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本文作者：王美龍陳維祥吳衛(wèi)作者單位：南京市企業(yè)職工養(yǎng)老結(jié)算保險(xiǎn)管理中心

南京市企業(yè)退休人員人事檔案管理服務(wù)工作經(jīng)過近幾年的建設(shè)與發(fā)展，相對過去來比，取得了長足的進(jìn)步，但與社會不斷增長的檔案管理服務(wù)需求比較來說，還存在著一定的差距。一是檔案館(庫)的建設(shè)還不規(guī)范，目前南京市企業(yè)退休人員檔案庫房與社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)一起辦公，在安全保障、建筑面積與設(shè)施配備上與國家標(biāo)準(zhǔn)還有距離。二是管理制度相對滯后，目前仍有不少制度沿用過去標(biāo)準(zhǔn)，這些基本上形成于上世紀(jì)的90年代，是根據(jù)當(dāng)時情況制訂的，重點(diǎn)抓收集整理等基礎(chǔ)工作，立足于管理，對現(xiàn)代化、信息化涉及較少。三是信息化程度不高，相對于全國其它城市的企業(yè)退休人員人事檔案管理來說，南京創(chuàng)建了與社會保險(xiǎn)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息共享的檔案管理軟件系統(tǒng)，可能走在前列，但是檔案的數(shù)字化建設(shè)、信息挖掘管理、可視信息管理系統(tǒng)等都還在規(guī)劃之中，沒有落到實(shí)處。四是檔案管理人員能力素質(zhì)偏低，缺乏能夠掌握檔案管理前沿技術(shù)的專業(yè)人才，如珍貴檔案修復(fù)技術(shù)以及開發(fā)數(shù)據(jù)挖掘、自動識別等信息管理系統(tǒng)技術(shù)方面的人才。

南京市企業(yè)退休人員人事檔案的管理服務(wù)對人力資源和社會保障機(jī)構(gòu)來說還是一個全新的事業(yè)，既需要腳踏實(shí)地，借鑒檔案業(yè)界的經(jīng)驗(yàn)做法，又需要利用沒有既往負(fù)擔(dān)的后發(fā)優(yōu)勢，統(tǒng)籌謀劃，注重先進(jìn)研究成果的消化與利用，來推動企業(yè)退休人員人事檔案管理服務(wù)事業(yè)新發(fā)展，為社會和企業(yè)退休人員服務(wù)。

創(chuàng)建人事檔案管理服務(wù)目標(biāo)體系

企業(yè)退休人員人事檔案管理服務(wù)是一個系統(tǒng)工程，需要從頂層設(shè)計(jì)，以規(guī)劃為引領(lǐng)，創(chuàng)建全面、可持續(xù)發(fā)展的管理服務(wù)目標(biāo)體系，以推動企業(yè)退休人員人事檔案管理服務(wù)事業(yè)的發(fā)展。南京市企業(yè)退休人員人事檔案管理服務(wù)的目標(biāo)，也是服務(wù)和滿足企業(yè)退休人員和社會的生產(chǎn)生活的需求。規(guī)劃的主要任務(wù)是根據(jù)國家檔案局要求，落實(shí)“三個體系”的建設(shè):一是建立覆蓋企業(yè)退休人員的檔案資源體系，二是建立方便企業(yè)退休人員的檔案利用體系，三是建立確保檔案安全保密的檔案安全體系，這三個體系是統(tǒng)一的有機(jī)整體，安全保障體系是手段，資源體系是基礎(chǔ)，檔案利用體系是目的。

