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【內(nèi)容摘要】隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，辦公室行政事務(wù)管理的重要性得以凸顯。但是，因為各方面因素的影響，導(dǎo)致辦公室行政事務(wù)管理工作無法持續(xù)開展下去，阻礙組織機構(gòu)行政發(fā)展水平的提升，同時影響企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。因此，作為辦公室行政事務(wù)管理工作者，應(yīng)將辦公室行政事務(wù)管理的職能完全發(fā)揮出來，以促進企業(yè)的有序運作和可持續(xù)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】辦公室;行政事務(wù);行政管理

辦公室是進行綜合事務(wù)管理的主要部門，是企業(yè)管理的核心所在。在企業(yè)內(nèi)部管理中要重視辦公室的工作，清楚認識不足之處。所以，如何落實辦公室行政事務(wù)管理工作，更好地服務(wù)于企業(yè)的管理和運作就成為當(dāng)前開展辦公室行政事務(wù)管理要重點關(guān)注的問題。

一、辦公室行政事務(wù)管理工作概述

針對辦公室行政事務(wù)管理而言，其意義非凡，特點主要表現(xiàn)在:一是繁雜性。眾所周知，每一項綜合性的工作都會帶有內(nèi)容繁雜的特點，當(dāng)然，辦公室行政事務(wù)管理依舊。考慮到其本身會涉及到諸多部門的各種事項。所以，開展行政管理工作時除開做好辦公室本職工作之外，還會牽涉到諸多部門。作為行政管理人員，就要與各個部門保持密切的聯(lián)系，但這會耗費大量的精力和時間，工作難度非常大。二是服務(wù)性。行政事務(wù)管理綜合性較強，這樣就使得其本身的服務(wù)性也非常明顯。在持續(xù)的推動企業(yè)進步發(fā)展的環(huán)節(jié)，是否能夠高效開展辦公室行政事務(wù)管理工作會對企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生直接的影響［1］。

二、辦公室行政事務(wù)管理的主要職能

針對辦公室行政事務(wù)管理，其主要職能在于:第一，管理助手。新時期下的辦公室行政事務(wù)管理就是為了給企業(yè)建言獻策，屬于領(lǐng)導(dǎo)強而有力的后盾，其作用對于領(lǐng)導(dǎo)層而言是至關(guān)重要的。第二，執(zhí)行助手。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層在布置工作任務(wù)，下達對應(yīng)的指示精神，都是需要辦公室的行政事務(wù)管理人員來傳達、落實、督促。所以，辦公室作為核心需要發(fā)揮其助手的職能。第三，決策助手。相對于企業(yè)來說，在辦公室事務(wù)處理中，對于決策會產(chǎn)生直接的影響。作為辦公室的相關(guān)人員，還需要針對各個事項、決策效果等進行全面的調(diào)查研究與分析，這樣就可以發(fā)揮其關(guān)鍵性的作用，為領(lǐng)導(dǎo)層提供自己的建議［2］。

三、辦公室行政事務(wù)管理的有效途徑

針對辦公室工作而言，還需要明確的了解其具體的工作職能范圍;完善行政事務(wù)管理工作制度，注重管理模式的改革與創(chuàng)新;實現(xiàn)行政事務(wù)監(jiān)督工作的合理優(yōu)化;加大信息管理系統(tǒng)建設(shè)的力度;提高管理人員的綜合素質(zhì)等對應(yīng)的方式方法入手，這樣才能落實其行政事務(wù)管理工作。

