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【摘要】新時期社會經濟快速發(fā)展，流動人員人事檔案管理存在的問題日益凸顯。如存在流動人員人事檔案沒有全部歸口到位，流動人員人事檔案管理不規(guī)范，檔案管理人員隊伍弱化等主要問題。只有加強組織和宣傳，實施規(guī)范化管理，優(yōu)化隊伍建設，加大基礎設施投入，創(chuàng)新檔案信息化管理，才能解決難題，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化，以適應新時期人力資源管理、檔案事業(yè)、社會經濟快速發(fā)展的需要。

【關鍵詞】流動人員；檔案管理；問題與對策；信息化；安全；公共服務

新形勢下，隨著市場經濟的快速發(fā)展，流動人員數量增長，人才流動速度加快、方式增多，相應產生的流動人員人事檔案管理問題，已成為人才服務機構工作的重中之重。強化檔案基本公共服務，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化，是促進人才流動，加快社會經濟建設步伐的有效途徑。筆者結合自身工作經驗，就流動人員人事檔案管理工作存在問題以及采取的相應對策做如下簡單的探索：

一、當前流動人員人事檔案管理工作中存在的問題

1.流動人員人事檔案沒有全部歸口到位

按上級規(guī)定，流動人員人事檔案由人事部門所屬人才服務機構來管理，但實際上有相當部分的檔案沒有集中統(tǒng)一到人才服務機構管理，造成檔案管理混亂。主要存在以下幾種情況：有些沒有保管檔案權力的單位自行保管單位人員的檔案；有的個人私自保管本人或他人檔案；有的單位、部門沒有及時將辭職、辭退人員的檔案轉到人才服務機構。

2.流動人員人事檔案管理不規(guī)范

當前的檔案管理存在諸多問題：檔案管理制度不完善、服務不到位；檔案基礎設施如庫房、檔案柜和管理技術等都比較落后，且存在安全隱患；檔案沒有完全按照國家標準進行規(guī)范化整理裝訂；該歸檔的材料沒有及時歸檔，造成人事檔案材料不齊全、缺乏聯(lián)續(xù)性，致使無法了解和考察流動人員的學習、工作和思想等現(xiàn)實情況，尤其是高校畢業(yè)生，工作后經歷幾乎沒有；有的單位轉遞檔案時漏寫或不填寫《流動人員檔案通知單》，致使檔案去處無從查找；有的單位無視人事檔案屬于機密性的文件，在轉遞過程中不通過專門規(guī)定的機構轉遞，造成檔案滯留、丟失等情況；甚至有的單位違規(guī)允許大學生自帶檔案。

3.檔案管理人員隊伍弱化

人才管理機構的檔案管理人員存在配備不足、不固定，專業(yè)能力水平欠缺，檔案管理意識淡薄、責任心不強、缺少創(chuàng)新意識。

二、解決檔案管理工作存在問題的相應對策

1.加強領導，搞好檔案政策宣傳

各級人社部門要加強指導監(jiān)管，有效推進流動人員人事檔案管理工作科學、有序開展。要成立流動人員人事檔案管理工作領導小組，精心組織、落實責任、扎實推進，充分發(fā)揮領導小組的主導作用，使檔案管理人員能夠認真履行職責，增強工作的積極性、主動性和自覺性，嚴格照章辦事，嚴肅檔案紀律，承擔起業(yè)務把關責任，確保檔案的完整與安全。要加強執(zhí)法監(jiān)督，完善流動人員人事檔案管理制度。人社部門加強對流動人員人事檔案管理工作的執(zhí)法檢查，嚴肅查處各種違法違規(guī)行為，并使之常態(tài)化。為引起用人單位和個人對流動人員人事檔案管理工作的高度重視，并促使其將保管的流動人員人事檔案主動送歸到人才服務機構，堅持搞好宣傳，提高社會關注度是最有效的途徑。要長期深入相關的部門、單位進行流動人員人事檔案的監(jiān)督檢查和政策宣傳；要充分利用報紙、電視、互聯(lián)網等媒體或其他渠道，積極宣傳流動人員人事檔案管理的意義、作用、政策法規(guī)，流動人員人事檔案的構成，檔案服務機構信息和辦事指南，提升個人與用人單位對檔案法律法規(guī)、檔案管理常識和重要性的認識。宣傳要突出強調檔案材料對個人的重要性。