建立經(jīng)濟(jì)實(shí)用的人事檔案庫房

南京市企業(yè)退休人員人事檔案庫(館)的建設(shè)理念與實(shí)體建筑都需要進(jìn)一步發(fā)展。檔案庫建設(shè)是檔案安全保障的基礎(chǔ)，是檔案資源建設(shè)和企業(yè)退休人員人事檔案利用的依托，因此檔案庫房建筑必須符合檔案的長期安全保管和便于提供利用的要求。國家檔案局、建設(shè)部和發(fā)改委在2007年對檔案館的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)作了規(guī)范要求，明確了建設(shè)規(guī)模和項(xiàng)目的構(gòu)成、房屋建筑面積指標(biāo)、選址與規(guī)劃布局、建筑設(shè)計(jì)和省市縣檔案館用房指標(biāo)分類。在檔案庫房建設(shè)的原則上，于海燕認(rèn)為需要遵循實(shí)用性、經(jīng)濟(jì)性、人本性和文化性原則［1］。實(shí)用性原則是指把實(shí)用和節(jié)儉放在第一位，盡可能考慮檔案保護(hù)的要求，為檔案提供最大可能的安全保障。經(jīng)濟(jì)性是指在節(jié)能降耗、環(huán)保低碳方面加強(qiáng)檔案館建設(shè)的投入，在檔案庫房建筑設(shè)計(jì)時充分考慮檔案庫房設(shè)施，合理采用新技術(shù)、新材料、新設(shè)備，注意可持續(xù)發(fā)展。人本性原則具體體現(xiàn)為無障礙設(shè)計(jì)，為殘疾人、老年人提供便利行動的設(shè)施，同時在檔案用房布局中給檔案利用者提供方便。文化性原則是指檔案庫房建設(shè)要反映文化特性，具有文化個性，是人事檔案走近社會和企業(yè)退休人員的重要渠道。南京企業(yè)退休人員人事檔案庫房建筑是由800多平方米的地下室?guī)旆亢?00m2左右的服務(wù)大廳、60m2左右的兩間辦公室組成，而且區(qū)位比較分散，這與國家檔案庫房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和庫房建設(shè)原則還有很大的差距，因此成立獨(dú)立檔案庫應(yīng)該成為可能條件下的首選，建筑區(qū)位選擇在市統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上要盡量符合交通便利條件，建筑面積根據(jù)企業(yè)退休人員人事檔案資源容量以及未來20—30年需求，應(yīng)在5000m2以上，建筑設(shè)計(jì)應(yīng)揉合南京古城風(fēng)貌精神，服務(wù)設(shè)施應(yīng)反映以人為本的理念。

強(qiáng)化人事檔案資源建設(shè)