(一)明確辦公室行政事務(wù)管理工作職能范圍。由于辦公室的行政事務(wù)管理工作是一項突發(fā)性強、范圍寬、不確定性高的工作，這主要是因為其具備綜合性質(zhì)。因此，縱觀企業(yè)的實際發(fā)展情況，在辦公室內(nèi)部存在職能職責(zé)不清楚、權(quán)責(zé)不明等問題，由于缺少對應(yīng)的規(guī)章制度的支持，在實際的操作中需要按照對應(yīng)的業(yè)務(wù)需求來進行職責(zé)與職能的調(diào)整和劃分。基于職責(zé)范圍事務(wù)的具體分析，就需要讓界定變得更加的明確，這樣就會對于工作人員進行直接的安排，一旦這種類似的情況在無限積累之后，勢必會影響到辦公室的工作效率，同時影響到行政管理工作的秩序性。為了高效發(fā)展辦公室工作，就需要做好統(tǒng)籌處理，將對應(yīng)的責(zé)任管理體系加以完善，基于定責(zé)、定崗、定標(biāo)準等要求來明確各項工作，這樣才可以確保辦公室整體工作效率的提升。定責(zé)，要求結(jié)合實際情況，將各個崗位的責(zé)任進一步明確，確保真正做到人崗匹配、分工明確、權(quán)責(zé)對等;定崗，需要基于單位的實際要求，設(shè)置好必不可少的工作崗位;定標(biāo)準，要結(jié)合崗位的實際工作要求明確崗位工作實施細則，明確日常的工作管理規(guī)范，這樣就能按照既定的工作流程和職能權(quán)限，確保各項工作的順利開展。

(二)完善行政事務(wù)管理工作制度，注重管理模式的改革與創(chuàng)新。將辦公室系列工作規(guī)范制度加以落實，就可以確保各項工作能夠有序的開展。將企業(yè)的制度設(shè)計完善?；隗w現(xiàn)制度的優(yōu)越性，全面激勵員工，以促進全面的創(chuàng)新，做好各項事務(wù)程序的簡化，營造和諧的辦公環(huán)境，提升事務(wù)處理效率。完善相對應(yīng)的制度，并且做好績效考評制度的合理補充與調(diào)整，將不合理、不規(guī)范的制度全部剔除，將責(zé)任追究制度、獎懲機制和監(jiān)督機制完善。隨著責(zé)任的明確，基于機制管人管事可以積極推動工作的開展［3］。在管理模式的改革與創(chuàng)新中，針對辦公室行政事務(wù)管理工作來說，管理模式的改革與創(chuàng)新也是日常工作之中不容忽視的一項內(nèi)容，其不僅僅能有效引導(dǎo)行政事務(wù)管理工作的持續(xù)開展，同時能對制度的真正落實、員工行為與思想產(chǎn)生一定的約束作用。此外，作為管理部門還要將“以人為本”的基本理念與改革更新之后的管理模式結(jié)合起來，這樣在管理模式得以落實與完善的同時為行政事務(wù)管理工作提供支撐條件，提高其管理水平和質(zhì)量。

(三)實現(xiàn)行政事務(wù)監(jiān)督工作的合理優(yōu)化。監(jiān)督服務(wù)作為辦公室行政事務(wù)管理工作開展的關(guān)鍵，能為領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供有效的、科學(xué)的參考意見。在新時期下，開展辦公室行政事務(wù)管理時需要深入貫徹黨的組織理念，并且以此為基礎(chǔ)不斷完善監(jiān)管制度，將行政事務(wù)管理的執(zhí)行力提上去。在開展行政監(jiān)督工作的過程中，辦公室還要與相關(guān)的企業(yè)做好積極的溝通與交流，在協(xié)調(diào)能力得以增強的同時確保管理手段更加科學(xué)與合理。此外，在實施辦公室的行政事務(wù)管理時，無論是對于領(lǐng)導(dǎo)還是對于全體員工而言都是不可或缺的重要服務(wù)，想要進一步提升辦公室的行政事務(wù)管理效率，就需要發(fā)揮各個部門的作用，這就要求進一步提升對于監(jiān)督管理體系優(yōu)化的實際重視度。針對辦公室的行政事務(wù)管理工作，還需要打破傳統(tǒng)思想觀念的束縛，一方面要將管理的態(tài)度加以改變，另一方面要適當(dāng)拓展管理的范圍，真正幫助領(lǐng)導(dǎo)層制定決策，為存在實際困難的員工提供對應(yīng)的幫助［4］。

