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如何提高述職報告的寫作質(zhì)量
摘 要: 述職報告是一種日常應(yīng)用文體,寫作者不僅要掌握述職報告的基本特征和基本寫作結(jié)構(gòu),而且要掌握述職報告同個人總結(jié)、思想?yún)R報、經(jīng)驗材料、演講演說等文體的本質(zhì)區(qū)別,同時還應(yīng)注意避免面面俱到、評議不分和貪人之功。
關(guān)鍵詞: 述職報告; 寫作; 質(zhì)量
述職報告是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、人民團體的干部或?qū)I(yè)技術(shù)人員為接受考核,就自己履行崗位職責(zé)的情況,從德、能、勤、績、廉五方面進行自我回顧和評估而寫成的,是向主管部門、組織人事部門或本單位的職工群眾進行陳述匯報的書面報告。它是機關(guān)企事業(yè)單位事務(wù)文書的一種,也是個人日常應(yīng)用文體的一種。
述職報告越來越受到各級領(lǐng)導(dǎo)的重視。它是在我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)過程中,建立和實行新的干部管理體制和專業(yè)技術(shù)管理人員管理及考核體系的一種重要工具,便于組織人事部門考核,選拔和任用德才兼?zhèn)涞母刹?,發(fā)現(xiàn)和造就社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)合格接班人; 便于群眾監(jiān)督評議、強化干部的公仆意識和人們?nèi)罕娭魅斯匚? 便于促進被考核干部不斷總結(jié)經(jīng)驗,明確自身職責(zé),努力提高政治思想水平,領(lǐng)導(dǎo)才干和業(yè)務(wù)素質(zhì)、勤政廉政、愛崗敬業(yè)。尤其是述職報告是要當眾宣讀,或呈進給特定的上級領(lǐng)導(dǎo)審閱,具有很強的透明性和應(yīng)用性,其寫作質(zhì)量的高低,包括思想觀點、材料內(nèi)容、結(jié)構(gòu)安排、語言運用等的優(yōu)劣,都直接反映著述職者的工作實績、態(tài)度和基本素質(zhì),以及影響到述職者的形象和前程,因而受到人們的關(guān)注和重視。如何提高述職報告寫作質(zhì)量? 筆者認為述職者可以從以下四個方面努力。
一、深刻理解述職報告文體的四個基本特征
( 一) 述職主體的法定性
所謂述職,即指擔任一定職務(wù)者向特定對象陳述自己履行崗位職責(zé)的情況,不任職者,則不存在“述職”。任何單位和個人都不得替代其他單位和個人進行述職,述職主體總是以第一人稱的口吻,對自已的有關(guān)情況進行自我述評,而不是從第三者的 角度檢查、總結(jié)和評價他人的工作情況。
( 二) 報告內(nèi)容的規(guī)定性
述職報告的內(nèi)容不是隨意的,而必須以“職”為其所“述”的對象,即必須以自己對一定時段所在崗位的職責(zé)、目標的履行情況作為報告內(nèi)容。崗位職責(zé)和目標是有國家、部門或單位統(tǒng)一制定的,它規(guī)定了每一個崗位的職權(quán)范圍和責(zé)任,因而述職報告的內(nèi)容也是規(guī)定的、明確的、可循的。述職報告是述職者實踐活動的產(chǎn)物,它不僅需要定性分析,更要有定量的證
明,要求從德、能、勤、績、廉諸方面進行報告。
( 三) 擬寫時效的特定性
述職報告是述職者在特定的時限,為接受一定的考核而擬寫的。無論是任職期滿、試聘期滿、年度結(jié)束的述職報告,還是上級領(lǐng)導(dǎo)不定期、臨時布置的一些述職活動所需的書面材料,都必須在規(guī)定的時間內(nèi)擬寫完畢,否則就會影響對述職者的考核,甚至影響全局工作,遲到的述職報告也就失去了它應(yīng)有的時效。
( 四) 實用價值的鑒定性
述職報告既是上級領(lǐng)導(dǎo)考核鑒定的依據(jù),又是群眾民主評價的基礎(chǔ),最后的材料將作為述職者升遷、留任、降職或調(diào)任等的重要憑據(jù)而納入干部或?qū)I(yè)技術(shù)人員管理檔案。述職報告的作用程序和最終目的決定了它非可有可無,而是具有相當?shù)男姓s束力,具有鑒定審核的實際價值特征。
二、掌握述職報告同四種相似文體的區(qū)別
( 一) 述職報告與單位、個人總結(jié)的區(qū)別
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述職報告和單位工作總結(jié)都采用自述的方式,對已經(jīng)發(fā)生過的事情進行回顧、反思、總結(jié)和評價。但是,他們畢竟是兩個性質(zhì)完全不同的文種:
