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電子檔案易于保存毫無(wú)疑問(wèn)，檔案資料的保存是一項(xiàng)大工程。以往紙質(zhì)檔案的保存通常是一項(xiàng)十分繁瑣的工作，要對(duì)不斷增多的檔案進(jìn)行分類、排序、組卷、裝訂等大量繁瑣的工作，還要定期檢查資料室中超過(guò)保存期限的檔案資料，同時(shí)還要預(yù)防蟲、鼠的侵襲，確保檔案資料不會(huì)無(wú)故丟失和缺損，對(duì)于檔案資料的保管人員來(lái)說(shuō)，工作很繁瑣并且責(zé)任重大。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案存放占地面積小，同時(shí)不用擔(dān)心遭到蟲、鼠的侵襲。只要在預(yù)先編好的軟件中根據(jù)相應(yīng)的內(nèi)容填寫資料，計(jì)算機(jī)會(huì)自動(dòng)為檔案資料進(jìn)行分類存貯，建立相應(yīng)的查找鏈接和關(guān)鍵字，便于人們查詢。還能省去紙質(zhì)檔案中分類、排序、組卷、裝訂等大量繁瑣的工作，節(jié)省了時(shí)間也提高了工作效率。

電子檔案能進(jìn)行復(fù)制以往如需要對(duì)檔案資料進(jìn)行備份，人們需要在相關(guān)部門得到審批，然后前往資料室進(jìn)行手工抄襲備份，久而久之，檔案資料的原件無(wú)疑會(huì)出現(xiàn)破損。而電子檔案通過(guò)電子文件的形式儲(chǔ)存，當(dāng)需要的時(shí)候可以通過(guò)相應(yīng)的授權(quán)隨時(shí)可以進(jìn)行復(fù)制，不用來(lái)回奔波于檔案資料室和獲得檔案?jìng)浞菰S可的相關(guān)部門之間，既不會(huì)造成檔案資料原件的破損，也大大節(jié)省了人們備份檔案資料需要的時(shí)間，大大提高了效率。

電子檔案節(jié)約紙張當(dāng)今社會(huì)大力宣揚(yáng)環(huán)保意識(shí)，電子檔案正好可以節(jié)約大量地紙張。以往每天都在產(chǎn)生紙質(zhì)檔案，檔案的無(wú)限增長(zhǎng)嚴(yán)重違背了可持續(xù)發(fā)展的理念，造成資源浪費(fèi)，電子檔案的出現(xiàn)大大節(jié)約了資源，又符合如今提倡的環(huán)保意識(shí)。

電子檔案的弊端

（一）電子檔案對(duì)環(huán)境設(shè)備有很強(qiáng)的依賴性電子檔案對(duì)環(huán)境和設(shè)備的依賴性強(qiáng)。電子檔案儲(chǔ)存在硬盤或光盤等載體內(nèi)，它的使用依賴于計(jì)算機(jī)和軟件系統(tǒng)，在沒(méi)有計(jì)算機(jī)的情況下，這些檔案無(wú)法查找，同時(shí)這些磁性介質(zhì)在保存上有一定的要求，不僅要防水、防火，還要防塵、防磁，而且對(duì)溫度還有一定要求。如果保管不當(dāng)，周圍環(huán)境的改變使得硬盤或光盤遭到損壞，那么數(shù)據(jù)就會(huì)丟失，載體上的數(shù)據(jù)一旦丟失，將是無(wú)法恢復(fù)的，電子檔案就失去了價(jià)值。電子檔案還要考慮到防止計(jì)算機(jī)病毒，一旦病毒侵入，篡改了資料，電子檔案同樣會(huì)失去價(jià)值。而紙質(zhì)檔案如果沒(méi)有形成毀滅性的損壞，我們都可以通過(guò)一些技術(shù)將其修復(fù)，從而識(shí)別檔案中所記錄的信息，恢復(fù)檔案的功能。

