)。
(2)工程施工前要有周密的計劃和安排,科學地規(guī)劃工程的每個過程。一個工程要能夠順利的進行,必須要有一個合理的、詳細的設計方案,這是工程實施的前提。工程設計人員在工程開工前要全方位、全過程地認真考慮每一個細節(jié),對于設計方案中的每一項都要有科學的論證,尤其是相關數(shù)據(jù)的得出。要對工程實施的人員、設備、工期等方面有詳細的安排,對于工程中可能出現(xiàn)的突發(fā)事故也要有合理的解決方案。要避免無計劃的、倉促的、無組織的開始施工,科學規(guī)劃每個過程,才能做到心中有數(shù),才能把工程做好。
(3)合理選擇施工隊伍,加強對施工隊伍的監(jiān)管力度。通信工程建設的施工人員素質(zhì)的高低可以直接決定工程質(zhì)量的好壞,所以,必須要選擇一支專業(yè)化的施工隊來對工程進行施工。同時,施工的隊伍也要大力加強隊伍的建設,要對施工人員進行專業(yè)的培訓,對通信工程要有專業(yè)的技能。施工隊伍還要培養(yǎng)一批骨干隊員,這樣隊伍才會有競爭力和戰(zhàn)斗力。施工隊伍還要加強對隊員的作風培養(yǎng),因為良好的作風能夠保證隊伍的高質(zhì)性,每一個隊員都要有吃苦耐勞的精神和負責任的工作態(tài)度,還要有團隊意識,這能夠提高隊伍的整體素質(zhì)。所以,既要合理選擇施工隊伍,又要加強隊伍建設。
(4)加強對施工設備的檢查,確保工程質(zhì)量。對施工設備的認真檢查是非常有必要的,因為它也直接關乎工程的質(zhì)量。所以,采購人員在采購設備和施工材料的時候,一定要仔細挑選,購買具有正規(guī)產(chǎn)品合格證書的、多輪質(zhì)檢合格的產(chǎn)品,或者直接向正規(guī)設備生產(chǎn)廠家進行預訂。不要為了節(jié)約成本而去購買一些劣質(zhì)便宜的設備,給那些制造偽劣產(chǎn)品的人提供機會。施工設備如果沒有選好、選對,整個工程可能都會受到影響。
(5)管理者要加強對管理能力培養(yǎng),加強對工程質(zhì)量的管理和監(jiān)察。管理者是通信工程建設的核心,通信工程離不開管理者的合理化管理。作為一名管理者,首先在專業(yè)素質(zhì)方面要有足夠的了解,還要具有組織管理的能力。隊伍的建設跟管理者也是分不開的,因為管理者要協(xié)調(diào)成員間的關系,要合理安排每個成員間的任務,還要有一定的號召力和公信力。同時,將強對工程質(zhì)量的管理和監(jiān)察也是很有必要的。對工程檢查中發(fā)現(xiàn)的問題要有切實可行的解決方案,檢查監(jiān)督要貫穿工程的每一個環(huán)節(jié),要貫穿于工程的整個過程,使每一個環(huán)節(jié)都能夠合理有效地進行。工程管理者在檢查的過程中,一定要做到認真負責、不懈怠、發(fā)現(xiàn)問題處理問題,不能投機取巧。這樣才能真正管好一個通信工程。
一、江蘇電信信息化環(huán)境對內(nèi)部審計的影響
目前,信息技術在江蘇電信的應用極為廣泛與深入,從前端的業(yè)務受理、管理工作(輔助受理系統(tǒng)(BSS)、渠道銷售管理業(yè)務系統(tǒng)),到后端的技術支撐工作(運營支撐系統(tǒng)(OSS)),再到日常的行政事務管理工作(辦公自動化系統(tǒng)(OA)、合同管理系統(tǒng)),都極大地應用了信息技術。在江蘇電信使用廣、影響大的信息應用系統(tǒng),還有電信融合計費賬務系統(tǒng)、財務基礎核算系統(tǒng)(TMS)、計劃建設管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、綜合調(diào)度系統(tǒng)等,其他如營業(yè)日報表系統(tǒng)、財務輔助系統(tǒng)等專業(yè)子系統(tǒng)更是比比皆是。信息化的應用已經(jīng)和企業(yè)各項業(yè)務密不可分,為企業(yè)的運營和管理提供了支撐與保障的同時,也對企業(yè)的內(nèi)部審計工作產(chǎn)生了深遠的影響。
