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摘要：在企業(yè)之間競爭愈演愈烈的今天，企業(yè)檔案管理工作受到了人們的高度關(guān)注，成為了時(shí)代的必然選擇和要求，這對企業(yè)管理的手段和方法提出了更高的要求。企業(yè)的檔案管理工作是一項(xiàng)繁瑣的工作，耗費(fèi)人力和物力巨大，為節(jié)約成本，提升檔案管理的水平和目的，大多數(shù)企業(yè)都積極采取有力措施，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展需求解決的方法，逐步推進(jìn)企業(yè)檔案管理工作趨于正規(guī)化、有序化。本文闡述了企業(yè)檔案管理社會(huì)化相關(guān)概述，分析了其重要意義和社會(huì)化可行性研究。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；社會(huì)化問題；途徑

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)之間的市場競爭也在不斷激烈，而企業(yè)檔案管理工作是各企業(yè)必須要面臨的問題。企業(yè)檔案管理的社會(huì)化，就是檔案以外包的形式進(jìn)行管理，這種外包服務(wù)是企業(yè)發(fā)展中的必然趨勢，能有效的促進(jìn)企業(yè)向更加迅速、更高效率發(fā)展邁進(jìn)。企業(yè)檔案管理的社會(huì)化，可以很大程度上為企業(yè)節(jié)省了成本的支出，提升了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益。同時(shí)，通過將檔案委托于專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)，不僅節(jié)省了企業(yè)的檔案管理時(shí)間，還能有效提升企業(yè)的發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理社會(huì)化相關(guān)概述

企業(yè)檔案主要集中了企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等多方面的信息，承載著企業(yè)的運(yùn)行和發(fā)展歷史軌跡，而對于企業(yè)的經(jīng)營管理來說，企業(yè)檔案這項(xiàng)工作所發(fā)揮的十分巨大作用是不容忽視的。在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大背景下，實(shí)行著企業(yè)檔案歸于企業(yè)自身自行進(jìn)行管理的方式。這種管理模式，具有人事管理與工作責(zé)權(quán)十分集中的特點(diǎn)，這就使得企業(yè)員工在人事關(guān)系高度對企業(yè)依附。而企業(yè)檔案管理的社會(huì)化主要是指將由企業(yè)自身進(jìn)行檔案管理的模式，充分依托委托社會(huì)專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。企業(yè)檔案管理的社會(huì)化最主要的形式是通過企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行外包，這具有豐富的社會(huì)性，這就使得企業(yè)的檔案管理工作具有一定的開放性、透明度。企業(yè)檔案管理的社會(huì)化能夠使企業(yè)檔案管理工作發(fā)揮應(yīng)有的控制和監(jiān)督，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了從企業(yè)管理到社會(huì)化的進(jìn)一步轉(zhuǎn)變。因此，企業(yè)檔案管理的社會(huì)化主要目的是為適應(yīng)市場環(huán)境下順應(yīng)時(shí)代潮流的發(fā)展趨勢，將企業(yè)檔案管理切實(shí)從實(shí)際工作中剝離出來，由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理，切實(shí)提升企業(yè)檔案管理的可靠性，為企業(yè)發(fā)展提供了堅(jiān)強(qiáng)的保證。

二、企業(yè)檔案管理社會(huì)化的重要意義

1.最大程度降低了管理成本，提升了企業(yè)檔案的利用率

在市場日趨激烈競爭的大環(huán)境下，各行各業(yè)的企業(yè)都會(huì)想盡一切辦法進(jìn)行合理科學(xué)的控制并降低各類成本的支出，最大程度增加經(jīng)濟(jì)利益，而企業(yè)的檔案管理工作并不能在實(shí)質(zhì)上為企業(yè)帶來實(shí)際的經(jīng)濟(jì)利益。在這種情況下，大部分企業(yè)都會(huì)選擇外包的形式，把自身的檔案管理工作進(jìn)行委托給相應(yīng)的社會(huì)檔案管理機(jī)構(gòu)，在很大程度上降低和控制了本企業(yè)的經(jīng)濟(jì)成本。與此同時(shí)，社會(huì)上專職從事檔案管理的機(jī)構(gòu)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)通常都會(huì)比企業(yè)做得更加科學(xué)、更加專業(yè)、更加規(guī)范，這樣既實(shí)現(xiàn)了企業(yè)經(jīng)濟(jì)成本指出的有效控制，又實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案資源進(jìn)行雙重利用的目的，在某種程度上提高了企業(yè)檔案資源的有效利用率。因此，受環(huán)境的驅(qū)使，企業(yè)檔案管理逐漸轉(zhuǎn)向社會(huì)化就成為了發(fā)展趨勢。

