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1、信息時代中電子文件的內(nèi)涵和特點
1.1電子文件的內(nèi)涵。電子文件是對檔案進行電子化管理的一種方式,電子文件是指計算機對檔案進行處理和儲存的一個方式,用數(shù)字代碼的形式進行記錄文件中的信息。世界檔案管理協(xié)會對于電子文件進行了定義:電子文件是以代碼的方式進行記錄,通過磁盤或者穿孔帶對檔案進行整理和儲存,使計算機中處理檔案的格式符合美國處理文件的格式。
1.2信息時代中電子文件所存在的特點。
1.2.1電子文件對于信息具有不可識別的特點。電子文件在對檔案進行記錄時,一般記錄的形式以符號代替,人們不能用肉眼直接進行識別,需要用技術(shù)進行解碼和分析,可是傳統(tǒng)紙質(zhì)文件中的信息是直接用文字和圖片進行記錄,可供人們直接進行閱讀。
1.2.2信息具有動態(tài)的特點。電子文件和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案中有著相同的物理特性,但是形式上存在一定的差異,即閱讀和記錄的形式不同,儲存信息的方式也有所不同,在信息媒體記錄下的電子文件和紙質(zhì)文件存在一定差異,它是根據(jù)邏輯的形式建立起來的,用鍵盤進行存儲、修改和記錄的操作,按照不同需要完成不同的表述,形成信息化的檔案管理模式。
1.2.3信息具有可控性和容易丟失的特點。電子文件相比紙質(zhì)文件,直接運用計算機對文件檔案進行處理和修改,一是為了創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理模式,使檔案的整理和分類工作更加便捷和高效,二是由于電子文件極易發(fā)生刪減、丟失甚至損毀的狀況,所以文件的安全性和可靠性低于紙質(zhì)文件。
2、信息媒體時代對傳統(tǒng)檔案信息管理帶來的挑戰(zhàn)
2.1社會環(huán)境給傳統(tǒng)檔案帶來的挑戰(zhàn)。檔案信息管理最開始是為了查閱者提供檔案資料,經(jīng)過專門的管理人員對檔案進行管理,使寶貴的資料得以保存,傳統(tǒng)的管理模式將紙質(zhì)檔案不被損壞作為保護重點,紙質(zhì)的保存方法成為了信息化時代中的缺點,管理者除了保護資料之外,還要盡量使資料的保密性得到保證,所以很少有人能接觸到這些資料。這樣的管理模式雖然有不足,但是對于資料的保護是很有益的。隨著信息化的時代出現(xiàn),使人們對信息的需求量不斷增加,為了滿足人們的需求,這就需要我們對檔案進行管理,這些檔案會幫助人們找到自己需要的信息,但是又要保證信息的秘密性,這就對檔案管理工作提出了要求,需要將信息化引入到檔案管理工作之中,利用網(wǎng)絡(luò)的方式進行檔案的整理和對歸檔,更好的適應(yīng)時代變化。在信息化時代中更注重的是檔案的分享和傳遞,這就是信息時代的要求。傳統(tǒng)的檔案管理方式具有一定的隱蔽性,這和信息化社會的要求不相符,在檔案管理中將信息化加入進來,可以大大的滿足人們的需要。
2.2社會的信息化發(fā)展。人們對于信息化的應(yīng)用越來越廣泛,在各個領(lǐng)域都有所涉及,信息化的應(yīng)用使我們的生產(chǎn)和生活更加便利和快捷,信息化的普及也逐漸應(yīng)用到社會的服務(wù)領(lǐng)域,社會服務(wù)促進檔案管理模式不斷進行創(chuàng)新,服務(wù)信息化可以使用戶從被動的地位上升到主動的位置,建立信息化的服務(wù)之后,可以直接要求服務(wù)部門提供相應(yīng)的服務(wù),傳統(tǒng)的管理模式使用戶處于被動的位置,將信息化和檔案管理相結(jié)合之后,就可以使用戶在網(wǎng)上直接獲得自己想要的信息。由于社會的信息化發(fā)展,使人們的要求變得越來越高,傳統(tǒng)的檔案管理模式并不會滿足人們對于資料的需求,并且傳統(tǒng)的管理方式使服務(wù)的質(zhì)量受到影響,為檔案管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。
2.3信息化管理檔案方式的出現(xiàn)。隨著社會信息化的不斷發(fā)展,使電子檔案應(yīng)運而生。從信息化的服務(wù)層面來看,電子化管理模式對檔案管理的創(chuàng)新起到了基礎(chǔ)性作用,為檔案管理從傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)入信息化模式起到了推動作用。電子檔案的管理模式產(chǎn)生的影響:第一,將傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)化為媒體服務(wù),將電子檔案中單一的方式轉(zhuǎn)化為媒體,第二是傳統(tǒng)的定期模式轉(zhuǎn)為隨時模式,建立了檔案之后,客戶可以不定時的在電子檔案中進行查找資料,第三,可以將專業(yè)的服務(wù)和休閑服務(wù)結(jié)合在一起,不管是方案的對象還是查找者所要查找的目的都是不一樣的。
3、進行電子檔案管理的建議和意見
3.1使思維方式得到轉(zhuǎn)化和更新。電子檔案是檔案管理中的重要組成部分,但是很多人卻將這種方法只是作為檔案管理的輔助措施,這樣會在不久之后,使檔案管理面臨危機,電子檔案的重要性需要一個漫長的時間來進行建立,并且需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式,在紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)之上,和信息技術(shù)相結(jié)合建立電子檔案管理模式,這樣才可以時檔案管理更加規(guī)范化。
3.2檔案管理應(yīng)依賴科學(xué)技術(shù)解決檔案中存在的問題。很多事例證明:計算機的安全問題無法得到基本上的解決,最為有效的辦法是從系統(tǒng)編輯和工作人員的管理中進行解決,使檔案管理在技術(shù)上得到保障,實施的方法有:一是對電子檔案進行物理方面的保護。第一,注意防磁,因為電子檔案的空間中存在著很多磁場,應(yīng)使錄磁介質(zhì)和磁鐵表面保持一定的距離。第二,使環(huán)境的溫度得到控制,最為適宜的溫度是18攝氏度,而適合的濕度是百分之四十,第三是防止機械受到損傷。二是建立一套有效的防災(zāi)措施。最為有效的措施是建立檔案的備份機制,備份機制可以滿足多方面的要求。進行備份之后就可以避免物理故障的發(fā)生,將軟件技術(shù)和人工的方式相結(jié)合,有效的解決因操作產(chǎn)生的問題,使電子檔案形成多層防護模式。三是可以加強保密措施來保障檔案的安全性。四是增加密碼的保密性管理。密碼是信息技術(shù)中保密的常用方法,這一方式尤為重要。
4、結(jié)束語
信息時代的到來為傳統(tǒng)檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn),尤其是將挑戰(zhàn)和影響作為全面完善檔案管理的動力,這就使信息時代中的檔案工作成為檔案管理中的重要環(huán)節(jié),對于提高電子技術(shù)起到了重要的作用,加強對電子檔案的管理工作,利用信息技術(shù),更好的適應(yīng)時代的要求。
作者:徐冰單位:荊州教育學(xué)院
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