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摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的迅速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息數(shù)據(jù)處理成為檔案文件管理業(yè)務(wù)中最常見(jiàn)的應(yīng)用技術(shù)，現(xiàn)代文件管理方法不僅邏輯清晰，而且比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理方法更高效。目前國(guó)內(nèi)多數(shù)高校的檔案文件管理業(yè)務(wù)相對(duì)薄弱，歸檔文件管理復(fù)雜性相對(duì)高、管理業(yè)務(wù)人員需求相對(duì)大，文件存檔業(yè)務(wù)也存在較多問(wèn)題。為創(chuàng)新和改革檔案文件管理方式，本文通過(guò)對(duì)高校檔案管理信息化方面存在問(wèn)題進(jìn)行分析，找出各單位文件管理業(yè)務(wù)高效率的組合狀況，提出管理對(duì)策，以適應(yīng)新時(shí)代高校檔案管理需求、提高管理業(yè)務(wù)效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理；高校；信息化；建設(shè)研究

一、緒論

傳統(tǒng)的高校檔案管理和審核方式都是線(xiàn)下完成的——即檔案管理員線(xiàn)下通知相關(guān)老師和部門(mén)整理、準(zhǔn)備好檔案信息，將整理好的檔案打印出來(lái)上交給檔案管理員，檔案管理員再對(duì)檔案進(jìn)行審核。審核結(jié)束后，管理員將檔案入庫(kù)保存。這種線(xiàn)下提交和審批的方式已經(jīng)維持了很久，而且管理員已經(jīng)習(xí)慣于這樣的檔案管理和審批方式。2020年，由于新冠肺炎疫情的傳播，基本上所有的學(xué)校都延時(shí)開(kāi)學(xué)。一切的活動(dòng)都轉(zhuǎn)到線(xiàn)上進(jìn)行，檔案的提交和審核作為高校管理工作的一個(gè)環(huán)節(jié)自然也必須通過(guò)線(xiàn)上完成。經(jīng)過(guò)一年的嘗試和使用，人們?cè)絹?lái)越感覺(jué)到線(xiàn)上將檔案管理提交和審核進(jìn)行數(shù)字化后的好處[1]。在信息化的時(shí)代下，存儲(chǔ)文檔要求能夠快速、準(zhǔn)確地找到，要可以極大地提高業(yè)務(wù)單元的業(yè)務(wù)效率[2]。然而，在檔案管理的過(guò)程中，有許多問(wèn)題，高校必須面對(duì)問(wèn)題并加以解決。如果這些問(wèn)題沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決，可能會(huì)對(duì)高校管理產(chǎn)生非常負(fù)面的影響，因此對(duì)高校檔案管理的研究發(fā)展有著非常大的必要性，進(jìn)而使得各高校適應(yīng)新時(shí)代管理系統(tǒng)的變化趨勢(shì)[3]。

二、高校檔案管理信息化的意義

（一）減輕工作人員工作強(qiáng)度

比較傳統(tǒng)的文件收集管理方法，高校要對(duì)被管理的文件進(jìn)行收集和直接存儲(chǔ)，需要大量的工作人員，同時(shí)工作效率較低，也耗費(fèi)了大量的時(shí)間和精力[4]。如果現(xiàn)代高校采用電子信息記錄管理檔案的方式，將能夠更快地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集管理，具有自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、實(shí)時(shí)性的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案共享的同時(shí)降低了管理工作人員的工作強(qiáng)度，有效提高管理工作效率。[5]

（二）保證快速查詢(xún)

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)步發(fā)展的時(shí)代下，傳統(tǒng)的管理方法有效地處理了高校存檔文件，加強(qiáng)了監(jiān)督，訪(fǎng)問(wèn)管理人員在詳細(xì)查看存檔文件的倉(cāng)庫(kù)就能直接基于所需的文檔，這一方法是困難的。然而，如果使用計(jì)算機(jī)檢索所需的檔案，可以找到的信息相對(duì)更快和更準(zhǔn)確。這有效地降低了管理組的工作強(qiáng)度，使查找更快捷、更方便。文獻(xiàn)數(shù)字化建設(shè)是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的一項(xiàng)新舉措，它能夠提高檔案文獻(xiàn)管理的單一化操作，打破文獻(xiàn)存儲(chǔ)的地域性[6]。通過(guò)采用信息化保存的方法，可以有效地提高管理工作效率，不需要大量的人工操作工作，可以讓管理人員更快的收集和編輯記錄。

