論文關(guān)鍵詞：民營(yíng)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀對(duì)策

論文摘要：在分析我國(guó)民營(yíng)企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出了推進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案工作全面、健康發(fā)展的對(duì)策：一是開展心理引導(dǎo)，激發(fā)建檔熱情。二是勇于開拓創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)多元服務(wù)。三是堅(jiān)持依法治檔，注重監(jiān)管方式。四是拓展管理范圍，推行多元模式。

1正確認(rèn)識(shí)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀

從筆者所在的福建省晉江市了解的情況和河南開封市非公有制企業(yè)檔案工作情況調(diào)查結(jié)果來分析，我國(guó)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀大致可歸結(jié)為兩點(diǎn)。

1.1我國(guó)民企檔案工作處于自發(fā)的狀態(tài)，部分企業(yè)已有相當(dāng)?shù)陌l(fā)展水平。據(jù)筆者對(duì)福建省晉江市的恒安紙業(yè)集團(tuán)、親親食品集團(tuán)、七匹狼集團(tuán)、鳳竹集團(tuán)、福馬食品集團(tuán)等10余家民營(yíng)企業(yè)的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，這些企業(yè)均已開展了不同程度的檔案工作，特別是鳳竹、七匹狼和恒安三家集團(tuán)公司的檔案工作雖然管理模式各不相同，但其工作都已達(dá)到相當(dāng)?shù)乃?，恒安集團(tuán)公司因已在香港上市，注重汲取和采用國(guó)外的管理模式，鳳竹集團(tuán)公司在國(guó)內(nèi)上市，許多檔案業(yè)務(wù)在借鑒國(guó)企的管理模式上有所創(chuàng)新發(fā)展，其檔案管理已通過國(guó)家二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的驗(yàn)收。七匹狼集團(tuán)則采用與國(guó)企截然不同的分散式管理模式。而據(jù)河南開封市的調(diào)查結(jié)果表明，在被調(diào)查的82家企業(yè)中，已開展檔案工作的68家，占被調(diào)查企業(yè)的83％；尚未開展檔案工作的10家，僅占被調(diào)查企業(yè)的12％；未說明是否開展檔案工作的4家，占被調(diào)查企業(yè)的5％。庫(kù)房、檔案專用設(shè)備的設(shè)置情況也較好，在調(diào)查的企業(yè)中，明確有檔案庫(kù)房的占90％，未說明庫(kù)房情況的只占10％。這些企業(yè)都具有一定的代表性，分別為加工業(yè)、制造業(yè)、流通業(yè)、服務(wù)業(yè)、房地產(chǎn)業(yè)及其他行業(yè)。這說明當(dāng)前民營(yíng)企業(yè)對(duì)于開展檔案工作已有相當(dāng)?shù)淖杂X性和發(fā)展水平。

