電子檔案管理在家政檔案管理的運(yùn)用
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摘要：近年來，隨著數(shù)字化時代的不斷進(jìn)步和創(chuàng)新，電子檔案也逐漸應(yīng)用于日常工作和生活管理中，其中家政檔案就應(yīng)用了電子檔案來進(jìn)行管理。本文針對家政檔案的管理工作，對電子檔案的特點(diǎn)作了詳細(xì)的分析，同時對如何加快電子檔案的實(shí)施，盡快從紙質(zhì)文檔過渡到電子檔案中，以及如何提高電子檔案工作在檔案管理中的效率做了簡單的闡述。
隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，家政服務(wù)不再被認(rèn)為是伺侯人的、不體面的工作，它和其他職業(yè)一樣，在2000年被國家有關(guān)部門正式認(rèn)定“家庭服務(wù)員”這一職業(yè)，從此家政服務(wù)踏上了自身的職業(yè)化道路。家政服務(wù)是一件跨世紀(jì)的雙贏工程，一方面，它為眾多的家庭提供了保姆、月嫂、護(hù)理、保潔．物流配送及家庭管理等方面的全方位的服務(wù)體系；號一方面，它成了當(dāng)前社會解決再就業(yè)的主要渠道之一，據(jù)勞動與社會保障部的調(diào)查，家政服務(wù)業(yè)潛力巨大。隨著城市居民生活節(jié)奏的不斷加快，家政服務(wù)行業(yè)的前景更加的廣闊，但不容忽視的是家政服務(wù)一定要具體規(guī)?；耙?guī)范化的管理，由于家政服務(wù)的種類繁多，人員較廣，所以家政檔案運(yùn)用電子檔案管理可以更加方便快捷地服務(wù)于廣大群眾。
1家政服務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀
1.1檔案管理工作量大
家政服務(wù)可以說每天都有新的成員加入，也有退出的成員。但是由于家政服務(wù)供需缺口比較大，從業(yè)人員的穩(wěn)定性比較差，流動性非常大，而且涉及的服務(wù)內(nèi)容又多。造成了檔案管理工作數(shù)量大，常常有變動，這些都需要消耗大量的人力和物力。
1.2電子檔案信息化程度需要提高
科學(xué)化的信息管理能使信息來源得到高效的管理和服務(wù)。但是目前家政服務(wù)公司的檔案管理還不是很完善，沒有突顯出其優(yōu)勢。紙質(zhì)存檔還是當(dāng)前家政公司用于存檔的主要方式，電子檔案只是輔助作用，只用于簡單的交換、保存。電子檔案管理仍然處于初級起步階段，管理人員的具體操作流程還需進(jìn)一步的規(guī)范和完善[1]。
1.3電子檔案管理操作不一致
每個家政服務(wù)公司的實(shí)際情況和具體服務(wù)內(nèi)容以及檔案管理的具體情況也都不一致，一套完整的電子檔案管理體系需要各個家政服務(wù)公司結(jié)合自身的服務(wù)內(nèi)容等各種信息，設(shè)立完整、規(guī)范的管理制度。毎個家政服務(wù)公司的電子檔案管理工作存在著差異，甚至于檔案中的項(xiàng)目出現(xiàn)了相互抵觸的情況，嚴(yán)重影響了電子檔案管理在家政檔案管理中的進(jìn)程。
2傳統(tǒng)家政檔案管理的滯后
傳統(tǒng)的家政檔案管理方法都是運(yùn)用手工完成的，這種管理形式存在的問題表現(xiàn)在下面幾個方面：一是檔案管理人員的調(diào)配不合理，從時間和地點(diǎn)等方面都沒有達(dá)到合理性的需求安排；二是傳統(tǒng)家政檔案中一些文件的收集和管理都是靠人工抄寫的，保存方式是以紙質(zhì)文件的形式來完成的，這樣一來既浪費(fèi)空間還不利于長期保存；三是檔案中的文件提取多以手寫或者復(fù)印完成，辦事效率低，過程還比較繁瑣，而且很容易出現(xiàn)人為因素；四是家政信息透明度低，檔案管理工作人員為了查閱一份資料，需要耗費(fèi)大量的時間和精力而且工作量也會增加。另外，在查閱資料的過程中，很容易造成資料的破損，甚至于丟失資料；五是近年來隨著客戶的需求和服務(wù)人員的不斷增長，如果單靠人工手抄來填寫服務(wù)人員檔案，那么僅登記服務(wù)員一項(xiàng)工作，每個服務(wù)員每年按10次服務(wù)來算，工作人員的工作量之大就可想而知；六是數(shù)據(jù)不能夠共享，由于家政服務(wù)公司部門分類較多，如：月嫂、水電、財(cái)務(wù)等很多信息都不能共享，需要人工重復(fù)手抄，造成了很多重復(fù)性的工作，浪費(fèi)了大量的人力和物力；七是傳統(tǒng)的家政檔案管理對于數(shù)據(jù)的分類、匯總方面很不方便，更加不利于對數(shù)據(jù)作科學(xué)的分析和研究。另外，工作人員把工作的重心全部放在抄寫、記錄和整理檔案上，根本沒有時間和精力來培訓(xùn)和管理服務(wù)人員，更談不上后期的追蹤調(diào)查服務(wù)[2]。
