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關(guān)鍵詞:建設(shè)單位;檔案管理;網(wǎng)絡(luò)化
中圖分類號:F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1672-3198(2007)09-0100-02
0 前言
建設(shè)單位檔案管理系統(tǒng)是建設(shè)單位不可缺少的部分,它的內(nèi)容對于單位的決策者和管理者來說都至關(guān)重要,所以檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案,這種管理方式存在著許多缺點(diǎn),如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù),這對于查找、更新和維護(hù)都帶來了不少的困難。
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高,計算機(jī)科學(xué)日漸成熟,其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識,它已進(jìn)入人類社會的各個領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計算機(jī)應(yīng)用的一部分,使用計算機(jī)對檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理,具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等,還可實現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高建設(shè)單位檔案管理的效率。雖然我國建設(shè)單位檔案管理起步晚,經(jīng)驗不足,管理水平也不高,但建設(shè)單位檔案館(室)網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟。
1 建設(shè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化條件已經(jīng)具備
(1)網(wǎng)絡(luò)硬件的發(fā)展。
20世紀(jì)90年代以來,我國先后筑建起中國互聯(lián)網(wǎng)、中國教育科研網(wǎng)、中國科技網(wǎng)和中國金橋網(wǎng)并均與國際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國建設(shè)單位來看,二十世紀(jì)90年已有許多單位開始使用計算機(jī)制圖,到2000年以后許多單位已普遍使用計算機(jī),并紛紛著手建設(shè)局域網(wǎng)。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起,為建設(shè)單位檔案館(室)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。
(2)建設(shè)單位檔案管理自動化建設(shè)初見成效。目前已開發(fā)出數(shù)千個自動化專用軟件。許多檔案館(室)均采用比較成熟的計算機(jī)管理系統(tǒng),已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動化管理。自動化建設(shè)大大改善了檔案館(室)的服務(wù)手段,提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率,促進(jìn)了各項標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是,計算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念,鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。
2 建設(shè)單位檔案館(室)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題
(1)由于歷史的原因,建設(shè)單位檔案館(室)自動化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館(室)根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備,機(jī)型五花八門,水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件,都沒有遵循國際標(biāo)準(zhǔn),功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低,數(shù)據(jù)不完整,致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引,共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn),各館的發(fā)展存在著很大盲目性。所以標(biāo)準(zhǔn)化水平低。
(2)雖然經(jīng)過多年的努力,建設(shè)單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政,在建庫過程中,數(shù)據(jù)庫大多自建自用,建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小,標(biāo)準(zhǔn)化程度低,類型單一,而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè),數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制,商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用,嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。所以數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。
