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摘要：對檔案信息資源共享的內(nèi)涵及發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行探討，將信息共享空間建設(shè)理念引入到檔案信息資源共享中，并針對檔案信息資源共享建設(shè)的建設(shè)目標(biāo)、機(jī)制、策略等問題提出建議。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源；共享；機(jī)制

檔案信息資源共享是檔案信息資源數(shù)字化及檔案信息資源整合的最終目的，是檔案信息資源社會(huì)化的一個(gè)重要標(biāo)志。它是以計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等多種技術(shù)為前提，以檔案數(shù)字化加工及整合為基礎(chǔ)，進(jìn)行檔案信息資源交流與共享，其實(shí)質(zhì)是以用戶為中心、以網(wǎng)絡(luò)為工具、以利用為目的，開發(fā)檔案信息資源為社會(huì)提供信息服務(wù)為目的的檔案管理模式。

一、開展檔案信息資源共享的基礎(chǔ)

1.信息技術(shù)的日趨成熟為檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)提供了技術(shù)保障。隨著我國網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的快速建設(shè)與完善，數(shù)字化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、多媒體技術(shù)和超文本技術(shù)的發(fā)展，我國檔案網(wǎng)站體系、檔案系統(tǒng)的局域網(wǎng)體系的初步建立，這些都為數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)采集、異地查詢和檔案信息資源傳遞等檔案信息資源共享活動(dòng)提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支持。

2.檔案數(shù)字化工作的深入開展為檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)提供了現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)?，F(xiàn)階段檔案數(shù)字化工作已經(jīng)全面開展，多數(shù)檔案館已經(jīng)完成檔案資源的目錄級數(shù)字化工作，全文檔案數(shù)字化工作也正在大范圍推進(jìn)，所形成的內(nèi)容充實(shí)、類型多樣的數(shù)字化館藏為開展檔案信息資源共享活動(dòng)提供有力的支撐。

3.公眾對檔案信息需求的立體化、多元化為檔案信息資源共享提供廣闊的發(fā)展空間。社會(huì)發(fā)展的大背景下，檔案用戶對檔案信息需求的社會(huì)化趨勢日益明顯，不僅僅局限于工作查考和編史修志，而是廣泛涉及社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、外交和民眾生活的方方面面，內(nèi)在需求和外在推動(dòng)使檔案部門提高信息服務(wù)能力成為必然的趨勢。這些都為開展檔案信息資源共享工作提供巨大的發(fā)展空間。

二、檔案信息資源共享存在的問題

1.責(zé)任主體缺失，缺乏統(tǒng)一規(guī)劃。我國檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，但在實(shí)際過程中受我國條塊分割的影響，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)成為一種宏觀指導(dǎo)，沒有強(qiáng)制性。檔案共享工作缺乏整體的統(tǒng)籌規(guī)劃和管理。各檔案部門的檔案信息化建設(shè)處在自發(fā)性、分散性、發(fā)展不平衡的階段，這導(dǎo)致各個(gè)檔案館之間難以相互合作，在檔案信息化建設(shè)中存在著重復(fù)建設(shè)、信息孤島、系統(tǒng)間資源布局不合理、難以共享等問題。

2.資金不足。檔案信息資源共享是一項(xiàng)長期的、復(fù)雜的工程，從購買數(shù)字化所需的基礎(chǔ)設(shè)施，開發(fā)專用軟件，到館藏資源的數(shù)字化和后期維護(hù)工作，都需要持續(xù)、穩(wěn)定資金投入做支持。但就實(shí)際情況看，資金的投入非常有限，導(dǎo)致信息化和檔案信息共享工作無法順利開展。

3.檔案信息資源共享的制度、標(biāo)準(zhǔn)不夠完善。檔案數(shù)字化工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)總體上制定了很多，內(nèi)容涉及紙質(zhì)檔案數(shù)字化的格式、檔案管理系統(tǒng)的功能及數(shù)字檔案館的建設(shè)規(guī)范等。但檔案數(shù)字化工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)大多為推薦標(biāo)準(zhǔn)，沒有強(qiáng)制約束力，而且對檔案信息資源的標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理、使用和檢索等方面尚未做出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。在實(shí)際工作中，各個(gè)檔案管理部門往往采用本部門的標(biāo)準(zhǔn)和要求，不可避免造成一些差異，使得檔案信息資源整合的難度大大提高，進(jìn)而影響到檔案信息資源的社會(huì)共享。

4.檔案人力資源隊(duì)伍建設(shè)有待完善。檔案人員的素質(zhì)參差不齊。從信息化素質(zhì)來說，由于檔案館很多人員都沒有接受過正規(guī)和系統(tǒng)的專業(yè)教育和專業(yè)培訓(xùn)，對于電子文檔形成、信息的存儲(chǔ)、傳輸、檢索、利用等技術(shù)知之甚少。要想實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，檔案工作部門的信息管理人員不僅應(yīng)當(dāng)精通檔案管理過程中的各種原則及規(guī)則，還要了解一些相關(guān)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，這就需要培養(yǎng)同時(shí)具備檔案管理以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的復(fù)合型專業(yè)人才。