1.2民營(yíng)企業(yè)的整體檔案管理呈橄欖形狀，水平不均衡。一般而言，規(guī)模大的企業(yè)好于規(guī)模小的企業(yè)，明星企業(yè)好于一般企業(yè)，創(chuàng)立時(shí)間長(zhǎng)的企業(yè)好于創(chuàng)立時(shí)間短的企業(yè)，效益好的企業(yè)好于效益差的企業(yè)。從開封市調(diào)查中可以發(fā)現(xiàn)，隨著企業(yè)資產(chǎn)的增加，企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)展，已開展檔案工作企業(yè)的比例數(shù)量也隨之上升，顯示企業(yè)規(guī)模與企業(yè)資產(chǎn)情況對(duì)檔案工作有非常直接與重要的影響，同時(shí)，調(diào)查結(jié)果也表明未開展檔案工作的企業(yè)比例很少，僅占12％，加上未說明開展檔案工作的企業(yè)也僅有20％，而檔案管理已達(dá)到較高水平的示范企業(yè)也是少數(shù)，所以，從總體上看，民營(yíng)企業(yè)整體的檔案管理呈現(xiàn)出兩頭小、中間大的橄欖型狀，水平不均衡。我們業(yè)界一些學(xué)者將當(dāng)前民營(yíng)企業(yè)的檔案管理狀況，分為四個(gè)類型。一是“重視型”。檔案工作被企業(yè)列入重要議事日程，有專門的寬敞的庫(kù)房和檔案人員辦公室，檔案閱覽室；有專職檔案人員，管理設(shè)施設(shè)備齊全；根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況制定了一整套檔案管理制度，各類文件資料收集齊全、歸檔及時(shí)，保管科學(xué)、利用見效。其中，少數(shù)企業(yè)的檔案管理甚至通過了國(guó)家級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的驗(yàn)收。二是“上進(jìn)型”。企業(yè)主有一定的檔案意識(shí)，配備了檔案兼職人員，設(shè)置了檔案室，也開展了一定的檔案工作，但檔案人員素質(zhì)不高，兼職過多，檔案工作未能有效地全面開展起來，檔案的效益也未能充分地發(fā)揮出來，三是“隨意型”。企業(yè)主的檔案意識(shí)還不夠強(qiáng)，對(duì)檔案工作的關(guān)注還不到位，急需用時(shí)強(qiáng)調(diào)要管一管，平時(shí)對(duì)檔案持可有可無的態(tài)度，無專門的檔案室和檔案人員，檔案工作只是辦公室、行政部或相關(guān)部門的一個(gè)末位的工作。工作隨意性較大。四是“不管型”。企業(yè)主沒有檔案意識(shí)，企業(yè)一些重要證件、核心文件零散地放在企業(yè)主或部門負(fù)責(zé)人手里，檔案管理處于“三不管”和“五無”的狀態(tài)，即“檔案部門不管、工商部門不管、企業(yè)主自己不管；無機(jī)構(gòu)、無人員、無庫(kù)房、無設(shè)備、無經(jīng)費(fèi)”這種類型在小型企業(yè)中比較多見。

[摘要]企業(yè)檔案工作是集服務(wù)性、科學(xué)性、管理性為一體的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，它貫穿于企業(yè)各部門、各個(gè)層次。要做好新時(shí)期的企業(yè)檔案工作，企業(yè)檔案工作者應(yīng)立足服務(wù)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高自身素質(zhì)，積極探索新的管理方法，升華管理理念，推進(jìn)檔案資源集約化、信息化，使個(gè)人的努力與企業(yè)提供的檔案資源形成合力，不斷提高企業(yè)檔案管理工作的含金量，使企業(yè)檔案的內(nèi)在價(jià)值最大化。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案；管理；思考

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，大量新的投資主體和經(jīng)濟(jì)團(tuán)體應(yīng)運(yùn)而生，國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目不斷擴(kuò)大，企業(yè)檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和各項(xiàng)社會(huì)事業(yè)中的作用越來越大，日益受到大家的關(guān)注。作為企業(yè)管理有機(jī)組成的檔案工作，如何發(fā)揮自身獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)和功能，為企業(yè)排憂解難、贏得未來，是每一個(gè)檔案工作者應(yīng)當(dāng)深思的問題。筆者結(jié)合企業(yè)檔案工作實(shí)際，就新時(shí)期檔案工作管理模式、管理理念及其管理手段等方面談點(diǎn)粗淺認(rèn)識(shí)。

一、強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，為企業(yè)決策提供服務(wù)

