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摘 要 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心(Financial Shared Service Center,簡(jiǎn)稱FSSC)作為一種較新的財(cái)務(wù)管理模式正在許多國(guó)內(nèi)集團(tuán)企業(yè)中興起與推廣。很多企業(yè)紛紛成立財(cái)務(wù)共享中心,然而在實(shí)踐中很多企業(yè)發(fā)現(xiàn)成本并不如預(yù)計(jì)的那樣實(shí)現(xiàn)了節(jié)約,出現(xiàn)了財(cái)務(wù)人員總體業(yè)務(wù)能力水平不高,流動(dòng)頻繁等問題。本文就財(cái)務(wù)共享中心的目的出發(fā),討論了其優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì),并結(jié)合壽險(xiǎn)公司的特點(diǎn)建立財(cái)務(wù)共享中心提出建議。
關(guān)鍵詞 壽險(xiǎn)公司 財(cái)務(wù) 共享中心
一、財(cái)務(wù)共享中心的含義及產(chǎn)生背景
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心(Financial Shared Service Center,簡(jiǎn)稱FSSC)作為一種較新的財(cái)務(wù)管理模式正在許多國(guó)內(nèi)集團(tuán)企業(yè)中興起與推廣。福特汽車(FORD)公司是世界上公認(rèn)的第一個(gè)設(shè)立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的企業(yè),20世紀(jì)80年代初,他就在歐洲設(shè)立了第一個(gè)FSSC,并將其屬下公司共同的、簡(jiǎn)單的、重復(fù)的、標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)都集中到該中心來操作,實(shí)施全集團(tuán)的共享服務(wù)。時(shí)至今日,在海外大企業(yè)中設(shè)立“財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心”的企業(yè)比比皆是,而在國(guó)內(nèi),這些年隨著跨國(guó)企業(yè)將這一模式帶入,國(guó)內(nèi)大型企業(yè)也逐步開始這方面的努力。1999年摩托羅拉(Motorola)在天津成立了亞洲財(cái)務(wù)結(jié)算中心,2006年更名為摩托羅拉全球會(huì)計(jì)服務(wù)中心;2003年埃森哲(Accenture)在上海成立亞太共享服務(wù)中心,為在10個(gè)亞太國(guó)家19個(gè)工作地點(diǎn)的1.4萬名埃森哲員工提供支持服務(wù);2004年,惠普(HP)在大連成立共享服務(wù)中心,為北亞地區(qū)的日本、韓國(guó)和中國(guó)員工提供共享服務(wù)支持;2005年中興通訊(ZTE)引入財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式;2006年2月,中英人壽保險(xiǎn)公司在國(guó)內(nèi)建立了外資保險(xiǎn)業(yè)中第一個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心;2007年,輝瑞制藥在大連成立其全球財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心亞太分部,與其美洲分部、歐洲分部共同組成一個(gè)提供標(biāo)準(zhǔn)化和最優(yōu)化會(huì)計(jì)處理流程的全球運(yùn)營(yíng)體系。
二、財(cái)務(wù)共享中心案例及問題分析
(一)財(cái)務(wù)共享中心的優(yōu)勢(shì)
1.運(yùn)作成本降低。共享的好處之一是節(jié)約成本,如分析一個(gè)“共享服務(wù)中心”人員每月平均處理憑證數(shù)、單位憑證的處理費(fèi)用等。這方面的效益主要通過減少人員數(shù)目和減少中間管理層級(jí)來實(shí)現(xiàn)。如果“共享服務(wù)中心”建立在一個(gè)新的地點(diǎn),通常成本的降低效果更顯著,原因是:通常選擇的新地點(diǎn),當(dāng)?shù)氐男劫Y水平會(huì)較低;通過在“共享服務(wù)中心”建立新型的組織結(jié)構(gòu)和制定合理的激勵(lì)制度,能顯著地提高員工的工作效率,并形成不斷進(jìn)取的文化。
2.財(cái)務(wù)管理水平與效率提高。比如,對(duì)所有子公司采用相同的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程,廢除冗余的步驟和流程“共享財(cái)務(wù)服務(wù)中心”擁有相關(guān)子公司的所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)匯總、分析不再費(fèi)時(shí)費(fèi)力,更容易做到跨地域、跨部門整合數(shù)據(jù);某一方面的專業(yè)人員相對(duì)集中,公司較易提供相關(guān)培訓(xùn),培訓(xùn)費(fèi)用也大為節(jié)省,招聘資深專業(yè)人員也變得可以承受“共享服務(wù)中心”人員的總體專業(yè)技能較高,提供的服務(wù)更專業(yè)。此外“共享服務(wù)中心”的模式也使得IT系統(tǒng)(硬件和軟件)的標(biāo)準(zhǔn)化和更新變得更迅速、更易用、更省錢。
3.企業(yè)整合能力與核心競(jìng)爭(zhēng)力提高。公司在新的地區(qū)建立子公司或收購其它公司,“共享服務(wù)中心”能馬上為這些新建的子公司提供服務(wù)。同時(shí),公司管理人員更集中精力在公司的核心業(yè)務(wù),而將其它的輔助功能通過“共享服務(wù)中心”提供的服務(wù)完成。“共享服務(wù)中心”將企業(yè)管理人員從繁雜的非核心業(yè)務(wù)工作中解放出來。
4.向外界提供商業(yè)化服務(wù)。有些公司開始利用“共享服務(wù)中心”(一般為獨(dú)立的子公司)向其它公司提供有償服務(wù)。
(二)財(cái)務(wù)共享中心的劣勢(shì)
1.財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)帶來溝通成本增加。物理距離的導(dǎo)致了與業(yè)務(wù)部門之間溝通不直接,財(cái)務(wù)人員難以獲得夠充分的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信 息,而難以判斷其反映信息是否符合公司內(nèi)部決策需要;而在基層的財(cái)務(wù)人員在成立財(cái)務(wù)共享中心后,會(huì)計(jì)角色被弱化,財(cái)務(wù)參與監(jiān)督及決策的職能也逐漸消失,導(dǎo)致基層業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)之間的溝通成本增加。
2.財(cái)務(wù)人員操作性增加,不利于專業(yè)能力培養(yǎng)。企業(yè)IT環(huán)境下的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,會(huì)計(jì)人員常打交道的紙質(zhì)工具不再存在,所有記賬憑證也不再打印,取而代之的是應(yīng)用掃描軟件將原始憑證統(tǒng)一掃入到電腦,全部以圖片的格式存放,在ERP系統(tǒng)中的每個(gè)會(huì)計(jì)憑證對(duì)應(yīng)到的圖片軟件標(biāo)號(hào)并可隨時(shí)調(diào)用。由于對(duì)發(fā)票實(shí)物的審核仍需要有一定的專業(yè)性,很多公司仍然需要招募會(huì)計(jì)人員處理掃描業(yè)務(wù),因此,各子公司一些財(cái)務(wù)人員從會(huì)計(jì)的角色轉(zhuǎn)變?yōu)榱藨{證掃描員,不利于基層財(cái)務(wù)隊(duì)伍的穩(wěn)定和專業(yè)能力的培養(yǎng),出現(xiàn)非財(cái)務(wù)人員不合適做,而財(cái)務(wù)人員不愿意做的局面。
3.人員流動(dòng)頻繁。由于基層財(cái)務(wù)大部分工作都高度集中在財(cái)務(wù)共享中心,基層工作高度操作性,而在財(cái)務(wù)中心大量的工作,不得不對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)中高度的細(xì)分。使得財(cái)務(wù)人員長(zhǎng)時(shí)間處理簡(jiǎn)單的某個(gè)細(xì)分作業(yè),長(zhǎng)時(shí)間后財(cái)務(wù)人員機(jī)械化,缺乏成就感而產(chǎn)生人員頻繁流動(dòng)想象,導(dǎo)致招聘成本和培訓(xùn)成本增加。
4.成本是否節(jié)約難以評(píng)估。盡管通過財(cái)務(wù)中心的建設(shè)可以利用規(guī)模效應(yīng),提高效率,減少財(cái)務(wù)人員,避免機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)人員冗余等各項(xiàng)優(yōu)勢(shì)。然而,隨著財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)往往會(huì)有大量的人力投入項(xiàng)目前期建設(shè)、職場(chǎng)成本增加、設(shè)備投入增加等間接性的增量的成本投入。以職場(chǎng)成本為例子,事實(shí)上在構(gòu)建造財(cái)務(wù)共享中心后,各分子公司不會(huì)因財(cái)務(wù)人員的減少而顯著地降低職場(chǎng)成本,而新職場(chǎng)成本的投入?yún)s是很大的增量成本。另外,由于上述專業(yè)性能力培養(yǎng)、人員流動(dòng)頻繁問題而導(dǎo)致的間接招聘、培訓(xùn)成本的增加,甚至在某一區(qū)域內(nèi)招聘大量的基礎(chǔ)財(cái)務(wù)人員的問題等隱性成本增加都難以估計(jì)。所以,總體的成本節(jié)約效益體現(xiàn)并不十分明顯。