其一,內(nèi)容范圍不同。單位總結(jié)是回顧整個單位的工作,重視過程性和全面性,注重展示整個過程中的具體做法,是全方位地反映情況,以便讀者清晰地了解什么工作做的好,什么工作做得不好以及為什么。而述職報告重在敘述個人履行職責(zé)的情況,著眼于匯報個人履行職責(zé)的情況,著眼于匯報個人是否勝任某職,履行職責(zé)的能力任何。
其二,寫作目的不同??偨Y(jié)作為常規(guī)性工作回顧,主要目的是總結(jié)成績,發(fā)現(xiàn)問題,尋找?guī)в幸?guī)律性的認識,以利于今后在實踐中更有效的推動工作向前發(fā)展。而述職報告是上級主管領(lǐng)導(dǎo)、人事部門或有關(guān)評審組織對述職者進行任職期間業(yè)績和能力的考核,也是群眾評議的基礎(chǔ)。因此,述職報告寫作要比照某一崗位的職責(zé)來寫,對自己任期內(nèi)履行崗位職責(zé)時所表現(xiàn)出的德、能、勤、績、廉等方面的情況進行自我評估,自覺接收領(lǐng)導(dǎo)的考核和群眾的評議。其三,寫作主體不同。述職報告的寫作主體是個體,單位工作總結(jié)的寫作主體是集體。那些擔任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的寫作主體,既要對過去的工作情況進行總結(jié),又要對過去履行職務(wù)的情況進行述職,很容易混淆兩個文種的界限。
( 二) 述職報告與思想?yún)R報的區(qū)別
思想?yún)R報是個人向組織匯報思想和工作情況的一種應(yīng)用文體,是一種抽象的“報告”,其內(nèi)容主要是匯報思想情況。當然,思想報告也要靠工作或事跡來體現(xiàn),但被體現(xiàn)的思想終究也是思想,而不是工作或事跡。述職報告是要把任職期間的思想和行為如實展現(xiàn)出來,主要不是想過什么、想得怎么樣,而是要實事實說,述職報告拒絕過多地談思想認識,即使有深刻的思想認識也需要具體實踐來佐證。思想認識也不是不可以談,而是要側(cè)重談依此思想怎么辦的、有什么樣的效果、反響怎樣。述職報告也需要尋求規(guī)律性的認識,但要簡潔,要以述職為基礎(chǔ)。
( 三) 述職報告與經(jīng)驗材料的區(qū)別
經(jīng)驗材料是指黨政機關(guān)、企事業(yè)單位為了表彰先進、傳播事跡、交流推廣經(jīng)驗所寫的材料。經(jīng)驗材料側(cè)重成績與經(jīng)驗,可以談喜不談憂。而述職報告必須貫徹事實求是的原則,要如實地反映情況。尊重客觀事實,堅持一分為二的原則。工作成績是工作能力、工作業(yè)績的集中體現(xiàn),也是建立威信,贏得良好聲譽的有力武器。理直氣壯地展示成績是十分必要的,但大談特談成績,一味地為自己唱贊歌、對工作中存在的問題和矛盾視而不見,甚至有意掩飾失誤、失利、失敗,這是不可取的。成功的述職報告不但善于總結(jié)成績,還要善于歸納問題,做到談喜又談憂。
( 四) 述職報告與競聘演講、就職演說區(qū)別競聘演講、就職演說和述職報告文體內(nèi)容帶有共性,都是圍繞職責(zé)這個中心展開。寫作時均應(yīng)注意以下三點:
( 1) 考慮現(xiàn)場性和聽眾的多元性,擺正位置,處理好與聽眾的關(guān)系,使演講內(nèi)容的表達、稱謂、口吻、語氣、用語等與自己的身份、角度、與聽眾、環(huán)境、氣氛等相協(xié)調(diào),以創(chuàng)造有利于信息交流、心靈共鳴的心理環(huán)境和情感氛圍。比如稱謂要體現(xiàn)出理解與尊重,說話的立足點、角度、口吻要體現(xiàn)出平等、友好和坦誠,個體形象要謙虛而不自卑、自信而不驕狂、友善而不獻媚、坦誠而不愚魯。
( 2) 要考慮演講因口耳相傳帶來的即逝性,注意主題和結(jié)構(gòu)的單純性,避免冗長、生僻、復(fù)雜的句式和詞語,采用明線過渡、前后照應(yīng)的結(jié)構(gòu)方式和短句式、口語化等語言形式,包括運用幽默、形象化表達等手法,以增強演講的表達效果。
( 3) 要注意情感因素的注入,處理好事、理、情三者的關(guān)系。既直觀展示個人的德才風(fēng)貌,又表現(xiàn)出內(nèi)在的邏輯力量和情感力量,做到以德贏人、以理服人、以情感人,給聽眾留下深層回味的余地。但三者也有明顯的區(qū)別: 競聘演講側(cè)重于說明“我”勝任此職的主觀條件和一旦任職的施政構(gòu)想。就職演說則側(cè)重于宣布施政綱領(lǐng),告訴人們“我”將怎樣履職。
而述職報告則側(cè)重于陳述“我”的履職情況及其所體現(xiàn)出來的道德素質(zhì)。述職報告因為是“事后”的陳述性演講,旨在展示述職者履職情況和德能素質(zhì),所以,其表述上的突出特征即是緊扣職責(zé)用事實說話。
三、正確掌握述職報告的五大寫作要素
根據(jù)述職報告實際功能的需要和人們寫作的實踐經(jīng)驗,述職報告一般由標題、稱謂、正文、結(jié)束語和落款五大要素組成。
1、 標題。標題通常有兩種寫法。一種由述職人和文種構(gòu)成,如《我的述職報告》,另一種直接用文種做標題,即《述職報告》。2、稱謂。即述職者面對的對象或呈報的部門或是負責(zé)人。3、正文。正文是述職報告的核心和關(guān)健。由前言、主體、結(jié)尾三部份組成。
