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我們在收集醫(yī)院電子檔案時(shí)必須做到全面、仔細(xì)，避免出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象，保證檔案原始性、真實(shí)性、安全性。在電子檔案使用過程中，最主要保證的是電子文件的安全性。一般檔案工作人員在登錄網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)虛擬環(huán)境中確認(rèn)身份的重要技術(shù)是——數(shù)字簽名。顧名思義，就是完全可以替代現(xiàn)實(shí)生活中的親筆簽名，這就在電子檔案系統(tǒng)中在技術(shù)上和法律上都有了保障，這也是檢驗(yàn)電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)。在進(jìn)行電子歸檔工作時(shí)，最先應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測：硬件環(huán)境、軟件環(huán)境以及電子檔案信息記錄的格式和有無計(jì)算機(jī)病毒等。計(jì)算機(jī)病毒已成為危險(xiǎn)電子檔案的罪魁禍?zhǔn)?，對?jì)算機(jī)系統(tǒng)安裝“防火墻”和殺毒軟件，杜絕使用非法軟件和隨意下載不正規(guī)網(wǎng)頁上的軟件以確保網(wǎng)絡(luò)與系統(tǒng)的安全。

在計(jì)算機(jī)應(yīng)用平臺(tái)上，必須設(shè)置操作系統(tǒng)密碼和檔案管理信息系統(tǒng)使用密碼，加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)的安全性。對不同的訪問者授予不同的權(quán)限，以防止無權(quán)限者操作系統(tǒng)和訪問信息資源，同時(shí)要定期更改密碼以防密碼泄露破解。醫(yī)院電子檔案的保管期限應(yīng)該按照所設(shè)的《醫(yī)院檔案工作規(guī)范》所設(shè)定的保管期限執(zhí)行，密級則由形成電子檔案的內(nèi)容和重要程度劃分，以防止電子檔案被的丟失，確保電子文件的完整、真實(shí)和安全。檔案工作中應(yīng)建立崗位責(zé)任制和管理人員安全管理措施，在電子檔案的管理中必須要嚴(yán)格遵守醫(yī)院電子文件規(guī)范來執(zhí)行，加強(qiáng)對電子文件的有效監(jiān)督和歸檔，將符合條件的電子文件移交給檔案機(jī)構(gòu)。

健全電子檔案歸檔管理問題

醫(yī)院的檔案資料一般都是來源于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、各個(gè)管理科室和醫(yī)療技術(shù)科室寄部分醫(yī)護(hù)人員手中等等，檔案的原始資料比較分散和存在多樣性，往往對檔案的收集增加了難度。如果要保證檔案檔案的完整性就需要建立一個(gè)完善的電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)，在同一原則下集中管理分別對各個(gè)科室檔案工作人員把好檔案收集的源頭，來實(shí)現(xiàn)檔案材料歸檔的齊全完整。同時(shí)，檔案工作是一項(xiàng)經(jīng)常性、長期性的工作，為了確保這項(xiàng)工作的科學(xué)發(fā)展，各個(gè)檔案工作人員必須履行醫(yī)院檔案工作的收集歸檔制度，明確電子檔案歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求、移交手續(xù)等，使有關(guān)工作人員有章可依、按章辦事，改變工作中的隨意性，并將收集歸檔工作落實(shí)到個(gè)人，列入崗位職責(zé)當(dāng)中，以強(qiáng)化相關(guān)人員的職責(zé)，確保各部門形成的檔案材料符合要求且及時(shí)移交。

總結(jié)

檔案在收集和歸檔中不僅需要檔案知識(shí)和處理技能還需要很強(qiáng)的責(zé)任心，并且對基本的檔案價(jià)值具有高度的靈敏性，并且伴隨著形勢的發(fā)展，醫(yī)院檔案專業(yè)人才的素質(zhì)提出了愈來愈高的要求，檔案人員要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，不僅要加強(qiáng)檔案方面的專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，還要學(xué)習(xí)一些其它相關(guān)學(xué)科的知識(shí)，如計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)及相關(guān)的醫(yī)學(xué)知識(shí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力和水平。

作者：金毅單位：江蘇省淮安市第三人民醫(yī)院辦公室