南京市企業(yè)退休人員人事檔案要繼續(xù)貫徹“大集中、大服務(wù)、大檔案”的理念。檔案實(shí)行集中管理是確保檔案庫豐富信息的來源，隨著新增企業(yè)退休人員人事檔案的實(shí)時入庫的已退休人員人事檔案的分批次入庫，目前已入庫管理38萬卷，23萬企業(yè)退休人員人事檔案待入庫，每年還有近3萬新增的企業(yè)退休人員人事檔案入庫，巨大的庫藏容量，是南京市人力資源和社會保障機(jī)構(gòu)不斷滿足全市企業(yè)退休人員人事檔案的管理與服務(wù)多樣化需求的堅(jiān)強(qiáng)后盾。隨著入庫人事檔案數(shù)量的日益增加和檔案利用需求的明顯增長，充分利用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)企業(yè)退休人員檔案數(shù)字化管理應(yīng)成為當(dāng)前的主要工作目標(biāo)。檔案數(shù)字化把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。當(dāng)前南京市推進(jìn)企業(yè)退休人員檔案的必要性主要體現(xiàn)在三個方面。一是妥善解決退休人員人事檔案存放的有效途徑。由于現(xiàn)有辦公用房條件限制，將檔案信息數(shù)字化以及紙質(zhì)檔案移交檔案主管部門或異地代保管，不失為解決退休人員檔案存放的一條有效途徑。二是提升檔案服務(wù)效率的現(xiàn)實(shí)需要。目前南京市人力資源和社會保障機(jī)構(gòu)檔案管理部門每月接待退休人員檔案查閱量約1100卷、借閱180卷、復(fù)印2000余份。退休人員檔案數(shù)字化后，可以提供更快捷的查詢和其他利用服務(wù)，大幅提高檔案服務(wù)效率，滿足各類用人單位以及相關(guān)群體對檔案利用的需求。三是檔案管理與服務(wù)的發(fā)展趨勢。現(xiàn)代檔案管理正朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。退休人員檔案數(shù)字化后，存儲于數(shù)據(jù)庫里的數(shù)字檔案，將可以提供方便、快捷的遠(yuǎn)程查閱和多點(diǎn)、多向查閱及其他利用，不僅提升我們對退休人員檔案的有效利用，還將全面提升我市退休人員檔案管理及服務(wù)的整體水平。同時，退休人員檔案數(shù)字化還將為我市社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化積累經(jīng)驗(yàn)。當(dāng)前南京市推行企業(yè)退休人員檔案數(shù)字化的有利因素也有三個方面。一是信息技術(shù)有支持?，F(xiàn)在檔案數(shù)字化技術(shù)已比較成熟，且檔案數(shù)字化工作在全國各地區(qū)檔案管理部門也有比較成功的做法，可以為南京市退休人員檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理提供有力的技術(shù)支持和可借鑒的寶貴經(jīng)驗(yàn)。同時，南京市人力資源和社會保障信息系統(tǒng)和市、區(qū)(縣)、街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))、社區(qū)(村)四級公共服務(wù)平臺，也為今后實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化利用奠定了良好的基礎(chǔ)。二是經(jīng)費(fèi)來源有保障。南京市每年可用于退休人員檔案管理的費(fèi)用約為260萬元，且每年隨著退休人員的增加相應(yīng)增長，加上目前的歷年結(jié)余409萬元，基本上可以滿足退休人員檔案數(shù)字化管理的經(jīng)費(fèi)要求。三是規(guī)范管理有基礎(chǔ)。南京市企業(yè)退休人員檔案管理工作已基本實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，確保退休人員檔案均按規(guī)定整理、立卷、歸檔、入庫，配置了適宜安全保存檔案的專門庫房以及相關(guān)必要設(shè)施，建立了比較完善的各類管理服務(wù)制度，同時初步建立起了一支業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的檔案管理隊(duì)伍，為實(shí)現(xiàn)退休人員檔案數(shù)字化提供了有力保證。企業(yè)退休人員人事檔案數(shù)字化管理建設(shè)可遵循統(tǒng)一規(guī)劃，分步實(shí)施，技術(shù)可靠，永久保存的基本原則，依托人力資源和保障信息系統(tǒng)開發(fā)數(shù)字化檔案管理子系統(tǒng)，安全、高效的管理和利用退休人員檔案，實(shí)現(xiàn)資源共享，有效保證檔案實(shí)體安全。目標(biāo)是將新增的退休人員檔案及時進(jìn)行數(shù)字加工處理，轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息后保存。