2.有效統(tǒng)籌市場資源，提升資源的優(yōu)化配置

各大企業(yè)將自身的檔案以外包的形式委托于專業(yè)從事檔案管理的機(jī)構(gòu)，這樣的做法有效降低了企業(yè)的自身管理成本，對于從事檔案管理的機(jī)構(gòu)來說，它不僅滿足了企業(yè)的正常需求，而且有效推動(dòng)了管理機(jī)構(gòu)自身經(jīng)濟(jì)效益和與社會(huì)效益的大力發(fā)展，這對企業(yè)和檔案管理機(jī)構(gòu)雙方來說很大程度上達(dá)到了雙贏的效果。同時(shí)，企業(yè)將檔案委托于專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的這種做法，致使檔案管理機(jī)構(gòu)從事的檔案業(yè)務(wù)量在不斷增加，所需要的檔案管理和技術(shù)人才也會(huì)必然增加，這樣就為更多的人提供了很好的就業(yè)機(jī)會(huì)。因此，企業(yè)檔案管理趨于社會(huì)化，它不僅代表了企業(yè)的自身發(fā)展需求，也是社會(huì)進(jìn)步發(fā)展的集中體現(xiàn)。

三、企業(yè)檔案管理社會(huì)化問題可行性分析

1.科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)檔案管理社會(huì)化提供了支撐

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，新型信息技術(shù)為各行各業(yè)提供了強(qiáng)有力的科技支撐，企業(yè)檔案管理工作也不例外，需要科學(xué)技術(shù)的支撐。在專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理檔案時(shí)，可以充分借助科技信息的力量，有效利用先進(jìn)的、便捷的信息化手段這種管理方法，對所管理的檔案進(jìn)行有效的分類和管理，并有效借鑒和搭建信息技術(shù)平臺(tái)與所委托的企業(yè)進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通與交流，相關(guān)企業(yè)人員就可以隨時(shí)了解檔案管理的有關(guān)情形，也可以在線進(jìn)行查閱相關(guān)資料，這樣有效節(jié)省了企業(yè)大量的人力、物力投入，很大程度上解決了不必要的時(shí)間浪費(fèi)和人才資源的浪費(fèi)。因此，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)提供了更加高效、更加便捷和更加科學(xué)的服務(wù)與管理。

2.中介的優(yōu)質(zhì)服務(wù)為企業(yè)檔案管理社會(huì)化提供了保障

在進(jìn)行企業(yè)檔案管理工作中，國內(nèi)相關(guān)的檔案管理部門也出臺(tái)了一定的政策規(guī)定進(jìn)行了明確規(guī)范，專業(yè)檔案管理的機(jī)構(gòu)主要職責(zé)就是為委托企業(yè)進(jìn)行合理的檔案管理工作，現(xiàn)實(shí)的相關(guān)法律也對專業(yè)企業(yè)檔案管理的相關(guān)權(quán)利和義務(wù)進(jìn)行了明確的規(guī)范，使企業(yè)的檔案管理工作更加趨于正規(guī)化和有序化。而隨著社會(huì)市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，專業(yè)檔案管理的機(jī)構(gòu)中介市場正逐步走入企業(yè)的發(fā)展中，其對企業(yè)的檔案管理工作發(fā)揮了一定的促進(jìn)作用，保持了企業(yè)與專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)很好的協(xié)調(diào)平衡性，中介服務(wù)隨市場的發(fā)展也在不斷進(jìn)行健全和完善，在進(jìn)行中介服務(wù)的方式和內(nèi)容上逐漸趨于規(guī)范化和科學(xué)化，為企業(yè)檔案管理提供了服務(wù)保障，提升了企業(yè)檔案管理的正規(guī)化。

