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對校內的師生員工來說，行政人員代表著本部門、本學院；而對校外的有關單位和個人來說，行政人員又代表著學校。因此，他們的工作態(tài)度、精神面貌甚至一言一行都會對其部門、學院甚至學校產生影響。行政服務水平的高低已成為衡量學校綜合競爭力的一個重要標準。目前，國內大部分高校采用校、院（部）二級管理模式，二級學院（部）處在為廣大師生員工提供服務的第一線，面臨著許多困難和挑戰(zhàn)。如何解決當前二級學院（部）行政職能部門工作的困難與矛盾，提高效率，更好地為學校、學院（部）教學、科研服務，是重要的研究課題。

一、二級學院（部）行政職能部門的定位

1.界定校級和學院（部）行政職能部門職能的意義任何一個組織要充分發(fā)揮潛能，使組織效能最大化，都必須科學劃分和界定組織本所應有的職能，最終實現(xiàn)組織目標。隨著高等教育改革的不斷深入，高校的管理體制也發(fā)生了深刻的變化。在此新形勢下，科學劃分和界定二級學院（部）行政職能部門的職能,并提高其服務水平，對于提高管理效率，更好地為學校教學、科研服務具有重要意義。

2.校級和學院（部）行政職能部門定位的差異目前，國內大部分高校采用校、院（部）二級管理模式，學校、二級學院（部）根據各自的職責分工，分級負責、相互協(xié)作、相互支持，共同發(fā)揮各自的服務效能，以提高服務工作效率和效益的活動。學校的管理中心下移，大量教學、科研、社會服務工作轉移到二級學院（部），以實施計劃、監(jiān)督、調控、服務為主，主要職責是把握辦學方向、改革管理體制、選用中層干部、制定發(fā)展規(guī)劃、籌措辦學經費、制定招生政策、組織學科建設、負責財務管理、發(fā)展公共關系、考核評估與協(xié)調監(jiān)督，負責校園、重點實驗室、圖書館和網絡中心等共享資源的建設和管理。因此，校級行政職能部門更多的是提供專業(yè)性服務，而院（部）級行政職能部門則側重于提供教學、科研、學生工作、人事、總務、財務、黨務、行政、對外聯(lián)絡等日常事務性的服務。

二、二級學院（部）行政職能部門工作現(xiàn)狀

1.工作任務繁重高校擴招以后，隨著在校學生人數的劇增，教師的數量也逐漸增加，涉及全日制本專科生、研究生及成人教育等的教學管理、科研管理、人事管理、財務管理、資產管理、校友聯(lián)絡、退休工作、行政管理等工作大大增加，因此二級學院（部）行政職能部門承擔的課程安排、成績管理、教師科研項目申報、教師教學與科學工作量統(tǒng)計等具體工作也相應地增加了。另外，近年來，國家越來越重視高校的教學、科研工作，各高校也紛紛大力深化本科教學改革，全面提高本科教學質量，同時教師申報科研項目的積極性也越來越高，二級學院（部）教學、科研部門要處理的教學和科研管理工作也越來越多。

2.工作要求較高二級學院（部）行政職能部門工作涉及面廣,不僅要處理學院（部）內部的事務，還要與學校各機關職能部門、兄弟二級學院（部）、校外單位等溝通聯(lián)絡，而目前高校逐漸采用無紙化辦公，校級機關職能部門對二級學院（部）的工作要求、相關指令以及二級學院（部）間的工作聯(lián)系大多通過網絡，二級學院（部）完成的任務也通過網絡報送至學校。另外，諸如科研管理、教學管理、人事資源管理、資產管理等軟件已相繼開發(fā)成功，科研申報、學生選課、成績管理、資產卡片建立和資產報廢申請、教師職稱評審報名等工作都必須在電腦上完成。這就要求二級學院（部）行政職能部門人員既要熟悉業(yè)務，又要懂得熟練操作計算機，成為具備“通才”和“專才”統(tǒng)一體。

3.工作沒有得到充分重視從整個高校的發(fā)展來看，學校更多關注教學科研人員，教師、科研人員的地位與收入越來越高，行政人員隊伍建設沒有得到足夠的重視。二級學院（部）行政人員的工作量大，但是整體職務少，職稱偏低，甚至有些師生認為行政工作沒什么難的，什么人都能做，未能充分尊重行政人員。二級學院（部）工作人員平時付出的勞動多、工作時間長，但沒有明確的工作評價體系，任務量多者與少者收入基本一致，任務量多者未受到相應的獎勵積極性受挫，任務量少者收入未受影響產生嚴重的懈怠心理。以上種種都嚴重挫傷了二級學院（部）行政人員的工作積極性。