在此基礎(chǔ)上，將現(xiàn)有庫存的人事檔案逐步進(jìn)行數(shù)字化處理加工;采用由小到大、由少到多、循序漸進(jìn)，逐步擴(kuò)大的形式，用3年左右的時間完成60多萬企業(yè)退休人員檔案數(shù)字化任務(wù)。完整的檔案數(shù)字化建設(shè)流程包括案卷交接、檔案整理、目錄著錄、檔案掃描、OCR文字識別、圖像處理、數(shù)據(jù)校對、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、整理還原、案卷入庫等環(huán)節(jié)。其中掃描的主要工序有:高速掃描、去空白頁、質(zhì)檢、高掃補(bǔ)掃、頁碼錄入、頁碼特殊處理、影像自動排序。數(shù)字化后的檔案采用BS架構(gòu)實(shí)現(xiàn)自動實(shí)時出入庫，后臺是一個Web服務(wù)器，前臺基于無線手持設(shè)備(如PDA等)，在庫房內(nèi)連接放置在庫房中的無線路由器訪問Web服務(wù)器進(jìn)行資料出入庫。在對企業(yè)退休人員人事檔案數(shù)字化的過程中特別要做好數(shù)據(jù)錄入質(zhì)量的控制，加強(qiáng)數(shù)據(jù)錄入人員素質(zhì)培訓(xùn)，制定并逐步完善的錄入細(xì)則，強(qiáng)化數(shù)據(jù)質(zhì)量驗(yàn)收，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確可靠，為檔案資源的有效利用提供良好的基礎(chǔ)。在加強(qiáng)企業(yè)退休人事檔案數(shù)字化管理的同時，加強(qiáng)對現(xiàn)已產(chǎn)生的企業(yè)退休人員電子化檔案建設(shè)的研究與管理，創(chuàng)建合適的電子檔案系統(tǒng)管理模式，豐富和規(guī)范企業(yè)退休人員人事檔案資源。在推動企業(yè)退休人員人事檔案數(shù)字化的同時，需要注重對實(shí)體檔案的維護(hù)技術(shù)研究，實(shí)體檔案是歷史的真實(shí)記錄，有著證據(jù)學(xué)上的憑證及參考作用，具有不可替代的重要價(jià)值，加強(qiáng)對折痕、破裂、殘缺、水浸、成磚、霉變污染、酸化等類型破損檔案進(jìn)行分類研究、制訂合適的修復(fù)方案，也是當(dāng)前企業(yè)退休人員人事檔案資源管理的一個重要內(nèi)容。提高企業(yè)退休人員人事檔案資源的應(yīng)用和服務(wù)能力目前主要有三方面的技術(shù)。一是建設(shè)檔案檢索目錄。美國學(xué)者克萊弗登認(rèn)為評價(jià)信息檢索效果的指標(biāo)有六項(xiàng):收錄范圍、查全率、查準(zhǔn)率、響應(yīng)時間、用戶負(fù)擔(dān)和輸出形式［2］，對照此標(biāo)準(zhǔn)，南京市企業(yè)退休人員人事檔案信息檢索技術(shù)還需要進(jìn)一步推進(jìn)智能搜索引擎如語義搜索、群體搜索、基本內(nèi)容特征的多媒體檢索、羅盤搜索、整合搜索、垂直搜索、個性化搜索、社會化搜索［3］等來建構(gòu)信息檢索系統(tǒng)，來提高檔案資源管理服務(wù)水平。二是采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)。隨著企業(yè)退休人員人事檔案數(shù)字與電子化檔案量的增加，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠提高管理效率，更好滿足社會和企業(yè)退休人員對檔案查找、利用的需求。數(shù)據(jù)挖掘可以從大量的集中數(shù)據(jù)中，發(fā)現(xiàn)隱含在其中規(guī)律性的、人們事先不知道的，但又是潛在有用的最終可被理解的信息和知識的非平凡過程，它可以擴(kuò)大檔案收集范圍，優(yōu)化庫存檔案結(jié)構(gòu)，提高整理效率、鑒定效率，提供個性服務(wù)。［4］三是在適時推進(jìn)云計(jì)算技術(shù)。云計(jì)算是指一種全新的計(jì)算模式和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用模式，旨在通過網(wǎng)絡(luò)(互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng))以按需、易擴(kuò)展的方式獲得所需的硬件、平臺、軟件及服務(wù)等資源，可以提高檔案資源利用率，節(jié)省總擁有成本，增強(qiáng)IT靈活性和效率，被視為科技領(lǐng)域的新革命，對于建立統(tǒng)一、高效物檔案資源管理服務(wù)平臺、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源海量存儲與共享利用、打造低碳經(jīng)濟(jì)信息化建設(shè)模式、提升檔案服務(wù)、優(yōu)化檔案信息化人才結(jié)構(gòu)等有著重要意義。［5］南京市企業(yè)退休人員人事檔案管理服務(wù)可在四級服務(wù)平臺間開展云計(jì)算試點(diǎn)，待技術(shù)成熟后可進(jìn)一步推廣。