3電子檔案的優(yōu)越性
3.1利用計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)提高檔案管理工作的效率
傳統(tǒng)的檔案管理工作需要消耗大量的人力和物力，進(jìn)行內(nèi)容的填寫、統(tǒng)計(jì)、存儲。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行檔案管理可以快速地實(shí)現(xiàn)檔案的存儲、分類、查閱和統(tǒng)計(jì)等工作，它和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，既節(jié)省時間、人力和物力，又能減少信息的遺漏，使檔案信息具有一定的正確性和可靠性。
3.2通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)信息共享與交流
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，要想查找資料，其過程既繁瑣又麻煩，查起來比較困難，其信息共享效率就更低。而通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)后，電子檔案可以提高它的管理效率，搜索查詢文件簡單快捷，還可以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目分類管理，使文檔的管理更加快捷。
3.3電子檔案安全性能高、傳輸速度快
電子檔案傳輸信息的速度比較快，并且存儲空間比較寬裕。利用電子檔案可以實(shí)時資源共享，提高文檔的安全性和有效性。而且電子檔案在保存上的要求比紙質(zhì)檔案保存的條件要低，檔案的穩(wěn)定性還高。
4加強(qiáng)家政檔案中電子檔案的應(yīng)用
4.1加強(qiáng)儲存設(shè)備建設(shè)
在實(shí)際操作過程中，電子檔案的傳輸過程具有一定的風(fēng)險(xiǎn)，必須要加強(qiáng)檔案存檔的安全性，對相關(guān)實(shí)施進(jìn)行定期定時的檢查、更新、升級和維修，對網(wǎng)絡(luò)維護(hù)服務(wù)期、電子檔案的管理環(huán)境定期地更新和檢測。專門設(shè)立了電子檔案監(jiān)督員，用于檔案的備份、重要文件的存檔、家政從業(yè)人員實(shí)名登記認(rèn)證、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的維護(hù)等方面。從而使計(jì)算機(jī)設(shè)備的安全性有效地提升，最大限度地保證電子檔案的安全及保密性。
4.2完善相關(guān)規(guī)章制度，規(guī)范操作流程
電子檔案管理要做到人性化的管理，應(yīng)重視工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)技能，由于家政服務(wù)公司不再是以前簡單的保姆和傭人的服務(wù)形式，如今已涉及20多個門類、200多個服務(wù)項(xiàng)目，是一項(xiàng)復(fù)雜、綜合的、高技能的服務(wù)工作。所以在完成存檔時，必須對操作人員進(jìn)行嚴(yán)格的上崗培訓(xùn)，使從業(yè)人員對家政服務(wù)項(xiàng)目有足夠的了解，培養(yǎng)操作人員存檔的安全意識，提高家政檔案管理人員的管理能力和職業(yè)素養(yǎng)，對于家政檔案管理一定要做到安全、保密。檔案管理人員要熟悉電子檔案管理的應(yīng)用技巧，能夠在眾多檔案中快捷、準(zhǔn)確地找到客戶所需的服務(wù)項(xiàng)目。電了檔案在具體的實(shí)施過程中，應(yīng)科學(xué)合理地完善各項(xiàng)規(guī)章制度，結(jié)合家政服務(wù)公司的實(shí)際經(jīng)營理念，檔案管理人員要具有開拓和創(chuàng)新精神。
4.3優(yōu)化服務(wù)方式，拓寬電子檔案管理功能
以往的家政檔案管理工作，僅靠人工來完成，極大地浪費(fèi)了人力、物力、財(cái)力。而且管理人員的工作既繁瑣又沒有效率。隨著信息社會的到來，家政檔案管理中充分應(yīng)用電子檔案已成為當(dāng)今社會的必然趨勢，電子檔案應(yīng)用于家政公司的檔案管理中，大大提高了工作人員的工作效率，節(jié)約了大量資源，因此在電子家政檔案管理中，檔案管理人員應(yīng)該注重檔案收藏，充分運(yùn)用電子技術(shù)，比如：可以運(yùn)用多媒體技術(shù)、刻制光盤等方式。使家政檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)資源共享，檔案管理達(dá)到快捷、方便且具有個性化的管理。其次，電子家政管理信息一定要妥善保管，可以儲存到光盤或者U盤中，爭取實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的具體操作規(guī)程。家政檔案管理人員一定要堅(jiān)持以人為本的服務(wù)理念，為顧客提供高效的網(wǎng)上服務(wù)及網(wǎng)上咨詢，使家政服務(wù)能夠快捷地服務(wù)于民眾，努力構(gòu)建一條家政網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)體系，從而促進(jìn)家政檔案管理更加的科學(xué)、規(guī)范、統(tǒng)一，更好地服務(wù)于社會。