(一)對企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的影響 信息化環(huán)境下,自動業(yè)務處理與無痕操作對企業(yè)內(nèi)部控制產(chǎn)生了顛覆性影響。傳統(tǒng)的手工業(yè)務處理方式下,無論是財務處理,還是業(yè)務受理,都有既定的電信業(yè)務流程,在每一個業(yè)務節(jié)點都有手工留痕,有據(jù)可查,完全符合內(nèi)部控制的要求。在內(nèi)部審計進行內(nèi)控的審查與評價時也比較容易追蹤到業(yè)務流程,明確并落實責任。但是在信息化環(huán)境下,從電信業(yè)務數(shù)據(jù)進入到相關應用系統(tǒng)如輔助受理系統(tǒng)(BSS),到任務的分配與工單管理如綜合調(diào)度系統(tǒng),再到后臺開通后計費的產(chǎn)生如電信融合計費賬務系統(tǒng),最后相關報表的輸出如財務基礎核算系統(tǒng)(TMS),幾乎完全依靠程序指令完成,極少有人工干預的情況,因此可能造成部門之間界面模糊、管理職責分工不明,同時越權(quán)審批、不當交易等風險增加,程序性的批量差錯風險也無法完全避免。特別是惡意入侵與篡改和遠程技術的實現(xiàn)可能造成的舞弊更加難以被發(fā)現(xiàn)。
(二)對審計線索的影響 信息化環(huán)境下,與審計目標息息相關的審計線索已經(jīng)完全改變。(1)傳統(tǒng)方式下,審計人員可以依據(jù)電信業(yè)務單據(jù)、電信合同、憑證、賬簿和報表等原始書證和憑據(jù)采取分析和尋找等審計手段,據(jù)以發(fā)現(xiàn)有價值的信息。但是信息化環(huán)境下,自動的業(yè)務處理程序已經(jīng)不再需要過多的人工干預,電信業(yè)務的處理完全在信息系統(tǒng)內(nèi)部完成,原來一目了然的紙質(zhì)文檔也越來越少,信息化下形成的業(yè)務數(shù)據(jù)全部轉(zhuǎn)換成二進制的機器碼存儲于磁性介質(zhì)或光盤上,審計線索的存在形式發(fā)生了根本性改變。(2)在傳統(tǒng)環(huán)境下,審計線索之間可以進行直接的比對、關聯(lián)與印證,進而發(fā)現(xiàn)有價值的信息以確定審計重點和范圍。但在信息化環(huán)境下,審計人員必須借助信息技術來實現(xiàn)對審計線索的讀取與識別,僅有審計技術已無法勝任審計工作。
(三)對審計內(nèi)容的影響 信息化環(huán)境下,江蘇電信的各大業(yè)務系統(tǒng)基本實現(xiàn)了無縫對接,電信業(yè)務的處理實現(xiàn)了批量化、標準化、自動化,從而也決定了審計內(nèi)容的改變。在傳統(tǒng)審計模式下,審計人員首先關注的是被審計單位的內(nèi)部控制建設與執(zhí)行情況,其次是審計證據(jù)的收集與確認。在信息化程度相當高的江蘇電信企業(yè),開展內(nèi)部審計工作僅僅關注企業(yè)內(nèi)部控制、審計證據(jù)本身這兩個方面已經(jīng)遠遠不夠了,還應該根據(jù)信息化技術的特點和固有風險,進一步關注信息技術的處理程序和相關控制功能,這樣才能有效實現(xiàn)審計目標。如對電信業(yè)務收入審計,不僅要審查業(yè)務收入真實性、準確性,還要關注電信業(yè)務收入內(nèi)部結(jié)構(gòu)的合理性,這就需要審計人員對計費賬務系統(tǒng)的出賬程序和出賬規(guī)則進行審查;對固定資產(chǎn)折舊計提審計,審計人員不僅要審查資產(chǎn)折舊入賬金額的真實性、合理性,同時還要對計提折舊程序的準確性做出審查與評價,這樣才能確保得出準確的審計結(jié)論。