關(guān)鍵詞:國(guó)企分公司;財(cái)務(wù)管理共享服務(wù)中心;核算工作
現(xiàn)如今,世界市場(chǎng)逐漸形成,公司與公司之間不再是獨(dú)立的經(jīng)營(yíng)個(gè)體,而是集中管理的新模式。國(guó)有企業(yè)在我國(guó)經(jīng)濟(jì)中占據(jù)著十分重要的作用,如何做好分公司的財(cái)務(wù)管理工作,將分公司與公司的核心業(yè)務(wù)整合起來,建立財(cái)務(wù)共享中心,就成為了當(dāng)前的重點(diǎn)工作。當(dāng)然,這是一個(gè)長(zhǎng)期和艱巨的任務(wù),在新技術(shù)的應(yīng)用下,本文就對(duì)相關(guān)手段和財(cái)務(wù)共享中心的建立做一個(gè)簡(jiǎn)要的分析,從而切實(shí)提高公司的經(jīng)營(yíng)水平。
一、有關(guān)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的概述
共享服務(wù)中心,以共享和服務(wù)為核心,在《共享服務(wù)精要》中明確提出了他的含義,即共享服務(wù)是行動(dòng)的指南,它能夠?qū)⒁粋€(gè)獨(dú)立的管理體系轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒑唾Y源共享的新體系,通過各種業(yè)務(wù)之間的整合,做好數(shù)據(jù)的傳遞和共享。與原來的單獨(dú)管理不同,共享服務(wù)中心能夠?qū)⒏黝愋畔⒃诜止局g實(shí)現(xiàn)共享,減少了紙質(zhì)文檔傳送存在的不足,并達(dá)到節(jié)約成本的目的,提高工作的效率和質(zhì)量。從技術(shù)上分析,“財(cái)務(wù)共享服務(wù)”是將信息技術(shù)利用起來的一種手段,突出技術(shù)優(yōu)勢(shì),有助于信息管理更加科學(xué),也能夠優(yōu)化組織內(nèi)部結(jié)構(gòu)、降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本、規(guī)范業(yè)務(wù)流程、提升流程效率,并從市場(chǎng)的內(nèi)部和外部等不同角度給客戶提供專業(yè)的生產(chǎn)服務(wù)管理模式。
二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)施的前提
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)用和現(xiàn)代化技術(shù)的推廣,并非一個(gè)簡(jiǎn)單的過程,它需要長(zhǎng)時(shí)間的探索和努力,需要將各類信息整合起來,突出技術(shù)優(yōu)勢(shì)。從某種意義上而言,最重要也是最關(guān)鍵的一點(diǎn),就是制度的保證與完善,只有落實(shí)科學(xué)的體系,按照規(guī)范化的制度實(shí)施作業(yè),共享信息,才能保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確傳遞和共享,才能確保業(yè)務(wù)的正確開展。
為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo),目前市面上有很多先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng),如:SAP 系統(tǒng)、金蝶EAS系統(tǒng)等,都集成了財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、運(yùn)營(yíng)管理等 ERP 基礎(chǔ)核心模塊。財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)在業(yè)務(wù)上完全與其他子系統(tǒng)(如采購、庫存、生產(chǎn)、銷售管理等業(yè)務(wù)功能模塊)高度實(shí)時(shí)集成。其優(yōu)勢(shì)在于,能夠?qū)崿F(xiàn)信息和數(shù)據(jù)的高度集成,制定完整的工作方法,并符合不同類型公司的經(jīng)營(yíng)需要,做到了內(nèi)部和外部信息的整合應(yīng)用。
三、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)作模式
(一)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式下的核算方法
與傳統(tǒng)的核算方式不同,基于現(xiàn)代化手段下的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)作方法,打破了固有理念的束縛,是對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)實(shí)施的科學(xué)性應(yīng)用?,F(xiàn)如今,我國(guó)公司和國(guó)企改革深入推行,企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大,傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理與核算方式自然無法符合需要,只有推行新的管理,落實(shí)共享技術(shù),才能更好的適應(yīng)企業(yè)壯大發(fā)展的要求。因此,要提高企業(yè)的管理能力和水平,必須要將IT技術(shù)和先進(jìn)的 ERP 軟件有機(jī)的結(jié)合在一起,搭建網(wǎng)絡(luò)集中管理模式。實(shí)現(xiàn)信息的有機(jī)整合,做好財(cái)務(wù)核算、、費(fèi)用報(bào)銷、資金管理、檔案管理等的集成化控制,建立全面完善的管理體系,從而進(jìn)行集中化的財(cái)務(wù)核算工作。
(二)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式下的報(bào)銷系統(tǒng)
基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)下的中心管理模式,要落實(shí)好管理核算,必須提高報(bào)銷系統(tǒng)的科學(xué)性,簡(jiǎn)言之就是要推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用,將財(cái)務(wù)管理工作集成起來,構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息管理平臺(tái),搭建新的管理方法。財(cái)務(wù)管理工作可以實(shí)施在線、實(shí)施監(jiān)控、實(shí)時(shí)提交和反饋任何問題,可以及時(shí)處理問題,各部門可以及時(shí)提取各種信息,實(shí)現(xiàn)真正意義上的資源共享。網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷的實(shí)現(xiàn),徹底改變了傳統(tǒng)報(bào)銷模式下的各種問題。員工在網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)中填寫電子報(bào)銷單,包括報(bào)銷事項(xiàng)、涉及的費(fèi)用科目、員工的姓名、部門、賬戶等信息,填好后系統(tǒng)會(huì)直接流轉(zhuǎn)到上級(jí)審批人,在上級(jí)審批人電子簽名審批后,報(bào)銷單就流轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的成本費(fèi)用會(huì)計(jì),成本費(fèi)用會(huì)計(jì)進(jìn)行審核通過后生成會(huì)計(jì)憑證,出納收到生成的報(bào)銷電子數(shù)據(jù),通過集成的銀企平臺(tái)直接將加密數(shù)據(jù)送到相關(guān)銀行,由銀行進(jìn)行付款,然后出納核對(duì)銀行付款成功的數(shù)據(jù)并通過報(bào)銷系統(tǒng)確認(rèn)付款成功,報(bào)銷人所報(bào)銷的費(fèi)用就通過網(wǎng)銀系統(tǒng)將款項(xiàng)直接劃撥到了員工申請(qǐng)的賬戶里。
(三)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式下的資金集中管理
對(duì)于任何一個(gè)公司而言,資金都是管理的重點(diǎn)和基礎(chǔ),對(duì)于企業(yè)發(fā)展起到至關(guān)重要的影響。分公司是國(guó)企公司中最重要的部門,它的發(fā)展與建立直接影響著公司的發(fā)展,在分公司中同樣要開展財(cái)務(wù)的嚴(yán)格管理與核算的準(zhǔn)確落實(shí)。也只有實(shí)現(xiàn)資金的集中數(shù)據(jù)分析,才能更好的利用資本,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公司的認(rèn)識(shí),避免出現(xiàn)決策失誤,為整個(gè)集團(tuán)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
對(duì)此,在計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用的推廣之下,企業(yè)必須推行實(shí)施一體化進(jìn)程,開設(shè)網(wǎng)絡(luò)化管理。將銀行建立于企業(yè)管理之上,推動(dòng)全球經(jīng)濟(jì)的一體化模式,開創(chuàng)新的管理方法。具體而言,國(guó)有企業(yè)要充分應(yīng)用信息技術(shù),推行最新的管理手段,建立完善的財(cái)務(wù)管理與核算體系,實(shí)現(xiàn)“銀企互聯(lián)”,使公司與銀行無縫對(duì)接,從而達(dá)到集中開戶、集中結(jié)算、集中運(yùn)作。
