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當(dāng)今社會的信息技術(shù)日新月異，加快了社會各行各業(yè)升級迭代的速度。高校的檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)緊緊抓住信息技術(shù)迅猛發(fā)展帶來的契機(jī)，重視人事檔案管理信息化建設(shè)工作，推動傳統(tǒng)檔案管理向信息化檔案管理轉(zhuǎn)型?，F(xiàn)針對高校人事檔案管理的發(fā)展，以及開展信息化建設(shè)給高校人事檔案管理工作帶來的重要影響，從不同方面提出開展人事檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)措施，以期為高校人力資源管理工作出謀獻(xiàn)策。信息化時代下，管理信息化是人事檔案管理的必由之路，是新時代人事檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。人事檔案管理在高校的教育管理工作中占據(jù)著舉足輕重的地位。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化不僅是對高校行政工作提出的新要求，也是信息化時代背景下實(shí)現(xiàn)高校辦公自動化的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。推進(jìn)高校人事檔案管理信息化進(jìn)程，符合檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢，對于改善人事檔案管理，提高工作效率具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、高校人事檔案管理的建設(shè)與發(fā)展高校人事檔案

人事檔案是組織、人事等部門在人事管理活動中形成的，是為組織和人事工作服務(wù)的。其能夠真實(shí)地反映出相關(guān)人員的個人能力以及工作表現(xiàn)，常用于記錄個人工作經(jīng)歷、考核評價等。高校人事檔案囊括了全體教職工的個人履歷、學(xué)歷情況、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、科研成果等信息。高校管理者可以通過瀏覽人事檔案獲悉教職工的綜合業(yè)務(wù)水平，以此作為后續(xù)人才選拔以及教學(xué)工作安排的參考依據(jù)。高校人事檔案的發(fā)展高校人事檔案是組織對相關(guān)職工進(jìn)行任職考核的重要依據(jù)。高校人事檔案管理是否與時俱進(jìn)，關(guān)系著高校教學(xué)工作是否能有序開展。中華人民共和國成立之初，由于尚未制定相關(guān)的管理制度，高校的檔案管理一度陷入困境，甚至丟失了不少珍貴的資料。從20世紀(jì)90年代開始，各大高校在檔案管理方面的工作成效已經(jīng)有了質(zhì)的飛躍，尤其是在人事檔案管理方面，從分散化走向了集中化，從清一色的紙質(zhì)檔案管理到如今紙質(zhì)、電子檔案管理并存發(fā)展。在信息化時代背景下，高校人事檔案管理的模式受到互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的影響，并以“服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，管理高效化”為管理目標(biāo)，為高校人事檔案管理從傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式向數(shù)字化管理模型的轉(zhuǎn)型打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二、高校人事檔案管理信息化建設(shè)的重要價值理論價值

在信息大爆炸背景下，世界已經(jīng)進(jìn)入了知識經(jīng)濟(jì)時代。作為知識信息的聚集地，高校源源不斷培養(yǎng)的大批優(yōu)秀人才是知識經(jīng)濟(jì)重要的人力資源。因此，推進(jìn)各大高校人力資源管理的創(chuàng)新發(fā)展，是我國實(shí)現(xiàn)社會信息化的有效途徑[1]。隨著課程改革的持續(xù)深入，國內(nèi)各大高校的教學(xué)管理模式發(fā)生了翻天覆地的變化，高校的人事檔案管理工作急需找到一種更加高效的管理方式，推動人事檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一規(guī)范化，從而促進(jìn)高校人力資源信息的有效共享，更好地處理日益劇增的人事檔案信息。由此可見，加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)工作，是知識經(jīng)濟(jì)時代賦予各大高校管理者的重任。