(四)對審計技術的影響 隨著江蘇電信信息化程度的不斷提高,內(nèi)部審計已經(jīng)無法繞開信息系統(tǒng)來進行審計工作。傳統(tǒng)審計方式下,只要審計人員精通審計業(yè)務程序與方法,懂得賬務處理,熟悉業(yè)務操作流程,知曉相關的管理要求,就完全可以開展審計業(yè)務,實現(xiàn)審計目標。但面對信息系統(tǒng)應用廣泛而深入的電信業(yè)務審計,已經(jīng)不是傳統(tǒng)的審計技術所能完成和勝任的了,如在自動的業(yè)務處理程序面前,觀察的方法已經(jīng)徹底失去了作用;海量的基礎業(yè)務數(shù)據(jù)面前,人工的分析性復核無從開展審計。信息化環(huán)境下,電信審計人員迫切需要掌握一定的信息技術,將其轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N全新的、必要的、強有力的審計工具和手段,并以信息化審計為契機,實現(xiàn)電信審計工作的再上新臺階。
(五)對審計人員的影響 目前江蘇電信審計人員主要來源于財務部門和工程管理部門,少量來自于前端業(yè)務部門,因而審計知識和審計技能較為單一,信息技術更是審計人員最為薄弱的一個知識領域。江蘇電信的企業(yè)運營與管理,要求審計部門提供全面的支撐和保障,而電信企業(yè)高度的信息化應用又與審計人員在信息技術方面的薄弱形成了鮮明的對比。因而迫切要求江蘇電信內(nèi)部審計人員具備必要的信息技術知識以勝任自己的工作。審計人員不僅要精通審計、會計、管理等方面的業(yè)務知識和技能,還必須熟悉信息應用技術、電信業(yè)務系統(tǒng)原理、系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu),這樣才能在對信息系統(tǒng)做出合理準確評價的基礎上高質(zhì)量完成審計任務。
二、江蘇電信內(nèi)部審計信息化應用探索
(一)2009年審計管理信息系統(tǒng)成功上線啟用 審計管理信息系統(tǒng)有項目作業(yè)、計劃報表、審計支撐、檔案管理、綜合查詢、系統(tǒng)管理等六大模塊,將江蘇電信內(nèi)部審計的日常管理工作全部納入到系統(tǒng)。(1)項目作業(yè)。在江蘇電信內(nèi)部審計工作中量中,工程項目審計占絕大部分比例。在原有管理模式下,工程審計項目的流轉(zhuǎn)處于不透明狀態(tài),無法實現(xiàn)工程項目的送審、審計、財務入賬等環(huán)節(jié)的有效管理。在啟用審計管理信息系統(tǒng)后,實現(xiàn)了從計劃建設系統(tǒng)導入數(shù)據(jù),審計管理信息系統(tǒng)流轉(zhuǎn),復核、打單等功能極大地提高了審計工作效率。(2)計劃報表。通過計劃報表管理模塊,實現(xiàn)了江蘇電信派駐機構(gòu)和全省審計工作計劃的有效管理。派駐機構(gòu)在系統(tǒng)內(nèi)進行報表的填寫與提交,省公司審計部在系統(tǒng)內(nèi)進行審批和監(jiān)督。(3)綜合查詢。強大的綜合查詢功能給審計工作帶來極大的便利,避免了在成堆的紙質(zhì)檔案里為查詢某一個數(shù)據(jù)而費時費力。同時,數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能也為深度挖掘?qū)徲嫻ぷ鹘Y(jié)果價值提供了強力支撐。審計管理信息系統(tǒng)的審計支撐、系統(tǒng)管理、檔案管理模塊也具備了審計人員管理、績效考核管理、歷史檔案查詢等相應功能,同時也在日常應用過程中進行不斷地完善和改進,逐步實現(xiàn)江蘇電信內(nèi)部審計工作的全面信息化管理。
