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【摘要】隨著社會的發(fā)展和醫(yī)療體制改革的深入，醫(yī)院檔案作為醫(yī)院重要的信息資源，在醫(yī)院發(fā)展過程中將發(fā)揮越來越重要的作用。而傳統(tǒng)檔案管理中存在的缺點和不足，如何去規(guī)避和克服，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，更好地為醫(yī)院教研服務(wù)，是新時期的醫(yī)院管理者所要面對的新任務(wù)、新課題。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)代化

醫(yī)院檔案是指在醫(yī)院工作中從事醫(yī)療、教學、科研、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其他業(yè)務(wù)活動中所形成的具有保存價值和重要意義的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的原始記錄。它是國家衛(wèi)生檔案的重要組成部分，是發(fā)展醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)的必要條件和依據(jù)，是醫(yī)院發(fā)展最具權(quán)威性的憑證。因此，良好的檔案管理對于保護檔案資料，挖掘檔案資料價值，發(fā)揮檔案在醫(yī)院管理中的作用至關(guān)重要。但是隨著信息社會的不斷發(fā)展和醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入，醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)也進入了精細化、標準化、信息化的新時期。檔案管理必須準確應(yīng)對醫(yī)院發(fā)展新時期中存在的機遇和挑戰(zhàn)，改革傳統(tǒng)檔案管理模式，實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化管理，以便更好地為醫(yī)療、教學、科研等工作提供服務(wù)。

一、現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理中的問題和不足

（一）對檔案管理的重要性認識不足。一方面醫(yī)院領(lǐng)導通常將臨床一線工作當作醫(yī)院頭等大事來抓，專注于醫(yī)院經(jīng)濟效益的增加和醫(yī)療質(zhì)量的提升，認為檔案管理工作不會產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效益，反而需要投入大量的人力物力財力，得不償失。另一方面大部分醫(yī)院職工尤其是專業(yè)技術(shù)人員專注于專業(yè)技術(shù)的提高和專業(yè)論文的發(fā)表，認為檔案工作是檔案專職人員的工作，與自己毫不相干，致使重大事件或重要的醫(yī)療活動缺乏記載，即使是對形成的資料也不能及時保存、整理和上交，完全忽略了醫(yī)院檔案在醫(yī)院的發(fā)展、醫(yī)療經(jīng)驗傳承和科研工作開展中所能發(fā)揮的重要作用，導致檔案管理工作效率較低，無法滿足醫(yī)院醫(yī)教研等業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。

（二）檔案現(xiàn)代化管理意識缺乏。大多數(shù)醫(yī)院缺乏與時俱進的檔案發(fā)展規(guī)劃，忽略了對傳統(tǒng)檔案管理存在問題的系統(tǒng)分析，也無法正確認識檔案工作可能產(chǎn)生的重要作用。管理人員對檔案進行收集整理時缺乏主動意識，缺少行之有效的管理手段，無法學習和應(yīng)用先進的技術(shù)和方法，不能及時有效地開展檔案收集整理工作，同時工作交流也局限于院內(nèi)，信息閉塞，不利于開展檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

（三）專業(yè)檔案工作人員相對缺乏。大部分醫(yī)院在檔案管理以及信息化人才隊伍的培養(yǎng)建設(shè)上力度不夠，缺乏專業(yè)檔案人員，多為行政、護理等人員轉(zhuǎn)行，致使檔案工作人員文化水平差異較大，工作中缺乏專業(yè)知識，因此開展檔案管理工作舉步維艱。隨著信息時代的到來，相當一部分檔案管理工作人員不能熟練掌握信息化手段和計算機管理方法，不具備良好的信息處理能力，無法適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的新要求。

（四）檔案管理制度不夠完善和健全。檔案管理制度缺乏統(tǒng)一的管理流程，檔案資料在收集、整理、分類、保管、鑒定、統(tǒng)計、移交手續(xù)、查詢登記和提供利用等多個方面都沒有完善的管理制度，導致收檔難度大、移交檔案不及時，大大影響了檔案的利用效率。同時因為缺少對檔案管理工作具體情況檢查的考核評價及措施，導致檔案管理人員的工作積極性不高，工作效率低。

（五）檔案重收藏輕應(yīng)用。常見的情況是檔案收集整理后被束之高閣，除了簡單的查詢之外無法再次編研利用，完全浪費了檔案對于醫(yī)療、科研、教學工作的促進和推動作用。另外，傳統(tǒng)的檔案管理中手工查找相對困難、信息保存不夠完整，檔案無法得到有效開發(fā)和利用的現(xiàn)象普遍存在。

二、醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理的內(nèi)涵

醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理是指運用現(xiàn)代化科學技術(shù)手段和科學方法進行檔案管理，提高檔案管理工作的效率，提升檔案管理的質(zhì)量，使檔案管理適應(yīng)新時代對現(xiàn)代醫(yī)院檔案工作的要求。其具體內(nèi)容主要有以下四個方面:一是檔案收集及時化。檔案的形成主要分為收集、整理、歸檔三個重要階段，其中收集是檔案管理的基礎(chǔ)工作，只有對檔案資料進行及時收集，才能夠保證檔案資料的齊全，為下一步整理、歸檔、利用提供保障。如果不及時收集，就很有可能將原始資料遺失，影響檔案的質(zhì)量。二是檔案管理標準化制度化，標準化的檔案管理工作需要建立一整套完善的規(guī)章制度,包括檔案管理辦法、檔案工作管理制度、檔案收集整理歸檔制度、檔案保管制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案保密制度、檔案人員崗位責任制、檔案庫房管理制度、文件材料立卷歸檔制度等。三是檔案存儲數(shù)字化。檔案數(shù)字化建設(shè)是信息化時代的必然要求，它是通過計算機技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)、存儲技術(shù)等等把各種載體、不同形式的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，利用數(shù)字化形式存儲，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互相連接，通過計算機系統(tǒng)管理，構(gòu)建成一個便于及時提供利用和實現(xiàn)資源共享的檔案信息庫。四是檔案利用網(wǎng)絡(luò)化。隨著信息時代的到來，對于檔案來說，網(wǎng)絡(luò)將是一種有效的而且是更具生命力的檔案利用方式，它具備大量儲存、快捷查詢、可以拷貝等優(yōu)勢，能為利用者提供遠程、快速、方便的查詢服務(wù)，在滿足利用者需求的同時，大大提高醫(yī)院業(yè)務(wù)部門的工作質(zhì)量和效率。