1.有利于對人事檔案實(shí)行量化分析高校在開展人事檔案管理工作中采用先進(jìn)的信息化技術(shù)，不僅有利于穩(wěn)步推進(jìn)高校人事檔案信息化進(jìn)程，還可以增強(qiáng)檔案管理工作人員的信息化管理意識，有效提高其工作效率，以及加快高校人事檔案信息更新速度，有效提高人事檔案管理系統(tǒng)的完整性。此外，由于人事檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜繁重的工作，且具有很多不確定性，這要求檔案管理工作人員在日常記錄人事檔案信息時，必須確保所錄入的信息是準(zhǔn)確無誤的，同時還要保證其具有時效性[2]。通過互聯(lián)網(wǎng)信息平臺，高校檔案管理工作人員能夠快速準(zhǔn)確地完成對教職工學(xué)歷、崗位、薪酬、科研績效、培訓(xùn)經(jīng)歷等基礎(chǔ)信息的采集工作，并在第一時間對相關(guān)的人事檔案信息進(jìn)行量化分析，為高校最大限度挖掘人力資源的價值，以及為高校實(shí)施人事變動決策提供有力依據(jù)。

2.健全人事檔案管理機(jī)制信息化時代下，我國高校的教學(xué)任務(wù)與教學(xué)目標(biāo)發(fā)生了變化，這要求高校人事檔案管理工作必須與時俱進(jìn)，作出相應(yīng)的改變。長期以來，國內(nèi)高校在加強(qiáng)師資隊(duì)伍建設(shè)方面通常采用引進(jìn)人才的方式，然而人才調(diào)動的過程過于煩瑣，在辦理手續(xù)期間容易出現(xiàn)紙質(zhì)檔案丟失、歸檔不及時等問題，破壞人事檔案的完整性，降低檔案資料的可利用率。加強(qiáng)高校人事檔案信息化建設(shè)，則能夠有效避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在的問題。通過建立完善的人事檔案管理信息化制度，加強(qiáng)人事檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化建設(shè)，按部就班地開展紙質(zhì)版檔案數(shù)字化工作，將其錄入、保存到檔案管理系統(tǒng)。如此便能夠大大降低主觀因素給人事檔案管理帶來的消極影響，同時還可以避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中可能出現(xiàn)的各種問題，有效提升高校人事檔案管理工作的效率。

3.提高流動人才的管理效率近十年來，隨著國家財政對高等院校資金支持力度的加大，各大高校進(jìn)入了高速發(fā)展階段，辦學(xué)招生的規(guī)模也越來越大，高校與高校之間、高校與企業(yè)單位之間的交流互動越來越頻繁。與此同時，每年都有大批畢業(yè)生走出校門，走向社會，這些人才的流動涉及大量人事檔案的調(diào)出、轉(zhuǎn)移等工作，在這個過程當(dāng)中，或多或少都會出現(xiàn)檔案信息失真、材料數(shù)據(jù)丟失等問題，給后續(xù)的人事檔案管理帶來了諸多不便[3]。高校檔案管理工作人員可以在人事檔案管理信息化建設(shè)過程中建立一個關(guān)于流動人才的信息平臺，實(shí)現(xiàn)對流動人才數(shù)據(jù)的傳送、接收、處理等一體化操作，促進(jìn)高校與高校、高校與企業(yè)之間的人事檔案共享，充分發(fā)揮高校人事檔案對流動人才管理的作用，有效減少人事檔案在流動過程中出現(xiàn)的問題。

4.提高高校教育、科研水平現(xiàn)階段，高校肩負(fù)著人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)、文化傳承創(chuàng)新、國際交流合作的重要使命。其中最有力的措施，就是打造一支實(shí)力過硬的師資隊(duì)伍。而人事檔案管理水平對師資隊(duì)伍的建設(shè)有著重大影響。從目前的情況來看，國內(nèi)部分高校積極投入人事檔案管理信息化工作中，并取得了一定成效。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)下，檔案管理信息化建設(shè)的效果也愈加顯著。依托大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，對人事檔案中教學(xué)、科研、培訓(xùn)等信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，并構(gòu)建信息鏈，為高校優(yōu)化師資隊(duì)伍，提高教學(xué)水平，鞏固科研成果提供有力的決策憑證。