前言: 是整個正文立標定調(diào)部份,陳述述職人的基本情況,一般應(yīng)簡要交代任職的自然概況( 何種職務(wù)、職稱、任職時間) ,崗位職責(zé)及個人認識,對個人履行職責(zé)的總體評價等。主體。即履行職位職責(zé)的情況,內(nèi)容包括自己的工作思路、工作指導(dǎo)思想及工作的成效和經(jīng)驗,要注重介紹有代表性的典型的工作實績,并寫明其起止時間,概述存在的主要問題,工作中的失誤和改正措施以及努力方向。主體要寫得詳實有價值,既要避免空洞、抽象地表述自己的政績或?qū)I(yè)業(yè)績,又要防止面面俱到,不分輕重,對一些難題的應(yīng)對思路和重大問題的解決過程以及最后的效果和影響,要交代得一清二楚。
主體寫作可根據(jù)內(nèi)容的不同需要,選取以下三種中的任何一種: 一是橫式結(jié)構(gòu),即按照事物的性質(zhì)和邏輯關(guān)系組成材料。根據(jù)事物的內(nèi)存聯(lián)系,把問題的各個方面分別給予具體的敘述、分析,它便于多角度、全方位表現(xiàn)述職人的工作情況。二是縱式結(jié)構(gòu),即按照時間先后和事物發(fā)展的自然順序安排內(nèi)容,一般要把整體工作進程分成幾個階段,再分別對每一階段的情況作陳述、分析。三是縱橫交叉式結(jié)構(gòu)。既考慮時間的先后順序,體現(xiàn)事物的發(fā)展過程,又注意內(nèi)在的邏輯聯(lián)系。有的是先把工作進程按時間先后順序?qū)懗鰜?,然后再把每一段進程中的若干具體做法分別陳述出來; 有的則是先按邏輯順序把材料歸納成幾個大問題,然后分別圍繞著每個問題,按照工作展開的順序先后加以陳述。運用縱橫交叉式結(jié)構(gòu),尤其要注意條理清晰、順序得當。結(jié)尾。自我批評及努力方向,自我評價自己在工作中的失誤和不足,表示自己將更加盡職盡責(zé),做好本職工作的愿望和努力目標。
4、結(jié)束語。述職報告末尾還應(yīng)有個明確的結(jié)束語作為標志,通常寫“以上報告,請領(lǐng)導(dǎo)和同志們指正”,“以上是我的述職報告,謝謝各位”。這些習(xí)慣用語既顯示了對上級領(lǐng)導(dǎo)或下屬群眾的尊重,又在一定意義上表示了自己做好工作的愿望,決不是可有可無的。
5、落款。即述職者職務(wù)、姓名和成文日期。
力求做到三個“避免”一是避免面面俱到。述職報告要圍繞你所在的崗位、履行的職責(zé),說清楚自己“該干什么,怎么干的,干得怎么樣”,著重反映在自己的職權(quán)范圍內(nèi)進行的具有個人特色、個人優(yōu)勢的領(lǐng)導(dǎo)、決策和實踐活動,這是述職報告的寫作重點,是述職報告的精華之所在,也是組織和群眾對述職者進行評議的主要依據(jù)。有一些述職者在寫述職報告時,擔心遺漏了自己的工作成績,事無巨細,象流水賬一樣面面俱到,泛泛而談,似乎成績不小,仔細琢磨,就會發(fā)現(xiàn)所有的工作都平分秋色,毫無主次之分,甚至崗位職責(zé)以外的也大寫特寫,雖然一般來說做出較多成績的干部、專業(yè)技術(shù)人員是能干的,有能力的,但這也不等于說成績和稱職是一回事。因為,一個人離開職責(zé)干的事情越多,也不能證明其履行職責(zé)越好,反而證明其不務(wù)正業(yè)。
二是避免議評不分。述職報告主要的表達方式是“述”,即敘述,就是要談情況、擺材料、講事實,給人們的印象應(yīng)當是真真切切,實實在在,同時,也需要有適度的“評,評即評議,就是得出經(jīng)驗,引出教訓(xùn)、鑒定工作、評價自我。這應(yīng)當合情合理,水到渠成。這里“述”是“評”的堅實基礎(chǔ),“評”是“述”的必要升華。在實際寫作中,多為先述后評,
也可先述后評或邊述邊評。但都應(yīng)當做到觀點統(tǒng)率材料,材料印證觀點,兩者高度和諧,有機統(tǒng)一。在“述”作為述職報告基本或主要內(nèi)容的前提下,所“述”內(nèi)容也應(yīng)當有詳有略。尤其是在述職任職時間長,頭緒多,工作重的情況下,更要觀照全局,疏理清晰,突出重點,做到綱目有序、主次相宜。
三是避免貪人之功。述職報告的內(nèi)容要求真實、客觀、準確,不夸大自己的成績,不弄虛作假,避免把下屬的工作成績寫入自己的述職報告,“貪人之功,據(jù)為己有”?,F(xiàn)代社會中,一項工作往往是大家分工合作完成的,在寫自己的工作成績時,應(yīng)當寫清楚自己在這項工作中所擔任的具體工作、所起的作用、取得的成果和存在的問題。領(lǐng)導(dǎo)干部主要擔負組織、領(lǐng)導(dǎo)、指揮、協(xié)調(diào)工作,具體任務(wù)主要由下屬完成。所以,在講述工作成績時要分清那些是屬于下屬的工作成績,那些是屬于自己的工作成績。其中自己獨創(chuàng)的,具有實際效果和推廣價值的做法應(yīng)重點寫好,包括自己對這項工作的重視程度,自己如何安排并指導(dǎo)實施的,無“我”之事不提,無“我”之策不說。只有講清個人所起的作用,才能看出述職者與政績的關(guān)系。總之,對于述職人來說,述職報告寫得如何,直接影響組織、領(lǐng)導(dǎo)和群眾對自己工作的正確評判。