(3)在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中,人是最關(guān)鍵的因素,網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)和管理都離不開人,各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),對檔案人員提出了更高的要求――不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù),而且必須掌握自動化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù),成為信息和知識的導(dǎo)航員。目前建設(shè)單位檔案隊伍整體素質(zhì)仍普遍較低,不適應(yīng)高速發(fā)展的計算機(jī)工作環(huán)境,館(室)內(nèi)嚴(yán)重缺乏既懂計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù),又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才,不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和建設(shè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以,人員整體素質(zhì)需要提高。
3 建設(shè)單位檔案館(室)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的構(gòu)想
(1)建立建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。 建議由建設(shè)部牽頭組織建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu),從行政和技術(shù)兩個方面統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃建設(shè)單位檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),制定一系列有實際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展各階段的規(guī)劃,既有近期又有遠(yuǎn)期的目標(biāo),以對全國建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作進(jìn)行實質(zhì)性領(lǐng)導(dǎo),統(tǒng)一思想,協(xié)調(diào)行動,開發(fā)高質(zhì)量的應(yīng)用軟件,集中人力和資金建設(shè)大型文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫,破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。
(2)加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)化是自動化網(wǎng)絡(luò)化的前提。建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)集有關(guān)專家,共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范,并根據(jù)國際、國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢,制定出網(wǎng)絡(luò)化過程中各高校共同遵守的各項標(biāo)準(zhǔn),如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標(biāo)準(zhǔn)、計算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)等,這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路,避免人力、物力、財力的浪費(fèi)。各建設(shè)單位在協(xié)調(diào)組織的領(lǐng)導(dǎo)下,選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應(yīng)用軟件,建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫。