三、實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的做法

（一）醫(yī)院領(lǐng)導應(yīng)該高度重視檔案管理工作。領(lǐng)導重視是做好檔案工作的前提，通過不同的方式把做好檔案管理工作的重要意義宣傳給中層領(lǐng)導和醫(yī)院全體人員，把檔案管理工作提上重要日程，明確各部門在分類檔案收集整理中的責任和要求，推行目標責任制實現(xiàn)對檔案管理有效地監(jiān)督和指導，同時，認真梳理檔案管理工作，制定專門檔案發(fā)展規(guī)劃，并納入醫(yī)院的整體工作規(guī)劃之中，逐步使醫(yī)院領(lǐng)導和廣大干部職工充分意識到檔案在醫(yī)教研工作中發(fā)揮的作用，認真做好各部門所屬分類檔案的收集整理工作。

（二）完善檔案管理制度體系。建立健全制度、落實制度是檔案工作步入科學化、規(guī)范化的有效手段，是促進檔案工作規(guī)范化管理和科學化管理的基礎(chǔ)性工作。完善檔案管理制度就是要依據(jù)國家和地方檔案法律法規(guī)，結(jié)合檔案工作實際，就文件材料形成、收集、歸檔，檔案的鑒定、借閱、保密、銷毀、鑒定，檔案庫房管理等等制定一系列基礎(chǔ)性工作的規(guī)章制度，并適時對已形成的制度修訂，使其不斷更新完善，做到統(tǒng)一標準規(guī)范整理，真正實現(xiàn)有章可循、有據(jù)可依，保證檔案資料的完整性和連續(xù)性。

（三）加強檔案隊伍建設(shè)，提升檔案人員專業(yè)素質(zhì)。檔案人員的工作素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平是開展檔案工作的前提，是保證檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵要素。檔案工作人員應(yīng)具備較高的政治素質(zhì)、高尚的職業(yè)道德、大膽的創(chuàng)新精神、嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L和過硬的業(yè)務(wù)技能。一方面檔案人員應(yīng)主動學習，在掌握歸檔的基本知識基礎(chǔ)上，積極參加檔案專業(yè)知識培訓，提高專業(yè)技術(shù)水平，做到學以致用，另一方面通過各種形式不斷更新知識，學習了解文秘、目錄學、計算機等相關(guān)學科知識，改善知識結(jié)構(gòu)，成為信息社會和檔案學科發(fā)展的復合型人才，全面提升自身素質(zhì)。

（四）適時加大資金投入，引進現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)。檔案管理系統(tǒng)信息化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必然要求，是醫(yī)院檔案管理發(fā)展的必然趨勢，利用計算機管理檔案，是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、提高工作效率的重要手段。檔案現(xiàn)代化管理的內(nèi)容主要有計算機技術(shù)和檔案管理自動化、多媒體技術(shù)與檔案信息表現(xiàn)多元化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案信息傳遞、數(shù)據(jù)技術(shù)和檔案信息組織有序化、海量存儲技術(shù)和檔案信息存儲、虛擬技術(shù)和檔案館生存空間虛擬化。利用現(xiàn)代化技術(shù)來管理醫(yī)院檔案，可以實現(xiàn)存儲空間小、同步備份快速簡單、檢索快捷方便、維護方便、安全存儲等優(yōu)勢，而且操作簡便，可大大節(jié)約人力、物力、財力，可以大大提高檔案管理的工作效率。同時適當增加檔案的保管設(shè)施，如庫房密集架、溫濕度控制系統(tǒng)、高效滅蟲、防磁柜、滅火設(shè)備等，這些設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用也是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的重要保障。

（五）把檔案管理系統(tǒng)納入醫(yī)院整體信息系統(tǒng)實現(xiàn)一體化管理。檔案管理系統(tǒng)作為一個信息資源的子系統(tǒng)，應(yīng)服從并服務(wù)于醫(yī)院綜合的管理系統(tǒng)，將這個信息資源系統(tǒng)融入醫(yī)院整體信息化工作中，才能夠為醫(yī)療、教學、科研提供更加及時、全面、真實的信息，以便充分發(fā)揮檔案資源的價值和作用。因此，醫(yī)院在開展信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)結(jié)合單位現(xiàn)有的信息管理系統(tǒng)，選擇適用性強、功能齊全并且兼容性較好的檔案管理專業(yè)軟件系統(tǒng)，充分實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)與醫(yī)院綜合辦公自動化系統(tǒng)的匹配和兼容，共建大數(shù)據(jù)醫(yī)院管理網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)電子檔案資料的共享、存檔和使用。

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作者：王俊寰 單位：濟寧醫(yī)學院附屬醫(yī)院綜合檔案室