四、結(jié)束語
當(dāng)前企業(yè)財(cái)務(wù)管理方面使用財(cái)務(wù)共享中心,這是一種非常先進(jìn)的管理手段,也是一種創(chuàng)新型的財(cái)務(wù)工作方式,與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作相比,財(cái)務(wù)管理中心可以大大的提高財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量,并對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)運(yùn)作有很好的保護(hù)作用。本文對(duì)財(cái)務(wù)共享中心在企業(yè)運(yùn)行中的重要性以及提高集團(tuán)財(cái)務(wù)水平進(jìn)行分析。
1 財(cái)務(wù)共享的內(nèi)涵和特征
1.1 財(cái)務(wù)共享的內(nèi)涵
我們將財(cái)務(wù)工作由單一形式轉(zhuǎn)化為全國(guó)或者全球范圍,對(duì)資源和流程加以整理,以此來發(fā)展經(jīng)濟(jì)規(guī)模化轉(zhuǎn)變,這就是財(cái)務(wù)共享服務(wù)的含義。這種模式可以將會(huì)計(jì)作業(yè)集中進(jìn)行的優(yōu)勢(shì),使得企業(yè)在財(cái)務(wù)管理效率以及質(zhì)量管理效率上同時(shí)提高。另一方面,財(cái)務(wù)共享服務(wù)以其高效率、低成本、低風(fēng)險(xiǎn)的優(yōu)勢(shì)得到了各界社會(huì)人士的認(rèn)可。財(cái)務(wù)共享更加適合資金流動(dòng)性比較大的企業(yè),主要原因是企業(yè)財(cái)務(wù)共享的同時(shí)需要成立專門的財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu),這樣有利于企業(yè)財(cái)務(wù)管理效率的提升。企業(yè)財(cái)務(wù)共享包括的內(nèi)容非常多,除了普通的差旅費(fèi)報(bào)銷、應(yīng)付工資之外,企業(yè)內(nèi)部應(yīng)付賬款、應(yīng)收賬款以及企業(yè)的固定資產(chǎn)也都是財(cái)務(wù)共享的基本內(nèi)容。在現(xiàn)代信息化的背景下,越來越多的企業(yè)開始對(duì)財(cái)務(wù)中心提起重視,而且利用財(cái)務(wù)共享提升企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平已經(jīng)成為各個(gè)企業(yè)的主要方式,筆者相信,在未來,財(cái)務(wù)共享也一定會(huì)得到更多企業(yè)的青睞。
1.2 財(cái)務(wù)共享的特征
第一,管理控制性。管理控制性職能實(shí)際上就是會(huì)計(jì)管理職能和報(bào)告管理職能,以及企業(yè)規(guī)章制度的監(jiān)控執(zhí)行。其中會(huì)計(jì)管理職能主要包含總賬會(huì)計(jì)事務(wù)記錄、結(jié)算和合并等。報(bào)告管理職能則是涵蓋了企業(yè)預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)化報(bào)告編制,以及企業(yè)的盈利能力報(bào)告的制定。第二,基礎(chǔ)操作性?;A(chǔ)操作性職能包含應(yīng)收和應(yīng)付賬款的管理職能、固定資產(chǎn)管理和工資支付管理職能以及賬單發(fā)票管理職能。其中賬單發(fā)票管理職能包括對(duì)供需兩端賬單數(shù)據(jù)質(zhì)量的檢查和制作發(fā)送稅務(wù)發(fā)票。而應(yīng)收應(yīng)付賬款管理職能則主要包含收付款的票據(jù)管理、合規(guī)審核和數(shù)據(jù)處理等職能。第三,戰(zhàn)略規(guī)劃性。主要包含了企業(yè)戰(zhàn)略投資規(guī)劃和投資預(yù)算、企業(yè)稅收整體籌劃、成本分析和現(xiàn)金流規(guī)劃等部分。
2 通過財(cái)務(wù)共享中心提升財(cái)務(wù)管理水平的措施
2.1 降低財(cái)務(wù)管理成本,提高工作效率
利用財(cái)務(wù)共享中心,不僅可以大大降低企業(yè)的財(cái)務(wù)管理成本,而且對(duì)于提高企業(yè)的實(shí)際競(jìng)爭(zhēng)力也具有重要的促進(jìn)作用。當(dāng)前, 大部分企業(yè)在進(jìn)行財(cái)務(wù)管理工作時(shí),都將其分為了若干個(gè)組成部分,使得財(cái)務(wù)管理工作相對(duì)比較分散,這對(duì)于規(guī)模較小的企業(yè)來說,可以分別發(fā)揮財(cái)務(wù)核算部門與財(cái)務(wù)監(jiān)督部門的不同職能與作用,但是如果企業(yè)逐漸擴(kuò)大,這種分散財(cái)務(wù)管理的方式很容易增加企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本,對(duì)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展影響不佳。而如果將財(cái)務(wù)共享中心管理模式運(yùn)用到規(guī)模相對(duì)比較大的企業(yè)中,其優(yōu)勢(shì)尤其明顯。首先,財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)用,會(huì)促使企業(yè)各個(gè)部門建立各自的財(cái)務(wù)職能構(gòu)架體系,相關(guān)的財(cái)務(wù)經(jīng)理、會(huì)計(jì)和出納都會(huì)包含其中。其次,財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)用,會(huì)將企業(yè)的財(cái)務(wù)管理與會(huì)計(jì)核算集中到一起,對(duì)于解決各個(gè)部門之間存在的財(cái)務(wù)管理溝通不暢問題十分有利。最后,財(cái)務(wù)共享中心的設(shè)立,能夠大大簡(jiǎn)化企業(yè)財(cái)務(wù)管理流程,對(duì)于實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的自動(dòng)化與集成化具有重要的作用。此外,企業(yè)在建立財(cái)務(wù)共享中之后,可以精簡(jiǎn)財(cái)務(wù)管理人員,降低企業(yè)財(cái)務(wù)管理成本,促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最大化。
2.2 優(yōu)化財(cái)務(wù)管理工作的流程
財(cái)務(wù)共享中心在企業(yè)內(nèi)部的建立,有助于優(yōu)化企業(yè)財(cái)務(wù)管理流程,提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理的有效性。首先,財(cái)務(wù)共享中心的建立,可以對(duì)財(cái)務(wù)管理工作進(jìn)行細(xì)分,不僅保證了財(cái)務(wù)管理工作的質(zhì)量,而且也提升了財(cái)務(wù)管理工作效率;其次,企業(yè)在建立了財(cái)務(wù)共享中心之后,會(huì)將全部的財(cái)務(wù)管理工作統(tǒng)一在共享中心中進(jìn)行,這樣一來,財(cái)務(wù)共享中心就如同一個(gè)管理企業(yè)財(cái)務(wù)的工廠,便于對(duì)財(cái)務(wù)管理人員的有效監(jiān)督;最后,財(cái)務(wù)共享中心建立以后,企業(yè)的所有子公司在財(cái)務(wù)管理方面都采用相同的流程,可以有效防范企業(yè)在財(cái)務(wù)管理工作中各種風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。
2.3 實(shí)現(xiàn)信息的自動(dòng)化和標(biāo)準(zhǔn)化
企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的建立,完善了企業(yè)財(cái)物管理各項(xiàng)制度,也規(guī)范了財(cái)務(wù)管理各項(xiàng)工作流程,要求企業(yè)的各項(xiàng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息更加真實(shí)有效,同時(shí),企業(yè)的內(nèi)部控制工作也需要進(jìn)一步加強(qiáng)和完善,進(jìn)而使企業(yè)數(shù)據(jù)信息朝著標(biāo)準(zhǔn)化和自動(dòng)化的方向發(fā)展。這樣一來,一方面可以簡(jiǎn)化工作人員的工作量,提高工作人員的工作效率,另一方面,還可以減少工作人員數(shù)量,進(jìn)一步提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí),企業(yè)的財(cái)務(wù)控制與管理水平也可以得到大幅度提升,對(duì)于減少財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)具有積極作用。此外,企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)化與自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn),為企業(yè)相關(guān)決策者提供了可靠的參考依據(jù),這不僅為企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)提供了保證,也為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。因此,利用財(cái)務(wù)共享中心為企業(yè)建立標(biāo)準(zhǔn)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息系統(tǒng),讓相關(guān)管理人員有效掌握企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況,對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。
