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摘要:人事檔案的真實(shí)性、安全性會(huì)對(duì)人力資源管理工作產(chǎn)生巨大影響，全面了解企業(yè)的人事檔案管理的現(xiàn)狀，并采取有效方法改善其工作中的不足，可使其在人力資源管理中發(fā)揮出更大的價(jià)值，進(jìn)而提高其在企業(yè)人力資源管理中的基本地位。本文從健全人事檔案、構(gòu)建先進(jìn)的檔案平臺(tái)和提高人事檔案的安全性三個(gè)方面對(duì)人事檔案的人力資源價(jià)值進(jìn)行探究，以此加深企業(yè)人事檔案管理工作的積極意義。

關(guān)鍵詞:人事檔案;人力資源;價(jià)值

人力資源管理的實(shí)質(zhì)是使用科學(xué)合理的方法，對(duì)企業(yè)內(nèi)部人力實(shí)施有效的組織、調(diào)配和培訓(xùn)，使企業(yè)內(nèi)部的人力和物力達(dá)到最佳配置，進(jìn)而優(yōu)化企業(yè)資源，為綜合考察和正確選拔人才、干部提供有效依據(jù)。同時(shí)企業(yè)的人力資源管理工作的順利開(kāi)展，需以人事檔案所提供的正確信息為基礎(chǔ)。因此，企業(yè)人事檔案管理工作的價(jià)值高低，會(huì)對(duì)人力資源管理工作的效果產(chǎn)生直接影響。隨著經(jīng)濟(jì)全球化步伐的加快，目前我國(guó)在人事檔案管理方面取得較大進(jìn)步，但是仍然存在部分問(wèn)題，增加了人力資源管理工作的難度，故需采取有效方法，提高企業(yè)人事檔案的價(jià)值，使企業(yè)的人力資源管理工作得以順利進(jìn)行。

一、我國(guó)人事檔案管理的現(xiàn)狀

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人力資源逐漸升級(jí)為企業(yè)的核心資源，并成為提升企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力的主要因素，同時(shí)人事檔案也是企業(yè)招聘、使用和開(kāi)發(fā)人力資源的基礎(chǔ)。盡管我國(guó)的人事檔案管理工作逐步取得較好發(fā)展，但是其人存在諸多不足，如其發(fā)展主要體現(xiàn)在企業(yè)規(guī)章制度的完善方面，對(duì)于企業(yè)人事資料的應(yīng)用，改善卻極其緩慢，造成人事檔案管理的價(jià)值無(wú)法得到真正發(fā)揮，也致使企業(yè)的人事檔案管理出現(xiàn)僵硬化和模式化等問(wèn)題。人事檔案管理的中心是人，而人力資源在人事檔案管理工作中發(fā)揮著重要作用，造成現(xiàn)階段人力資源管控凌亂、規(guī)范性較差等問(wèn)題的原因，主要有兩點(diǎn)：一是中小企業(yè)的工作人員流動(dòng)性大，企業(yè)內(nèi)部人員的穩(wěn)定性差，導(dǎo)致其人力資源的管理工作難度劇增，并且在中小企業(yè)的人力資源管理工作中，存在以績(jī)效考核或者考勤衡量等指標(biāo)為主的現(xiàn)象。同時(shí)人員流動(dòng)性大和單一的人力資源管理方式等，都會(huì)增加人事部門檔案管理工作的難度；二是大型企業(yè)的人力資源管理僵化：大型企業(yè)盡管不存在人團(tuán)流動(dòng)大的問(wèn)題，且其內(nèi)部人員的結(jié)構(gòu)比較穩(wěn)定，但是大型企業(yè)的人力資源管理與中小型企業(yè)相比，其工作量更大，進(jìn)而更難將“以人為本”的管理理念深入到人事檔案的管理中[1]。

二、人事檔案的人力資源價(jià)值分析

通過(guò)我國(guó)現(xiàn)階段的人事檔案管理現(xiàn)狀可知，人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題比較明顯，且會(huì)影響到人力資源管理工作的順利進(jìn)行，因此，對(duì)企業(yè)人事檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化、完善，可有效彌補(bǔ)人力資源管理中的不足，促使企業(yè)人力、物力得以優(yōu)化配置，為企業(yè)的健康運(yùn)營(yíng)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。本文主要從以下三個(gè)方面入手，對(duì)人事檔案的人力資源價(jià)值進(jìn)行合理分析：

