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一、辦公自動(dòng)化技術(shù)在文書檔案管理工作中應(yīng)用必要性分析

1.優(yōu)化服務(wù)功能

傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，檔案資料的共享性比較低，在利用的過程中查找具有很大的困難，其所具有的服務(wù)功能比較低。利用辦公自動(dòng)化技術(shù)可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案資料，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募?shù)據(jù)，通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，使得在應(yīng)用時(shí)可以通過網(wǎng)絡(luò)搜索來完成，大大提高其應(yīng)用效率和服務(wù)功能。通過計(jì)算機(jī)的利用，可以改變傳統(tǒng)檔案粗放式管理，通過精細(xì)化管理，將檔案服務(wù)功能由單途徑轉(zhuǎn)變?yōu)轶w系化。另外，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還可以價(jià)格檔案信息與載體進(jìn)行分離并與網(wǎng)路系統(tǒng)進(jìn)行共聯(lián)，擴(kuò)大了信息的橫向與縱向的深度，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享與在線服務(wù)，有效的優(yōu)化了檔案服務(wù)功能。

2.提高存儲(chǔ)質(zhì)量

隨著辦公自動(dòng)化技術(shù)在文書檔案管理工作中的應(yīng)用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸由電子檔案代替，企業(yè)在運(yùn)營(yíng)過程中生成了越來越多的電子文檔，與傳統(tǒng)文檔資料相比存儲(chǔ)更為方便。同時(shí)，還可以根據(jù)具體需要將電子文檔與紙質(zhì)文檔進(jìn)行轉(zhuǎn)換。另外，傳統(tǒng)文書檔案在傳遞與應(yīng)用上具有很強(qiáng)的不方便性，并且在傳遞與存儲(chǔ)的過程中容易出現(xiàn)損壞與丟失現(xiàn)象。通過辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案來保存和傳遞，不但保護(hù)了文檔的完整性，同時(shí)在傳遞與保存上更為方便和安全。

二、辦公自動(dòng)化技術(shù)在文書檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)狀分析

1.專業(yè)人員比較少

辦公自動(dòng)化技術(shù)在文書檔案管理工作的應(yīng)用，將計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理專業(yè)融為一體，這就對(duì)工作人員提出了更高的要求，要求其不但需要具備文書檔案管理的能力，同時(shí)還需要具備辦公自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用的能力。對(duì)工作人員逐漸由傳統(tǒng)的單一技能要求轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合能力要求，要求工作人員為復(fù)合型人才。但是就現(xiàn)狀來看，大部分企業(yè)文書檔案管理工作崗位上缺少相應(yīng)的綜合性人才，既掌握傳統(tǒng)檔案管理理論、原則、方法與技術(shù)，又能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才相對(duì)較少，并不能完全滿足工作開展的要求。

2.檔案保密性較低

辦公自動(dòng)化技術(shù)在文書檔案工作中的應(yīng)用，主要就是通過計(jì)算機(jī)來完成，但是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有很大的不安全性，對(duì)文檔這種保密性比較強(qiáng)的資料數(shù)據(jù)來說是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子文檔在修改與傳遞上都更方便，任何人都可以通過計(jì)算機(jī)對(duì)文檔內(nèi)容進(jìn)行修改，并且修改的內(nèi)容與原有內(nèi)容沒有任何明顯的區(qū)別，這樣就不能確定拿到手的檔案是否為源文件，檔案保密性相對(duì)較低。紙質(zhì)文檔在修改后具有明顯的痕跡，在收集到應(yīng)用整個(gè)過程中對(duì)文檔內(nèi)容可以一目了然，如果發(fā)現(xiàn)問題可以及時(shí)進(jìn)行解決。而電子文檔這方面卻比較薄弱，降低了文檔的安全性。