三、檔案信息資源共享機(jī)制的構(gòu)建

1.體制構(gòu)建。

（1）組織建設(shè)。要建立檔案信息資源共享管理與協(xié)調(diào)組織，該組織對整個(gè)共享體系進(jìn)行宏觀調(diào)控，統(tǒng)一管理各個(gè)檔案館的人力資源、設(shè)備資源及技術(shù)資源，帶動(dòng)整個(gè)共享體系協(xié)調(diào)發(fā)展，最終達(dá)到提高檔案信息資源共享水平的目的。其主要職責(zé)包括：制定檔案信息資源共享總體規(guī)劃、發(fā)展戰(zhàn)略、實(shí)施方案等；制定有關(guān)檔案信息資源共享所需政策法規(guī)、管理規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等；建立專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行維護(hù)中心，負(fù)責(zé)整個(gè)檔案信息資源共享網(wǎng)絡(luò)中包括安全監(jiān)控、用戶認(rèn)證、數(shù)據(jù)庫管理與維護(hù)等整套工作。

（2）制度建設(shè)。檔案信息資源共享是一項(xiàng)需要多機(jī)構(gòu)、多行業(yè)參與的系統(tǒng)工程，要想保證資源共享的持續(xù)有效展開，創(chuàng)造良好的檔案信息資源法律環(huán)境是前提條件。首先，修訂、完善現(xiàn)有的《檔案法》中有關(guān)檔案信息資源共建共享的條款，明確資源共享的原則、總體要求、組織方式、共享模式等具體實(shí)施措施等。其次，制定相關(guān)檔案信息資源共享的法規(guī)。我國檔案信息資源共享仍處于起步階段，我國政府對檔案信息資源共享建設(shè)的指導(dǎo)大多停留在宏觀的戰(zhàn)略框架上，涉及具體實(shí)施與運(yùn)作的法律法規(guī)還很不完備，立法部門應(yīng)會(huì)同有關(guān)部門組織相關(guān)專家開展深入的調(diào)查研究，制定一套具有前瞻性、包容性、規(guī)范性的共享法規(guī)。另外，現(xiàn)有的《專利法》、《技術(shù)合同法實(shí)施細(xì)則》、《著作權(quán)法》、《計(jì)算機(jī)軟件保護(hù)條例》中均未明確規(guī)定所有的檔案信息資源共享活動(dòng)必須在不引起侵權(quán)條件下才可開展，故應(yīng)在相關(guān)規(guī)定中，就如何規(guī)范檔案信息資源的共享做出明確規(guī)定。最后，建立健全檔案數(shù)字化應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理等環(huán)節(jié)的檔案信息安全管理制度。加強(qiáng)技術(shù)研發(fā)，提升在病毒防護(hù)、網(wǎng)絡(luò)防護(hù)、漏洞修復(fù)、訪問控制等方面的技術(shù)水平，制定數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制、信息公開制度、數(shù)字簽名條例等制度。

2.資源整合機(jī)制。要想實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，前提條件是擁有完整、翔實(shí)、豐富的檔案資源并對其進(jìn)行科學(xué)、有效的數(shù)字化加工建設(shè)形成內(nèi)容充實(shí)的數(shù)據(jù)倉庫。

（1）加大歸檔力度，充實(shí)現(xiàn)實(shí)館藏。檔案工作者要采取多種途徑、方式，做好檔案收集工作，特別重視有較高社會(huì)價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值的檔案信息。要做到定期收集與跟蹤收集相結(jié)合、一般號(hào)召與個(gè)別強(qiáng)調(diào)相結(jié)合，全面收集與定點(diǎn)收集相結(jié)合。除此之外，還應(yīng)注意隱藏在組織內(nèi)部的隱性知識(shí)的收集。如開展科研項(xiàng)目的調(diào)研報(bào)告、會(huì)議記錄等程序化生成文件，組織內(nèi)部經(jīng)多年實(shí)踐所形成的不成文的作業(yè)流程、工作方法、口述資料等。按照組織知識(shí)資源體系擴(kuò)大歸檔范圍。

（2）加強(qiáng)電子檔案收集和館藏資源數(shù)字化建設(shè)。為更好實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，要完善電子文件收集制度，明確收集范圍，確保電子文件的完整性、真實(shí)性。不僅要收集正式性電子文件，尤其要注意收集那些有保存價(jià)值及用戶檢索要求的過程性文件。對于多年才能完成的任務(wù)或項(xiàng)目，對其所形成的電子文件要進(jìn)行連續(xù)或分階段收集，以防電子文件丟失。在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，要對館藏情況進(jìn)行評估，因地制宜，制定建設(shè)方案。在建設(shè)中，利用率高、重要的檔案優(yōu)先數(shù)字化建設(shè)，要詳細(xì)制定著錄標(biāo)準(zhǔn)、掃描標(biāo)準(zhǔn)并實(shí)時(shí)跟進(jìn)校驗(yàn)，保證檔案著錄、掃描質(zhì)量；適時(shí)進(jìn)行數(shù)字信息的批量上傳，做好原始數(shù)據(jù)備份工作。