(二)2010年內(nèi)控評估支撐系統(tǒng)上線 為適應海外資本市場的監(jiān)管要求,中國電信企業(yè)從2005年開始開展內(nèi)控評估工作,內(nèi)部審計部門作為總牽頭部門全面組織內(nèi)控評估。面對不得不改善的評估質(zhì)量和評估效率,江蘇電信內(nèi)部審計部門把目光瞄準信息技術以尋求審計工作的有效提升,并率先開始了內(nèi)控評估支撐系統(tǒng)的研發(fā)工作。該系統(tǒng)主要是針對江蘇電信內(nèi)部控制自我評估業(yè)務,具有組織機構(gòu)管理、制度建設管理、職責分解、內(nèi)控評估、缺陷管理、風險管理等相關功能。該系統(tǒng)上線后,實現(xiàn)了對內(nèi)控自我評估工作的全流程信息化管理,極大地提高了江蘇電信內(nèi)控自我評估工作的質(zhì)量和效率。通過內(nèi)控支撐系統(tǒng)完成評估職責分解,做到了精確分解,避免了重復與遺漏;通過內(nèi)控支撐系統(tǒng)固化評估檢查方法與內(nèi)容,做到了規(guī)范評估流程與操作,避免了評估工作的隨意與盲目;通過內(nèi)控支撐系統(tǒng)監(jiān)控評估進度,做到了實時掌握評估工作進展與完成情況,避免了各個分支機構(gòu)評估工作進度不一;通過內(nèi)控支撐系統(tǒng)實施缺陷管理,做到了對評估結(jié)果的確認與跟蹤,避免了評估整改建議無法落實與無人落實。江蘇電信內(nèi)控支撐系統(tǒng)應用的先進經(jīng)驗與做法,得到了中國電信集團公司的支持與認可。2013年,以原江蘇電信內(nèi)控評估支撐系統(tǒng)為藍本的中國電信股份公司內(nèi)控評估支撐系統(tǒng)在全國各中國電信企業(yè)上線應用,進一步改進后的內(nèi)控評估支撐系統(tǒng)為中國電信企業(yè)順利開展內(nèi)控自我評估工作發(fā)揮了巨大作用。
(三)2011年電信審計作業(yè)系統(tǒng)開始應用 審計作業(yè)系統(tǒng)具備兩大功能特色,一是初步實現(xiàn)了審計作業(yè)系統(tǒng)與電信業(yè)務管理系統(tǒng)和電信財務基礎核算系統(tǒng)的對接,實現(xiàn)了系統(tǒng)之間的自動聯(lián)網(wǎng)取數(shù)。二是審計作業(yè)系統(tǒng)配有審計模型等分析工具,為審計人員對海量的基礎業(yè)務數(shù)據(jù)開展分析提供了有力的支撐。審計作業(yè)系統(tǒng)同時也實現(xiàn)了審計工作方案、審計工作記錄和工作底稿等全程電子化管理,有效提升了審計工作質(zhì)量和效率。
中國電信審計作業(yè)系統(tǒng)是江蘇電信內(nèi)部審計工作信息技術應用所邁出的堅實的一步。從目前的應用結(jié)果來看,該系統(tǒng)在江蘇電信內(nèi)部審計開展業(yè)務審計與調(diào)查工作時發(fā)揮了積極的作用。但由于該系統(tǒng)剛上線不久,應用也不是十分深入,因而還有待進一步改進與完善的空間。隨著江蘇電信企業(yè)信息化程度的不斷提高,盡管江蘇電信內(nèi)部審計信息化工作已經(jīng)取得了良好的效果,但從發(fā)展趨勢來看,內(nèi)部審計必須加快信息化步伐才能適應企業(yè)管理的需要。江蘇電信的OA系統(tǒng)已經(jīng)實現(xiàn)了無紙化辦公,BSS業(yè)務受理輔助系統(tǒng)實現(xiàn)了前端自動化的業(yè)務受理與派單,計費賬務系統(tǒng)實現(xiàn)了準確的實時計費,財務的制證、出賬、報表等已經(jīng)完全依賴于TMS財務基礎核算系統(tǒng),新上線運營支撐系統(tǒng)OSS,集設備網(wǎng)絡管理、資源管理、運維管理和服務保障等功能于一體。面對如此種類繁多和深入的信息系統(tǒng)應用,還有大量的信息資源,內(nèi)部審計工作已經(jīng)無法置身度外了,如果不加快內(nèi)部審計的信息化工作,必將被企業(yè)信息化所淘汰。