2.4 強(qiáng)化財(cái)務(wù)職能和總部監(jiān)控職能
大部分的企業(yè)雖然都有專門的財(cái)務(wù)管理部門,但是其對(duì)企業(yè)其他部門的財(cái)務(wù)狀況并不了解,這在很大程度上影響了企業(yè)財(cái)產(chǎn)的安全性。同時(shí),企業(yè)財(cái)務(wù)狀況會(huì)受到很多因素的影響,一旦財(cái)務(wù)管理出現(xiàn)問題,會(huì)直接影響企業(yè)的向前發(fā)展??梢?,企業(yè)傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理方式存在很大弊端。而現(xiàn)代財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立,將各個(gè)部門的財(cái)務(wù)狀況統(tǒng)一到該平臺(tái)中,相關(guān)管理人員還可以對(duì)不同部門的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行隨機(jī)分配,而這些財(cái)務(wù)管理人員與其他部門沒有直接的接觸,自然也就不會(huì)互相串通,從而減少了財(cái)務(wù)管理工作中可能出現(xiàn)的記假賬行為。而且,財(cái)務(wù)共享中心是為整個(gè)企業(yè)服務(wù)的,每個(gè)部門的財(cái)務(wù)信息都可以在這個(gè)平臺(tái)中找到,實(shí)現(xiàn)了企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的真正透明化。當(dāng)然,相關(guān)財(cái)務(wù)管理人員可以隨時(shí)對(duì)某個(gè)部門的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,加大了其對(duì)財(cái)務(wù)管理工作的監(jiān)督力度。此外,財(cái)務(wù)共享中心的建立,為相關(guān)財(cái)務(wù)管理人員提供了更好的發(fā)展平臺(tái),同時(shí)也對(duì)他們的綜合素質(zhì)提出了更高的要求,以便發(fā)揮財(cái)務(wù)管理部門的實(shí)際作用。
2.5 對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)警
企業(yè)在經(jīng)營(yíng)與發(fā)展的過程中,存在各種不穩(wěn)定因素,尤其是企業(yè)財(cái)務(wù)狀況容易受市場(chǎng)環(huán)境變化的影響,增加了企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的幾率。財(cái)務(wù)共享中心的建立能夠?qū)ω?cái)務(wù)數(shù)據(jù)流進(jìn)行集中處理,并能夠?qū)κ袌?chǎng)營(yíng)銷費(fèi)用的合理性進(jìn)行監(jiān)督,這對(duì)于企業(yè)運(yùn)行營(yíng)銷風(fēng)險(xiǎn)警示作用的發(fā)揮有著極為重要的意義。當(dāng)企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心對(duì)某個(gè)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行警示后,企業(yè)可以利用該共享中心,將風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分解,通過對(duì)應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率進(jìn)行分析,結(jié)合客戶的信用等級(jí),并對(duì)多起數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,降低企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
【關(guān)鍵詞】 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心; 服務(wù)架構(gòu); 系統(tǒng)集成
中圖分類號(hào):G647;TP391 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1004-5937(2016)07-0116-03
引 言
財(cái)務(wù)管理是高校管理的重要組成部分,是教學(xué)、科研和后勤服務(wù)等管理活動(dòng)順利開展的有力保障,關(guān)系到高等教育事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心(FSSC)[ 1 ]是近年流行起來的一種會(huì)計(jì)和報(bào)告業(yè)務(wù)管理方式,通過將不同國(guó)家、地區(qū)的實(shí)體會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)集中到FSSC,以保證會(huì)計(jì)記錄和報(bào)告格式的規(guī)范,降低管理成本等。國(guó)內(nèi)外對(duì)FSSC的概念、實(shí)施優(yōu)勢(shì)、組織模式及成功應(yīng)用等進(jìn)行了系統(tǒng)深入的研究。
高校FSSC通過對(duì)高?,F(xiàn)有財(cái)務(wù)技術(shù)和資源進(jìn)行合理整合,以及對(duì)高校管理信息流、物資流和資金流等業(yè)務(wù)流進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、信息化和集成化管理,有利于財(cái)務(wù)資金的合理計(jì)劃和有力監(jiān)控、健全高校財(cái)務(wù)管理制度、提高財(cái)務(wù)管理效率、降低財(cái)務(wù)管理成本等,進(jìn)而促進(jìn)高校各項(xiàng)事業(yè)的協(xié)調(diào)與健康發(fā)展。因此,本文結(jié)合高校財(cái)務(wù)管理的實(shí)際需求,研究一種基于SOA的高校FSSC系統(tǒng),構(gòu)建高校財(cái)務(wù)管理協(xié)同工作平臺(tái),提升高校財(cái)務(wù)管理水平。
一、高校FSSC系統(tǒng)需求
高校FSSC系統(tǒng)目標(biāo)、實(shí)現(xiàn)策略及主要功能如圖1所示。具體需求包括:
(一)財(cái)務(wù)工作集中化管理,提高資金利用率
通過對(duì)各分校、二級(jí)學(xué)院、行政部門以及下屬單位內(nèi)財(cái)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行集中管理和實(shí)時(shí)監(jiān)控,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)處理;通過對(duì)財(cái)務(wù)處理數(shù)據(jù)的集成與整合,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)工作的事前預(yù)算控制、事中財(cái)務(wù)核算和事后報(bào)表分析。
(二)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)遠(yuǎn)程處理
基于Internet或校園網(wǎng)絡(luò),通過網(wǎng)上錄入報(bào)銷申請(qǐng)、網(wǎng)上核算和查詢等,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)處理的信息化。
(三)規(guī)范業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的源頭采集
通過統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容錄入單據(jù)信息,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化,保障財(cái)務(wù)核算等各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理活動(dòng)的順利開展。
(四)從核算會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)變
實(shí)現(xiàn)由原始憑證向記賬憑證的轉(zhuǎn)換,同時(shí)采用網(wǎng)上銀行進(jìn)行自動(dòng)支付和對(duì)賬,減少財(cái)務(wù)工作中的不增值業(yè)務(wù)。
(五)加快支付速度,節(jié)約成本開支
實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷,使報(bào)銷申請(qǐng)不受時(shí)間和地點(diǎn)限制,領(lǐng)導(dǎo)通過網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)隨地對(duì)報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行審核和簽批,實(shí)現(xiàn)報(bào)銷申請(qǐng)的被動(dòng)審核向主動(dòng)審核轉(zhuǎn)變。