(3)開發(fā)館藏資源,加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫是檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分,是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè),必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)要以國際、國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù),集中人力、物力、財力建成若干個標(biāo)準(zhǔn)化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。同時各館應(yīng)揚(yáng)長避短,充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢,建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫,改變目前力量分散、低水平重復(fù)建設(shè)的局面。另一方面要抓緊對小型數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化改造,增加數(shù)據(jù)庫容量,提高數(shù)據(jù)庫的上網(wǎng)率。此外還要加強(qiáng)對數(shù)據(jù)庫的維護(hù)工作,保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當(dāng)然數(shù)據(jù)庫的建設(shè)應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)配套進(jìn)行。
(4)培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化人才。檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展,迫切需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次信息人員,為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高層次信息人員,加強(qiáng)對在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn),更新其知識結(jié)構(gòu),提高其業(yè)務(wù)水平,使他們盡快掌握計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。還要努力引進(jìn)或選調(diào)計算機(jī)專業(yè)人才,對他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn),使之盡快適應(yīng)檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作。
信息社會把建設(shè)單位檔案館推進(jìn)一個新的發(fā)展時期。面向21世紀(jì),面對信息技術(shù)的挑戰(zhàn),建設(shè)單位檔案館必須真正實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化,大力進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè),并與互連網(wǎng)接軌,全面實現(xiàn)資源共享,為建設(shè)單位及社會提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù),使檔案館的服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化。
參考文獻(xiàn)
建筑設(shè)計單位的榮譽(yù)檔案帶有鮮明的行業(yè)特點(diǎn),但在管理上尚存在一些問題,需要從思想認(rèn)識、制度建設(shè)和管理措施等多方面加以改進(jìn),以期更好地發(fā)揮其作用和價值。
關(guān)鍵詞:
榮譽(yù)檔案;建筑設(shè)計;管理措施
建筑設(shè)計單位的榮譽(yù)檔案是指單位和職工在工程設(shè)計、科技研發(fā)以及各項管理工作中因取得突出成績而獲得的具有保存價值的獲獎文件、榮譽(yù)證書、獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等的總稱。它真實記錄了單位事業(yè)發(fā)展的歷史軌跡,具有較高保存價值,是檔案的一種特殊載體。
一、建筑設(shè)計單位榮譽(yù)檔案的特點(diǎn)
(一)榮譽(yù)檔案帶有鮮明的行業(yè)特色,由各級住房城鄉(xiāng)建設(shè)部門、勘察設(shè)計協(xié)會、土木建筑學(xué)會等評選出的優(yōu)秀工程、優(yōu)秀方案、綠色建筑、裝配式建筑、BIM應(yīng)用等,是建筑設(shè)計單位榮譽(yù)檔案的主要構(gòu)成部分,約占到全部榮譽(yù)檔案的八成以上。
(二)榮譽(yù)檔案是使用頻率最高、價值利用最多的檔案類型,與文書檔案、人事檔案、圖紙檔案等經(jīng)常“沉睡”在檔案柜中不同,榮譽(yù)檔案基本是“活動”的檔案,無論是對外宣傳、對內(nèi)教育、職稱評定,還是生產(chǎn)經(jīng)營投標(biāo)、編寫單位歷程,均發(fā)揮著重要的作用。尤其是在參與工程項目投標(biāo)時,優(yōu)秀工程、優(yōu)秀方案類的獲獎證書、獎牌等榮譽(yù)檔案作為單位實力和業(yè)績的憑證,經(jīng)常會跟隨設(shè)計人員“奔赴”各個開標(biāo)現(xiàn)場,成為競標(biāo)的重要得分內(nèi)容。
(三)榮譽(yù)檔案利用價值有一定的時效性,這里的“時效性”主要是指工程技術(shù)類獲獎證書在單位投標(biāo)時的利用價值。建設(shè)單位在招標(biāo)時,一般會要求設(shè)計單位提供近三年或近五年獲得的榮譽(yù)。因此,這類榮譽(yù)檔案越新,其利用價值便越高,超過五年的獲獎證書,在生產(chǎn)經(jīng)營上的價值便不再突出,就可以與其他榮譽(yù)檔案或普通文書檔案一樣“束之高閣”了。
二、榮譽(yù)檔案管理工作中存在的問題
(一)對榮譽(yù)檔案重視不夠?qū)е鹿芾砘靵y。對建筑設(shè)計單位而言,圖紙檔案、人事檔案、合同檔案、文書檔案等幾大塊的管理相對比較規(guī)范,分別由相應(yīng)部門收集整理,并有專人負(fù)責(zé)。而榮譽(yù)檔案很少被作為一種特殊的檔案類型予以專門管理,更不會安排專人負(fù)責(zé)。獲獎文件、獲獎證書大多作為文書檔案保管,由辦公室收集整理;而獎牌、獎?wù)?、獎杯、錦旗等實物類檔案則比較分散,往往由獲獎部門或個人隨意存放。