因此,述職者必須了解述職報告的寫作要求,掌握述職報告的寫作技巧,正確理解述職報告的“四大”特征,弄清述職報告同相似的“三個文種”的區(qū)別,注意“三個”避免,定能寫出高質(zhì)量的述職報告。
參考文獻;
一般而言,述職報告要求述職者就德、能、勤、績等方面的情況進行陳述和自評,以使領(lǐng)導(dǎo)和群眾了解、肯定乃至贊賞述職人在履職期限內(nèi)的工作表現(xiàn)。其中,“績”的陳述和展現(xiàn)是重中之重,德、能、勤等都要依托“績”來引申和歸納。所以,在述職報告中,如何寫好“績”就成為撰寫者要著力把握的一個核心問題。
一、以面帶點,點面結(jié)合
點與面是藝術(shù)表現(xiàn)上經(jīng)常碰到的一對矛盾?!懊妗苯?jīng)常表現(xiàn)為大范圍的、概括的、一般的道理和事實;“點”則是具體事實或典型事例。面是由點組成的,沒有點的面是空泛的、模糊的;而點又是在面的背景上突出、顯示其意義的,沒有面,點就沒有存在的意義,同時也失去了落腳點。根據(jù)表達的需要,有時需要以點帶面,有時則以面帶點。
述職者在述職過程中,難免會涉及到集體成績。集體成績是指以整個機關(guān)或單位的名義而取得的成績,比如某某公司被評為“消費者信得過企業(yè)”、某某大學(xué)某某系被評為“科研工作先進單位”等等。對于這樣“面”上的成績,肯定有述職者的一“點”功勞在內(nèi),自然可以寫進述職報告中。但在述職過程中如何寫好這“面”上的成績,確實需要把握好分寸——寫過了可能會給人一種攬功之嫌;寫得不夠或不寫難免又會削弱或淹沒述職者應(yīng)有的成績,容易給人造成述職者能力平平、難當重任的不良印象。顯然這兩種結(jié)果都是述職者不愿意看到的,這就需要處理好“面”上的集體成績和“點”上的個體貢獻之間關(guān)系,把握好寫作的策略和技巧。那么,在實際的寫作中如何處理好集體功和個人績之間的關(guān)系呢?述職者宜采用以面帶點、點面結(jié)合的寫作策略,既彰顯集體功,又帶出個人績,做到點與面的有機結(jié)合。
如一位收費站站長在其述職報告中寫道:
×州收費站全年收費任務(wù)是1600萬元,針對這一艱巨的收費任務(wù),年初我們在班子會上集體研究,制定了一套切實可行的策略……超額完成了收費任務(wù)。
該述職報告中提到1600萬元收費任務(wù)的超額完成,這顯然是整個收費站共同努力和上級正確領(lǐng)導(dǎo)的結(jié)果,對于這樣一個“面”上的績需有一個正確的表述。作者在文中使用了“年初我們在班子會上集體研究,制定了一套切實可行的策略”一句,指出成績的取得來自于集體,沒有直接寫我如何如何,這種寫法是值得肯定的。表面上沒有突出自己的個體地位和作用,實際上卻是暗含自己功不可沒之意,可謂言在此而意在彼。并且會給人一種謙遜之感,而謙遜顯然是受人推崇的傳統(tǒng)美德之一,自然會贏得報告對象的好感。述集體功、顯個體績,以面帶點,這種做法行之有效。
總之,以面帶點,首先要明確“面”上的績須蘊含著“點”上的績,這是前提;其次,需要精心錘煉詞句,正確表達個體在集體成績中之位置,不貪他人之功,也不過分自謙。只有做到上述兩點,方能于細微處見精神,收到良好的述職效果。
二、以實托虛,虛實相生
構(gòu)思文章時都會遇到虛與實的關(guān)系問題。所謂虛與實,一般是指在表現(xiàn)對象時著墨與不著墨、有形與無形、具體與不具體等的對立統(tǒng)一規(guī)律。虛,指空靈的、意念情緒化的、模糊抽象的或引人生發(fā)聯(lián)想的、補充的筆墨;實,指實質(zhì)的、具體的、清晰的寫法。虛并不是虛無縹緲,而總是由實變化而來的。就應(yīng)用文章的寫作而言,虛與實又可指思想與材料之間的關(guān)系。實是指文章的事實性材料,虛則指文章中的思想觀點。述職報告的寫作尤其是其中關(guān)于“績”的寫作,也存在著這樣的問題。
述職報告中的有些績,往往需要通過小標題的形式予以概括和表現(xiàn),這樣就會形成通常稱做段旨句的“虛”題。對于這樣的概括性的“虛”題,更需要有切實有力的“實”作為支撐和依托,要有實實在在的已經(jīng)進行了的工作和活動。事實必須確鑿無誤,原原本本地反映事情的本來面目。否則“虛”就可能會蒼白無力,難以服人。如:
……
4.創(chuàng)新工作方法,刺激就業(yè)。200×年再就業(yè)工作中,我們有針對性地提出了“十、百、千”工程,當年在全市樹立了××個自主創(chuàng)業(yè)的本文典型,××個下崗職工示范店,共吸納了××萬名下崗工人再就業(yè)。200×年年底我們組織的冬季“送技能、送崗位、送培訓(xùn)”大型送溫暖活動,參加各類求職人員×萬余人,當場簽訂就業(yè)協(xié)議有××人?!?/p>
