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論文關(guān)鍵詞：醫(yī)療部門；醫(yī)療設備檔案；管理

論文摘要：醫(yī)療設備檔案管理是醫(yī)院管理中的一項重要內(nèi)容，其管理水平的好壞直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平和社會、經(jīng)濟效益的高低，所以加強醫(yī)療設備檔案管理是極其重要的。要根據(jù)醫(yī)療設備檔案的特點，加強制度化、規(guī)范化管理，多形式、多途徑開發(fā)利用醫(yī)療設備檔案資源。

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醫(yī)院行業(yè)是科技含量較高的行業(yè)，在醫(yī)療實踐活動中;擁有大批先進的醫(yī)療儀器設備，這些設備在疾病的診斷、治療、科研工作中起著無可替代的作用。如何加強設備和設備檔案的管理，最大限度地發(fā)揮設備在醫(yī)療、科研中的作用是醫(yī)院管理者面臨的重要課題。

一、醫(yī)院設備檔案的形成

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設備檔案是醫(yī)院在購置設備過程中形成的以紙質(zhì)為載體的文字材料，它主要包含了以下幾個方面的內(nèi)容：（1）各種文件：如設備申請材料、可行性論證報告、有關(guān)調(diào)查材料、批復文件；（2）各種記錄：如談判記錄、招標記錄、定貨合同、協(xié)議等；（3）各種原始憑證：如到貨通知、提貨單、發(fā)票影印件；裝箱清單、操作使用說明書、廠家提供的安裝圖紙；（4）開箱報告、安裝調(diào)試記錄、驗收記錄、驗收報告；（5）設備使用操作章程、維修管理辦法、制度；（b）人員培訓記錄、設備布置平面圖、線路圖紙、故障維修記錄[1]；（7）設備報廢申請及處置結(jié)果。從設備檔案的形成過程涉及到設備從立項申請到最終報廢，其時間周期長，中間環(huán)節(jié)多，參與人員雜，因此，設備檔案的管理是一項既耗時又耗力且工作量相當大的工作。

二、建立醫(yī)療設備檔案的意義

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首先，建立醫(yī)療設備檔案，能為領導和專家的論證及設備的引進提供有力的證據(jù)，為同類設備的更新?lián)Q代提供依據(jù)。由于一臺先進的醫(yī)療設備功能多樣、價格不菲，在引進時領導和專家將會進行詳細的論證，包括設備的臨床使用價值、資金的投入、創(chuàng)造的效益等。而建立醫(yī)療設備檔案，就能為此工作提供證據(jù)和參考[2]。

其次，建立醫(yī)療設備檔案是設備維修、檢修和管理的必備條件。機器設備在運轉(zhuǎn)和使用過程中，由于熱力、化學原素的作用，一些零部件會磨損、腐蝕和松動，將會影響設備的精度、性能和工作效率，這就必須維護和檢修，要維護和檢修，設備檔案是必備的條件，它能為設備的使用和維修、保養(yǎng)提供依據(jù)。

第三，利用設備保修期和維修期的區(qū)別，避免不必要的支出。

三、醫(yī)療設備檔案的科學管理的原則

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醫(yī)療設備檔案的特點及其在醫(yī)院管理中的重要地位，要求我們高度重視醫(yī)療設備的科學管理，使之實現(xiàn)制度化、規(guī)范化。

醫(yī)療設備檔案管理必須堅持“集中統(tǒng)一管理”的原則，這樣才能保證其完整性和利用效率。因為醫(yī)療設備檔案有其特殊性:一是檔案材料多，歸檔時間長，如一臺大型醫(yī)療設備，從論證、購置到安裝將會形成大量材料，并且還有以后的使用和維修直至報廢，有一個很長的周期。二是多種多樣，設備有國產(chǎn)的、進口的，檔案材料勢必牽涉到多種文字，如中文、英文、日文等；其載體有紙張、照片、錄音帶、錄像帶等。三是檔案使用牽涉多個科室，特別是設備的構(gòu)造圖表、操作和維修說明書等一類材料，使用很頻繁。因此，如不集中統(tǒng)一管理，很容易造成文件的破損和丟失，破壞檔案的完整性，影響檔案的利用價值。