(二)榮譽(yù)檔案歸檔意識不強(qiáng),導(dǎo)致收全率欠缺。生產(chǎn)一線各部門對于層次或級別比較高的獎,有時不愿將取得的榮譽(yù)成果拿給集體分享,不主動按時上交應(yīng)歸檔的文件材料,而是留在自己部門使用,在檔案移交上意識比較淡薄。對于職工個人獲得的各種榮譽(yù),許多人認(rèn)為與單位無關(guān),從來沒想過要移交單位,或?qū)@獎證書復(fù)印件交給單位登記保管。職工歸檔意識不強(qiáng),檔案管理部門又無法掌握全院范圍內(nèi)的獲獎情況,導(dǎo)致在榮譽(yù)檔案的收集上不可避免地存在遺漏。
(三)榮譽(yù)檔案種類繁多、材質(zhì)不一,導(dǎo)致整理保管困難。榮譽(yù)檔案從載體上來看,既有文書類,也有實物類;從材質(zhì)上看,有紙張、金屬、木料、玻璃、布料等;從形狀和樣式上看,更是尺寸不一、大小不等。由于載體材料和形式的多樣性,決定了榮譽(yù)檔案在種類上的多元化,從而也相應(yīng)加大了榮譽(yù)檔案收集、整理和存放的難度。目前專門設(shè)置榮譽(yù)檔案室或檔案專柜的單位并不多,文書類榮譽(yù)檔案一般存放在文書柜內(nèi),或與其他檔案混存;實物類榮譽(yù)檔案則是見縫插針,隨意擺放,時間比較久遠(yuǎn)的獎牌、獎杯等往往會字跡模糊、銹蝕嚴(yán)重;借用頻繁的獲獎證書,折疊、磨損嚴(yán)重,不利于檔案的長久保存和利用。
三、加強(qiáng)榮譽(yù)檔案管理的主要措施
(一)加強(qiáng)宣傳,引起重視。要強(qiáng)化榮譽(yù)檔案的歸檔意識,通過多種途徑向職工普及檔案法實施辦法等有關(guān)知識,使各個部門和廣大職工能夠主動將獲得的榮譽(yù)及時提交到檔案管理部門。要強(qiáng)化榮譽(yù)檔案收集意識,檔案管理人員要轉(zhuǎn)變被動等待歸檔的觀念,全面了解各類榮譽(yù)的評選情況,掌握評選時間,跟蹤評選進(jìn)度,在榮譽(yù)檔案發(fā)放的第一時間,主動走出去收集應(yīng)歸檔的文件材料、證書、獎牌等,既要保證材料的齊全,又要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系和歷史的真跡,解決榮譽(yù)檔案歸檔不全的問題。
(二)完善制度,落實責(zé)任。要明確管理部門,安排專人負(fù)責(zé),做好榮譽(yù)檔案收集、保管、借用等各方面的管理制度建設(shè),確保各類榮譽(yù)檔案及時完整歸檔和安全、有效利用。要強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識,積極主動開展工作,切實擔(dān)起責(zé)任,樹立檔案資源共享的服務(wù)理念,使榮譽(yù)檔案真正發(fā)揮其特有的價值。
(三)明確流程,加強(qiáng)管理。實施標(biāo)準(zhǔn)化管理,從資料收集、整理到最后歸檔,從文件、實物內(nèi)容的分類、編號、案卷目錄編制直至入庫,嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,做到條理清晰、目的明確,避免遺漏,保證齊全完整,提高榮譽(yù)檔案管理的過程質(zhì)量。具體應(yīng)做好以下幾個方面的工作:
1.明確收集范圍??蓮念C獎單位和獲獎對象兩個不同角度確定榮譽(yù)檔案的收集范圍,主要有以下幾個方面:一是政府或行業(yè)主管部門頒給單位的綜合類榮譽(yù);二是單位獲得的工程技術(shù)、科研類榮譽(yù);三是上級黨委、工會、團(tuán)委、婦委會等黨群組織頒發(fā)的榮譽(yù);四是單位參加上級或行業(yè)組織的各類文體活動、競賽活動獲得的獎杯、獎牌等;五是客戶、兄弟單位、社會團(tuán)體贈送的錦旗、牌匾等;六是職工個人在設(shè)計、科研、管理等工作中獲得的獎項,職工個人獲得的榮譽(yù),其原件仍由個人保管,檔案管理部門可采取征集復(fù)印件或拍攝照片的方式進(jìn)行保存。
2.做好分類登記。為便于管理和使用,可根據(jù)材質(zhì)分三類進(jìn)行登記:一是文件類,主要登記標(biāo)題、文號、發(fā)文單位、發(fā)文日期等;二是證書類,可根據(jù)證書上的內(nèi)容登記受獎單位(人員)、項目名稱、獎項類別、等級、頒獎單位、落款時間等;三是實物類,包括牌匾、獎杯、獎?wù)隆㈠\旗等,登記內(nèi)容與證書類相似,單獨(dú)登記是為了便于日后的整理歸檔。
3.單獨(dú)整理歸檔。因建筑設(shè)計單位的榮譽(yù)檔案有其獨(dú)特的行業(yè)特點(diǎn)和利用價值,使用比較頻繁,將此類檔案單獨(dú)整理歸檔十分必要。如獲獎文件,若按普通文書對待,將之與其他文件資料按年度整理歸檔,就會使這類榮譽(yù)檔案分散存放在不同的卷宗和檔案柜里,造成使用不便。因此,將榮譽(yù)檔案作為特殊門類進(jìn)行管理,更便于保管和利用。尤其是實物類榮譽(yù)檔案,其由一件件物品組成,載體和形態(tài)各異,其存放的柜架需區(qū)別于文書檔案,應(yīng)陳列于直觀易見、便于放取處,既利于對外展覽,又利于查找利用。有條件的建筑設(shè)計單位最好能開辟一個榮譽(yù)檔案陳列室,以確保這類檔案的長久保存和使用。
4.做好檢索利用。為了充分發(fā)揮榮譽(yù)檔案的價值和作用,要適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的需要,目錄編制與計算機(jī)管理同步進(jìn)行,在系統(tǒng)化整理基礎(chǔ)上,編制好以全宗為單位的榮譽(yù)檔案分類目錄,按年度和分類項目進(jìn)行編目造冊。同時要做好借用登記工作,既充分發(fā)揮其價值,又確保榮譽(yù)檔案的按時完整返還。綜上所述,榮譽(yù)檔案管理一定要規(guī)范化,加強(qiáng)檔案的收集、整理和統(tǒng)一管理,確保檔案資源得到有效的保護(hù)和利用。同時,建筑設(shè)計單位要積極創(chuàng)造條件,建立一定規(guī)模的榮譽(yù)檔案陳列室,以更好地發(fā)揮其價值和作用。