（二）電子檔案缺乏直觀可視性以往的紙質(zhì)檔案資料具有直觀可視性，人們可以直觀看到檔案資料拿在手中，直觀看到檔案資料，而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的電子檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)下才可以進(jìn)行查閱。紙質(zhì)檔案資料的電子化，使得檔案資料缺乏視覺(jué)感官上的直接感染力，這樣使得檔案資料和檔案資料管理者、使用者、查閱者之間的關(guān)系略顯僵硬，缺乏人性化的和諧關(guān)系。

（三）電子檔案系統(tǒng)技術(shù)控制復(fù)雜紙質(zhì)檔案存貯雖然看起來(lái)是一項(xiàng)很大的工作，但實(shí)際上只是繁瑣，同樣的步驟不斷重復(fù)，而電子檔案的收集、保管，由于具備了較高的信息化程度，因此采用的程序化控制要求也較之更多。目前常用的程序化控制有計(jì)算機(jī)軟件控制、輸入數(shù)據(jù)的機(jī)內(nèi)檢驗(yàn)等。紙質(zhì)檔案資料的復(fù)雜性體現(xiàn)在人工的工作上，而電子檔案系統(tǒng)控制技術(shù)的復(fù)雜性就體現(xiàn)在人工控制和各類程序化相結(jié)合。

（四）電子檔案管理缺乏有效的安全與保密措施由于電子檔案的構(gòu)成就是一堆電子數(shù)據(jù)，從電子數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)來(lái)看，電子數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)高度集中的特點(diǎn)，因而非常容易泄密。傳統(tǒng)檔案資料都是紙質(zhì)管理，泄密造成的后果和影響范圍也不會(huì)很大，畢竟紙質(zhì)的檔案資料量比較多。當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，新型磁性介質(zhì)檔案資料管理將取代紙質(zhì)檔案資料管理成為新的管理方式。因而存在于磁性介質(zhì)上，體積小，信息量?jī)?chǔ)存大，一旦發(fā)生遺失、泄漏，造成的影響比較大，范圍也比較廣。相對(duì)于紙質(zhì)檔案資料，電子檔案資料的保管需要更多的保護(hù)和保密措施。

如何完善電子檔案管理

如今電子檔案逐漸代替了以往的紙質(zhì)檔案，但是電子檔案仍然存在著一些問(wèn)題，不管是在硬件設(shè)施方面還是管理制度方面，我們都要不斷的進(jìn)行完善。在硬件設(shè)施方面我們應(yīng)該選擇符合本單位的軟件，強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，定期殺毒、補(bǔ)丁維護(hù)等等，避免計(jì)算機(jī)因?yàn)榘踩蚓W(wǎng)絡(luò)問(wèn)題導(dǎo)致檔案的丟失或泄密。在管理制度方面，我們應(yīng)該制定一些歸檔制度、保管制度、備份制度等等，妥善保管電子檔案，設(shè)立備查登記簿，并定期對(duì)硬盤、光盤等信息載體進(jìn)行檢查，將數(shù)據(jù)及時(shí)做好備份，以防止硬件設(shè)施遭到破壞時(shí)檔案丟失或損壞。同時(shí)也應(yīng)該提高部門人員的素質(zhì)，增加專業(yè)人員，為提供更好的信息打好基礎(chǔ)。由上可見(jiàn)，紙質(zhì)檔案與電子檔案都有其各自的特點(diǎn)，前者雖然對(duì)保存的環(huán)境有很多要求，但是檔案資料不易丟失，而后者在檢索資料方面既方便又快捷。我們可以對(duì)其進(jìn)行取長(zhǎng)補(bǔ)短，將紙質(zhì)檔案和電子檔案在相互依存中發(fā)展，實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案雙軌制管理。電子檔案在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上繼續(xù)發(fā)展，而紙質(zhì)檔案又是保證電子檔案的準(zhǔn)確性和可靠性。如何處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案之間的關(guān)系是我們需要深入研究的一個(gè)話題。

作者：施靜單位：杭州市第七人民醫(yī)院