加強(qiáng)人事檔案安全體系建設(shè)

檔案安全是企業(yè)退休人員人事檔案管理服務(wù)工作的生命線，尤其是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理服務(wù)后，檔案實(shí)體安全與檔案信息安全并重，是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。檔案安全體系主要包括安全管理體制、安全管理制度、安全設(shè)施配備、安全技術(shù)系統(tǒng)管理等，就安全管理制度而言，要特點(diǎn)注重信息安全與保密規(guī)范，按照《檔案法》、《保密法》等法規(guī)要求，確定企業(yè)退休人員人事檔案信息資源審查標(biāo)準(zhǔn)，處理好保密與公開原則，在保障信息安全與保密基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)信息公開和資源共享。異地備份是數(shù)字時代檔案信息安全管理的重要手段，提高檔案安全保障能力。異地備份是指將原始檔案資料數(shù)據(jù)化后，一成不變地進(jìn)行復(fù)制，并保存在相距300公里以上，不屬于同一江河流域、同一電網(wǎng)、同一地震帶的異地。容災(zāi)，是指為保證重要檔案數(shù)據(jù)在經(jīng)歷各種災(zāi)難后，仍能提供正常服務(wù)，并為此所進(jìn)行的一系列應(yīng)急計(jì)劃和建設(shè)行為。［6］南京市企業(yè)退休人員人事檔案的異地備份管理工作目前還沒有有效開展，在檔案數(shù)字化工作完成后，可以在國家人力資源和社會保障系統(tǒng)內(nèi)或國家檔案管理機(jī)構(gòu)系統(tǒng)間建立異地備份管理關(guān)系，與相應(yīng)機(jī)構(gòu)簽訂協(xié)議，確保企業(yè)退休人員人事檔案服務(wù)資源的安全。

開展人事檔案編研工作

對企業(yè)退休人員檔案進(jìn)行有效編研是提升檔案資源利用水平的重要途徑，也是挖掘檔案資源的重要形式，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)于退休人員生活的目標(biāo)?，F(xiàn)在名人檔案資料的編研工作普遍受到社會重視與歡迎，普通老百姓檔案編研工作卻沒有得到應(yīng)有的關(guān)心，很多企業(yè)單位和退休人員直系親屬在退休人員離世后查找檔案編寫悼詞，但退休人員本人卻再也無法聽到。南京市檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)可以針對企業(yè)退休人員需求，組織力量對檔案資料進(jìn)行系列編研，如“老百姓的故事”、“勞模的一生”等。編研的資料可以與廣播電臺聯(lián)合播出，宣傳普通老百姓，擴(kuò)大企業(yè)退休人員人事檔案宣傳的受眾面。

提升人事檔案服務(wù)理念

后現(xiàn)代主義的多元價(jià)值取向，使人們的思想得到徹底的解放，人們對于自我也有了更多的張揚(yáng)。西方檔案管理服務(wù)更多地體現(xiàn)了這種精神內(nèi)涵。美國檔案工作者的社會意識非常強(qiáng)，他們認(rèn)為檔案是國家財(cái)富的一部分，屬于全體人民，廣大納稅人可以平等利用文件，而不提倡者將利用者僅限于政府機(jī)關(guān)及其有關(guān)人員;認(rèn)為檔案管理部門自身不能修訂檔案管理規(guī)章制度，須由社會公眾認(rèn)可后才能修改。他們的宗旨是“公眾需要什么，我們就做什么”，“想公眾之所想，急公眾之所急”。在整個服務(wù)過程中，檔案工作人員非常熱情負(fù)責(zé)，不管對方國家官員普通公眾，是本國公民外國公民，都平等對待，一視同仁。美國各檔案館都積極通過各種途徑向社會散發(fā)檔案檢索工具、館藏介紹、參考資料、宣傳材料服務(wù)指南、參觀方法，舉辦各種學(xué)術(shù)講演會、討論會、檔案展覽等，發(fā)表檔案研究論文，想方設(shè)法使公眾了解檔案的作用和館藏內(nèi)容，激發(fā)公眾對檔案的興趣和需求。［7］在企業(yè)退休人員人事檔案服務(wù)過程中，須要認(rèn)真貫徹以人為本的服務(wù)理念，改變官本位思想，加強(qiáng)為社會與企業(yè)退休人員的服務(wù)意識，不能有“我能提供什么，用戶就利用什么”的觀念，不能態(tài)度傲慢冷漠地用“保密需要”、“查無此檔”來敷衍塞責(zé)，因?yàn)樵谄髽I(yè)退休人員看來，人事檔案不僅是保護(hù)個人權(quán)益的，還應(yīng)該為他們提供歸屬感、身份感、地方感和集體記憶。