5.保障人事檔案安全可靠高校檔案管理工作人員在開展人事檔案管理工作的過程中，要確保檔案的完整性和安全性。從安全性方面來說，通過高校人事檔案管理平臺，高校檔案管理工作人員會根據(jù)不同的職能，賦予教職工不同的查檔權(quán)限，對于哪些內(nèi)容可以查看，哪些內(nèi)容應(yīng)當(dāng)屏蔽，制定了一套嚴(yán)格的制度，以更好地保障人事檔案信息的安全性[4]。高校通過構(gòu)建風(fēng)險防范體系，制訂有針對性的應(yīng)急預(yù)案，能夠有效地保障人事檔案的安全性。

三、加強(qiáng)高校人事檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑

加大對信息技術(shù)的宣傳力度，樹立信息化管理的意識信息大爆炸時代下，高校必須樹立信息化管理的意識，將信息技術(shù)融入高校管理的方方面面。具體而言，高校要充分發(fā)揮信息技術(shù)在人事檔案管理中的巨大作用，加大對信息技術(shù)的宣傳力度。例如，聘請信息技術(shù)方面的專家定期到高校召開信息化建設(shè)專題座談會，組織相關(guān)檔案管理工作人員進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，逐漸擴(kuò)大信息化建設(shè)在高校校園內(nèi)的影響力，為加強(qiáng)高校人事檔案管理的信息化建設(shè)營造濃厚的氛圍，將最新的檔案管理信息化技術(shù)融入工作人員的日常工作中，幫助相關(guān)檔案管理工作人員樹立先進(jìn)工作理念，不斷提高其檔案管理信息化技能，為高校的人才引進(jìn)和科研教學(xué)工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。建立高校人事檔案管理平臺要想提高高校人事檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)效性，就需要將教職工的工作經(jīng)歷、階段性科研成果等資料信息收集起來，構(gòu)建涵蓋全體教職工檔案信息的數(shù)據(jù)庫，建立一個功能完善、操作便捷的管理平臺[5]。除此之外，還可以根據(jù)不同院系對人力資源管理的具體要求，開發(fā)個性化的人事檔案管理功能，根據(jù)相關(guān)分類標(biāo)準(zhǔn)，對已經(jīng)建立的檔案信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行整理和更新，以更好地實(shí)現(xiàn)各個院系之間人事檔案信息數(shù)據(jù)的對接。這就要求高校必須制定一套動態(tài)更新機(jī)制，將各個院系教職工的工作動態(tài)錄入人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，充分借助大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，對人事數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確的分析，為高校人才招聘、人力編排提供依據(jù)。人事檔案管理平臺的建設(shè)能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的不足，工作人員對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將其轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并采取統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的命名形式對其進(jìn)行分類歸檔，在后期查詢調(diào)取相關(guān)信息時，只需要在人事檔案管理平臺輸入關(guān)鍵詞，便能快速查找到，從而將被動管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃庸芾矸绞健Ｖ档米⒁獾氖?，在人事檔案管理模式轉(zhuǎn)型期間，相關(guān)工作人員要仔細(xì)核對人事檔案的內(nèi)容，確保在開展檔案管理信息化建設(shè)的過程中，避免損毀或遺漏檔案等問題的出現(xiàn)，推動人事檔案管理信息化建設(shè)的順利開展。完善基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)師資隊(duì)伍建設(shè)要想在人事檔案管理信息化建設(shè)上取得顯著成效，高校必須加大對其的資金投入，完善配套的計算機(jī)、掃描儀、信息化管理平臺等軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，不斷拓展檔案管理平臺的相關(guān)功能。