（三）便于信息的安全以及保密

對(duì)于高校而言，檔案文件是一種相對(duì)重要的信息資源，直接影響著高校的生存和發(fā)展，檔案中的信息具有較高的價(jià)值。高校檔案中的信息一旦損壞，就會(huì)給高校帶來(lái)不可避免的損失，也可能直接影響到高校人員的利益。通過(guò)檔案文件的信息化手段，可以有效地提高信息的安全性和保密性[7]。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存相比，它更快、更機(jī)密，有效地保證了數(shù)據(jù)信息的安全。同時(shí)，可以通過(guò)使用加密等手段有效防止信息泄露和信息被盜，從而保證高校的利益，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不適應(yīng)信息時(shí)代的要求。

三、高校檔案管理信息化存在的問(wèn)題

（一）沒(méi)有重視檔案信息化的管理

對(duì)于一些高校來(lái)說(shuō)，由于在學(xué)校發(fā)展過(guò)程中沒(méi)有建立專(zhuān)業(yè)的檔案文件信息管理部門(mén)來(lái)節(jié)約成本資源，無(wú)法承擔(dān)檔案文件管理信息的發(fā)展。即使一些部門(mén)監(jiān)督檔案文件管理信息的發(fā)展，也只是以形式出現(xiàn)。監(jiān)督管理人員往往只是一個(gè)簡(jiǎn)單的分類(lèi)，歸檔文件的集合不配備檔案的知識(shí)文檔，因此責(zé)任不強(qiáng)，從而歸檔文件的管理部門(mén)不規(guī)范。信息管理至關(guān)重要，如果管理不嚴(yán)謹(jǐn)，高校檔案文件可能被大量非法使用。

（二）檔案文件管理在信息發(fā)展水平上存在一定差距

因?yàn)橛泻芏嘞鄬?duì)傳統(tǒng)的高校受這些傳統(tǒng)的限制，信息技術(shù)不發(fā)達(dá)，大部分的高校仍然采用手工歸檔，對(duì)如何管理信息不符合市場(chǎng)發(fā)展規(guī)律沒(méi)有創(chuàng)新的想法。與一些先進(jìn)高校相比，這些高校沒(méi)有一定的技術(shù)和能力。說(shuō)到先進(jìn)高校，他們認(rèn)識(shí)到檔案信息管理的重要性，投資于檔案信息領(lǐng)域，把檔案信息管理作為高校生存發(fā)展的基礎(chǔ)。這使得高?？梢栽谏鐣?huì)上獲得更多的信息和支持，有效地結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷開(kāi)發(fā)文檔資源，進(jìn)一步加速高校的發(fā)展[8]。

（三）檔案管理人員存在的問(wèn)題

1.檔案文件管理規(guī)定的業(yè)務(wù)態(tài)度缺失。在一個(gè)高校的發(fā)展過(guò)程中，擁有大量檔案管理經(jīng)驗(yàn)是相當(dāng)不錯(cuò)的，管理檔案文件的單位的工作人員也是如此。許多高校的文件存儲(chǔ)管理都有一種應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)流程的態(tài)度，并沒(méi)有及時(shí)更新文件歸檔或者缺乏清理工作，同時(shí)也發(fā)現(xiàn)工作人員缺乏適當(dāng)?shù)哪托?，這對(duì)高校管理業(yè)務(wù)單位的發(fā)展產(chǎn)生了非常大的負(fù)面影響。2.檔案文件管理重新建立后的存儲(chǔ)文件管理?，F(xiàn)代高校的檔案文件管理，常采用紙質(zhì)歸檔文檔管理，在涉及許多其他部門(mén)臨時(shí)員工，在校學(xué)生的歸檔文件管理，大部分管理成員沒(méi)有專(zhuān)業(yè)知識(shí)。阻礙了檔案文件管理事業(yè)的發(fā)展。當(dāng)許多檔案管理部門(mén)的文檔管理人員被替換時(shí)，文檔管理接管工作沒(méi)有很好地完成，許多文檔被丟棄。這對(duì)高校來(lái)說(shuō)是巨大的錯(cuò)誤。