二、基于SOA的FSSC系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)
(一)基于SOA的系統(tǒng)集成方法
基于SOA[ 2 ]的系統(tǒng)集成將所有的軟件、硬件以及各種基礎(chǔ)設(shè)施等資源都當(dāng)作服務(wù),通過集成平臺(tái)系統(tǒng)對(duì)外提供服務(wù),其整體框架如圖2所示。
基于SOA的集成平臺(tái)結(jié)構(gòu)如圖3所示。該平臺(tái)采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和接口對(duì)外提供服務(wù),通過流程管理器實(shí)現(xiàn)內(nèi)部服務(wù)的管理以及軟件總線整合各子模塊服務(wù)。
(1)資源層。包括各種應(yīng)用系統(tǒng)及軟、硬件資源等,是整個(gè)集成系統(tǒng)正常運(yùn)作的支撐。
(2)服務(wù)層。采用標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議[ 3 ]對(duì)底層資源進(jìn)行封裝后,以Web Service形式到Web服務(wù)器上。
(3)業(yè)務(wù)層。通過業(yè)務(wù)流程管理器完成業(yè)務(wù)處理,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)邏輯與業(yè)務(wù)處理相分離。
(4)應(yīng)用層。支持多種設(shè)備訪問系統(tǒng)服務(wù),解決數(shù)據(jù)顯示和處理以及業(yè)務(wù)邏輯觸發(fā)與調(diào)用。
(二)基于SOA的FSSC系統(tǒng)架構(gòu)
基于SOA架構(gòu),本文設(shè)計(jì)了一個(gè)如圖4所示的FSSC系統(tǒng)架構(gòu),其主要實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵描述為:
(1)業(yè)務(wù)流程定義。支持業(yè)務(wù)流程的自定義,以可視化形式進(jìn)行服務(wù)的組合。
(2)活動(dòng)扭轉(zhuǎn)服務(wù)。通過工作流服務(wù)引擎實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)活動(dòng)之間的流轉(zhuǎn)與任務(wù)分配,調(diào)用消息隊(duì)列實(shí)現(xiàn)服務(wù)之間共享數(shù)據(jù)的可靠傳輸。
(3)服務(wù)管理中心。采用UDDI[ 4 ]實(shí)現(xiàn)對(duì)服務(wù)的注冊(cè)查詢和調(diào)用管理等。
(4)消息隊(duì)列服務(wù)。不同系統(tǒng)以及服務(wù)之間的消息傳遞可能會(huì)丟失,消息隊(duì)列服務(wù)可以提高消息傳遞的穩(wěn)定性,保障消息的可靠傳輸。
(5)消息映射。為了解決不同應(yīng)用系統(tǒng)間XML數(shù)據(jù)含義的不匹配,需要消息映射機(jī)制保障同一服務(wù)通過多種消息映射方式為不同應(yīng)用提供服務(wù)。
三、高校FSSC系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)與應(yīng)用
(一)高校FSSC系統(tǒng)總體架構(gòu)
結(jié)合高校FSSC實(shí)際需求,按照本文FSSC系統(tǒng)結(jié)構(gòu),構(gòu)建了如圖5所示的高校FSSC系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)[ 5 ]。該系統(tǒng)主要圍繞財(cái)務(wù)管理流程,在對(duì)校內(nèi)外各類相關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)資源集成與共享基礎(chǔ)上,借助業(yè)務(wù)流程引擎管理器,通過消息通知、移動(dòng)服務(wù)等途徑,以數(shù)據(jù)查詢、報(bào)表管理及商務(wù)智能等形式提供財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理、網(wǎng)上報(bào)銷、影像管理等功能。
(二)高校FSSC系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)框架
根據(jù)FSSC系統(tǒng)總體架構(gòu)設(shè)計(jì)的高校FSSC系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)框架結(jié)構(gòu)如圖6所示,各組成部分描述為:
(1)基礎(chǔ)服務(wù)平臺(tái)?;诮y(tǒng)一支付平臺(tái)接口,實(shí)現(xiàn)各收費(fèi)項(xiàng)目信息系統(tǒng)快速、安全、可靠地接入到FSSC,保證收費(fèi)途徑的統(tǒng)一。通過憑證交換平臺(tái)與外部業(yè)務(wù)子系統(tǒng)(如網(wǎng)絡(luò)銀行等)建立通用憑證接口,外部業(yè)務(wù)子系統(tǒng)自動(dòng)在賬務(wù)系統(tǒng)中生成相應(yīng)憑證信息,實(shí)現(xiàn)資金流、信息流和業(yè)務(wù)流同步。
(2)業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。包括賬務(wù)核算、薪酬管理、信息、權(quán)限分配、預(yù)算管理、網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷子系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)報(bào)銷管理、薪酬發(fā)放、票據(jù)管理、預(yù)算管理、報(bào)表、各類經(jīng)費(fèi)管理、學(xué)生收費(fèi)管理等功能。
(3)財(cái)務(wù)信息平臺(tái)。提供項(xiàng)目收支明細(xì)動(dòng)態(tài)查詢,項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用情況分析,教職工工資查詢,公積金、借款和到款、學(xué)生獎(jiǎng)(助)學(xué)金等查詢服務(wù)。
(三)系統(tǒng)應(yīng)用
為了驗(yàn)證開發(fā)的高校FSSC系統(tǒng),筆者以某高校網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷為應(yīng)用實(shí)例進(jìn)行了測(cè)試。網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷的主要功能及流程包括:
(1)費(fèi)用申請(qǐng)。如差旅費(fèi)事前申請(qǐng)、事后報(bào)銷關(guān)聯(lián)申請(qǐng)單據(jù)等。
(2)費(fèi)用報(bào)銷管理。包括報(bào)銷沖借款、還款,借款的賬齡提醒,借支往來情況分析等。
(3)領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)網(wǎng)上審批單據(jù),同時(shí)可查看單據(jù)明細(xì)、借款情況、預(yù)算情況、申請(qǐng)關(guān)聯(lián)情況,支持Iphone和Ipad等移動(dòng)設(shè)備審批。
(4)預(yù)算管控。對(duì)費(fèi)用報(bào)銷及差旅管理的預(yù)算花費(fèi)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。
(5)財(cái)務(wù)管理。支持報(bào)銷單據(jù)批量網(wǎng)銀支付,財(cái)務(wù)憑證自動(dòng)生成,并自動(dòng)發(fā)送到FSSC。
(6)影像票據(jù)。管理單據(jù)條碼以及原始票據(jù)影像。
(7)費(fèi)用報(bào)表。提供基于部門、項(xiàng)目、產(chǎn)品等維度成本中心費(fèi)用發(fā)生表及預(yù)算執(zhí)行情況表。
網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷應(yīng)用的主要效果如圖7與圖8所示。
四、結(jié)束語
本文從高校財(cái)務(wù)的集中管理與監(jiān)控、提高工作使用效率、降低成本等實(shí)際需求出發(fā),通過開發(fā)高校FSSC系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的遠(yuǎn)程處理、動(dòng)態(tài)核算,規(guī)范業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的源頭采集,加快支付速度,實(shí)現(xiàn)了從核算會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)的轉(zhuǎn)變以及為校內(nèi)外各級(jí)相關(guān)信息系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)支持等,對(duì)于營(yíng)造良好的辦學(xué)環(huán)境,提高高校的辦學(xué)水平和行政辦公效率等具有重要意義。
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[3] 邱文椿.我國(guó)企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的構(gòu)建[J]. 行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù),2012(4):29.
