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【摘要】內(nèi)部控制對保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動有效進(jìn)行起著十分重要的作用，一個(gè)合理完善的采購內(nèi)部控制制度的落實(shí)已成為實(shí)現(xiàn)企業(yè)降低成本、保證企業(yè)利益最大化的重要條件。文章從分析采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的必要性入手，強(qiáng)調(diào)了采購業(yè)務(wù)內(nèi)部會計(jì)控制的基本制度并對制度的流程進(jìn)行了設(shè)計(jì)，對完善企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度提出了新的看法。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；采購業(yè)務(wù)；內(nèi)部控制

近年來，因?yàn)椴少彮h(huán)節(jié)內(nèi)部控制不得當(dāng)、不嚴(yán)密而產(chǎn)生貪污、受賄、浪費(fèi)的案例不勝枚舉，缺乏透明度的采購過程，產(chǎn)生了“以權(quán)謀私，暗箱操作，弄虛作假，收受回扣，跑冒滴漏”等問題，導(dǎo)致企業(yè)采購物品質(zhì)次價(jià)高，資金使用效益低下，故加強(qiáng)采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部會計(jì)控制，刻不容緩。

1采購業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部控制的必要性

采購，是指單位為了滿足物品（原材料、固定資產(chǎn)、辦公用品等）或勞務(wù)（技術(shù)、服務(wù)等）等需要進(jìn)行的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動。在社會化大生產(chǎn)的環(huán)境下，任何單位要維持正常的生產(chǎn)或經(jīng)營，都必須進(jìn)行采購經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動，可以說，采購是各單位經(jīng)濟(jì)活動中最頻繁的、最常見的表現(xiàn)形式之一。內(nèi)部會計(jì)控制是實(shí)施企業(yè)內(nèi)部管理一個(gè)重要的組成部分。在采購業(yè)務(wù)的過程中內(nèi)部會計(jì)控制的目標(biāo)是：合理經(jīng)濟(jì)的進(jìn)行各種采購業(yè)務(wù)；支付款項(xiàng)后獲得相應(yīng)的物品或勞務(wù)；合理揭示企業(yè)應(yīng)享有的折扣、折讓；及時(shí)支付款項(xiàng)，維護(hù)良好信譽(yù)。所以在采購過程中恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用內(nèi)部會計(jì)控制，有利于減少疏忽、錯誤及違法、違規(guī)行為，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。

2采購業(yè)務(wù)內(nèi)部會計(jì)控制的基本制度

為了充分發(fā)揮采購業(yè)務(wù)內(nèi)部會計(jì)控制的作用，實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)，應(yīng)針對采購業(yè)務(wù)的內(nèi)容，設(shè)計(jì)以下采購業(yè)務(wù)內(nèi)部會計(jì)控制的基本制度。

2.1不相容職務(wù)分離

在采購業(yè)務(wù)中，需要適當(dāng)職務(wù)分離的有：

（1）物品或勞務(wù)需要部門，不能同時(shí)擔(dān)任采購職務(wù);

（2）付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時(shí)辦理尋求供應(yīng)商和索價(jià)業(yè)務(wù);

（3）物品的采購人不能同時(shí)擔(dān)任物品的驗(yàn)收工作;

（4）物品的采購、儲存和使用人不能同時(shí)擔(dān)任賬務(wù)的記錄工作;

（5）接受各種物品或勞務(wù)的部門或主管人，適當(dāng)?shù)赝~簿記錄人分離;

（6）審核付款人應(yīng)同付款人職務(wù)分離;

（7）記錄應(yīng)付賬款的人不能同時(shí)擔(dān)任付款業(yè)務(wù);

2.2正確的授權(quán)審批

對于采購循環(huán)，一般應(yīng)予以關(guān)注的控制審批要點(diǎn)包括：

（1）企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃部門一般會根據(jù)顧客訂單或者對銷售預(yù)測和存貨要求的分析來決定生產(chǎn)授權(quán)；

（2）企業(yè)對資本支出和租賃合同通常會特別授權(quán)，只容許特定人員提出請購；

（3）采購合同的簽訂需經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批；

（4）采購款項(xiàng)的支付應(yīng)經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批；

2.3訂貨報(bào)價(jià)控制

訂貨報(bào)價(jià)是采購業(yè)務(wù)中的核心，其中對供應(yīng)商的選擇又是保證所購物品成本和質(zhì)量目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的重中之重，控制措施有：

（1）定期審查供應(yīng)商的基本資料，如產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量、供貨條件、信譽(yù)、售后服務(wù)以及供應(yīng)商的設(shè)備狀況、技術(shù)水平和財(cái)務(wù)狀況等，為企業(yè)采購決策提供可靠信息。

（2）對所有潛在供應(yīng)商應(yīng)就其質(zhì)量、技術(shù)、財(cái)務(wù)狀況的可行性進(jìn)行調(diào)查。調(diào)查內(nèi)容包括：企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部會計(jì)控制探討設(shè)備、工藝能力、質(zhì)量記錄、運(yùn)輸記錄、勞動力情況、成本結(jié)構(gòu)、財(cái)務(wù)狀況、售后培訓(xùn)意向。

（3）對于一般和重要物品或勞務(wù)采購，應(yīng)建立由采購、技術(shù)等部門參與的比質(zhì)比價(jià)體系，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、供貨條件、信譽(yù)和售后服務(wù)等。

2.4充分的憑證和記錄

為實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部會計(jì)控制目標(biāo)，企業(yè)應(yīng)建立以采購申請、經(jīng)濟(jì)合同、驗(yàn)收、入庫單和結(jié)算憑證為載體的控制系統(tǒng)。