三、如何改進和完善行政職能部門的服務水平

行政職能部門只有通過為全校師生提供優(yōu)質、高效的服務，才能樹立起工作權威。我認為要從內部和外部兩方面來改進和完善二級學院（部）行政職能部門的服務水平。

1.外部——充分利用校級行政職能部門的資源校級行政職能部門在技術、政策、信息等方面具有院（部）級行政部門不可比擬的優(yōu)勢。

（1）技術資源。校級行政職能部門由于職能相對比較集中單一，具有對業(yè)務進行鉆研和推敲的優(yōu)勢。二級學院（部）要充分掌握校級行政職能部門所提供的技術性服務項目，為師生提供高效便捷的服務。如二級學院（部）可以利用學生處提供的學生管理系統(tǒng)軟件、學生就業(yè)信息網等方面的技術資源，更好地為學生服務；二級學院（部）可以利用教務處開發(fā)的教務管理系統(tǒng)軟件，為教務管理提供便利；二級學院（部）可以利用科研處提供的科研項目申報、管理平臺等方面的技術資源，更好地為科研工作服務。

（2）政策、信息資源。校級行政職能部門掌握了大量與自身職能有關的政策、規(guī)定、文件和其他信息。校級行政職能部門及時處理這些政策、信息，并將其中的有效信息適時傳遞給二級學院（部）。二級學院（部）要與校級行政職能部門積極溝通，并在其指導下充分消化、吸收、利用這些有效信息，為二級學院（部）的發(fā)展提供方針、政策支持。

（3）公共資源。經費辦學、引進人才住房、師生互派的交流活動等相關工作由學校統(tǒng)一負責，二級學院（部）都想從學校得到最大限度的資源為自身的發(fā)展服務，但是學校總的公共資源是有限的，二級學院（部）難免會與其他學院（部）發(fā)生沖突，這就需要校級行政職能部門進行分配協(xié)調。充分利用好校級行政職能部門的各種資源，能使二級學院（部）的服務達到事半功倍之效。

2.內部——根據自身建設發(fā)展需要積極采取有效措施人是最積極的因素，行政職能部門能否提供優(yōu)質的服務，很大程度上取決于行政人員是否擁有提供優(yōu)質服務的能力。因此，二級學院（部）要注重行政人員隊伍的建設，要用抓師資隊伍建設的力度，抓行政人員隊伍的建設，努力提高行政人員隊伍的水平。

（1）合理配備二級學院（部）行政人員隊伍。合理配備二級學院（部）行政人員隊伍，是提高二級學院（部）服務水平的首要條件。針對二級學院（部）行政人員隊伍問題不一的情況，應采取不同的措施：對于行政人員精簡過于嚴重、長期處于超負荷運行的學院（部），應在嚴格控制人員編制的基礎上，適當調整、分配行政人員；對于機構臃腫、人員超支的二級學院（部），則應堅持科學、統(tǒng)一、高效的原則，精簡人員?？傊?，二級學院（部）在行政人員隊伍配備問題上，應該堅持科學設崗的原則，既要精簡人員，避免冗員，又要注意必要的崗位不能缺員。

（2）提高二級學院（部）行政人員的綜合素質。行政人員的素質直接決定其服務水平。因此要加強行政人員的繼續(xù)教育，不斷提高他們的思想素質和業(yè)務素質，使他們忠于職守，愛崗敬業(yè)，團結協(xié)作，精通崗位業(yè)務，樹立一種不學習、不更新知識、不提高能力就要落伍掉隊的危機感，強化求知意識和進取意識，樹立自信心。二級學院（部）要在責權范圍內制定相關的政策，使管理人員繼續(xù)教育制度化，形式上不能僅限于學歷教育，要積極組織他們參加短期進修或培訓班（比如學校舉行的科研管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、資產管理系統(tǒng)等軟件培訓以及政策說明會），并創(chuàng)造條件讓其參加實踐，這樣才能形成一個高素質、樂于奉獻、積極向上的群體，勝任各項工作任務。

（3）調動二級學院（部）行政人員的工作積極性。通過完善人事分配和考核獎勵制度，充分調動二級學院（部）行政人員的工作積極性。二級學院（部）要充分重視行政人員的待遇與職稱問題，并且制定出一套科學的、便于操作執(zhí)行的績效考核指標體系，使“德、能”的定性考核與“勤、績”的定量考核相結合，對行政人員開展科學的評價，對于工作責任心強、管理能力突出的行政人員給予表彰和獎勵，提高二級學院（部）行政人員的工作積極性。