2.規(guī)范制度，強化基本公共服務

實施檔案管理規(guī)范化建設，健全并嚴格執(zhí)行各種檔案管理制度，如《流動人員檔案收集制度》《流動人員檔案鑒定制度》《歸檔材料審核制度》《流動人員檔案保管保密制度》《流動人員檔案轉遞制度》等，完善服務標準和流程，推進服務規(guī)范化和精細化，滿足服務對象的基本需求。同時要認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，不斷完善檔案管理制度，強化基本公共服務職能，重點抓好三個關鍵性工作:一是檔案材料的收集和鑒別。流動人員人事檔案材料不全，是最嚴重的問題。而全面收集和鑒別檔案材料這項工作，任務艱巨，意義重大，各部門要引起高度重視。人才服務機構要科學謀劃、奮力攻堅。一要設法建立健全流動人員人事檔案材料收集網絡。由于大多數流動人員單位不固定，工作流動性強，加之有的用人單位和個人還不愿配合，很難收集到完整的檔案；二要參照干部檔案確定需歸檔的材料及范圍，定時、定向、跟蹤收集需要歸檔的材料，豐富和擴大檔案內容，建立收集流動人員檔案材料的長效機制，確保檔案內容的齊全和完整；三要根據有關規(guī)定認真鑒別收集歸檔材料，核對材料有關信息，確保歸檔材料真實準確、規(guī)范完整、文字清晰、手續(xù)完備，堅決杜絕假材料，以確保檔案的真實性；四要及時登記缺少的有關材料，并設法收集補齊。二是檔案的整理和保管。對流動人員檔案材料進行高標準的技術加工，嚴把技術質量關，使每卷檔案達到完整、真實、精煉、方便利用。及時、準確做好目錄，錄入到計算機。對于不定期收集到的材料，可采取隨時整理的方式，及時裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整。嚴格遵守查借閱制度，流動人員人事檔案管理機構要嚴格查借閱審批手續(xù)，查借閱歸還的檔案要逐頁審核。三是檔案的接收和轉遞。接收流動人員人事檔案時要認真審核和甄別檔案材料，審核檔案材料是否齊全、完整，本著實事求是、便民利民的原則，對缺少材料的實行告知承諾制。一次性告知所缺材料及其可能造成影響，經本人作出書面知情說明、承諾補充材料后予以接收。轉出流動人員檔案要完整、齊全，任何單位或個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉出檔案。

3.加大投入，確保檔案安全管理

要按照《干部檔案工作條例》的相關規(guī)定，加大檔案管理基礎設施的投入。嚴格執(zhí)行檔案庫房、辦公室、閱卷室“三分開”制度，建立堅固、防水、防潮的檔案庫房，并配置去濕、防火、防蛀、防高溫的符合國家有關標準的檔案管理設備，提高流動人員人事檔案安全防災標準，完善監(jiān)測和防護措施，及時發(fā)現(xiàn)和排除隱患。

4.優(yōu)化隊伍建設，提升人員素質

建立一支素質高、能力強，思想上進的專業(yè)化檔案管理隊伍要著手五個方面：一要建立和完善檔案管理人員培訓機制。有計劃有組織地開展多種方式的業(yè)務知識培訓活動，不斷提高綜合能力強和服務水平；二要鼓勵和支持學習業(yè)務知識和技能，逐步培養(yǎng)自學能力；三要定期召開流動人員人事檔案管理工作的座談會、研討會，交流管理經驗，解決疑難問題，研究新的發(fā)展思路；四要不斷開展思想教育活動，如黨性教育和流動人員人事檔案服務窗口建設活動等；五要保持檔案管理人員相對穩(wěn)定。創(chuàng)造良好的工作和人文環(huán)境，積極開展表彰活動，提高人員的各種待遇，使他們能安心、舒心、順心，并能扎實努力地工作。注重提高五個方面：一是思想政治素養(yǎng)。要加強培養(yǎng)檔案管理人員思想政治素養(yǎng)，要求他們工作踏實，能吃苦耐勞，具有較強的責任意識、服務意識和奉獻精神；二是業(yè)務能力。在業(yè)務能力方面，要求檔案管理人員能夠全面了解和掌握檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)、步驟和管理方法，不斷學習和掌握檔案工作方面的新政策、新理論、新技術；三是操作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代化模式轉變，要求檔案管理人員能夠熟練掌握計算機操作技術，提高檔案管理人員進行信息化的工作技能；四是溝通協(xié)調能力。檔案管理人員要經常與檔案材料形成部門聯(lián)系，開展好檔案材料收集工作，這就需要檔案人員有較好的協(xié)調與溝通能力，保證工作順利開展；五是創(chuàng)新能力。流動人員人事檔案管理只有在管理技術、管理制度等各方面不斷創(chuàng)新，才能適應新時期檔案管理向現(xiàn)代化發(fā)展的需要。

5.創(chuàng)新管理方式，實現(xiàn)檔案管理信息化

檔案信息化就是用計算機整合收集和管理紙質檔案信息和館藏資料，檔案管理方式從傳統(tǒng)的落后方式的轉為當下的數字化和電子化。在新形勢下要大膽開拓創(chuàng)新，強化服務理念，快速實現(xiàn)流動人員人事檔案管理信息化。一要加大投入配置先進的檔案信息網絡系統(tǒng)和檔案數字化設備，充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益；二要引進掌握現(xiàn)代信息科學技術和專業(yè)知識、綜合素質較高的復合型人才，以適應人事檔案信息化、數字化管理的需要；三要創(chuàng)新流動人員人事檔案管理制度。根據《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。完善檔案信息化管理業(yè)務流程、技術規(guī)范和安全措施，細化電子檔案環(huán)節(jié)和步驟，確保電子檔案的安全性與完整性，逐步讓檔案工作走上規(guī)范化、智能化管理的軌道；四要健全流動人員人事檔案數據庫，完善檔案資源共享、異地查閱、統(tǒng)計分析等功能；五要研究開發(fā)檔案管理服務網上辦公平臺，不斷提高流動人員人事檔案管理水平和服務效率。

參考文獻：

[1]白春華.淺析流動人員檔案管理中存在的問題與對策[J].山東青年，2015（4）：113-113.

[2]王魯花,韓春紅.新時期流動人員人事檔案管理的現(xiàn)狀、問題及對策[J].人才資源開發(fā)，2014（16）：3-4.

作者:鹿仕君 單位:吉林省樺甸市人才交流服務中心