四、如何加強醫(yī)療設備的檔案管理

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1、建立完善的管理網(wǎng)絡

設備檔案的管理必須堅持集中統(tǒng)一的原則，便于開發(fā)利用，確保設備檔案完整、準確、系統(tǒng)和安全設備檔案工作必須納入醫(yī)院設備管理工作中，與設備計劃管理、設備采購、使用等工作緊密結(jié)合，保證設備文件的完整、準確、系統(tǒng)。建立、完善管理網(wǎng)絡廣泛深入地宣傳《檔案法》，強化各級管理人員依法治檔的意識。我院成立由分管院長直接領導的檔案管理網(wǎng)絡小組，實行醫(yī)院、科室、操作人員三級管理網(wǎng)絡，定期召開有關(guān)人員會議，明確工作目標，修訂和完善醫(yī)院檔案管理制度。將設備檔案管理工作作為醫(yī)院目標管理責任制的一部分，納入院部對科室的目標考核，及時與有關(guān)人員的考評、職稱晉級、年終評優(yōu)掛鉤。明確設備操作者在負責設備的日常維護保養(yǎng)的同時，做好日常設備記錄；每次使用后，要將使用情況認真做好記錄；每半年將整理好的記錄上報給設備科負責人，經(jīng)核查后交檔案室存檔，在全院形成一個有效的管理網(wǎng)絡[3]。

2、確定醫(yī)療設備檔案的歸檔范圍

我們根據(jù)醫(yī)療設備檔案的管理要求，結(jié)合醫(yī)院實際，明確了醫(yī)療設備檔案的歸檔內(nèi)容由兩個部分組成：設備申購過程中形成的管理性文件和設備運行過程中積累的文件。這些資料一般按年度歸入設備檔案。隨著設備從申購到安裝使用，其相應的材料由設備管理人員做好檔案的收集整理工作，再移交醫(yī)院檔案室

[3]。同時將有關(guān)材料復印下發(fā)有關(guān)使用科室，讓各科的設備操作者都了解設備檔案的歸檔內(nèi)容和要求，使之配合檔案部門，做好資料的歸檔工作。

3、建立健全歸檔制度。

首先要明確管理范圍。對于中等以上醫(yī)院，凡是1000元以上的教學、醫(yī)療、科研儀器設備，不論其資金來源、購買渠道如何，均要建立設備檔案，納入管理范圍。其次要確定歸檔范圍。上述管理范圍的儀器設備，在其選購、安裝、調(diào)試、運行、管理、維修、報廢等全過程中直接形成的、具有保存利用價值的文字、圖表、聲像載體材料，以及隨機技術(shù)資料，均應歸檔保存。設備檔案主要形成于申購過程與運行過程。申購過程中形成的檔案主要包括申購單、論證報告表、政府采購計劃報批表、醫(yī)療儀器生產(chǎn)許可證、購銷合同、協(xié)議書、發(fā)票復印件（原件保存在財務檔案中）、裝箱單、運輸單據(jù)、安裝調(diào)試及驗收報告、設備安裝使用說明、維修手冊及其他隨機技術(shù)資料等[4]。特大型的設備還包括招標的有關(guān)材料、衛(wèi)生資源配置許可的有關(guān)資料。享受國家免稅政策的進口設備，還有海關(guān)免稅證明、質(zhì)量保證書、報關(guān)單、外貿(mào)合同、發(fā)票、商檢報告等。運行過程中形成的檔案主要包括設備的使用情況記錄、操作規(guī)程、維修保養(yǎng)情況記錄、醫(yī)療儀器設備檔案卡、使用率和完好率記錄、每年的經(jīng)濟效益分析、最終的報廢表等。這些資料一般按年度歸入設備檔案。

五、小結(jié)

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當今醫(yī)療設備技術(shù)飛速發(fā)展，要求設備管理人員必須了解有關(guān)醫(yī)療設備的發(fā)展動態(tài)和產(chǎn)品現(xiàn)狀，以主動、積極、周到的服務來保證檔案資料的有效完整，充分發(fā)揮檔案的作用，以此來促進有關(guān)工作的進行，使醫(yī)院的各種醫(yī)療設備的效能得到充分發(fā)揮，投資得到良好的效益回報，促進醫(yī)療各項建設的發(fā)展。

參考文獻：

[1]史維新.醫(yī)院設備檔案的管理[J].蘇州絲綢工學院學報，2000（6），340.

[2]鄭新敏.醫(yī)療設備檔案的建立和管理[J].浙江檔案，1998（7），28.

[3]陳娟.如何搞好醫(yī)療設備檔案的管理[J].浙江檔案，2006（9），35.

[4]郭贊.醫(yī)療設備檔案的管理與開發(fā)[J].蘭臺世界，2006（9），42.