（四）高校沒(méi)有采用相應(yīng)的措施保管好檔案

大部分的高校仍然采用手工歸檔文檔管理領(lǐng)域的工作，對(duì)如何管理信息不符合市場(chǎng)發(fā)展規(guī)律沒(méi)有創(chuàng)新的想法。與一些先進(jìn)高校相比，這些高校沒(méi)有一定的技術(shù)和能力。相對(duì)先進(jìn)高校，檔案文件管理上存在許多欠缺。因此，加強(qiáng)存儲(chǔ)業(yè)務(wù)的管理，同時(shí)明確這些文件容易損壞的特殊性質(zhì)，特別保管。1.檔案文件管理業(yè)務(wù)單位不規(guī)范。檔案文件的管理是一項(xiàng)復(fù)雜的業(yè)務(wù)，在高校中，沒(méi)有存儲(chǔ)文件的管理規(guī)范。另外，檔案館的文件混亂無(wú)序，需要花很多時(shí)間才能找到，影響了管理的效率。2.業(yè)務(wù)單位個(gè)人資料更新不及時(shí)。大多數(shù)業(yè)務(wù)單位不能及時(shí)更新檔案，或者更新速度慢。隨著時(shí)代在變化，科技在進(jìn)步，一切都在變化，這就要求管理檔案文件不能停留在一個(gè)階段，而是要跟上時(shí)代的進(jìn)步。3.對(duì)企業(yè)集團(tuán)引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行文件歸檔的管理和保護(hù)意識(shí)不強(qiáng)。隨著時(shí)代的進(jìn)步，現(xiàn)有的存檔管理方法和設(shè)施，已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，但許多業(yè)務(wù)單位都沒(méi)有意識(shí)到問(wèn)題的嚴(yán)重性，有必要引進(jìn)高科技產(chǎn)品，進(jìn)行全面高效的管理。4.關(guān)于法律法規(guī)的制定。在我國(guó)，當(dāng)前管理業(yè)務(wù)單元，開(kāi)發(fā)過(guò)程起步相對(duì)較晚，因此相關(guān)法律法規(guī)不是很完整，歸檔文檔管理的內(nèi)容暫時(shí)無(wú)法進(jìn)一步提升，單位負(fù)責(zé)人有大量的檔案文件，無(wú)法妥善管理，由于低效率的歸檔文件管理，混亂的檔案文件管理業(yè)務(wù)多，也存在歸檔文件的損失。因?yàn)闆](méi)有法律保護(hù)，沒(méi)有辦法對(duì)其處理。

四、高校檔案管理的對(duì)策研究

鑒于檔案管理工作中存在的諸多問(wèn)題，需要我們?nèi)ミM(jìn)行整改、去創(chuàng)新去發(fā)現(xiàn)，通過(guò)分析原因，結(jié)合現(xiàn)狀找到合適的解決措施，從而提高高校檔案管理的工作效率，促進(jìn)我們國(guó)家各高校檔案管理工作現(xiàn)狀的提升。

（一）制度建設(shè)方面

1.建設(shè)規(guī)范統(tǒng)一的管理平臺(tái)。檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，首先要建立規(guī)范統(tǒng)一的管理平臺(tái)。明確規(guī)定信息采集標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)用軟件標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，確保相關(guān)規(guī)定不斷規(guī)范統(tǒng)一，使管理平臺(tái)能夠?qū)崿F(xiàn)與其他信息系統(tǒng)的集成。確保數(shù)據(jù)的完整性、真實(shí)性和有效性。在社會(huì)發(fā)展的當(dāng)下，業(yè)務(wù)集團(tuán)為社會(huì)做出了巨大的貢獻(xiàn)，檔案文件的管理在業(yè)務(wù)單位的發(fā)展中，發(fā)揮了相對(duì)重要的作用。因此，在高校中發(fā)展中，存儲(chǔ)文檔的管理，是建立一個(gè)相對(duì)嚴(yán)格的存儲(chǔ)文檔管理系統(tǒng)，在必要的業(yè)務(wù)單位，按照國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)，歸檔文件的管理監(jiān)督高?？梢砸酪?guī)處理工作，確保安全的高校檔案文件。2.加強(qiáng)電子文件保管及技術(shù)。歸檔文件的管理必須首先改變自己的想法，必須積極認(rèn)識(shí)到電子文檔存儲(chǔ)的重要性，加強(qiáng)高校本身統(tǒng)一管理系統(tǒng)技術(shù)，保證個(gè)人信息的安全，歸檔工作小組應(yīng)該謹(jǐn)慎對(duì)待，注意歸檔文件的管理。各部門(mén)使用的存儲(chǔ)文件管理電子系統(tǒng)也必須與存儲(chǔ)文件管理系統(tǒng)相一致，實(shí)現(xiàn)一體化的存儲(chǔ)文件管理系統(tǒng)要有保障，保證準(zhǔn)確性和真實(shí)性。通過(guò)采用規(guī)范的制度，可以有效地提高數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量，增強(qiáng)資源共享的力度，從而減少不必要的工作和資源成本。3.云存儲(chǔ)。作為高校，電子文檔的數(shù)量可能會(huì)穩(wěn)步增加，給內(nèi)存帶來(lái)壓力。在這種情況下，高?？梢圆捎迷拼鎯?chǔ)，云存儲(chǔ)具有大量的庫(kù)存和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)以及業(yè)務(wù)訪(fǎng)問(wèn)。通過(guò)提供在線(xiàn)存儲(chǔ)空間，確保最大安全性，高校也可以降低成本，提高資源利用率。另外，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用已經(jīng)滲透到各個(gè)行業(yè)，建立一個(gè)業(yè)務(wù)單位檔案管理的信息平臺(tái)是非常必要的。一種新形式的記錄管理方法可以快速發(fā)現(xiàn)記錄持有者的存儲(chǔ)位置，也可以方便地導(dǎo)入，可以減少記錄歸檔人員的工作壓力，一邊記錄管理也可以做一些更細(xì)微的工作。4.引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)施，形成管理規(guī)則。如果存儲(chǔ)文檔管理設(shè)施被上鎖，必然會(huì)影響高校的發(fā)展，高校也要意識(shí)到已經(jīng)走出了傳統(tǒng)時(shí)代，應(yīng)該通過(guò)引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)施來(lái)管理存儲(chǔ)文檔。電子檔案文件的使用是新時(shí)代檔案文件管理的必經(jīng)之路，存儲(chǔ)文件管理都應(yīng)朝著這個(gè)方向發(fā)展。只有這樣，才能加強(qiáng)檔案的服務(wù)。管理歸檔文檔應(yīng)逐步加強(qiáng)的過(guò)程中合理有效地管理文檔，補(bǔ)充自己的管理規(guī)則，不能陷入困境。文檔管理人力資源消耗高，高效管理文檔目前是所有高校的目標(biāo)，所以管理工作應(yīng)加強(qiáng)。5.及時(shí)更新檔案，合理有效地保存檔案。因?yàn)槊恳粋€(gè)新的人員波動(dòng)，都需要對(duì)檔案文件，收集和歸檔，這對(duì)高校發(fā)展將有很大的幫助，也能夠快速收集，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)單元信息的歸檔。因?yàn)楦咝Ｐ枰男畔⒃谌魏螘r(shí)間，如為自己增加存檔文件的利用率和使用合理的現(xiàn)有記錄。各高校單位必須將注意力轉(zhuǎn)向現(xiàn)有檔案文件，及時(shí)了解有用的信息，這會(huì)是一個(gè)巨大的幫助，也能更好地發(fā)展高校。