3.企業(yè)檔案管理進(jìn)行外包是社會(huì)化的必然趨勢

當(dāng)前，企業(yè)檔案管理這項(xiàng)工作并不是表面看上去輕松和簡單的，它是一項(xiàng)涉及到復(fù)雜、繁瑣和單調(diào)的工作，需要企業(yè)在檔案管理方面投入一定的人財(cái)和物力，這樣長期以往，企業(yè)也會(huì)在管理模式上和經(jīng)濟(jì)效益上造成因成本巨大投入，且得不到一定回報(bào)的問題，這對于注重盈利的企業(yè)來說是不可取的，這時(shí)企業(yè)就會(huì)需求合理的解決方法，既要合理地對企業(yè)檔案進(jìn)行管理，又要避免企業(yè)人力、物力投入的巨大浪費(fèi)。新型外包業(yè)務(wù)的投入在很大程度上為企業(yè)的檔案管理工作得到了有效緩解，企業(yè)可以將自身的檔案管理通過外包的形式委托于專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)，進(jìn)而實(shí)施更為科學(xué)和有效的管理服務(wù)。這樣不但節(jié)約了企業(yè)的成本，有效滿足了企業(yè)的需求，而且能夠促進(jìn)企業(yè)的工作效率和市場核心競爭力。

四、企業(yè)檔案管理社會(huì)化的表現(xiàn)形式

1.使企業(yè)檔案管理工作更加趨于集中統(tǒng)一

企業(yè)檔案管理的社會(huì)化與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比較，其有著更加明顯而突出的管理模式，其中較為突出的特征就是使得企業(yè)檔案管理工作更加趨于集中統(tǒng)一，這樣不僅能夠有效降低了相關(guān)企業(yè)的檔案管理人力、物力等成本支出，又能使得企業(yè)檔案管理工作變得更加科學(xué)化和更加便捷。傳統(tǒng)的檔案管理模式，主要的管理依據(jù)就是根據(jù)企業(yè)人員的文化程度及工作級別有效進(jìn)行劃分，該管理模式形式過于單一，有很多不到位的問題，但是目前企業(yè)檔案管理的社會(huì)化是主要通過社會(huì)上專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)對企業(yè)人員的檔案進(jìn)行管理，實(shí)行的是集中和統(tǒng)一管理的模式，這種管理模式的革新有效避免了在檔案管理過程中出現(xiàn)的混亂現(xiàn)象，使得現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作變得更加專業(yè)化、科學(xué)化和規(guī)范化。

2.使企業(yè)檔案管理工作更加趨于高效便捷

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的主要內(nèi)容不僅僅體現(xiàn)的是企業(yè)人員的身份、背景等資料特征，同時(shí)體現(xiàn)了企業(yè)的知識和信息資產(chǎn)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，能夠運(yùn)行良好和順利開展的企業(yè)檔案管理工作在很大程度上可以有效促進(jìn)企業(yè)的管理、生產(chǎn)及經(jīng)營等工作。因此，可以在確保企業(yè)檔案管理工作完整、系統(tǒng)和安全的基礎(chǔ)上，科學(xué)、高效、便捷地開展社會(huì)化企業(yè)檔案管理模式的統(tǒng)一管理。隨著科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，在企業(yè)檔案管理的社會(huì)化過程中逐漸引入了新科技進(jìn)行有效管理的模式，切實(shí)把企業(yè)檔案管理工作與網(wǎng)絡(luò)化管理模式充分結(jié)合，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理模式，有效確保了企業(yè)檔案管理工作趨于高效和便捷，也極大提升了檔案管理效率。例如，使用網(wǎng)絡(luò)化的管理模式中，如果企業(yè)內(nèi)部人員進(jìn)行工作調(diào)動(dòng)或者入職、辭職等情況下，使用網(wǎng)絡(luò)化管理模式就可以使比較繁瑣的檔案管理工作變得更加合理化、簡潔化，最大程度簡化了工作流程，提升了工作效率。

五、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)檔案管理進(jìn)行社會(huì)化是當(dāng)前各類企業(yè)在檔案管理市場上所經(jīng)的必然發(fā)展，這不僅保證了檔案管理逐漸趨于科學(xué)化、規(guī)范化，最大程度降低了企業(yè)檔案的管理成本，又為社會(huì)提供一定的就業(yè)機(jī)會(huì)。雖然當(dāng)前的發(fā)展中仍然面臨著諸多不足和問題，但是只要強(qiáng)化檔案管理工作，提高思想認(rèn)識程度，健全完善企業(yè)檔案管理社會(huì)化相關(guān)舉措，對于企業(yè)的發(fā)展和檔案管理有著十分重要的指導(dǎo)意義。

參考文獻(xiàn)

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作者：于世奇 單位：吉林省石油化工設(shè)計(jì)研究院