【關(guān)鍵詞】企業(yè)集團(tuán);財(cái)務(wù)共享服務(wù);創(chuàng)新
共享服務(wù)于20世紀(jì)80年代首創(chuàng)于美國(guó)福特公司,90年代開始在歐美國(guó)家推廣應(yīng)用,具有代表性的如通用電氣、惠普等跨國(guó)公司。進(jìn)入21世紀(jì)共享服務(wù)的發(fā)展步伐加快,到2003年,已有86%的世界500強(qiáng)企業(yè)建設(shè)并實(shí)施了共享服務(wù)中心。近幾年“共享服務(wù)”國(guó)際峰會(huì)連續(xù)在上海成功舉辦,有力地推動(dòng)了共享服務(wù)思想和技術(shù)在中國(guó)的傳播。共享服務(wù)是指將集團(tuán)所屬各企業(yè)某些具有同質(zhì)性的業(yè)務(wù)分離出來,整合到一個(gè)新的業(yè)務(wù)單元,并采用相同的運(yùn)作模式、業(yè)務(wù)流程和規(guī)則進(jìn)行處理,為整個(gè)集團(tuán)提供某種專項(xiàng)服務(wù),其目的是提高效率、創(chuàng)造價(jià)值、節(jié)約成本、提高服務(wù)質(zhì)量。財(cái)務(wù)共享是共享服務(wù)理念在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的推廣和應(yīng)用,它秉承了共享服務(wù)的協(xié)議性、服務(wù)性、技術(shù)性、規(guī)模性、統(tǒng)一性、以及專業(yè)性的特點(diǎn)。它是一種將“分散”于集團(tuán)所屬各企業(yè)中的具有同質(zhì)性、易于標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)集中到共享服務(wù)中心統(tǒng)一處理,并按照“會(huì)計(jì)工廠化”運(yùn)作方式對(duì)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)處理進(jìn)行流程再造和標(biāo)準(zhǔn)化,以達(dá)到降低成本、改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量、提升業(yè)務(wù)處理效率、控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)為目的的財(cái)務(wù)管理模式。
一、戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型,實(shí)施財(cái)務(wù)共享是國(guó)有企業(yè)集團(tuán)發(fā)展的必然趨勢(shì)
目前,財(cái)務(wù)共享管理模式正在一些大型國(guó)有企業(yè)集團(tuán)悄然興起。其推動(dòng)力主要來自三個(gè)方面:一是轉(zhuǎn)變經(jīng)營(yíng)方式,提升核心競(jìng)爭(zhēng)力的要求。近幾年來,隨著國(guó)有企業(yè)集團(tuán)對(duì)內(nèi)投資規(guī)模加大、對(duì)外“收購兼并”和“走出去”步伐的加快,以及面對(duì)的宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨復(fù)雜和多變,使集團(tuán)管控難度加大的同時(shí)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)也在上升,因此客觀上要求集團(tuán)必須改變經(jīng)營(yíng)方式,由“做大做強(qiáng)”向“做強(qiáng)做優(yōu)”轉(zhuǎn)變,以提升企業(yè)的抗風(fēng)險(xiǎn)能力和核心競(jìng)爭(zhēng)能力;二是適應(yīng)集團(tuán)戰(zhàn)略發(fā)展的需要。為促進(jìn)集團(tuán)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),就必然要求掌握著企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況核心數(shù)據(jù),并具有專業(yè)服務(wù)技能的財(cái)務(wù)部門承擔(dān)起“戰(zhàn)略家、管控家、推動(dòng)者、運(yùn)營(yíng)者”的角色,為企業(yè)提供有效的運(yùn)營(yíng)和決策支持服務(wù);三是對(duì)集團(tuán)財(cái)務(wù)服務(wù)效率和質(zhì)量提升的要求。由于集團(tuán)所屬的分子公司層級(jí)多、數(shù)量多,地域分布廣,加之新并購企業(yè)的財(cái)務(wù)文化整合,使集團(tuán)統(tǒng)一規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行的管控難度加大;四是新增分子公司需要設(shè)立獨(dú)立的財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu),不僅使財(cái)務(wù)整體運(yùn)營(yíng)成本增加,而且使集團(tuán)財(cái)務(wù)信息合并集成效率和質(zhì)量難以獲得持續(xù)有效的提升。由此可見,宏觀經(jīng)濟(jì)發(fā)展態(tài)勢(shì)與競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的變化是觸發(fā)企業(yè)轉(zhuǎn)型的原動(dòng)力。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看,國(guó)有企業(yè)集團(tuán)不僅要注重“量”的發(fā)展,更應(yīng)轉(zhuǎn)向“質(zhì)”的提升,只有獲得可持續(xù)發(fā)展的核心競(jìng)爭(zhēng)能力,才能在世界經(jīng)濟(jì)的浪潮中立于不敗之地。因此,作為依附于企業(yè)而存在的財(cái)務(wù)必須選擇更加積極有效的管理服務(wù)模式,才能適應(yīng)集團(tuán)的發(fā)展要求。財(cái)務(wù)共享服務(wù)恰恰順應(yīng)了國(guó)有企業(yè)集團(tuán)經(jīng)營(yíng)方式轉(zhuǎn)型的需求。
二、協(xié)同共贏,共享服務(wù)實(shí)現(xiàn)企業(yè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)價(jià)值創(chuàng)造
(1)從會(huì)計(jì)核算向財(cái)務(wù)管理職能轉(zhuǎn)型,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化。在財(cái)務(wù)共享模式下,將各企業(yè)基礎(chǔ)性財(cái)務(wù)事務(wù)交給財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心處理,在客觀上為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與管理會(huì)計(jì)的分離創(chuàng)造了條件,而這種分離正是集團(tuán)發(fā)展對(duì)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的要求,也是財(cái)務(wù)管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。同時(shí),也使企業(yè)一部分財(cái)務(wù)人員從日常會(huì)計(jì)事務(wù)中解脫出來,把主要精力轉(zhuǎn)向更有價(jià)值、更富有挑戰(zhàn)性和創(chuàng)造性的與業(yè)務(wù)緊密結(jié)合的財(cái)務(wù)分析工作。通過實(shí)際參與經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、業(yè)務(wù)預(yù)算管理及績(jī)效考核,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)無縫對(duì)接,既促進(jìn)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升和戰(zhàn)略發(fā)展的有效實(shí)施,又使財(cái)務(wù)在支持企業(yè)核心業(yè)務(wù)發(fā)展、研究政策制定和企業(yè)決策中提供的專業(yè)化服務(wù)更具有科學(xué)性和操作性。這是共享服務(wù)促進(jìn)財(cái)務(wù)管理職能轉(zhuǎn)型的必然結(jié)果。(2)采用“會(huì)計(jì)工廠化”運(yùn)作方式使流程梳理必然涉及對(duì)前端業(yè)務(wù)流程的整合和再造,從而使經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的控制點(diǎn)前移。不但可以促進(jìn)“制度流程化、流程系統(tǒng)化、系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化”的實(shí)現(xiàn),而且在工作效率和質(zhì)量提升的同時(shí),也有效地控制了企業(yè)經(jīng)營(yíng)。這是財(cái)務(wù)共享服務(wù)在強(qiáng)化集團(tuán)控制功能方面的重要體現(xiàn)。(3)在未實(shí)現(xiàn)共享服務(wù)之前,各企業(yè)均有獨(dú)立的財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu),要求每個(gè)財(cái)務(wù)人員熟練掌握所分管業(yè)務(wù)涉及的相關(guān)政策與法規(guī),把握業(yè)務(wù)流程各個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制要求,并能獨(dú)立完成賬務(wù)處理、報(bào)告與分析工作,對(duì)人員的綜合素質(zhì)要求較高。而在財(cái)務(wù)共享模式下,一方面,可以縮減人頭數(shù),即使新增分子公司,也無需增加人員;另一方面,可以降低用工要求,如同工業(yè)化流水線,各環(huán)節(jié)工作都較單一明確且可量化,既能保證流程操作的準(zhǔn)確性和可靠性,也有助于績(jī)效考核。這是財(cái)務(wù)共享具有成本和競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的原因所在。(4)財(cái)務(wù)共享模式的推行不僅可以改變傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)運(yùn)作模式,同時(shí)也將影響和改變集團(tuán)其他職能部門的工作習(xí)慣與方式,如人力資源、市場(chǎng)營(yíng)銷與集中采購等,有可能帶來整個(gè)集團(tuán)運(yùn)營(yíng)模式的深度變革。這是財(cái)務(wù)共享對(duì)企業(yè)管理模式變革產(chǎn)生示范效應(yīng)的體現(xiàn)。