4.4強(qiáng)化人才培養(yǎng)，優(yōu)化家政檔案信息化管理
檔案以及檔案管理部門應(yīng)該結(jié)合本地的實(shí)際情況和需求，加強(qiáng)對家政服務(wù)人員信息化的宣傳和培訓(xùn)，要在實(shí)際工作中，摸索如何培養(yǎng)家政檔案信息化人才的方法，要定時定期地對檔案管理人員進(jìn)行檔案信息化的業(yè)務(wù)和運(yùn)用技能的培訓(xùn)和考核，使他們對電子檔案管理信息化的水平不斷地提高。另外，還應(yīng)增強(qiáng)家政公司信息化的覆蓋率，比如;家政服務(wù)公司給一些下崗職工提供了再就業(yè)機(jī)會，這不僅關(guān)乎從業(yè)人員的切身利益，而且對社會的穩(wěn)定也有很大的影響。因此，家政檔案管理工作人員，在實(shí)地了解的基礎(chǔ)上，應(yīng)對從業(yè)人員進(jìn)行總結(jié)、歸類及整理。構(gòu)建就業(yè)信息管理檔案。這就要求家政檔案管理人員，熟練電子檔案管理，能夠及時就近地安排下崗職工從事家政服務(wù)，從而既滿足了人們對家政服務(wù)的需求，又解決了下崗職工的就業(yè)問題。另外，為了實(shí)現(xiàn)家政檔案的資源共享，我們應(yīng)該對家政檔案信息進(jìn)行橫向和縱向整合，加強(qiáng)與其他家政服務(wù)公司的交流與合作，實(shí)現(xiàn)真正意義上的電了檔案共享。
5家政服務(wù)管理信息系統(tǒng)的意義
家政服務(wù)管理系統(tǒng)加強(qiáng)客戶資料的管理，對客戶使用情況進(jìn)行分析，準(zhǔn)確掌握用戶的喜好，家政服務(wù)管理利用工作系統(tǒng)化、規(guī)范化、自動化、簡易化、智能化，加強(qiáng)家政服務(wù)管理的效率。家政檔案管理設(shè)計(jì)思想是利用基礎(chǔ)軟硬環(huán)境，用先進(jìn)的管理系統(tǒng)開發(fā)方案并達(dá)到提高系統(tǒng)開發(fā)水平和應(yīng)用效果。系統(tǒng)應(yīng)符合家政管理規(guī)定，滿足相關(guān)人員日常使用需要，達(dá)到操作中的直觀、方便、實(shí)用、安全等。系統(tǒng)要具備數(shù)據(jù)庫維護(hù)功能，根據(jù)需求進(jìn)行數(shù)據(jù)刪除、備份的操作[3]。
6檔案管理內(nèi)容
第一，客戶的基礎(chǔ)資料，也就是公司掌握的原始資料，它是檔案管理的第一手資料，是客戶檔案管理的基礎(chǔ)?？蛻魴n案保持動態(tài)性，不同于一般的檔案管理，假如建立以后不去管理，就失去了客戶檔案的意義。需要根據(jù)客戶的情況變化，不斷調(diào)整，刪除舊資料，及時添加新資料，對客戶的變化進(jìn)行跟蹤記錄，記錄客戶的更新信息。第二，家政服務(wù)員檔案管理內(nèi)容，也就是掌握家政服務(wù)員基本的原始資料，方便公司對家政服務(wù)員的了解，包括街道的介紹信、身份證、電話信息等。家政人員信息更新、人員的手機(jī)及住址有變更時，要通知公司。保存家政服務(wù)員星級評定、投訴記錄等，工作地點(diǎn)、客戶評價(jià)、工作經(jīng)驗(yàn)等都需要登記進(jìn)檔案。
7結(jié)束語
時代在不斷地發(fā)展，電子檔案管理的作用也顯得尤為重要，在本次研究中，我們分析了電子檔案管理在家政檔案管理中的重要性，以及針對當(dāng)前家政服務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出了有效的解決措施。
參考文獻(xiàn)：
[1]趙宗明.高校檔案管理工作中的電子檔案管理探析[J].人力資源管理，2018（2）：208-209.
[2]韓成春，蔡惠玲.高校檔案管理中電子檔案的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（14）：179.
[3]魏娟，仲英濤.淺析電子檔案在高校人事檔案管理工作中的應(yīng)用[J].決策探索，2017（20）：74.
作者:孫紅玲 張敏 張志輝 單位:濰坊護(hù)理職業(yè)學(xué)院