(四)加大信息管理系統(tǒng)建設(shè)的力度。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公室的行政事務(wù)管理與網(wǎng)絡(luò)之間的聯(lián)系變得越來越密切，而現(xiàn)代化的行政事務(wù)管理雖然在效率方面有了一定的提升，但是依舊需要引入大量先進的設(shè)備與技術(shù)，這樣才能做到與時俱進。同時，基于辦公室行政事務(wù)管理的角度出發(fā)，需要對于具體的管理要求有充分的考慮。第一，構(gòu)建相對應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)。第二，將技術(shù)加以落實，并且持續(xù)的做好改進處理，這樣才可以讓企業(yè)的實際需求與行政事務(wù)管理直接匹配起來。同時，在具體構(gòu)建行政事務(wù)管理系統(tǒng)的時候一定不要吝嗇資金與技術(shù)方面的投入，實現(xiàn)與網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)和計算機設(shè)備的相互融合，提供高程度的保障，服務(wù)于行政事務(wù)管理工作的有序開展。如，針對行政事務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計，首先就需要針對其行政事務(wù)的具體內(nèi)容加以分析，以明確行政事務(wù)各個系統(tǒng)的具體作用以及對應(yīng)的功能組成。針對企業(yè)的行政事務(wù)管理系統(tǒng)功能而言，具體見圖1所示。圖1系統(tǒng)總體功能模塊圖為了更好地了解辦公室行政事務(wù)管理的流程，在具體的設(shè)計之中可以考勤為例，針對其具體的系統(tǒng)設(shè)計進行分析，技術(shù)架構(gòu)見圖2所示?？紤]到行政事務(wù)管理系統(tǒng)的重要性，其功能結(jié)構(gòu)就成為關(guān)鍵，在具體的設(shè)計中需要結(jié)合具體的內(nèi)容，融合模塊化的設(shè)計思想，為辦公室的行政事務(wù)管理工作提供建議與措施。

(五)提高管理人員的綜合素質(zhì)。一直以來，人力就是生產(chǎn)的原動力，針對企業(yè)的辦公室行政事務(wù)管理而言也是如此。想要將管理的質(zhì)量與效率從根本上提升，就需要相關(guān)的管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平能夠達標(biāo)。所以，辦公室的行政事務(wù)管理部門要與具體的情況結(jié)合起來，針對管理人員的素質(zhì)進行綜合性的分析與研究，確保及時發(fā)現(xiàn)其存在的問題，然后找到對應(yīng)的解決途徑。如利用培訓(xùn)的方式幫助管理人員彌補知識與技能的不足與缺陷，與行政事務(wù)管理的具體要求充分結(jié)合。一般來說，辦公室的行政事務(wù)管理人員培訓(xùn)主要是集中在工作態(tài)度、實踐能力、專業(yè)技能等方面，可以提升其全自動化辦公的信息化技術(shù)水平，也要注意管理人員本身的創(chuàng)新能力和溝通能力的進一步提高［5］。

四、結(jié)語

對于企業(yè)開展各項工作而言，辦公室作為主要的場所，其本身就發(fā)揮了聯(lián)系部門、溝通領(lǐng)導(dǎo)的紐帶性作用。在辦公室的日常行政事務(wù)管理之中，不僅需要對于各項工作流程進行全盤的考慮，還要基于實際情況針對各個崗位劃分對應(yīng)的職能權(quán)限。同時，在輔助決策方面要將工作流程落實，做好決策之前的調(diào)研、決策中的論證、決策后的監(jiān)督與反饋等工作，保證發(fā)揮辦公室行政事務(wù)管理的基本作用，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

【參考文獻】

［1］王輝．新時代辦公室行政事務(wù)管理策略研究［J］．辦公室業(yè)務(wù)，2020，1:187+189

［2］彭偉樂．淺談做好企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理的舉措［J］．技術(shù)與市場，2019，11:179～180

［3］余和平．新時期做好辦公室行政事務(wù)管理措施［J］．中外企業(yè)家，2019，25:140

［4］屠翠．企業(yè)辦公室行政管理中存在的問題及改進措施［J］．企業(yè)改革與管理，2019，16:19～20

［5］梁超．關(guān)于企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作的相關(guān)思考［J］．科技資訊，2019，24:79+81

作者:淡軍 王杭 單位:云南電網(wǎng)有限責(zé)任公司昆明供電局