企業(yè)檔案工作是集服務(wù)性、科學(xué)性、管理性為一體的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，它貫穿于企業(yè)各部門、各個(gè)層次。以文字、圖表、聲像、電子等諸多載體形式存在的企業(yè)各類檔案，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)的一筆無形資產(chǎn)，是企業(yè)重要的信息和動(dòng)力之源，也是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的歷史依據(jù)。它的開發(fā)利用及安全保密對(duì)企業(yè)興衰成敗有著不可估量的意義，對(duì)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)正確、迅速的決策及企業(yè)的生存發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。入世后的今天，中國(guó)向世界敞開胸懷，面對(duì)國(guó)內(nèi)市場(chǎng)國(guó)際化和全球經(jīng)濟(jì)一體化的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，企業(yè)檔案工作者應(yīng)把開發(fā)利用檔案信息資源作為工作的重點(diǎn)。通過對(duì)檔案信息資料的整理、研究、發(fā)掘、提煉和精選，把那些具有深層開發(fā)價(jià)值的信息資料，及時(shí)提供給利用者(企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、管理者、科技人員)，使他們從檔案信息中獲得啟迪，拓寬發(fā)展企業(yè)的新思路，研制和開發(fā)新產(chǎn)品，發(fā)展新技術(shù)，從而使檔案死資料活起來，把檔案的信息資源轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，為推進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)發(fā)揮其獨(dú)特功能。要讓檔案信息走出檔案室的小天地，投入為企業(yè)參政、辦事、服務(wù)的大環(huán)境中，做到既和隸屬辦公部門的整體工作接軌，又和企業(yè)的中心工作、重點(diǎn)工作同步，為企業(yè)形成新的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)服務(wù)。如開展檔案展覽，編寫并分發(fā)企業(yè)大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、歷年經(jīng)濟(jì)指標(biāo)、工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介、事故分析匯編等；又如，為黨代會(huì)、職代會(huì)等大型會(huì)議或各類慶典、重大禮儀活動(dòng)以及領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)辦公、視察工作提供攝影、攝像、接待等服務(wù)。這樣，不僅可以給檔案員一個(gè)在公眾面前展現(xiàn)良好形象的平臺(tái)，引起領(lǐng)導(dǎo)和各部門對(duì)檔案工作的重視和支持，而且可以收集到許多有用的第一手材料，形成一個(gè)從收集到利用的良性循環(huán)。這些工作都要求檔案工作者要強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)、前瞻意識(shí)，圍繞企業(yè)在一定階段的發(fā)展目標(biāo)、市場(chǎng)開拓、人才選用等決策的熱點(diǎn)、難點(diǎn)等問題，開展檔案信息開發(fā)利用工作。通過對(duì)重點(diǎn)檔案信息的采集、篩選、加工和編研，提供高質(zhì)量、智能型的檔案信息編研材料，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)正確、迅速?zèng)Q策提供咨詢和參考。

二、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)服務(wù)

為了及時(shí)處理好企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改革過程中的檔案問題，防止流失，1998年國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)濟(jì)體制改革委員會(huì)、國(guó)家經(jīng)濟(jì)貿(mào)易委員會(huì)、國(guó)家國(guó)有資產(chǎn)管理局共同研究、聯(lián)合下發(fā)了《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》，其中規(guī)定了檔案處置原則：維護(hù)國(guó)家安全和國(guó)家利益，保守國(guó)家機(jī)密和企業(yè)商業(yè)機(jī)密，防止檔案散失；區(qū)別情況，依法、合理處置；維護(hù)檔案的安全、便于有關(guān)方面對(duì)檔案的利用；有利于企業(yè)保持經(jīng)營(yíng)管理的連續(xù)性。規(guī)定了分類進(jìn)行檔案的歸屬與流向，其中對(duì)沒有去處的檔案以及部分黨群、行政管理檔案要求移交給企業(yè)主管部門或寄存所在地國(guó)家檔案館。"寄存"成為改制企業(yè)檔案存放的一種重要方式存在。

關(guān)于"寄存"檔案，在《檔案法》中第十六條規(guī)定："集體所有的和個(gè)人所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。對(duì)于保管條件惡劣或者其他原因被認(rèn)為可能導(dǎo)致檔案嚴(yán)重?fù)p毀和不安全的，國(guó)家檔案行政管理部門有權(quán)采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施；必要時(shí)，可以收購(gòu)或者征購(gòu)。

前款所列檔案，檔案所有者可以向國(guó)家檔案館寄存或者出賣。"也就是說，不屬于檔案館接收范圍的單位和公民，其對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，可以以"寄存"的形式存放在檔案館。"寄存"作為檔案移送檔案館的一種方式固定下來，但檔案館是否適合寄存改制企業(yè)的檔案？如果盲目寄存這些檔案，又會(huì)給檔案館帶來怎樣的隱患？

隱患一、檔案數(shù)量多，占用空間大。從改制企業(yè)來看：以我區(qū)實(shí)際為例，共有改制企業(yè)319家（不包括鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)），其中國(guó)有企業(yè)60家；集體企業(yè)259家，1999年6月前已改制企業(yè)204家。從檔案情況看：部分已改制企業(yè)檔案仍屬遺留問題，集體和鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)時(shí)，檔案的處置如果參照《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》執(zhí)行，那么就會(huì)出現(xiàn)檔案數(shù)量大，質(zhì)量差的現(xiàn)象。從實(shí)際狀況看：企業(yè)主管部門檔案機(jī)構(gòu)面臨人員缺乏、庫(kù)房緊張的現(xiàn)狀，不易承擔(dān)起接收或寄存檔案的負(fù)荷，這項(xiàng)工作最終將落在檔案館。面對(duì)這種狀況，檔案館如果無選擇地對(duì)改制企業(yè)檔案加以接收或寄存，幾十年后，當(dāng)出現(xiàn)庫(kù)滿為患、爆發(fā)庫(kù)容量危機(jī)時(shí)，我們又該如何去面對(duì)這些寄存的檔案呢？是置之不顧，還是退還企業(yè)？