（一）健全人事檔案，確立人力資源的基本地位

針對(duì)現(xiàn)階段人事檔案管理中記錄范圍較窄的問(wèn)題，大部分中小企業(yè)可通過(guò)托管員工人事檔案的方式，即將企業(yè)員工的人事資料直接委托給其他部門或單位管理，此種方式在一定程度上可增加企業(yè)人事檔案管理的效率，達(dá)到節(jié)約管理成本的目的，但是會(huì)使人事檔案管理更加分散，不利于企業(yè)的人力資源管理工作的順利進(jìn)行。因此，中小企業(yè)想要發(fā)揮出人事檔案的應(yīng)用價(jià)值，就需要確保其不被分散，并保證人事檔案管理的內(nèi)容得以定期更新，以便能忠實(shí)地反映出員工的現(xiàn)狀，以此為企業(yè)的人力資源管理提供真實(shí)、客觀的依據(jù)。在人事檔案管理工作中，中小企業(yè)需秉持“以人為本”的思想，將員工的狀態(tài)資料納入其中，并允許圖像、備注、附件等多種檔案管理方式的存在，同時(shí)需將人事調(diào)整、人事培訓(xùn)等資料記錄在案，進(jìn)而為人力資源管理工作的進(jìn)行提供依據(jù)[2]。

（二）構(gòu)建先進(jìn)的檔案平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)人力資源信息的充分利用

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案管理也引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，并實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，其產(chǎn)生的價(jià)值有兩點(diǎn)：一是能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)和電子檔雙重備份，使人事檔案材料的保存更加妥善，同時(shí)與傳統(tǒng)的管理方式相比，數(shù)字化的管理方式更加便捷，且在信息的更新和查看方面，也更加方便；二是數(shù)字化管理具備快速傳輸能力，可使人事檔案信息流動(dòng)于多個(gè)用戶之間，方便更多的人閱覽。但是人事檔案數(shù)字化管理也存在一定的弊端，如檔案信息被局限于較窄的范圍內(nèi)，信息共享的功能并未實(shí)現(xiàn)，不利于企業(yè)內(nèi)部的人才培養(yǎng)，因此，構(gòu)建先進(jìn)的檔案平臺(tái)顯得極其重要。企業(yè)人事檔案管理中擁有比較先進(jìn)的檔案平臺(tái)，可對(duì)人力資源信息進(jìn)行分類管理，使更多的人具備閱讀的權(quán)限，進(jìn)而發(fā)揮出人事檔案的價(jià)值，為企業(yè)的人力資源管理提供有效方法[3]。

（三）遵守相關(guān)的法律法規(guī)，確保人事檔案的安全性

在人事檔案的管理過(guò)程中，需遵循相關(guān)的法律法規(guī)，進(jìn)而使管理工作得以順利進(jìn)行，并確保人事檔案的完整性和安全性，使其能發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值，為人力資源管理部門提供真實(shí)、合理的管理依據(jù)。同時(shí)在使用數(shù)字化管理的過(guò)程中，需依據(jù)國(guó)家相關(guān)的法律法規(guī)，對(duì)保密性強(qiáng)或者敏感的信息進(jìn)行加密處理，使數(shù)據(jù)共享更具安全性，以此提升人事檔案信息的可靠性，進(jìn)而促進(jìn)人力資源管理工作順利進(jìn)行[4]。

三、結(jié)束語(yǔ)

人事檔案的重要性體現(xiàn)在其是企業(yè)考察和合理使用人才的依據(jù)，因此，人事檔案在企業(yè)人力資源的管理中具備重要作用，故完善和規(guī)范企業(yè)的人事檔案管理，可對(duì)企業(yè)的人力資源開(kāi)發(fā)和管理起到重要作用。盡管目前企業(yè)的人事檔案管理工作存在諸多不足，但是其對(duì)人力資源管理工作的促進(jìn)作用仍不可忽視，因此，企業(yè)需從健全人事檔案、構(gòu)建先進(jìn)的檔案平臺(tái)和提高人事檔案的安全性這三個(gè)方面出發(fā)，提升人事檔案在人力資源中的價(jià)值，發(fā)揮出人事檔案管理的重要作用，實(shí)現(xiàn)人力資源的長(zhǎng)足發(fā)展。

參考文獻(xiàn):

[1]劉霞.人事檔案的人力資源價(jià)值分析[J].卷宗,2013(6):5-6.

[2]劉海梅.淺談人事檔案在人力資源管理中的重要性[J].中國(guó)市場(chǎng),2014(9):59-60.

[3]李文龍.人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用[J].價(jià)值工程,2013(17):271-272.

作者：趙巧霞 單位：河北邯鄲市復(fù)興區(qū)人力資源和社會(huì)保障局