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摘要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作的內(nèi)容及方式都有了較大變化。文章主要就現(xiàn)階段我國(guó)基層檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)單歸納總結(jié)，并就如何提高基層檔案管理工作的效率進(jìn)行分析討論。

關(guān)鍵詞：基層檔案管理；聲像檔案；管理對(duì)策

0引言

隨著電子信息時(shí)代的到來(lái)，基層檔案不再局限于紙質(zhì)檔案，電子檔案成為基層檔案的重要組成部分，這對(duì)于基層檔案的管理工作提出了更高的要求，當(dāng)前階段由于相關(guān)單位在檔案管理中的投入不足，管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊等，基層檔案管理工作存在著一些問(wèn)題，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率。下文主要就此進(jìn)行簡(jiǎn)單的總結(jié)歸納，希望能對(duì)相關(guān)從業(yè)人員有所幫助。

1基層檔案管理工作的主要內(nèi)容

檔案管理的主要內(nèi)容包括檔案的收集、整理、價(jià)值的鑒定、保管、檔案目錄的編排、檢索、統(tǒng)計(jì)、編輯、提供利用等等。檔案形式多種多樣，管理內(nèi)容比較繁多，因此現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)十分復(fù)雜。檔案管理工作可以分為實(shí)體管理和信息開(kāi)發(fā)兩個(gè)方面，檔案的實(shí)體管理應(yīng)該包括信息的收集、整理、價(jià)值的鑒定等等，信息開(kāi)發(fā)則分為信息加工及輸出兩個(gè)組成部分，其中目錄的編制、文獻(xiàn)匯編等等屬于信息加工過(guò)程，而檔案的外調(diào)、借閱、復(fù)制等等則屬于信息輸出部分。

檔案管理是一項(xiàng)具有管理性、服務(wù)性的工作，在實(shí)際工作的開(kāi)展中不會(huì)產(chǎn)生物質(zhì)財(cái)富，檔案管理機(jī)構(gòu)及工作人員只是負(fù)責(zé)歷史文件的收集、處理、保護(hù)，他們本身并不會(huì)產(chǎn)生檔案，檔案管理工作涉及社會(huì)的各項(xiàng)管理系統(tǒng)，是為社會(huì)活動(dòng)提供服務(wù)的，并不是單獨(dú)存在的，可以說(shuō)檔案管理工作對(duì)于政治、經(jīng)濟(jì)、文化的發(fā)展都十分重要。實(shí)際的檔案管理工作中，有許多的檔案文件都具有很強(qiáng)的保密性，普通的公民及單位都沒(méi)有借閱權(quán)限，由此可見(jiàn)，檔案管理工作還具有一定的機(jī)要性。檔案管理工作必須遵守一定的規(guī)則，相關(guān)單位及人員必須保證所有的檔案文件完整、真實(shí)，不得出現(xiàn)缺損現(xiàn)象；管理人員不得隨意修改文件；任何人不得有意破壞檔案。但當(dāng)前我國(guó)的基層單位在檔案管理中還存在著一些問(wèn)題，影響了管理工作的效率。

2當(dāng)前階段我國(guó)基層單位檔案管理中的問(wèn)題

2.1基層單位領(lǐng)導(dǎo)人員的檔案管理意識(shí)不夠

現(xiàn)階段，我國(guó)有許多基層單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)不足，對(duì)于檔案管理工作不夠重視，直接影響到基層人員的檔案管理工作。由于單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度不高，對(duì)檔案管理人員的管理力度不夠，許多單位的檔案管理工作比較混亂，不少員工的工作態(tài)度消極，日常工作敷衍了事、昏沉度日，致使單位檔案丟失、機(jī)密文件泄露等等不良現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

2.2檔案管理人員編制及人員素質(zhì)問(wèn)題

檔案管理工作比較繁雜，涉及的內(nèi)容比較多，這就要求檔案管理人員應(yīng)具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)、文員知識(shí)等。但是，大多數(shù)單位的檔案管理工作者都沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案管理工作培訓(xùn)，他們的文化水平及專業(yè)水平都存在著一些差異，綜合素質(zhì)都比較欠缺，還有部分基層單位的檔案管理工作由非專業(yè)人員兼職管理，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，許多管理人員對(duì)于檔案的分類方法、管理期限等內(nèi)容都不夠清晰明了，導(dǎo)致檔案分類混亂、資料真實(shí)性、完整性難以保證，嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量。不少單位的檔案管理工作人員編制嚴(yán)重不足，影響了檔案管理工作的正常開(kāi)展。此外，大部分基層單位的人事變動(dòng)比較快，新員工的檔案管理經(jīng)驗(yàn)不足，也會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題。人員素質(zhì)參差不齊，嚴(yán)重阻礙了檔案管理體制的建設(shè)，導(dǎo)致基層單位的檔案管理工作難以滿足實(shí)際需求。

2.3檔案管理工作的投入和開(kāi)發(fā)不足

部分基層單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)缺失，相關(guān)人員對(duì)于檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致基層單位在檔案管理中的投入及開(kāi)發(fā)都存在比較嚴(yán)重的問(wèn)題，許多單位的檔案管理機(jī)制的建設(shè)都不夠完善，檔案管理規(guī)章制度不健全，人員編制混亂、流失速度較快，管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的開(kāi)展。此外，大部分基層單位的檔案管理部門都各自為政，相互之間缺乏交流溝通，大部分的檔案信息都不能共享，這就會(huì)導(dǎo)致基層單位的檔案管理出現(xiàn)能重復(fù)、層次復(fù)雜等問(wèn)題，在一定程度上影響了檔案開(kāi)發(fā)工作的正常開(kāi)展，對(duì)于檔案管理也十分不利。