述職者著意表現(xiàn)的“績”(創(chuàng)新工作方法,刺激就業(yè))在這樣確確實實的事實陳述中顯得切實有力、令人信服,可謂“用事實說話”。這樣的表述,自然會得到領(lǐng)導(dǎo)的認可、群眾的滿意、評委的肯定。
當然,用事實說話,切忌弄虛作假和語焉不詳,決不能“添油加醋”或借題發(fā)揮,玩弄文字游戲,大作表面文章;更不允許無中生有,胡編亂造。那樣做的結(jié)果,必然是弄巧成拙,到頭來“竹籃打水一場空”。
三、抑揚結(jié)合,彰顯辯證
所謂抑揚,是指行文中根據(jù)生活的真實和藝術(shù)的辯證法,使情節(jié)安排、事物發(fā)展等呈現(xiàn)出符合生活客觀和作者主觀的起伏變化。值得注意的是,運用抑揚法須把握好主次之分,寫作時要把重心放在或抑或揚的行文意圖上,不可平均用力。
一份好的述職報告不能光是成績的羅列,“報喜不報憂”。滿篇皆成績,亦有可能給人以言過其實或王婆賣瓜之感。一般的做法是,可以先揚后抑。即在“曬”自己的成績的同時,也擺明自身存在的問題或不足,值得改進的方面還有哪些等等。只有在述職報告中客觀地列出個人存在的一些問題,才能讓有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)感受到你辯證的睿智和勇于自我批評的精神。這一點,在工作總結(jié)這種文體的寫作中也有所體現(xiàn)。
從寫作策略的角度來看,后面的“抑”不僅僅是一個自我批評的態(tài)度問題,也是一個提升述職者個人形象的好機會。處理得好,能夠彰顯述職者的智慧、勇氣和心胸,有效強化前面的“揚”,給領(lǐng)導(dǎo)或評委一個更加全面、深刻、良好的印象?!敖馃o足赤、人無完人”,明乎此,我們大可不必陳述成績時挺胸抬頭、趾高氣揚,一說到不足或缺陷,就扭扭捏捏、閃爍其辭。其實,談成績不避缺點,只要處理得好,就一定能夠化不利為有利、變被動為主動,贏得評審官和人民群眾的好感,為你的述職報告增光添彩。如:
在200×年,我在工 作中雖然取得了一些成績,但也還存在一些亟待解決的問題。主要有:對本市景區(qū)景點的開發(fā)建設(shè)缺乏詳細指導(dǎo),盲目性、隨意性比較大;對與旅游相關(guān)行業(yè)間的協(xié)作協(xié)調(diào)不力,使行業(yè)向產(chǎn)業(yè)的跨越受到制約;局機關(guān)政治理論學(xué)習(xí)抓得不夠緊,政治思想工作做得不夠細。這些都是我要在今后的工作中逐步加以解決的。
應(yīng)該說,述職者在文中的自我解剖是比較中肯的。而且,這樣的自我檢討“瑕不掩瑜”,不僅不會影響到前面的“績”的價值,反而能夠更好凸顯述職者的坦誠和“績”的可信。
四、分條切割,綱舉目張
分條切割是文章的一種結(jié)構(gòu)布局方法。是指構(gòu)思文章時以符合客觀事物的邏輯順序為基本要求,根據(jù)表意(綱)的需要,把結(jié)構(gòu)分成一些相互聯(lián)系的條條塊塊(目),并用小標題引領(lǐng),將述職者的履職情況分別進行闡述。對于應(yīng)用寫作而言,這種方法能夠更好地陳述事況、闡明思想或主旨。
述職者多為主管一方面和多方面的領(lǐng)導(dǎo)干部,要述的事情和業(yè)績可能很多。那么,在述績的過程中就要確立一個分條切割、分層敘述、分塊介紹的表達理念,切不可眉毛胡子一把抓,蘿卜白菜一鍋燴。那樣,既有可能淹沒了頗有份量的好成績,也有可能給人造成述職者邏輯混亂的不良印象,從而影響述職報告的質(zhì)量,造成本可避免的損失。
如一位大學(xué)分院的黨總支副書記的述職報告正文(有刪減):
尊敬的各位領(lǐng)導(dǎo)、同志們:
大家好!
我于200×年元月任現(xiàn)職。對照黨總支副書記的工作職責(zé),結(jié)合本人德、能、勤、績、廉五個方面,在此述職,敬請評議。
一、關(guān)于理論學(xué)習(xí)和思想政治工作(略)
二、關(guān)于黨的建設(shè)和日常工作(略)
三、關(guān)于教學(xué)工作和師資隊伍建設(shè)(略)
四、關(guān)于自身學(xué)習(xí)、修養(yǎng)及其他(略)
五、關(guān)于存在的問題和今后的打算。(略)
請同志們監(jiān)督。
述職完畢,謝謝大家。
全文被分割成有機聯(lián)系的五塊,每一塊都有各自相對獨立的內(nèi)容,組合在一起,較好地說明述職者的成績以及其他德、能、勤、廉等情況。這種分條切割、綱舉目張的寫法,事實上已經(jīng)得到普遍的認可和采用。特別強調(diào)一點,在寫作實踐中,要著重把握的是如何劃分好塊,使領(lǐng)導(dǎo)和評委能夠一聽了然。這就需要述職者根據(jù)上級要求和本單位的實際情況,結(jié)合個人職責(zé),精心構(gòu)思,科學(xué)布局,使分割的條或塊既能較全面地反映述職者的績,又不致出現(xiàn)條塊重疊、內(nèi)容交*等邏輯問題。
述職提要
第一、關(guān)于述職報告的本身。為何述職?解決什么問題?只是簡單讓大家亮亮相,還是讓大家通過述職解決問題?