三、江蘇電信內(nèi)部審計信息化未來思考
(一)人 人是一切事物的最終決定因素,江蘇電信內(nèi)部審計信息化工作關鍵在于發(fā)揮人的作用。目前的內(nèi)部審計人員專業(yè)結(jié)構(gòu)以財務、審計、工程專業(yè)人員居多,幾乎沒有信息技術專業(yè)。盡管經(jīng)過多年信息化環(huán)境的熏陶與鍛煉,內(nèi)部審計人員能夠應對一般性的系統(tǒng)操作與檢查,但無法持續(xù)與深入地進行延伸審計,這為內(nèi)部審計工作帶來了前所未有的風險。要改變這一不利局面,全面提升江蘇電信內(nèi)部審計人員信息技術業(yè)務素質(zhì)、建立一支穩(wěn)定的信息審計業(yè)務團隊迫在眉睫。(1)有計劃地培訓。根據(jù)江蘇電信內(nèi)部審計發(fā)展規(guī)劃,有目的、有重點地對當前在崗審計人員進行信息技術業(yè)務培訓。培訓的內(nèi)容要易懂、實用,能讓非專業(yè)出身的內(nèi)部審計人員迅速進入角色,可以迅速上手操作。以本公司技術專家為培訓講師,全面講解本企業(yè)的信息技術架構(gòu)、原理、存在問題。要鼓勵內(nèi)部審計人員自己鉆研信息技術,通過考取各種資格證書來提升業(yè)務素質(zhì),如CISA。(2)以練帶訓。以江蘇電信審計集中管理的有利機制,從各個本地網(wǎng)審計機構(gòu)抽調(diào)人員組織實施內(nèi)部信息技術專題項目審計。特別是審計作業(yè)系統(tǒng)上線推廣使用的過程中,這種集中的審計,更有利于內(nèi)部審計人員之間的交流與學習。通過大量的開展信息化審計項目集中審計,加深內(nèi)部審計人員對信息系統(tǒng)的了解,促進內(nèi)部審計人員對信息技術的學習,從而達到以實際業(yè)務操作帶動培訓學習的目的。(3)引進技術性人才。要想實現(xiàn)內(nèi)部審計信息化,專業(yè)性的信息技術人才必不可少。要建立有效的職業(yè)通道和交流機制,從信息技術部門有目的引進審計信息化所需的專業(yè)人員,也鼓勵內(nèi)部審計人員的到技術部門去鍛煉與學習。
(二)技 江蘇電信高度的信息化環(huán)境對內(nèi)部審計工作的審計內(nèi)容、審計線索、審計技術和審計人員等方方面面產(chǎn)生了極大的影響。江蘇電信內(nèi)部審計信息化下的審計技術的發(fā)展包含兩個方面:(1)對信息技術審計。與傳統(tǒng)的內(nèi)部審計工作相比,信息化環(huán)境下的內(nèi)部審計不能僅僅停留在數(shù)據(jù)的采集與分析階段,應開展的是對信息系統(tǒng)的審計。從信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)環(huán)節(jié)、內(nèi)部控制環(huán)節(jié)、數(shù)據(jù)傳輸轉(zhuǎn)移等環(huán)節(jié)進行全面的審查與評價,確認該系統(tǒng)對電信業(yè)務的管理和支撐的過程是合理、有效、安全。隨著管理要求和管理效率的提高,各種信息技術應用系統(tǒng)在江蘇電信各個領域不斷應用上線,內(nèi)部審計應抓住各種有利時機,不斷擴大審計領域,開展對信息系統(tǒng)的審計,尋找有效的信息系統(tǒng)審計模式。(2)利用信息技術審計。高度集成的江蘇電信信息化環(huán)境下,內(nèi)部審計要保質(zhì)保量地完成內(nèi)部審計任務,利用信息技術開展審計工作已經(jīng)是不二的選擇。在江蘇電信信息化下,紙質(zhì)資料已經(jīng)越來越少,業(yè)務資料的存儲方式已經(jīng)改變,如果內(nèi)部審計工作還是以原來的方式查閱文件資料和收集證據(jù),根本無法完成審計工作。只有通過計算機和相關軟件接入到相關的業(yè)務承載系統(tǒng),利用信息技術介入到電信業(yè)務信息化的過程,以此來完成內(nèi)部審計工作,這就是計算機輔助審計。該技術主要包括交易標識、嵌入式審計模塊、數(shù)據(jù)測試、綜合分析等。