2.4聲像檔案管理不夠完善

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作中出現(xiàn)了大量的聲像檔案，聲像檔案與文本檔案存在著較大的區(qū)別，它的管理工作與普通的文本檔案自然也會(huì)不同。在聲像檔案管理中，為了便于查閱，通常需要對(duì)其進(jìn)行文字標(biāo)注、系統(tǒng)分類，還有部分聲像檔案具有較強(qiáng)的時(shí)效性，如果不能科學(xué)地分類歸檔，會(huì)極大地增加檔案查閱檢索的工作量，但當(dāng)前許多基層單位由于種種原因，聲像檔案管理存在著比較嚴(yán)重的問(wèn)題。

3提高基層單位檔案管理工作水平的相關(guān)對(duì)策

針對(duì)上文所述的種種問(wèn)題，文章簡(jiǎn)單提出以下幾點(diǎn)對(duì)策，希望能對(duì)相關(guān)單位及人員有所助益。

3.1加強(qiáng)基層單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)

檔案管理工作在實(shí)際的開(kāi)展過(guò)程中難以為單位帶來(lái)直接的財(cái)富，這也是許多單位不重視檔案管理工作的重要原因之一。但是，檔案管理工作涉及許多比較機(jī)密的文件，政府部門的檔案管理可能會(huì)涉及重要的政治、經(jīng)濟(jì)政策規(guī)劃，社會(huì)企業(yè)可能會(huì)涉及企業(yè)一些經(jīng)濟(jì)計(jì)劃，一旦泄露，后果不堪設(shè)想。因此，必須加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)，必須讓他們認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，保證單位工作人員在檔案管理工作中端正態(tài)度，在實(shí)際的工作中落實(shí)自身責(zé)任，避免檔案損壞、泄露，確保單位檔案完整、真實(shí)。

3.2提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的效率，因此，基層單位必須提高相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)。首先，基層單位可以通過(guò)定期的專業(yè)培訓(xùn)、模擬演練等方式提高現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)水平，加強(qiáng)相關(guān)人員的防范意識(shí)，培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)該包括法律知識(shí)、計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)、管理知識(shí)等等。為了保證培訓(xùn)效果，還可以采取培訓(xùn)考核，督促工作人員不斷地提高自身的專業(yè)能力；其次還可以積極招收專業(yè)的檔案管理人才，全面提高整體檔案管理人員的綜合素質(zhì)。針對(duì)部分工作人員態(tài)度不端正、工作懶散等不良現(xiàn)象，基層單位可以制定一定的獎(jiǎng)懲機(jī)制，通過(guò)人事調(diào)動(dòng)、薪資調(diào)整等手段激勵(lì)單位工作人員端正態(tài)度，激發(fā)他們的工作積極性，從而有效促進(jìn)基層單位檔案管理工作效率的提高。

3.3完善檔案管理的軟硬件建設(shè)

檔案室的環(huán)境對(duì)于檔案有著十分重要的影響，因此，檔案室硬件設(shè)施的配備必須齊全。為了保證檔案室檔案的安全，基層單位應(yīng)該在檔案室配備一定的防火、防盜、防潮等硬件設(shè)備，比如防盜門、空調(diào)、煙霧警報(bào)器、溫度計(jì)、濕度計(jì)、滅火器、去濕機(jī)等等。此外，根據(jù)現(xiàn)階段檔案管理的實(shí)際需求，檔案室還需要配備計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)備，為檔案管理人員及查閱人員工作提供便捷。此外，近年來(lái)，信息技術(shù)飛速發(fā)展，在檔案管理工作中引入現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)成為檔案管理工作的新趨勢(shì)。因此，基層單位必須加強(qiáng)檔案管理的軟硬件建設(shè)，使檔案信息的處理傳輸實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、電子化，以促進(jìn)基層單位檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化，有效提高檔案管理工作的效率。

3.4建立健全檔案管理機(jī)制

為了保證財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的完整性、真實(shí)性、有效性，必須建立健全的檔案管理機(jī)制。結(jié)合基層單位檔案管理工作的實(shí)際情況，根據(jù)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，制定完善的檔案歸檔制度，安全保密制度等相關(guān)規(guī)章制度，保證檔案管理人員在日常管理工作中有法可依、有章可循，解決當(dāng)前階段我國(guó)基層單位檔案管理混亂、檔案的真實(shí)性、完整性缺失等問(wèn)題。為了保證檔案管理工作的有效開(kāi)展，該管理制度應(yīng)該具有雙向約束力，即對(duì)基層領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員都應(yīng)該有約束作用；想要真正提高檔案管理的效率，日常的檔案管理工作必須嚴(yán)格按照該項(xiàng)制度進(jìn)行執(zhí)行，保證制度的嚴(yán)肅性及權(quán)威性。

4結(jié)語(yǔ)

檔案管理系統(tǒng)是國(guó)家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)中重要的組成部分，對(duì)于國(guó)家經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)的發(fā)展都有十分重要的意義，必須加強(qiáng)對(duì)基層單位檔案的管理。文章主要從強(qiáng)化檔案管理意識(shí)、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)、建立健全的檔案管理機(jī)制等方面簡(jiǎn)單論述了提高檔案管理工作效率的方法，在實(shí)際的管理工作中，需要檔案管理相關(guān)單位及人員結(jié)合自身實(shí)際，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，才能真正促進(jìn)檔案管理工作效率的提高。

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作者:王俐俐 單位：連云港公路管理處