三、文書檔案中自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用實(shí)施策略分析

1.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理

辦公自動(dòng)化技術(shù)在文書檔案中應(yīng)用的載體就是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)電子文檔的特點(diǎn)，為保證檔案數(shù)據(jù)的安全性和保密性，首先要做的就是要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的管理。企業(yè)可以加強(qiáng)對(duì)內(nèi)、外網(wǎng)的研究管理，在辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部與外網(wǎng)之間實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)隔離，通過隔離防護(hù)措施通過路由器過濾掉被屏蔽掉的IP地址，只有部分允許的地址才可進(jìn)入到辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)中。同時(shí)，具有隔離保護(hù)作用的還有防火墻，其防火墻所具有的特點(diǎn)，如對(duì)進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾、對(duì)進(jìn)出網(wǎng)行為進(jìn)行管理以及對(duì)存在的網(wǎng)絡(luò)攻擊進(jìn)行檢測(cè)和警告，可以在原有程度上提高電子文檔存在的安全性，增強(qiáng)了文檔數(shù)據(jù)的保密性。

2.加強(qiáng)對(duì)電子文檔的技術(shù)處理

在文書檔案管理工作中應(yīng)用辦公自動(dòng)化技術(shù)，為更好的保證文檔內(nèi)容數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，并提高工作效率，還需要加強(qiáng)對(duì)電子文檔的技術(shù)處理。隨著辦公自化技術(shù)在文檔管理工作中的應(yīng)用，會(huì)不斷涌現(xiàn)出更多新型文件材料，而電子文檔的歸檔勢(shì)在必行，為提高工作效率，就需要工作人員不斷加深對(duì)文件資源的研究。對(duì)電子文檔進(jìn)行技術(shù)處理，主要是對(duì)其接收、處置、以及存儲(chǔ)等工作進(jìn)行指導(dǎo)，在保證文檔內(nèi)容的原始性基礎(chǔ)上，對(duì)文檔進(jìn)行有效管理。通過對(duì)電子文檔的技術(shù)處理，可以將其轉(zhuǎn)變?yōu)橹蛔x文件，即可以讀但是不能對(duì)其進(jìn)行修改，進(jìn)而可以確定文件的原始性，提高電子文檔的可靠性和安全性。另外，電子文檔主要存于計(jì)算機(jī)，為避免計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障而導(dǎo)致文檔的丟失，必須要對(duì)文檔資料進(jìn)行備份處理，并且對(duì)于存儲(chǔ)文檔的計(jì)算機(jī)必須要進(jìn)行加密處理，只有通過限制的人員才可使用，避免文檔的流失。

3.提高檔案管理人員專業(yè)能力

管理人員是檔案管理工作進(jìn)行的主體，其專業(yè)能力如何將直接影響著工作效率。為使辦公自動(dòng)化技術(shù)在文書檔案管理工作中持續(xù)有效的進(jìn)行，必須要提高工作人員的專業(yè)能力。首先，企業(yè)應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作的投入力度，改變工作硬件設(shè)施，保證工作人員能夠熟練掌握各種設(shè)備的應(yīng)用技能，進(jìn)而可以提高其業(yè)務(wù)水平。其次，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，建立終身教育機(jī)制，并制定行政獎(jiǎng)懲制度，將工作質(zhì)量劃分為業(yè)績(jī)考核內(nèi)部，促進(jìn)員工不斷提高自身專業(yè)素養(yǎng)。最后，加大企業(yè)內(nèi)各部門之間的合作力度，不斷擴(kuò)大檔案管理的影響力。同時(shí)，還需要加強(qiáng)與兄弟企業(yè)之間的聯(lián)系，積極引用學(xué)習(xí)其他企業(yè)成功經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合自身實(shí)際情況，采取網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代通訊技術(shù)等高科技手段，不斷提高檔案管理部門和管理人員的業(yè)務(wù)能力。四、結(jié)語文書檔案管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過程中的重要組成部分，其管理水平如何將直接影響到檔案資料的完整度、真實(shí)度以及安全度。尤其是辦公自動(dòng)化技術(shù)在文書檔案管理工作中的應(yīng)用，對(duì)工作管理提出了更高的要求，企業(yè)必須要結(jié)合自身實(shí)際情況，來確定工作方式，爭(zhēng)取不斷提高檔案管理工作質(zhì)量。

作者：李莉單位：國(guó)網(wǎng)四川省電力公司電力科學(xué)研究院