2.5稽核和監(jiān)督評價(jià)

通過對采購業(yè)務(wù)的事前分析與評價(jià)和事后稽核、檢查和監(jiān)督評價(jià)采購業(yè)務(wù)的正確性、合理性起到把關(guān)、驗(yàn)收的作用。

3采購業(yè)務(wù)主要流程及其控制

采購業(yè)務(wù)需要由供應(yīng)、采購、驗(yàn)收、財(cái)會各部門共同協(xié)助完成。

為了充分發(fā)揮采購與付款的內(nèi)部會計(jì)控制的作用，實(shí)現(xiàn)采購與付款的內(nèi)部會計(jì)控制目標(biāo)，應(yīng)對企業(yè)主要的采購與付款業(yè)務(wù)流程進(jìn)行具體的內(nèi)部會計(jì)控制。

3.1請購

提出物品和勞務(wù)的需要是采購環(huán)節(jié)的開始，企業(yè)可以根據(jù)不同的需要制定不同的請購制度。

其中還包括詢價(jià)并確定供應(yīng)商。由企業(yè)指定的詢價(jià)人員對擬采購的物資進(jìn)行供應(yīng)商查詢,查詢內(nèi)容包括供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量、可享受的折扣、付款條件、交貨時(shí)間和供應(yīng)商的信譽(yù)等,采購詢問比較清楚后,交由授權(quán)的主管人員對《請購單》或《訂貨單》進(jìn)行二次審批,確定供應(yīng)商。

3.2采購

無論何種需要的請購，采購部門在收到經(jīng)過審批的請購單后都必須作出以下三方面的決定：應(yīng)訂購多少；向誰發(fā)出訂貨單；什么時(shí)候發(fā)出訂貨單。

3.3驗(yàn)收

為了達(dá)到控制目的，驗(yàn)收入庫的職能必須由獨(dú)立于請購、采購和會計(jì)部門的人員來承擔(dān)。

質(zhì)量檢驗(yàn)也是驗(yàn)收工作很重要的一部分。采購物資運(yùn)抵企業(yè)后，首先應(yīng)由企業(yè)的質(zhì)量檢驗(yàn)部門對此批物資進(jìn)行質(zhì)量的驗(yàn)收和檢測，檢測的依據(jù)是《請購單》或《訂貨單》、《購銷合同》和企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量管理要求，在確認(rèn)無誤后，質(zhì)量檢驗(yàn)部門填寫《驗(yàn)收單》，并簽名蓋章。

3.4審核

對購貨業(yè)務(wù)的各種憑證進(jìn)行嚴(yán)格的審查，是保證業(yè)務(wù)的合法、合理性、內(nèi)部控制制度的嚴(yán)密性的重要手段。

3.5付款

付款這一環(huán)節(jié)表示采購業(yè)務(wù)的結(jié)束。對于現(xiàn)金支付的交易，為了進(jìn)一步強(qiáng)化內(nèi)部控制，還應(yīng)當(dāng)提倡根據(jù)付款憑證而不是原始憑證支付現(xiàn)金的方式。對于企業(yè)采用賒賬方式購買物品時(shí)，必然形成債務(wù)，由此而引發(fā)債務(wù)結(jié)算業(yè)務(wù)也必須對此加強(qiáng)控制。

3.6帳務(wù)處理

財(cái)務(wù)部門在收集到采購單據(jù)齊全的情況下，應(yīng)按照《會計(jì)核算規(guī)定》及時(shí)、準(zhǔn)確地編制記帳憑證，并將上述支持性憑證（請購單、訂購單、驗(yàn)收單、外購物資入庫單、專用發(fā)票，若為進(jìn)口的還應(yīng)包括報(bào)關(guān)單）附在記帳憑證的后面，如資料較多，也可另外裝訂成冊，注明索引號后存檔。每月應(yīng)根據(jù)記帳憑證準(zhǔn)確、及時(shí)地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應(yīng)付帳款”分類明細(xì)帳中。

3.7對帳

財(cái)務(wù)部門應(yīng)于每月月末與供應(yīng)商進(jìn)行貨款結(jié)算的核對。取得供應(yīng)商對帳單,審核其余額與企業(yè)“應(yīng)付帳款”余額是否一致,在考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在時(shí)間差等因素之后,企業(yè)與供應(yīng)商的月末余額應(yīng)保持一致。

總之，內(nèi)部控制制度貫穿于企業(yè)經(jīng)營活動的各個(gè)方面，企業(yè)應(yīng)在采購業(yè)務(wù)中實(shí)施內(nèi)部會計(jì)控制，對請購、審批、簽約、采購、驗(yàn)收、審核和付款等環(huán)節(jié)建立標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)處理程序；健全以采購申請、經(jīng)濟(jì)合同、結(jié)算憑證、驗(yàn)收入庫單據(jù)為載體的控制系統(tǒng)；加強(qiáng)對請購、采購、驗(yàn)收、付款關(guān)鍵點(diǎn)的控制，實(shí)施采購決策環(huán)節(jié)的相互制約和監(jiān)督機(jī)制。只有這樣，才能有效的堵塞采購業(yè)務(wù)過程中的漏洞、消除隱患、保護(hù)企業(yè)財(cái)產(chǎn)安全、防止舞弊行為的發(fā)生。相信隨著管理層對這項(xiàng)工作重視程度的加深，企業(yè)一定會沿著各項(xiàng)制度良性循環(huán)的軌道健康發(fā)展。

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作者簡介：程新（1972-），女，會計(jì)師，主要從事財(cái)務(wù)管理工作。

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