三、步步為營(yíng),穩(wěn)扎穩(wěn)打,搭建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心平臺(tái)
財(cái)務(wù)共享是基于統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺(tái)、會(huì)計(jì)核算體系及操作流程來實(shí)現(xiàn)運(yùn)營(yíng)管理模式的變革與創(chuàng)新,對(duì)集團(tuán)整體運(yùn)營(yíng)管理及未來發(fā)展會(huì)產(chǎn)生重大影響。因此,應(yīng)依據(jù)本集團(tuán)的整體現(xiàn)狀、管理要求及發(fā)展戰(zhàn)略,按照“職能優(yōu)化、流程高效、數(shù)據(jù)共享、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、質(zhì)量提升、循序漸進(jìn)”原則,制定適合本集團(tuán)的財(cái)務(wù)共享總體規(guī)劃。在總體規(guī)劃中應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注組織形式的選擇、目標(biāo)制定、中心定位、IT支撐等問題,以確保項(xiàng)目預(yù)期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
(一)組織形式的選擇
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的組織形式,從取得服務(wù)角度看可劃分為自建和外包,從服務(wù)對(duì)象角度看又可劃分為內(nèi)向型、外向型和混合型三種組織形式。那么究竟哪種組織形式是最好的,只有根據(jù)集團(tuán)所處的不同發(fā)展階段、不同環(huán)境做出合適的選擇,才能最大限度地發(fā)揮共享服務(wù)的價(jià)值。目前就絕大多數(shù)國(guó)有企業(yè)集團(tuán)而言,普遍存在分子公司數(shù)量多、層級(jí)多、分布地域廣、財(cái)務(wù)人員短缺的問題,并且財(cái)務(wù)共享又處于嘗試和探索階段,同時(shí)出于財(cái)務(wù)信息電子檔案的安全性考慮,因此,更適宜選擇自建的內(nèi)向型組織形式。
(二)目標(biāo)的確定
目標(biāo)不僅是衡量財(cái)務(wù)共享項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度的重要基礎(chǔ),同時(shí)也是未來檢驗(yàn)項(xiàng)目是否成功的衡量標(biāo)準(zhǔn)。筆者認(rèn)為國(guó)有企業(yè)集團(tuán)實(shí)施財(cái)務(wù)共享的總目標(biāo)應(yīng)重點(diǎn)圍繞整合會(huì)計(jì)基礎(chǔ)、提高效率與質(zhì)量、提升集團(tuán)管控、適度成本節(jié)約四個(gè)方面。整合會(huì)計(jì)基礎(chǔ)。在充分調(diào)研和分析的基礎(chǔ)上,確定納入財(cái)務(wù)共享的企業(yè)范圍和會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)范圍,結(jié)合項(xiàng)目總體規(guī)劃及實(shí)施步驟,按照制度先行的原則,通過統(tǒng)一核算政策、統(tǒng)一核算口徑、移交共享中心等方式,實(shí)現(xiàn)核算規(guī)范、數(shù)據(jù)可靠的基礎(chǔ)整合目標(biāo)。提高效率與質(zhì)量。在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)整合的基礎(chǔ)上,重點(diǎn)關(guān)注業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)對(duì)接流程的效率與質(zhì)量的提升。通過流程管理,把復(fù)雜工作清晰化、簡(jiǎn)單化、標(biāo)準(zhǔn)化,即通過對(duì)原有業(yè)務(wù)流程的梳理和診斷,進(jìn)行流程再造及持續(xù)優(yōu)化的控制管理,確保流程處理更加高效和透明,促進(jìn)財(cái)務(wù)運(yùn)作能力和價(jià)值創(chuàng)造能力的提升。提升集團(tuán)管控。財(cái)務(wù)共享強(qiáng)化集團(tuán)內(nèi)控和防范風(fēng)險(xiǎn)是指,一方面通過信息系統(tǒng)使業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)集成,從而實(shí)現(xiàn)對(duì)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的管理;另一方面把傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)按照“工廠化”方法運(yùn)作,突破了傳統(tǒng)的地域阻礙和面對(duì)面服務(wù)人情障礙的局限性。適度成本節(jié)約。在業(yè)務(wù)整合和流程再造過程中,應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注價(jià)值鏈上的成本和共享中心自身崗位設(shè)置成本的控制。一是在項(xiàng)目總體規(guī)劃時(shí),應(yīng)充分考慮應(yīng)用最新技術(shù)手段,實(shí)現(xiàn)與外部客戶、供應(yīng)商、金融機(jī)構(gòu)、商旅服務(wù)等機(jī)構(gòu)相關(guān)信息的鏈接,以降低企業(yè)的資金占用及管理成本;二是減少人頭數(shù)及降低基礎(chǔ)業(yè)務(wù)處理的用工標(biāo)準(zhǔn),節(jié)約人工成本;三是應(yīng)選擇薪酬水平較低地區(qū)作為中心基地。
(三)中心的定位
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的定位包括兩層含義:一方面是指中心在集團(tuán)總部組織架構(gòu)中的定位;另一方面是指中心的職能定位。在集團(tuán)總部組織架構(gòu)中的定位有兩種組織形式:一是作為集團(tuán)獨(dú)立的職能部門,與原財(cái)務(wù)部門處于同一行政管理級(jí)別,統(tǒng)一受集團(tuán)總會(huì)計(jì)師的直接領(lǐng)導(dǎo);二是在現(xiàn)有財(cái)務(wù)部門下設(shè)一個(gè)中心,隸屬于財(cái)務(wù)部門。筆者建議采取第一種組織形式,基于三個(gè)方面的考慮:一是有利于從組織形式上促進(jìn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與管理會(huì)計(jì)的職能分離;二是職責(zé)劃分清晰,有利于專業(yè)化管理及績(jī)效考核;三是有利于調(diào)動(dòng)中心人員工作積極性和專業(yè)人才的培養(yǎng)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的職能定位有賴于其職責(zé)的確定。按照共享服務(wù)的理念,其職責(zé)應(yīng)按照以下原則確定,一是業(yè)務(wù)量大且具有同質(zhì)性的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)處理業(yè)務(wù),如貨幣資金結(jié)算、采購與付款、銷售與收款、費(fèi)用報(bào)銷等業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)明細(xì)和總賬核算,包括關(guān)聯(lián)交易核算與核對(duì)業(yè)務(wù);二是具有專業(yè)化標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù),如對(duì)外提供的各種單體和合并財(cái)務(wù)報(bào)表的編制,以及為滿足內(nèi)部管理需要而編制的管理分析報(bào)表;三是支撐整個(gè)集團(tuán)會(huì)計(jì)質(zhì)量的制度、標(biāo)準(zhǔn)、流程、考核等業(yè)務(wù)管理。據(jù)此,筆者認(rèn)為中心的職能應(yīng)定位為集團(tuán)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理中心、數(shù)據(jù)管理中心、人才培養(yǎng)中心和決策支持與價(jià)值創(chuàng)造中心。
(四)IT支撐與保障
