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1農(nóng)業(yè)科技檔案工作存在的問題

1.1農(nóng)業(yè)科技檔案歸檔率低

一是科研工作管理體制不完善，有些單位科研管理和檔案管理嚴重脫節(jié)，科研檔案歸檔率低；二是農(nóng)業(yè)科研工作周期長，檔案來源比較分散，沒有收集或沒有全部收集到檔案室統(tǒng)一保管，造成檔案資源流失；三是有的科技人員視科研檔案為個人財富，不愿意、不放心將科研資料交由檔案管理人員管理，致使檔案工作難以開展，甚至造成科研檔案斷檔。

1.2科技檔案整理與保管不規(guī)范

有的單位將耗費人力物力形成的科技檔案散放在檔案柜里，甚至是多年的科技檔案堆放在一起，沒有經(jīng)過登記整理，容易造成檔案損毀，更不利于檔案的開發(fā)利用。

1.3科技檔案開發(fā)利用有限

科研檔案管理存在重保管、輕利用的問題，而檔案的價值在于利用，檔案沒有提供利用服務就是死檔案，其價值和潛力就體現(xiàn)不出來。

1.4科技檔案管理方式落后

21世紀已進入信息時代，但基層的檔案管理工作顯然沒有跟上時代的步伐，管理方法和手段落后，還是傳統(tǒng)的手工操作，計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)、數(shù)字處理技術(shù)在檔案管理上的應用處于起步階段。

2加強農(nóng)業(yè)科技檔案工作的具體措施

2.1加強科技檔案收集和管理力度

科技檔案實行集中統(tǒng)一管理，是科技檔案工作的基本原則。在檔案管理工作中，檔案材料的收集是做好檔案工作的基礎和關(guān)鍵，沒有檔案的收集工作，就不能把在生產(chǎn)、科研活動中形成的科技檔案作為國家的財富集中保管起來。我國檔案法規(guī)定，對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須定期向本單位檔案機構(gòu)移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有?？萍紮n案的收集工作是保證科技檔案完整、準確的重要措施。黑龍江省農(nóng)業(yè)科學院農(nóng)業(yè)科技檔案的收集應從研究課題項目的任務下達開始，經(jīng)過各階段試驗，至最后總結(jié)、成果鑒定、推廣示范的整個過程，材料收集整理后由各分院、研究所檔案員定期向黑龍江省農(nóng)業(yè)科學院檔案室移交，以保證檔案的完整、系統(tǒng)和有效利用?？萍紮n案的收集工作還必須把好質(zhì)量關(guān)，除做好科技文件歸檔前的監(jiān)督、指導工作，還要特別加強接收歸檔的驗收工作，確保歸檔科技文件的質(zhì)量。

2.2加強各科研院所檔案管理工作的合作

全院30個分院、研究所的科技檔案管理工作基本上是各自為政，沒有形成一種上下聯(lián)動的網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)，院機關(guān)檔案室要加強對下屬單位檔案工作的管理，全面履行檔案機構(gòu)的職能?？蒲刑帉θ嚎蒲泄ぷ髌鸸芾碜饔?，對全院的項目申請和科研成果應有全面的了解，科研處要協(xié)助院機關(guān)檔案室做好全院科研檔案管理工作，每年向院機關(guān)檔案室提交前一年全院的科研項目清單，包括項目申請單位、項目內(nèi)容、項目年限、課題主持人等，以便對各分院、研究所的檔案管理進行監(jiān)督指導。各科研院所要把檔案工作列入科研計劃、科研課題、科技成果管理工作中，把科研檔案的形成、積累、歸檔等工作納入科技人員職責范圍，并作為科技人員晉級、授獎和評、聘技術(shù)職稱的依據(jù)之一。

2.3完善農(nóng)業(yè)科技檔案管理制度

檔案管理制度不僅是檔案管理工作標準化、規(guī)范化的依據(jù)，而且是日常管理工作的操作指南。檔案工作人員要按照科技檔案管理規(guī)范的要求將黑龍江省農(nóng)業(yè)科學院的科技檔案進行分類、整理、歸檔。整理是科技檔案實施科學管理的基礎，其實質(zhì)是對科技檔案進行有序的組織，經(jīng)過科學整理，科技檔案能夠保持內(nèi)部相互之間的有機聯(lián)系以及信息的準確揭示，從而易于科技工作者了解和熟悉所管理的科技檔案，能夠準確、迅速地提供利用。此外，檔案管理人員要認真學習檔案法律法規(guī)，掌握并落實檔案管理行業(yè)標準，進一步加強和完善科研檔案管理制度體系。

2.4加強農(nóng)業(yè)科技檔案的開發(fā)利用

首先，通過編制檔案檢索工具，提高檔案利用效率，積極開發(fā)檔案信息資源；其次，利用多種形式廣泛宣傳，擴大科技檔案的利用范圍；第三，要進行利用農(nóng)業(yè)科技檔案推動科技成果轉(zhuǎn)化，使農(nóng)業(yè)科技檔案應用于農(nóng)業(yè)生產(chǎn)；最后要通過檔案編研工作，提高檔案利用效能，檔案編研工作是對農(nóng)業(yè)科技檔案中的內(nèi)容進行篩選、分類和整合，形成科技成果簡介、數(shù)據(jù)分析、綜合性述評、專題匯編等編研成果，幫助檔案利用者在更短的時間內(nèi)對某一問題有更加全面的了解。

2.5運用現(xiàn)代化的方式方法管理

農(nóng)業(yè)科技檔案傳統(tǒng)的檔案管理完全是手工操作，管理方法和手段落后，效率低下。計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)、信息技術(shù)突飛猛進，給檔案工作增添了新的動力。利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，將傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案進行加工處理，將其制成檔案信息數(shù)據(jù)庫，使之能夠通過光磁介質(zhì)進行保管保存與提供利用，實現(xiàn)檔案信息資源的深度開發(fā)與廣泛利用，為實現(xiàn)網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案信息資源共享奠定基礎。

作者：李艷芳安詠梅單位：黑龍江省農(nóng)業(yè)科學院