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【摘要】本文說明了新經(jīng)濟(jì)形式下高職院校檔案信息化建設(shè)的必然性，分析了高職院校檔案信息化建面臨的問題，提出高職院校檔案信息化建設(shè)的設(shè)想。

【關(guān)鍵詞】高職院校檔案信息化建設(shè)

一、檔案信息化建設(shè)的必然性

隨著科技信息的日益全球化以及就業(yè)的壓力，高職院校在整個國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占所占的地位日益提高。眾所周知，高校檔案是高等學(xué)校在教學(xué)、科研、學(xué)生管理、后勤管理及其他各項工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同載體的歷史記錄，是學(xué)校發(fā)展歷史的縮影和真實寫照。也是衡量一所學(xué)校管理水平高低的因素有之一，其價值越來越被社會所認(rèn)同，其服務(wù)領(lǐng)域也由原來的高校內(nèi)部逐步擴(kuò)展到社會諸多領(lǐng)域。例如南京大學(xué)檔案館就是一個成功的案例。

首先，高職院校檔案信息化建設(shè)是高校教育深化改革的需要。近年來，各高職院校不斷合并重組，深化教育教學(xué)改革，新的辦學(xué)模式不斷涌現(xiàn)，對檔案信息資源利用的速度和效率的需要越來越高。如果還沿襲傳統(tǒng)的檔案管理方式，勢必會滯后于高校工作的發(fā)展需要。其次，高職院校利用者利用的內(nèi)容拓寬了，要求也提高了。不僅僅是查閱大量的紙質(zhì)檔案文件，更要求檔案工作者提供各種形式的專題服務(wù)。例如畢業(yè)生選導(dǎo)師時，不僅要求要查詢所選導(dǎo)師的論文專著，還要求要查詢該導(dǎo)師參與的科研項目以及學(xué)術(shù)報告的視頻等。最后，傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)手段已跟不上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和電子政務(wù)普及。檔案人員要管好檔案，就要提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，可有效避免出現(xiàn)電子檔案文件管理的“時空黑洞”。

二、高職院校檔案信息化建設(shè)面臨的問題

由于高職院校絕大多數(shù)都是由過去的中等專業(yè)學(xué)校升格而成，大多數(shù)高職院校檔案室規(guī)模小，起步晚，投入少，技術(shù)設(shè)備落后?？傮w的信息資源建設(shè)狀況尚存在以下問題：

（一）多數(shù)高職院校領(lǐng)導(dǎo)對于檔案信息化建設(shè)的重要性、緊迫性，缺乏認(rèn)識。檔案管理工作停留在建檔、管檔上，沒把檔案信息作為一種資源來認(rèn)識和利用。導(dǎo)致其不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。再加上有關(guān)部門參與意識薄弱，在檔案資料的收集、利用等方面未能得到應(yīng)有的理解和支持。更提不上對檔案信息化建設(shè)進(jìn)行全面、深入的思考和研究。

（二）開發(fā)和利用的方式和手段落后。當(dāng)前，許多高職院校已對本室檔案實行計算機(jī)管理，初步實現(xiàn)了在電子文件統(tǒng)一歸檔。但都未作為檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的處理，而且缺乏統(tǒng)一的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的管理軟件和完善的管理制度，造成了這些寶貴資源的散失。由于當(dāng)前電子文件的保密、保真技術(shù)尚未成熟，檔案信息不能聯(lián)網(wǎng)。提供檔案利用的方式大部分還以手工操作為主，計算機(jī)操作為輔。不能實現(xiàn)檔案目錄網(wǎng)絡(luò)管理與檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理共享信息資源的要求。如果檔案積累的時間比較長，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，這給檔案的查找、更新和維護(hù)都帶來了不少的困難。

（三）高職院校中普遍存在專職檔案人員少的問題。檔案日常管理工作繁瑣，一個人要身兼數(shù)職，工作無法細(xì)分。高職院校檔案工作人員要么畢業(yè)于非檔案管理專業(yè)，多數(shù)是半路出家的，缺乏檔案管理基礎(chǔ)理論知識，要么檔案工作人員只有專業(yè)知識而缺乏相關(guān)的信息技術(shù)知識。檔案工作部門甚至成為接收富余人員的機(jī)構(gòu)，造成檔案工作人員專業(yè)結(jié)構(gòu)不合理，整個檔案隊伍素質(zhì)普遍偏低。再加上一些具有高級職稱的檔案管理者面臨退休，高職院校又缺乏對于檔案管理人員繼續(xù)教育的措施。這都意味著檔案事業(yè)的發(fā)展不適應(yīng)信息社會發(fā)展的需求。

三、高職院校檔案信息化建設(shè)的設(shè)想

第一，作為高職院校的檔案管理者應(yīng)站在學(xué)校改革與發(fā)展的高度，不斷更新管理觀念。把檔案作為重要的信息資源來看待，有效地提高檔案資源的利用率，提供對外宣傳等信息保障。更大地發(fā)揮檔案信息化的作用，為學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展創(chuàng)造奠基。

第二，建立—套科學(xué)、合理的檔案工作管理制度，讓工作人員心情舒暢，自覺地去履行崗位職責(zé)。檔案部門應(yīng)明確電子文件歸檔的時間、范圍、建立一個大多數(shù)軟件都能接受的文件信息存儲、交換格式標(biāo)準(zhǔn)。才能保證檔案信息資源共享。著錄時使每一項數(shù)據(jù)項與事物形成映射關(guān)系。開發(fā)利用時，要健全電子文件的使用和管理記錄。電子檔案形成后，制定保密和備份制度，使電子文件盡可能地處在安全保密狀態(tài)。

第三，加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)。高職院?，F(xiàn)有的檔案隊伍大多知識結(jié)構(gòu)單一。檔案信息化建設(shè)的人員必須是既具備檔案管理方面的知識，又掌握計算機(jī)、信息管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人才。重視提高檔案管理人員的學(xué)歷層次，年齡結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，不斷補(bǔ)充青年檔案管理人員來充實隊伍。

第四，充分利用校園網(wǎng)，收集整理檔案信息，建立電子檔案管理數(shù)據(jù)庫。把檔案軟件管理系統(tǒng)接入學(xué)校的校園網(wǎng)，實現(xiàn)檔案查詢和檢索自動化。鼓勵各部門以電子文件的形式按規(guī)定格式和要求上報檔案材料，如照片、錄音、錄像、文字等。利用網(wǎng)頁制作技術(shù)，在校園網(wǎng)上開辟檔案信息站點(diǎn)。

第五、高職院校與其他高校不同就在于專業(yè)設(shè)置，具有行業(yè)特色，注重高等技術(shù)應(yīng)用型人才的培養(yǎng)。鑒于此應(yīng)加快建立本校重點(diǎn)專業(yè)、精品課程的特色數(shù)據(jù)庫檔案。加強(qiáng)教學(xué)檔案建設(shè)，突出高職院校室藏特色。

第六、檔案具有一定的保密性，有使用權(quán)限的問題，但網(wǎng)絡(luò)易受到黑客攻擊、網(wǎng)上竊聽與篡改、病毒、程序缺陷、技術(shù)淘汰等眾多因素的威脅，故要建立檔案信息化安全保障體系。

結(jié)束語：總之，高職院校檔案信息化建設(shè)不僅僅可以提高教育教學(xué)質(zhì)量及管理效率，還對維護(hù)學(xué)校權(quán)益等起著不可替代的作用。檔案信息化建設(shè)是一項復(fù)雜而艱巨的系統(tǒng)工程，需要檔案工作人員和相關(guān)部門共同努力。

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