(三)法 應盡快制定江蘇電信內(nèi)部審計信息化相關的規(guī)劃、制度辦法或操作指引以規(guī)范和指導內(nèi)部審計信息化的建設與發(fā)展。(1)制定內(nèi)部審計信息化發(fā)展規(guī)劃。為充分發(fā)揮內(nèi)部審計信息化在推動內(nèi)部審計科學發(fā)展、促進內(nèi)部審計全面履行職能的作用,根據(jù)江蘇電信的企業(yè)發(fā)展和信息化需要,結(jié)合內(nèi)部審計工作實際,應制定出江蘇電信內(nèi)部審計信息化的發(fā)展規(guī)劃。圍繞“以創(chuàng)新和服務雙領先推動規(guī)模發(fā)展”這條主線,明確內(nèi)審信息化各個階段的指導思想、總體目標和主要任務。(2)制定內(nèi)部審計信息化審計辦法或操作指引。在集中審計過程中搜集大量信息化審計相關的案例,并借助外部專家(如專業(yè)技術部門)的力量,結(jié)合內(nèi)部審計工作的相關業(yè)務制度準則,組織有經(jīng)驗的內(nèi)審人員完成江蘇電信內(nèi)部審計信息化審計的操作辦法的編寫,用以指導和規(guī)范信息化審計的業(yè)務的開展。
(四)物 物的建設是指江蘇電信內(nèi)部審計信息化過程中硬件和軟件的配置需求。應根據(jù)實際需要加強對江蘇電信內(nèi)部審計工作信息化硬件的配置和功能性軟件的開發(fā)。(1)內(nèi)部審計信息化硬件配置。由于現(xiàn)在的信息系統(tǒng)開發(fā)功能越來越強大,對接入的硬件配置要求越來越高,因而必須對目前內(nèi)部審計人員手中那些老弱病殘的硬件設備進行逐步更新?lián)Q代,消除硬件因素對完成審計任務的不利影響。(2)加強對目前審計業(yè)務系統(tǒng)的推廣使用,并不斷完善功能。目前審計管理信息系統(tǒng)和內(nèi)控支撐系統(tǒng)應用已經(jīng)比較廣泛和熟練,其功能基本滿足需要。但審計管理信息系統(tǒng)還缺少工程審計模塊,無法實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)的量價審計;內(nèi)控支撐系統(tǒng)現(xiàn)在也不能實現(xiàn)對內(nèi)部審計部門獨立評估業(yè)務的支撐。審計作業(yè)系統(tǒng)由于剛推行不久,還不能為內(nèi)部審計人員所熟練掌握,而且功能也有待進一步完善。(3)加強功能性專業(yè)審計工具軟件研發(fā)。盡管江蘇電信這幾年一直致力于各大業(yè)務承載系統(tǒng)的遷改與整合,但多年的歷史已經(jīng)形成了各個業(yè)務系統(tǒng)各自為政的現(xiàn)象,這就為內(nèi)部審計業(yè)務開展帶來不小的障礙。如實施電路出租業(yè)務審計時,一條電路的開通計費涉及業(yè)務受理系統(tǒng)、計費賬務系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、綜合調(diào)度系統(tǒng)等,但各個系統(tǒng)都是出自各業(yè)務部門的管理需求研發(fā)的,沒有形成有效的一一對應關系,給審計電路收入的完整性、準確性造成了相當大的難度。因此內(nèi)部審計部門特別需要的是強有力的功能性的審計工具軟件,能夠按照審計人員的需求收集所需的數(shù)據(jù)進行分析取證。
參考文獻: