公路管理部門檔案整理及現(xiàn)狀分析
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1檔案整理含義
檔案整理是檔案管理的一項基礎(chǔ)工作，主要包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案分類、案卷目錄編制、案卷封面編目等。其類型分為局部調(diào)整、系統(tǒng)排列和編目、全過程整理三大類，通過分門別類劃分能有效提高檔案存儲安全性。
2.1沒有充分現(xiàn)實公路檔案整理現(xiàn)狀
公路交通部門在解決三農(nóng)問題過程中提出建設(shè)農(nóng)村公路網(wǎng)建設(shè)，可以說這是一項促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟發(fā)展的重要措施。而農(nóng)村公路建設(shè)項目中如工程監(jiān)理、勘察設(shè)計等全部單位工程都應(yīng)通過招投標(biāo)及簽訂合同等步驟后才能投入建設(shè)。因為農(nóng)村公路建設(shè)關(guān)系到農(nóng)村千家萬戶，民眾都給予了強烈的關(guān)注。然而在把農(nóng)村公路建設(shè)中每年都會有大批量群眾前往市農(nóng)村公路管理部門查詢自己所在農(nóng)村公路建設(shè)資金籌措、里程、建設(shè)、質(zhì)量管理等情況，因此對查詢體制進(jìn)行完善十分有必要。農(nóng)村牧區(qū)公路是農(nóng)村公路重要的公益性基礎(chǔ)設(shè)施，但由于受資金限制等因素影響，目前還無法圓滿解決農(nóng)村公路養(yǎng)護(hù)與管理，只有準(zhǔn)確分析和正確認(rèn)識農(nóng)村公路建設(shè)情況才能避免出現(xiàn)只建不養(yǎng)和公路損壞嚴(yán)重等情況。
2.2缺少相應(yīng)的法律制度
近年來隨著國民經(jīng)濟的大幅度提升，交通建設(shè)也逐漸覆蓋到農(nóng)村地區(qū)中。公路檔案作為農(nóng)村道路建設(shè)的資料參考依據(jù)，其整理方式就不同于教學(xué)檔案、人力資源檔案等事。檔案作為記錄歷史發(fā)展過程的形式，它的可信性和真實性為其他文獻(xiàn)提供有效依據(jù)。自從進(jìn)入法制社會后，我國在檔案管理方面還缺乏可靠的法律制度，毫無疑問為后續(xù)農(nóng)村公路檔案整理工作設(shè)置了路障，更不利于農(nóng)村經(jīng)濟發(fā)展。
2.3整理檔案設(shè)施落后
自我國改革開放以來，相關(guān)部門一直不重視農(nóng)村公路檔案整理工作，甚至在處理現(xiàn)有的檔案整理不規(guī)范行為都缺乏執(zhí)行力度，多存在口頭批評情況。與此同時大部分農(nóng)村公路檔案建設(shè)硬件設(shè)施都相對落后，依舊以手工記錄為主，但手工記錄會隨著時間流逝而慢慢淡化，一旦丟失，將會造成極大的損失。因此農(nóng)村公路管理部門應(yīng)先解決檔案硬件設(shè)施和人才缺失問題，增強檔案整理監(jiān)督力度，提高檔案整理效率。
3加強農(nóng)村公路管理部門檔案整理措施
3.1正確認(rèn)識農(nóng)村公路檔案整理
我國農(nóng)村公路無論從養(yǎng)護(hù)管理力量還是技術(shù)能力都只能簡單滿足干線公路，根本無法兼顧農(nóng)村牧區(qū)公路。而檔案部門作為收集整理公路建設(shè)信息資料的主要組織，應(yīng)及時了解我國農(nóng)村公路近年來檔案信息情況，充分認(rèn)識及了解農(nóng)村公路檔案整理現(xiàn)狀，并有序安排相關(guān)工程文件材料的整理和歸檔等工作。農(nóng)村公路管理部門應(yīng)合理劃分檔案管理人員，實施專人檔案負(fù)責(zé)制度，由此保證檔案安全新以及出現(xiàn)突發(fā)事件的可追究性。根據(jù)我國農(nóng)村公路發(fā)展和建設(shè)情況對其養(yǎng)護(hù)管理等方面存在問題進(jìn)行分析，并提出如何完善公路檔案管理的意見，盡可能將農(nóng)村公路發(fā)展和小康社會建設(shè)策略相持平，從而為農(nóng)業(yè)及農(nóng)村經(jīng)濟發(fā)展創(chuàng)設(shè)良好的交通環(huán)境。
3.2引進(jìn)農(nóng)村公路檔案整理與人才
農(nóng)村公路檔案作為真實反映農(nóng)村公路建設(shè)情況和宣傳農(nóng)村公路建設(shè)的主要素材，對其檔案整理工作進(jìn)行加強完善十分重要。近年來隨著農(nóng)村公路檔案事業(yè)的快速發(fā)展，工作人員也改變傳統(tǒng)思想理念，逐漸工作重點轉(zhuǎn)向為建設(shè)新農(nóng)村提高檔案服務(wù)層面。但是農(nóng)村公路檔案整理還存在的硬件設(shè)施落后及缺少技術(shù)型人才等問題仍然成為影響農(nóng)村檔案整理工作的主要因素。因此就需要全面跟蹤管理農(nóng)村公路建設(shè)質(zhì)量，積極引進(jìn)優(yōu)秀檔案整理人才，優(yōu)化農(nóng)村公路管理部門檔案整理人員結(jié)構(gòu)，不斷加強對檔案整理體系監(jiān)督。此外農(nóng)村公路工程建設(shè)投資力度相對較大，資金可能來自多個渠道，整個工程建設(shè)周期長，因此就要求農(nóng)村公路檔案整理具有階段性、復(fù)雜性、廣泛性等特點，在分析檔案整理現(xiàn)狀時應(yīng)與其特點進(jìn)行有效結(jié)合，由此一來才能推動農(nóng)村公路檔案管理可持續(xù)發(fā)展。
3.3實施檔案整理信息化
目前大部分檔案工作人員在高速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下都充分認(rèn)識到創(chuàng)建檔案信息的重要性，更有利于提升檔案整理工作效率和強化檔案信息化意識，推動檔案整理工作順利開展。一般實施檔案整理信息化要從以下幾個方面著手：首先完善檔案信息硬件設(shè)備，如電腦、服務(wù)器、交換器、打印機、掃描機等，組織檔案整理工作人員接受信息化系統(tǒng)軟件使用培訓(xùn)，工作人員熟悉新系統(tǒng)軟件并投入應(yīng)有一段時間后可根據(jù)實際情況提出意見或建議。其次運用數(shù)字化技術(shù)管理檔案目錄和檔案內(nèi)容，可以說數(shù)字化也是目前檔案管理作為基礎(chǔ)的方式。及時匯總并整理公路管理各個部門提交的數(shù)據(jù)、圖片及視頻資料，可先從信息資料源頭創(chuàng)建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)資料，在這個過程中應(yīng)避免出現(xiàn)重復(fù)整理情況，提高檔案管理工作效率。第三針對互聯(lián)網(wǎng)可以查詢到的檔案資料設(shè)定加密措施，根據(jù)絕密區(qū)、機密、秘密、內(nèi)部、公開等依次排列，有利于公路管理部門建設(shè)資料不被泄漏并采用實名登記式管理已公開信息查詢者，即根據(jù)不同查詢對象提供不同資料，進(jìn)一步保證檔案資料安全性。此外農(nóng)村公路管理部門應(yīng)定期組織檔案管理工作人員接受各項技能培訓(xùn)，督促其明確自身責(zé)任，更督促其重視自身專業(yè)知識提升，從而為今后發(fā)展創(chuàng)造有利條件。
4結(jié)語
總之，隨著社會不斷發(fā)展，信息化也成為當(dāng)下社會最明顯的標(biāo)志，檔案整理工作也應(yīng)從傳統(tǒng)方式逐漸過渡到信息化管理。對于農(nóng)村公路管理檔案部門來說，應(yīng)根據(jù)檔案管理實際情況及時向國家申請設(shè)施更新經(jīng)費，保證能通過檔案情況真實反映農(nóng)村公路工作，從而推動農(nóng)村公路管理健康穩(wěn)定發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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作者:徐學(xué) 單位:黑龍江省克山縣農(nóng)村公路管理站