工作述職,首先應(yīng)對業(yè)績以及職責(zé)有一個明確陳述。重點是把履職經(jīng)驗與組織分享,否則向老總一個人匯報就可以了??偨Y(jié)、提煉你過去一年有哪些成功的經(jīng)驗。通過成功經(jīng)驗的分享,本身就是一個學(xué)習(xí)。而且通過總結(jié),提煉經(jīng)驗,也是完成一個系統(tǒng)。
在陳述過程中,要以數(shù)據(jù)和事實來說話;同時要注重對成功經(jīng)驗的提煉,不要只是一種羅列,我今天干了些什么……有的述職列了幾十條,記流水帳,沒有對流水帳進行提煉,對于成功經(jīng)驗,沒有去很好地、系統(tǒng)地予以總結(jié)。述職的最終目的是通過總結(jié)經(jīng)驗對系統(tǒng)加以改進。
第二、述職的再一個目的是尋找問題。即一年來我們存在什么問題;同時找到產(chǎn)生問題的原因。通過分析找出問題,避免以后犯同樣的錯誤。允許犯錯誤,但不要犯同樣的錯。我們應(yīng)該深入地去分析問題,找出問題責(zé)任人,相關(guān)原因何在?從教訓(xùn)中去學(xué)習(xí),不要回避問題的責(zé)任人,要找到問題的關(guān)鍵及解決問題的方法。要避免局限于談現(xiàn)象,缺乏原因、責(zé)任人、今后如何避免等分析。
第三、述職本身是一個能力開發(fā)過程,是對自我能力,以及團隊能力的一個開發(fā)過程。除講業(yè)績經(jīng)驗以及問題,還要分析我們團隊的建設(shè)及人力資源管理問題。
人力資源不應(yīng)是人力資源部一個部門的事,而是每個管理者都要參與的事。部門經(jīng)理要對本部門的人才結(jié)構(gòu)、核心人才流失負責(zé)。如果我們?nèi)瞬帕舨蛔?,人才結(jié)構(gòu)沒有提升,那說明你的業(yè)績沒有提升。
如何把我們的人力資源建設(shè)、企業(yè)文化建設(shè)放在述職中?對此我們談得較少。說明我們在對業(yè)績的陳述中,對軟件即隊伍建設(shè)、文化建設(shè)、團隊建設(shè)關(guān)注不夠。很少有人去分析能力提升,我的能力有哪些不夠?明年我在能力上要有哪些提升?管理上要有哪些提升?而且不光是個人,還包括團隊。如果團隊的能力提升得不夠,那么僅靠個人能力提升也是不夠的。
第四、確定新目標,新思路,新系統(tǒng)是述職的又一要求。因為述職是一個管理過程,可以及時發(fā)現(xiàn)問題,改進工作,這是一個新思路的產(chǎn)生過程。
為什么要讓領(lǐng)導(dǎo)參加?就是讓你的思路讓領(lǐng)導(dǎo)了解。這是一個良性互動概念。評委已不僅是評價打分,而更為重要的是通過了解述職人的新思路,來考慮它與大局、與集團或公司的整體思路是否吻合。這個過程也是高層與基層的一個溝通過程,一個相互達成共識的過程。所以說,述職是一個管理過程,一個系統(tǒng)過程。一種績效推進系統(tǒng)的原因所在。
為何要讓文員參加?要相關(guān)部門參加?這就是要讓相關(guān)部門認識到,我怎么去提供支持。看其他部門在做什么,我怎么辦、怎么做。
第五、在提出新思路、新觀念的同時,我們還要思考我們面臨什么樣的挑戰(zhàn)、什么樣的機會。在談新思路時,要有一個透晰的分析。
第六、述職過程是一個尋求支持、尋求資源的過程。因為當我們做到一定程度時,需要的是一種整體績效,我們的產(chǎn)研銷部門絕對不是一個局部績效,它要求的是一個整體績效。所以在這樣一個條件下,你需要你的上級、相關(guān)部門提供一個什么樣的支持?要利用這個機會,明確提出你的要求。
述職本身就是一個溝通,更多的應(yīng)是提出變革與創(chuàng)新,不要僅是做職責(zé)的羅列。我們所要求提倡的是創(chuàng)新性的策略與措施,重點應(yīng)在這方面,更多的是看公司下一步可持續(xù)性發(fā)展、為公司的變革與創(chuàng)新,我要做出哪些創(chuàng)新性貢獻。
一份述職報告
xxxxxx
——任 期 述 職 報 告
xxx
(x年x月x日)
自x任職已x年。
任期內(nèi),在xxx、xxx的領(lǐng)導(dǎo)下,依靠各xx部門、xx部門的xx及xx、尤其xxx人員的共同努力,在自己分管的xxx等方面開展了一些工作?,F(xiàn)將有關(guān)情況簡要匯報如下:
一、主要工作完成情況
(一)強化xxxx,堅持xxxx
工作述職,首先應(yīng)對業(yè)績以及職責(zé)有一個明確陳述。重點是把履職經(jīng)驗與組織分享,否則向老總一個人匯報就可以了??偨Y(jié)、提煉你過去一年有哪些成功的經(jīng)驗。通過成功經(jīng)驗的分享,本身就是一個學(xué)習(xí)。而且通過總結(jié),提煉經(jīng)驗,也是完成一個系統(tǒng)。
在陳述過程當中,要以數(shù)據(jù)和事實來說話;同時要注重對成功經(jīng)驗的提煉,不要只是一種羅列,我今天干了些什么……有的述職列了幾十條,記流水帳,沒有對流水帳進行提煉,對于成功經(jīng)驗,沒有去很好地、系統(tǒng)地予以總結(jié)。述職的最終目的是通過總結(jié)經(jīng)驗對系統(tǒng)加以改進。
第二、述職的再一個目的是尋找問題。即一年來我們存在什么問題;同時找到產(chǎn)生問題的原因。通過分析找出問題,避免以后犯同樣的錯誤。允許犯錯誤,但不要犯同樣的錯。我們應(yīng)該深入地去分析問題,找出問題責(zé)任人,相關(guān)原因何在?從教訓(xùn)中去學(xué)習(xí),不要回避問題的責(zé)任人,要找到問題的關(guān)鍵及解決問題的方法。要避免局限于談現(xiàn)象,缺乏原因、責(zé)任人、今后如何避免等分析。