一方面，高校需要重點(diǎn)培養(yǎng)一批具備信息技術(shù)知識的人才，成立專門的檔案信息化研發(fā)小組，研究制訂關(guān)于解決日益增加的人事檔案管理工作量的方案，優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)，以更好地適應(yīng)高校的發(fā)展。另一方面，高校要針對檔案管理工作人員定期開展信息化技術(shù)培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其利用計算機(jī)開展日常檔案管理工作的意識與能力，打造一支信息化檔案管理人才隊(duì)伍。鑒于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所記載的人員資料信息十分有限，無法為人才的考核提供有力的參考依據(jù)。因此，應(yīng)將人事檔案管理信息化建設(shè)作為契機(jī)，不斷夯實(shí)高校行政管理信息化工作基礎(chǔ)，充分發(fā)揮信息技術(shù)人才在人事檔案管理中的作用，為人才的選拔、任用提供有力依據(jù)。除此之外，高校還應(yīng)當(dāng)增設(shè)科技創(chuàng)新及科研成果的檔案欄目，將人才價值最大化。通過加強(qiáng)培養(yǎng)專業(yè)化的檔案管理人才，不斷提高各個院系的協(xié)作能力，提高高校人事檔案管理效率，滿足不同院系對人才的多元化需求。增強(qiáng)高校人事檔案管理平臺的安全性高校在開展人事檔案管理信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)立足于實(shí)際情況，建立一套相應(yīng)的管理制度，嚴(yán)格約束檔案管理工作人員的操作行為，對其工作職責(zé)作出明確規(guī)定，確保傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的安全。例如，使用管理人員刷臉登錄等安全認(rèn)證的方式，增強(qiáng)人事檔案管理平臺的安全性，嚴(yán)格按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行檔案的查閱和修改，堅(jiān)決杜絕非法查閱、修改人事檔案的行為；還可以開發(fā)記錄訪客信息的臺賬功能，對檔案的查閱記錄進(jìn)行動態(tài)監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)異常，可以及時發(fā)出警報，從而避免檔案資料泄露問題的發(fā)生，進(jìn)一步增強(qiáng)人事檔案管理平臺的安全性。高校人事檔案一般分為高校教職工檔案和高校學(xué)生檔案兩部分。其中，由于高校學(xué)生檔案流動性較強(qiáng)，傳統(tǒng)的管理模式復(fù)雜且煩瑣，難以滿足日益增長的需求，且容易出現(xiàn)遺漏和丟失的情況。而開展人事檔案管理信息化建設(shè)，則可以有效解決這些問題，進(jìn)一步提高檔案工作的效率。但同時也應(yīng)注意，人事檔案管理平臺還存在諸多不穩(wěn)定因素，例如網(wǎng)絡(luò)安全問題等，這要求高校必須建立和完善檔案信息安全保障體系，充分運(yùn)用相關(guān)技術(shù)手段，為高校人事檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造一個良好的運(yùn)行環(huán)境。只有不斷增強(qiáng)人事檔案管理平臺的安全性，高校人事檔案管理才能從傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒Ｊ剑行У匕l(fā)揮出其應(yīng)有的作用，深入挖掘高校人力資源的潛在價值，為高校引進(jìn)人才貢獻(xiàn)力量[6]。

四、結(jié)束語

從國內(nèi)高校人事檔案管理的歷史變遷中可以看出，檔案管理信息化建設(shè)是檔案管理的發(fā)展趨勢，也是知識時代對高校提出的新要求。因此，高校必須緊跟信息時代的步伐，不斷提升信息化管理意識與能力，通過搭建人事檔案管理平臺，維護(hù)人事檔案管理平臺安全等手段，優(yōu)化高校人力資源管理工作。

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[3]關(guān)晶.高校人事檔案信息化建設(shè)與管理面臨的問題及解決方案[J].蘭臺內(nèi)外,2022(05):1-3.

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[5]張慧玉.人力資源管理視角下的高校人事檔案信息化建設(shè)[J].數(shù)字通信世界,2020(05):275.

[6]尚紅玉.高校人事檔案管理信息化建設(shè)的價值、困境及路徑[J].中國民族博覽,2020(12):249-250.

作者:鄭璐純 單位:貴陽學(xué)院