隱患二、妨礙館藏優(yōu)化建設(shè)。豐富館藏是檔案館的首要任務(wù)，它包含兩條內(nèi)容：1、數(shù)量充分，質(zhì)量?jī)?yōu)化。2、成分充實(shí)，結(jié)構(gòu)合理。改制企業(yè)的檔案多數(shù)在改制前沒有進(jìn)行達(dá)標(biāo)或目標(biāo)管理認(rèn)定，檔案屬于自由整理狀態(tài)，質(zhì)量較差，企業(yè)又往往在改制結(jié)束時(shí)提出寄存要求，倉(cāng)促進(jìn)行；檔案館對(duì)寄存檔案沒有相關(guān)的規(guī)定，缺乏約束力，導(dǎo)致一些沒有保存價(jià)值或者重復(fù)的檔案充塞館內(nèi)。此外，按《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》的規(guī)定：產(chǎn)權(quán)變動(dòng)后，基建檔案、設(shè)備檔案隨其實(shí)體歸屬；產(chǎn)品、科研檔案（含專利、商標(biāo)、專業(yè)技術(shù)等）按有關(guān)政策法規(guī)辦理；會(huì)計(jì)檔案按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行；生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營(yíng)管理檔案由雙方商定，可移交接收方，亦可隨黨群工作、行政管理檔案移交企業(yè)主管部門或寄存所在地國(guó)家檔案館。這樣移交或寄存檔案館的檔案往往是一種與企業(yè)權(quán)益、經(jīng)濟(jì)技術(shù)無關(guān)的信息，僅僅是為沒有去處的檔案設(shè)置一個(gè)比較放心的落腳點(diǎn)，這種種類單調(diào)、載體單一的檔案實(shí)體，自然無法滿足優(yōu)化館藏的目標(biāo)。

隱患三、所有權(quán)不明確?！稒n案法（草案）》的審議報(bào)告中說："檔案的所有權(quán)問題，可以適用于民法通則關(guān)于財(cái)產(chǎn)所有權(quán)的一般規(guī)定"，《民法通則》第七十一條：財(cái)產(chǎn)所有權(quán)是指所有人依法對(duì)自己的財(cái)產(chǎn)享有占有、使用、收益和處分的權(quán)利。寄存是一種暫時(shí)存放的行為，也就是說這些寄存在檔案館的檔案依法屬于這些改制后的企業(yè)所有，企業(yè)對(duì)其享有一定的權(quán)力。因此，不少企業(yè)要求以專柜存放，鑰匙由企業(yè)保管的形式寄存，那么檔案館能否依據(jù)一定的原則和技術(shù)，對(duì)其進(jìn)行必要的加工整理、編目、提供信息給社會(huì)利用？是否有權(quán)對(duì)這些檔案進(jìn)行鑒定和銷毀？還是僅僅為其提供一個(gè)存放的空間。

摘要：分析了企業(yè)檔案管理的重要性，闡述了企業(yè)檔案管理的原則，并對(duì)現(xiàn)行檔案管理工作提出了相應(yīng)的建議，以期為有關(guān)檔案工作者提供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案；管理；建議

1企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業(yè)應(yīng)注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進(jìn)行科學(xué)分類整理，統(tǒng)一管理本企業(yè)各門類、各種載體的檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。

（1）企業(yè)的檔案是企業(yè)科技發(fā)展的催化劑。

（2）企業(yè)的科技檔案是知識(shí)形態(tài)的生產(chǎn)力。

1企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業(yè)應(yīng)注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進(jìn)行科學(xué)分類整理，統(tǒng)一管理本企業(yè)各門類、各種載體的檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。

（1）企業(yè)的檔案是企業(yè)科技發(fā)展的催化劑。

（2）企業(yè)的科技檔案是知識(shí)形態(tài)的生產(chǎn)力。

（3）企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的表現(xiàn)形式。

（4）企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要部分，是企業(yè)成功的金橋。