第三、述職本身是一個能力開發(fā)過程,是對自我能力,以及團隊能力的一個開發(fā)過程。除講業(yè)績經(jīng)驗以及問題,還要分析我們團隊的建設(shè)及人力資源管理問題。
人力資源不應(yīng)是人力資源部一個部門的事,而是每個管理者都要參與的事。部門經(jīng)理要對本部門的人才結(jié)構(gòu)、核心人才流失負責(zé)。如果我們?nèi)瞬帕舨蛔。瞬沤Y(jié)構(gòu)沒有提升,那說明你的業(yè)績沒有提升。
如何把我們的人力資源建設(shè)、企業(yè)文化建設(shè)放在述職中?對此我們談得較少。說明我們在對業(yè)績的陳述中,對軟件即隊伍建設(shè)、文化建設(shè)、團隊建設(shè)關(guān)注不夠。很少有人去分析能力提升,我的能力有哪些不夠?明年我在能力上要有哪些提升?管理上要有哪些提升?而且不光是個人,還包括團隊。如果團隊的能力提升得不夠,那么僅靠個人能力提升也是不夠的。
第四、確定新目標,新思路,新系統(tǒng)是述職的又一要求。因為述職是一個管理過程,可以及時發(fā)現(xiàn)問題,改進工作,這是一個新思路的產(chǎn)生過程。
為什么要讓領(lǐng)導(dǎo)參加?就是讓你的思路讓領(lǐng)導(dǎo)了解。這是一個良性互動概念。評委已不僅是評價打分,而更為重要的是通過了解述職人的新思路,來考慮它與大局、與集團或公司的整體思路是否吻合。這個過程也是高層與基層的一個溝通過程,一個相互達成共識的過程。所以說,述職是一個管理過程,一個系統(tǒng)過程。一種績效推進系統(tǒng)的原因所在。
為何要讓文員參加?要相關(guān)部門參加?這就是要讓相關(guān)部門認識到,我怎么去提供支持??雌渌块T在做什么,我怎么辦、怎么做。
第五、在提出新思路、新觀念的同時,我們還要思考我們面臨什么樣的挑戰(zhàn)、什么樣的機會。在談新思路時,要有一個透晰的分析。
第六、述職過程是一個尋求支持、尋求資源的過程。因為當我們做到一定程度時,需要的是一種整體績效,我們的產(chǎn)研銷部門絕對不是一個局部績效,它要求的是一個整體績效。所以在這樣一個條件下,你需要你的上級、相關(guān)部門提供一個什么樣的支持?要利用這個機會,明確提出你的要求。
述職本身就是一個溝通,更多的應(yīng)是提出變革與創(chuàng)新,不要僅是做職責(zé)的羅列。我們所要求提倡的是創(chuàng)新性的策略與措施,重點應(yīng)在這方面,更多的是看公司下一步可持續(xù)性發(fā)展、為公司的變革與創(chuàng)新,我要做出哪些創(chuàng)新性貢獻。
附件:一份述職報告
××××××
——任 期 述 職 報 告
×××
(×年×月×日)
自×任職已×年。
任期內(nèi),在×××、×××的領(lǐng)導(dǎo)下,依靠各××部門、××部門的××及××、尤其×××人員的共同努力,在自己分管的×××等方面開展了一些工作?,F(xiàn)將有關(guān)情況簡要匯報如下:
一、主要工作完成情況
(一)強化××××,堅持××××
1。 科研貼近市場,推進技術(shù)創(chuàng)新
企業(yè)生存與發(fā)展的關(guān)鍵在于技術(shù)創(chuàng)新。作為面向市場的××單位,近年來我公司在選擇科研方向、開展科研工作中,始終堅持“科研選題貼近市場、科研工作結(jié)合生產(chǎn)”的原則,著眼本地區(qū)、本行業(yè)的特點,瞄準了一些有市場前景的熱點技術(shù)問題,結(jié)合生產(chǎn)實際,開展系列研究,取得了顯著成效。如“×××”、“×××”“×××”、“×××”等一批課題,均較好地體現(xiàn)了上述原則,其成果既具有較好的社會效益、推進了技術(shù)進步,又為公司創(chuàng)造了豐厚的經(jīng)濟效益。
任期內(nèi),我公司獲國家 獎×項,省部級 獎×項,部級優(yōu)秀軟件獎×項。在國內(nèi)外發(fā)表學(xué)術(shù)論文×余篇,有×篇論文獲得全國同行業(yè)、市、市自然科學(xué)優(yōu)秀論文獎。
2。 樹立××意識,開展××創(chuàng)優(yōu)
引資引智與規(guī)范治理
國際金融公司于2002年入股南京銀行后,在激活并提高南京銀行公司治理水平上發(fā)揮了重要的先導(dǎo)作用。當時,國際金融公司的股份為15%,南京銀行也成為當時外資占比最高的國內(nèi)銀行。
國際金融公司提倡“好的公司應(yīng)該有好的董事會”的理念,強化了南京銀行的內(nèi)控建設(shè)、風(fēng)險建設(shè)和發(fā)展規(guī)劃的建設(shè),同時完善了內(nèi)部管理機構(gòu)??梢哉f,通過“引資引智”,南京銀行領(lǐng)導(dǎo)層認識到了完善公司治理機制的重要性,并根據(jù)自身發(fā)展狀況切實予以加強。
南京銀行是啟動IPO較早的城市商業(yè)銀行,要想成功發(fā)行上市,最重要的一條是治理要規(guī)范。這一時期,南京銀行董事會切實將完善公司治理建設(shè)列為工作的重中之重,公司治理水平有了質(zhì)的突破。
此外,這段時期,南京銀行還引進了戰(zhàn)略投資者法國巴黎銀行,發(fā)行了次級債券,可以說,南京銀行的公司治理較好地體現(xiàn)了職責(zé)明確、分權(quán)制衡、規(guī)范運作、科學(xué)合理的公司治理要求。