目前ERP、文檔影像、數(shù)據(jù)分析和報(bào)告工具、數(shù)據(jù)庫、電子商務(wù)、電子賬單系統(tǒng)等IT信息技術(shù)的發(fā)展,為財(cái)務(wù)共享提供了有力的技術(shù)支持和保障。由于項(xiàng)目啟動(dòng)初期IT投入較大,因此,集團(tuán)在進(jìn)行財(cái)務(wù)共享項(xiàng)目方案設(shè)計(jì)與論證時(shí),應(yīng)對(duì)企業(yè)現(xiàn)有信息系統(tǒng)和設(shè)備情況,及已應(yīng)用的系統(tǒng)集成或?qū)拥目尚行赃M(jìn)行全面評(píng)估,包括對(duì)企業(yè)IT部門在項(xiàng)目實(shí)施中的角色定位評(píng)估。一方面,是為了最大限度利用現(xiàn)有IT設(shè)備;另一方面,確定是否需要外部IT咨詢或?qū)ν獠縄T咨詢支持的依賴程度,否則可能導(dǎo)致項(xiàng)目方案無法落地、或因過度投資造成資源浪費(fèi)。
四、攻堅(jiān)克難,集成創(chuàng)新,創(chuàng)造財(cái)務(wù)增值服務(wù)
(一)項(xiàng)目建設(shè)推進(jìn)的保障措施
(1)高屋建瓴,由上至下。財(cái)務(wù)共享必不可少的成功條件是明晰的愿景戰(zhàn)略及管理高層的支持,項(xiàng)目組建需要得到上至集團(tuán)高管下至各企業(yè)管理者的強(qiáng)有力支持,并明確其在項(xiàng)目推動(dòng)及執(zhí)行中擔(dān)負(fù)的職責(zé),以確保項(xiàng)目在實(shí)施推進(jìn)中所需要的力量。(2)借助外力,專業(yè)支持。鑒于財(cái)務(wù)共享建設(shè)是一個(gè)比較復(fù)雜的項(xiàng)目,集團(tuán)應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際狀況,考慮是否對(duì)外招聘財(cái)務(wù)共享和IT咨詢顧問,負(fù)責(zé)在項(xiàng)目規(guī)劃與實(shí)施時(shí)給予一定程度的專業(yè)支持,并系統(tǒng)地預(yù)計(jì)各階段中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)問題,提前做好應(yīng)急預(yù)案,保障項(xiàng)目的順利實(shí)施和運(yùn)行。(3)宣傳貫徹,全員參與。在項(xiàng)目啟動(dòng)初期及實(shí)施的各個(gè)階段有針對(duì)性地進(jìn)行相關(guān)知識(shí)培訓(xùn),充分利用集團(tuán)內(nèi)部的宣傳工具,必要時(shí)可外聘專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行宣貫培訓(xùn)。(4)總體規(guī)劃,策略實(shí)施。在完成項(xiàng)目總體規(guī)劃的基礎(chǔ)上,選擇適合本集團(tuán)管理需求和戰(zhàn)略發(fā)展的實(shí)施策略。一是工作方式的選擇,即先將人員集中后再進(jìn)行流程再造,還是先進(jìn)行流程再造,再將人員集中;二是實(shí)施方式的選擇,即是采用逐步實(shí)施、全面實(shí)施、還是試點(diǎn)實(shí)施。上述實(shí)施策略各有其適用性,必須結(jié)合自身實(shí)際做出恰當(dāng)?shù)倪x擇,否則將影響共享目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
(二)項(xiàng)目建設(shè)過程中的困難及應(yīng)對(duì)措施
建立共享服務(wù)中心,必將帶來財(cái)務(wù)組織的深度變革。對(duì)于大多數(shù)國(guó)有企業(yè)集團(tuán)來說,其難點(diǎn)主要體現(xiàn)在業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)對(duì)接、信息系統(tǒng)集成及標(biāo)準(zhǔn)化、財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型三個(gè)方面。業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)對(duì)接方面的難點(diǎn),是指國(guó)有企業(yè)集團(tuán)普遍存在分子公司眾多且分布廣、企業(yè)層級(jí)較多、組織架構(gòu)不統(tǒng)一、涉足行業(yè)多、信息系統(tǒng)差異大等情況。由于財(cái)務(wù)共享不僅涉及財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)調(diào)整,也會(huì)影響到其他業(yè)務(wù)部門原有的工作流程和行為習(xí)慣,所以必然產(chǎn)生業(yè)務(wù)對(duì)接點(diǎn)多、涉及面廣的問題,還可能存在諸多的不確定因素。然而流程標(biāo)準(zhǔn)化又是財(cái)務(wù)共享的基礎(chǔ)與核心,因此,加大宣傳與培訓(xùn)力度、深入業(yè)務(wù)一線調(diào)研,是取得各方理解和支持、促進(jìn)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)流程對(duì)接的重要手段。
信息系統(tǒng)集成及標(biāo)準(zhǔn)化難點(diǎn)主要體現(xiàn)在,大多數(shù)國(guó)有企業(yè)集團(tuán)所屬企業(yè)的信息化建設(shè)程度不同,多個(gè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)并存,并且各企業(yè)信息系統(tǒng)中業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)也會(huì)存在差異、財(cái)務(wù)系統(tǒng)與異構(gòu)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成程度也各不相同,因此將業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)信息集成到統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺(tái)是一項(xiàng)復(fù)雜的工程。因此,一方面,應(yīng)大力推進(jìn)集團(tuán)主流財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),統(tǒng)一核算科目體系、核算流程、報(bào)表模板;另一方面,引進(jìn)新的信息技術(shù),做好財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)異構(gòu)系統(tǒng)的對(duì)接,才能實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)對(duì)接規(guī)范和流程優(yōu)化目標(biāo)。財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型困難主要體現(xiàn)在,由于財(cái)務(wù)共享打破了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)的作業(yè)模式,一方面,業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)、戰(zhàn)略財(cái)務(wù)和共享財(cái)務(wù)在目前財(cái)務(wù)人員觀念的轉(zhuǎn)變上還需要一定時(shí)間,特別是對(duì)今后專門負(fù)責(zé)企業(yè)層面和集團(tuán)層面業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)和戰(zhàn)略財(cái)務(wù)的人員來說,對(duì)其業(yè)務(wù)素質(zhì)與技能要求提出了更大的挑戰(zhàn),同時(shí)對(duì)進(jìn)入中心層面的人員來說也面臨著工作方法、習(xí)慣、服務(wù)對(duì)象等的改變。另一方面,由于中心人員主要來自于集團(tuán)所屬的各個(gè)企業(yè),所以將導(dǎo)致中心在建設(shè)初期人員結(jié)構(gòu)、薪酬水平、業(yè)務(wù)素質(zhì)等方面存在較大的差異,同時(shí)也帶來文化的“多元化”問題,加大了中心團(tuán)隊(duì)建設(shè)的難度。為此,應(yīng)根據(jù)人員構(gòu)成的特點(diǎn),有針對(duì)性地分類進(jìn)行差異化的培訓(xùn)和績(jī)效考核管理。其中針對(duì)來自不同企業(yè)同一崗位薪酬水平存在較大差異問題,可以考慮在一定時(shí)期內(nèi)“新人新辦法,老人老辦法”的過渡方式,以確保中心人員的穩(wěn)定。
財(cái)務(wù)共享固然是一種先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理模式,但是由于各企業(yè)集團(tuán)所處的發(fā)展階段、面對(duì)內(nèi)外部環(huán)境、業(yè)務(wù)類型、信息化程度等都存在較大的差異,所以國(guó)有企業(yè)集團(tuán)應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,并持續(xù)改進(jìn)和完善,才能使整個(gè)集團(tuán)獲得最大的增值。
參 考 文 獻(xiàn)
財(cái)務(wù)審核意見 財(cái)務(wù)管理 財(cái)務(wù)報(bào)表 財(cái)務(wù)分析 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì) 財(cái)務(wù)管理制度 財(cái)務(wù)綜合 財(cái)務(wù)金融 財(cái)務(wù)考察報(bào)告 財(cái)務(wù)舞弊研究背景 紀(jì)律教育問題 新時(shí)代教育價(jià)值觀