（二）人員管理方面

1.加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理人員的培訓(xùn)。高校檔案管理單位應(yīng)定期安排一組管理人員接受相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)他們的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，確保他們認(rèn)識(shí)到工作的重要性，樹(shù)立正確的業(yè)務(wù)態(tài)度。自改革開(kāi)放的開(kāi)始，我國(guó)的發(fā)展速度迅速，信息需求快速增長(zhǎng)，文檔管理工作必須跟隨時(shí)代的發(fā)展，不能雇傭非專(zhuān)業(yè)人員。最好是在每個(gè)部門(mén)都認(rèn)真做好管理，特別是檔案管理的單位，應(yīng)該把管理質(zhì)量放在第一位。第二，管理監(jiān)督部門(mén)也進(jìn)行定期專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目的管理保留文件，通過(guò)培養(yǎng)黨的思想教育項(xiàng)目，在許多方面增加高校整體發(fā)展，保證歸檔文件管理的操作項(xiàng)目。2.業(yè)務(wù)單位檔案文件的管理應(yīng)符合業(yè)務(wù)接管的相關(guān)規(guī)定。管理單位委員會(huì)應(yīng)嚴(yán)格規(guī)定檔案文件管理業(yè)務(wù)接管事宜。高校人員因故缺勤的，應(yīng)當(dāng)在離開(kāi)前交接保管文件并在原單位發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)進(jìn)行及時(shí)交接。3.做好檔案文件管理的保護(hù)工作。加強(qiáng)檔案組的管理意識(shí)，定期檢查歸檔文件的完整情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)充。歸檔業(yè)務(wù)似乎是一項(xiàng)非常復(fù)雜的業(yè)務(wù)，但事實(shí)并非如此。管理團(tuán)隊(duì)必須非常耐心，并且關(guān)注這個(gè)業(yè)務(wù)。

五、結(jié)論

在檔案管理中，目前許多高校都采用信息化平臺(tái)系統(tǒng)管理檔案。緊隨現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的發(fā)展，各高校更加重視教育領(lǐng)域大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，同時(shí)努力提高互聯(lián)網(wǎng)信息數(shù)據(jù)處理效率，促使現(xiàn)代文件管理更加清晰智能。這些工作既促進(jìn)了高校的發(fā)展，同時(shí)解決了文件信息的規(guī)范管理。高校的檔案管理工作并不是一朝一夕就能完成的，它是一項(xiàng)繁瑣、系統(tǒng)的工程，高校檔案管理人員不僅要做好傳統(tǒng)的檔案管理工作，還要結(jié)合檔案現(xiàn)代化管理需要，充分運(yùn)用信息化技術(shù)等先進(jìn)手段提高檔案科學(xué)管理水平，這樣才能使高校檔案工作不斷創(chuàng)新發(fā)展，適應(yīng)現(xiàn)代高校發(fā)展的需要。

作者:秦姣 單位:廣西農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)大學(xué)