（3）努力挖掘特色資源，構(gòu)建特色數(shù)據(jù)庫。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案館的信息資源不僅僅是本館的館藏集合。應(yīng)充分利用來自于互聯(lián)網(wǎng)、媒體等多種渠道的信息充實(shí)館藏，將有利用價(jià)值的特色信息進(jìn)行歸類、整理、加工形成具有本館特色的館藏資源。在此基礎(chǔ)上，要想真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，必須有高質(zhì)量的多類型數(shù)據(jù)庫，要在進(jìn)一步完善檔案案卷題名數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，大力發(fā)展全文數(shù)據(jù)庫、各類專題數(shù)據(jù)庫，如科研成果數(shù)據(jù)庫，還有文獻(xiàn)型、索引型、事實(shí)型數(shù)據(jù)庫，做到各有千秋、各具特色。

3.經(jīng)濟(jì)機(jī)制。加大對檔案信息資源共享建設(shè)的投資力度，從長遠(yuǎn)出發(fā)以戰(zhàn)略的眼光支持檔案信息資源共享的建設(shè)，適時(shí)提高檔案信息資源共享的建設(shè)經(jīng)費(fèi)。在政府的財(cái)政支持的基礎(chǔ)上，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)采取多種方式向社會(huì)公眾宣傳檔案重要性，增強(qiáng)檔案意識(shí)，爭取社會(huì)各界的支持和投入，建立多渠道的資金投入機(jī)制。

4.技術(shù)機(jī)制。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，要根據(jù)檔案信息資源自身的特點(diǎn)及資源共享利用的實(shí)際需要，采取相應(yīng)措施，保證檔案信息資源的安全性與可靠性。

（1）采用實(shí)用、可靠的防火墻。防火墻實(shí)際上是一種建立在互聯(lián)網(wǎng)和內(nèi)部網(wǎng)之間的安全網(wǎng)關(guān)，是硬件和軟件的結(jié)合。它通過制定嚴(yán)格的安全策略，實(shí)現(xiàn)被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)系統(tǒng)免受外來侵入，是目前被認(rèn)為最有效的網(wǎng)絡(luò)隔離、防黑客入侵的手段。各檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)與需求，采用相適應(yīng)的防火墻。

（2）利用數(shù)據(jù)加密技術(shù)和身份認(rèn)證技術(shù)。數(shù)據(jù)加密是通過網(wǎng)絡(luò)中的加密機(jī)構(gòu)，對原始信息進(jìn)行重新組合，只有事先有通訊協(xié)議的雙方才能解碼還原信息。即由明文變?yōu)槊芪摹Ｋ菍?shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息保密性的一種主動(dòng)的、開放性的防范手段。身份認(rèn)證是通過CA認(rèn)證系統(tǒng)驗(yàn)證訪問者身份的合法性并確定其相應(yīng)的權(quán)限，不同權(quán)限的訪問者只能查詢利用相應(yīng)等級的檔案信息資源。若需要下載檔案信息，需提交相應(yīng)申請，得到管理員同意后方可下載。

（3）做好安全管理工作，防范網(wǎng)絡(luò)病毒。解決病毒問題最好的辦法就是防范。即要安裝防病毒軟件，又要注意及時(shí)升級、更新。另外要定期對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，建議使用雙硬盤、移動(dòng)硬盤等進(jìn)行備份。還要建立健全相應(yīng)安全規(guī)章制度，禁止將不明來源文件、程序在系統(tǒng)中復(fù)制、運(yùn)行，接入系統(tǒng)的軟硬件要進(jìn)行病毒檢查。

當(dāng)前，檔案信息資源共享建設(shè)已成為必然趨勢，從技術(shù)角度來講，在部分發(fā)達(dá)地區(qū)開展基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的大規(guī)模檔案信息資源共享的條件已經(jīng)成熟；從觀念來講，人們已經(jīng)逐漸認(rèn)識(shí)到，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下利用檔案信息資源的方式正在發(fā)生深刻變化；從需求上來講，廣大利用者對信息的需求，促使檔案信息資源共享建設(shè)速度的加快。在信息環(huán)境的巨大變化之下，我國檔案學(xué)理論界對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源建設(shè)模式所發(fā)生的變化給予了極大的關(guān)注，盡管關(guān)于檔案信息資源共享機(jī)制的研究才剛剛開始，但是可以肯定地說，它必將對我國今后檔案信息資源共享建設(shè)的理論和實(shí)踐產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。

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作者：丁丹 單位：遼陽市政府投資工程項(xiàng)目建設(shè)辦公室