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【摘要】本文針對(duì)人事檔案的含義、人事檔案管理在保管與借閱方面存在的問題，探討了如何有效加強(qiáng)人事檔案的保管與借閱工作，使其更好地促進(jìn)工作的展開。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；保管；借閱要求；保管、借閱措施

一、人事檔案的含義與管理工作之間的關(guān)系

（一）人事檔案的含義。

人事檔案是指國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的個(gè)人檔案。它具體地記敘了個(gè)人的經(jīng)歷、工作成績(jī)和表現(xiàn)、政治面貌、品德作風(fēng)等材料，并且是以個(gè)人為單位的形式集中保存，是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)以及開具考研等相關(guān)證明等方面起著重要作用。

（二）人事檔案與人事檔案管理工作之間的關(guān)系。

人事檔案和人事檔案保管與借閱管理工作聯(lián)系密切，人事檔案工作則是指在人事檔案管理中的收集、補(bǔ)充、鑒別、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。人事檔案是人事檔案管理的實(shí)際工作對(duì)象，人事檔案管理工作的好壞直接關(guān)系到人事檔案的質(zhì)量。

二、目前人事檔案管理在保管與借閱方面存在的問題

（一）人事檔案的保管與借閱制度不完善。

人事檔案的保管與借閱制度還不夠完善，制度的不健全容易使工作流程不規(guī)范，不利于人事檔案管理朝著制度化、規(guī)范化發(fā)展。因?yàn)闄n案管理制度不規(guī)范，各單位在歷史發(fā)展中由于管理方式的改變、領(lǐng)導(dǎo)的更替和領(lǐng)導(dǎo)地位的關(guān)系變化容易使人事檔案在保存方面遭受遺失、殘缺，導(dǎo)致人事檔案質(zhì)量得不到保證。

（二）管理人員的保管與借閱意識(shí)觀念不強(qiáng)。

很多管理人員對(duì)人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)還不全面，存在一些誤區(qū)，往往認(rèn)為人事檔案管理工作只是一項(xiàng)普普通通的事務(wù)性保管工作，因此對(duì)檔案的管理并沒有非常重視，認(rèn)為只要做到不泄密，不丟失就行。另外在檔案交接工作中存在延后現(xiàn)象，往往是人員離了崗檔案還在原單位，檔案交接手續(xù)遲遲不辦，造成沒人擔(dān)責(zé)任、沒人及時(shí)處置等問題。

（三）人事檔案管理利用范圍有限，保管方式陳舊，借閱方式不規(guī)范。

如今很多人事檔案管理工作越來越不能適應(yīng)事業(yè)單位改革的需要。如今社會(huì)發(fā)展，技術(shù)革新快，但檔案管理的保管手段卻并沒有緊跟科技的步伐，很多人事檔案管理還僅僅局限紙質(zhì)化，并沒有充分利用現(xiàn)代化的保存技術(shù)。僅僅只把計(jì)算機(jī)當(dāng)作檔案材料的錄入機(jī)器，查閱效率和發(fā)展受限制。

（四）人事檔案保管內(nèi)容、材料不全。

現(xiàn)有的人事檔案材料中真實(shí)性不高，人事檔案部門對(duì)材料沒有進(jìn)行嚴(yán)格地審核，致使人事檔案不能如實(shí)反映本人的真實(shí)情況，給檔案利用帶來困難。另一方面，人力、物力資源配置不足。由于辦公條件的限制往往會(huì)出現(xiàn)檔案材料損毀，影響檔案的使用、美觀和完整。

三、如何加強(qiáng)人事檔案的保管與借閱工作，使其更好地促進(jìn)工作開展

（一）制定并完善人事檔案的保管與借閱制度。

各單位應(yīng)制定查閱檔案的制度，當(dāng)面對(duì)查看或者借閱人事檔案的要求時(shí)，管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵循規(guī)章制度程序，要求查閱者和自己必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，不能在檔案資料上自由涂改、圈劃、破損、私自抽拿甚至是撤換檔案。查閱者也應(yīng)加強(qiáng)不泄露、不擅自向外公布檔案內(nèi)容的觀念。同時(shí)對(duì)于違規(guī)者應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評(píng)教育，或追究法律責(zé)任。對(duì)于人事檔案保存管理者來說，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)借閱、材料收集、檢查和保密等方面的職責(zé)，確保人事檔案材料的規(guī)范化、真實(shí)性和保存完整性。

（二）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。

應(yīng)該重視人事檔案的保管與管理借閱工作，重視管理隊(duì)伍的選拔、考核和培訓(xùn)，同時(shí)人事檔案管理工作者也要樹立認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，重視檔案保管的重要性和保管、借閱過程中的要求，積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代保存管理技術(shù)，同時(shí)也要不斷增強(qiáng)保密意識(shí)，秉公辦事、以人為本，遵守檔案制度和規(guī)范。

（三）加強(qiáng)現(xiàn)代科學(xué)保管手段，增強(qiáng)人事檔案保管的安全性。

積極改革保存模式，充分利用計(jì)算機(jī)。由單一化紙質(zhì)保存轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)與網(wǎng)絡(luò)化并進(jìn)的保存形式。利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立社會(huì)化開放式的人事檔案管理模式，積極探索電子數(shù)據(jù)庫(kù)管理和聲像管理技術(shù)，同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案查閱過程中的監(jiān)督，并且要隨時(shí)補(bǔ)充更新檔案，可以通過設(shè)置密碼等形式來保障檔案的保密性。

（四）加強(qiáng)人事檔案的保管和借閱工作應(yīng)同步進(jìn)行。

查閱借用中既要滿足組織、人事、勞動(dòng)工作和其他方面的利用需要，發(fā)揮其應(yīng)有的作用，又要貫徹執(zhí)行保密法規(guī)和制度，確保人事檔案的完整和安全，防止失密和泄密。完善管理體制，搞好隊(duì)伍建設(shè)，做好基礎(chǔ)工作，進(jìn)一步改善保管條件，努力提高科學(xué)管理水平，充分發(fā)揮人事檔案的作用，使人事檔案能夠有效地為組織、人事工作服務(wù)，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

四、小結(jié)

人事檔案的保管與借閱管理工作任重而道遠(yuǎn)，它體現(xiàn)了單位人員管理的規(guī)范化和制度化，為單位選人用人提供了重要的依據(jù)。檔案管理者要采取有效措施延長(zhǎng)檔案壽命，不斷完善人事檔案的保管與借閱工作，保證檔案的全面和真實(shí)，并且要貫徹以人為本的科學(xué)發(fā)展觀，不斷深化人事管理制度。

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作者：陶俊秀 張艷紅 單位：山東省榮成市人力資源和社會(huì)保障局 山東省榮成市圖書館