2007年上市后,公司治理也開始由形備到神似的變化。
在建立激勵約束機制上,按照財政部的要求和銀監(jiān)會的《商業(yè)銀行穩(wěn)健薪酬指引》,修訂了《高級管理人員考評和薪酬激勵管理辦法》,增加了風(fēng)險指標的考核和部分薪酬延期支付制度,使考核更加全面、科學(xué)、有效。在具體考核上,則實行民主測評、董事考評以及監(jiān)事會綜合評價相結(jié)合的方式,實現(xiàn)對高級管理人員履職的科學(xué)考評,較好地做到了個人業(yè)績與公司可持續(xù)發(fā)展的有機統(tǒng)一。
提高公司治理水平在于細節(jié)
規(guī)范與完善內(nèi)控程序。主要表現(xiàn)在有較為全面的制度和程序,而且不折不扣地執(zhí)行。比如,在董事的提名上,董事會對董事人選的原則是用能人,而不是“花瓶”,這點在獨立董事的提名程序中體現(xiàn)得特別明顯。董事會提名及薪酬委員會有搜尋、初審獨立董事人選的工作職責(zé)。該委員會按照任職條件的規(guī)定,嚴格對獨立董事候選人進行形式和實質(zhì)審核。形式上的審核主要是對提供資料的完整性和真實性進行審查;而實質(zhì)審核非常重要,主要是通過多方渠道對其履職的能力和品行進行深入了解,力求能夠體現(xiàn)“專業(yè)和專注”的履職要求,而且初審的原則是“不求名氣,只求合適”,以真正提高南京銀行的公司治理水平為目標。
注重董事會軟環(huán)境建設(shè)。一般來說,董事會只關(guān)注議案的表決情況和決策的效率,而不太關(guān)心董事提出的各式各樣與公司治理緊密相關(guān)的問題。但南京銀行董事會認為,公司治理的不斷提高就是在于細節(jié),所以對董事無論是在各類會議中、實地調(diào)研中還是與經(jīng)營層溝通中提出的好的建議和方法,都及時歸總并強化落實,具體到相關(guān)責(zé)任人和完成時間,并定期在董事會上進行反饋,使董事感到自己的建議得到了尊重和重視。比如:針對今年上半年南京銀行一位外籍董事提出的注重同業(yè)資產(chǎn)風(fēng)險、表外資產(chǎn)中的理財產(chǎn)品風(fēng)險的建議,董事會立即讓經(jīng)營層予以調(diào)查落實,經(jīng)營層迅速展開專項管理工作,并及時向董事會風(fēng)險管理委員會進行了詳細的書面報告,并在下次董事會會議上向全體董事會成員做了通報。正是這些點點滴滴的良性循環(huán),在潛移默化中提升了公司治理水平,也提高了董事履職的主動性和積極性。
創(chuàng)新風(fēng)險管控舉措。在風(fēng)險管理上,南京銀行先后制定并完善了七大風(fēng)險管理政策和相適應(yīng)的風(fēng)險管理程序、流程。尤其是今年,南京銀行認真執(zhí)行“三辦法一指引”,積極進行地方政府融資平臺貸款的“解包還原”,嚴格房地產(chǎn)貸款風(fēng)險管理,有效開展“內(nèi)控和案防制度執(zhí)行年”活動,提升了公司治理效果。同時,完善了風(fēng)險條線的組織架構(gòu),設(shè)立了經(jīng)營層內(nèi)部控制和風(fēng)險管理委員會,設(shè)立了風(fēng)險管理部、授信審批部、資產(chǎn)保全部,理順了風(fēng)險作業(yè)機制;按照銀監(jiān)會的“六項機制”要求,建立了小企業(yè)金融部,并按照“兩個不低于”強化了對小企業(yè)的經(jīng)營和管理;建立了金融市場部、會計結(jié)算部和營運管理部,強化了市場風(fēng)險和操作風(fēng)險的管理。
在發(fā)展戰(zhàn)略上,南京銀行建立了三年發(fā)展規(guī)劃,科學(xué)指導(dǎo)全行的經(jīng)營方向和經(jīng)營目標,并按照自身實際狀況建立了發(fā)展規(guī)劃年度回溯評價機制,提高了發(fā)展規(guī)劃執(zhí)行的合理性和可行性,保證了南京銀行的可持續(xù)發(fā)展。
在資本管理方面,南京銀行制定了《資本管理辦法》、《資本充足率管理辦法》和《三年資本規(guī)劃》,強化了對資本的規(guī)模、風(fēng)險和持續(xù)補充等方面的管理,逐步在資產(chǎn)負債配比、經(jīng)濟資本考核和小企業(yè)專營等方面加以運用,同時,通過對年度投資參股計劃和分支機構(gòu)發(fā)展計劃進行資本量化分析,保證了對資本實行長效管理。
做好董事會履職評價。確切地說,南京銀行2007年上市后,董事會開始實行每年度的董事會履職自評價報告制度,報告著重在公司治理、發(fā)展戰(zhàn)略、風(fēng)險、金融創(chuàng)新、審計監(jiān)督等方面按照自身實際情況,實事求是地進行自評價。南京銀行董事會在自評價過程中,發(fā)現(xiàn)自己的風(fēng)險量化管理工作存在缺陷,就及時科學(xué)地制定了《風(fēng)險限額管理體系建設(shè)規(guī)劃》,并于每年初制定年度的風(fēng)險限額,將風(fēng)險量化管理嵌入到日常風(fēng)險管理工作中去。在完善內(nèi)部控制體系中,雖然較早建立了《內(nèi)部控制體系框架與要求》制度,制定了很多的內(nèi)部控制制度,但內(nèi)部控制執(zhí)行情況如何,董事會難以詳細完整地了解。2007年底,董事會要求經(jīng)營層報告內(nèi)部控制年度開展情況,并出具年度內(nèi)部控制自評估報告,可以說,這項機制的形成,使董事會對內(nèi)部控制的整體情況和突出問題有了把握,為制定正確的整改措施打下了基礎(chǔ)。