參考文獻(xiàn):
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關(guān)鍵詞:檔案管理 事業(yè)單位 信息化建設(shè)
中圖分類號:G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1674-098X(2014)01(b)-0184-01
所謂檔案信息化管理,依靠科學(xué)的思想和組織管理力法,在滿足法律規(guī)章制度的要求前提下,憑借信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高科技手段,在行政主管部門的指導(dǎo)下,來提高企業(yè)檔案信息的利用效率。檔案信息化管理不僅僅局限于擺脫以往手工進(jìn)行檔案管理,在管理模式上也有了革命性的變化。而大量數(shù)據(jù)的安全問題是由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、應(yīng)用環(huán)境、操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件等存在安全漏洞的隱患所產(chǎn)生。需要得到廣泛關(guān)注,并積極實現(xiàn)檔案信息化管理手段現(xiàn)代化。
1 信息化檔案管理安全隱患
1.1 檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)較薄弱
檔案網(wǎng)站建設(shè)質(zhì)量重視不夠,且在開展信息化建設(shè)的部門、單位和企業(yè)中發(fā)展也不平衡,一些單位和企業(yè)的檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡,技術(shù)、資金不足,重視不夠,基礎(chǔ)條件薄弱。
1.2 檔案信息管理與其他信息管理脫節(jié)
由于檔案工作與其他各生產(chǎn)管理環(huán)節(jié)相脫節(jié),很難實現(xiàn)系統(tǒng)間的聯(lián)系,而且存在檔案信息化程度低和管理機(jī)制上的障礙,雖然文檔一體化管理是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理的發(fā)展方向,但是進(jìn)行文檔一體化管理未能實現(xiàn)檔案信息管理與其他信息管理的有效銜接。
1.3 檔案信息建設(shè)管理人才缺乏
從目前看,檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)、專業(yè)性人才,檔案信息化建設(shè)需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論,但因經(jīng)濟(jì)原因,使得信息化管理人才投入小,后繼人才缺乏。
2 檔案管理實行信息化建設(shè)的必然性
簡單來說檔案信息化就是為社會進(jìn)行服務(wù)的一個過程。通過學(xué)習(xí)來滿足檔案管理發(fā)展的需要,并不斷改進(jìn)和加強(qiáng)信息化檔案的服務(wù)意識和管理意識。必須要做到的轉(zhuǎn)變觀念、以檔案的相關(guān)數(shù)字化信息對實體進(jìn)行保管的管理方式。檔案管理會隨著科技的不斷進(jìn)步改變以往被動服務(wù)的模式,解放思想、再者就是加強(qiáng)檔案工作者的工作能力,管理模式的不斷改革和完善,同時也對檔案管理的工作人員的能力提出更高的要求。要擴(kuò)大利用、提升檔案工作以及檔案的價值。使得檔案管理中的功能能夠取得充分的應(yīng)用和發(fā)揮。拓展檔案管理的資源信息利用延伸到相關(guān)單位自身的信息化中,對于那些利用頻率高的、重要的、比較容易受到損傷的檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變,檔案管理中前后并進(jìn)的理念,要堅持對于信息源頭的挖掘,將復(fù)雜轉(zhuǎn)變?yōu)楹唵?、將簡單轉(zhuǎn)變?yōu)橐?guī)范,來滿足快速檢索利用以及檔案信息共享的相關(guān)需求。還要加快對于藏書目錄相關(guān)數(shù)據(jù)庫的建設(shè),歸類總結(jié)基建檔案、會計檔案、實物檔案、照片檔案、設(shè)備檔案、文書檔案等,并進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)控。納入檔案管理范疇以滿足本單位現(xiàn)代化、信息化的條件,要加強(qiáng)實際的系統(tǒng)應(yīng)用效果實現(xiàn),對于電子檔案進(jìn)行電子文件的管理有效化保證長期可讀、完整、準(zhǔn)確、真實性。檔案信息化建設(shè)總體規(guī)劃必須要對于本單位的實際發(fā)展目標(biāo)和自身特點(diǎn)進(jìn)行分析,有利于今后的發(fā)展建設(shè)。
3 進(jìn)行檔案信息網(wǎng)站的有效建設(shè)
檔案網(wǎng)站是通過網(wǎng)頁的途徑來進(jìn)行檔案信息的提供和服務(wù),是對于檔案實行數(shù)字化轉(zhuǎn)變的主要目的,也就是企事業(yè)單位的在網(wǎng)絡(luò)上成立的信息站點(diǎn),是信息化檔案發(fā)展的重要手段和目標(biāo),實施檔案資源的網(wǎng)上咨詢查找電子文件直接提供或者實時歸檔。
(1)對于本單位的相關(guān)部門的各項信息進(jìn)行資源共享和統(tǒng)籌考慮,應(yīng)該將檔案管理體系納入企事業(yè)單位的相關(guān)信息管理系統(tǒng)中,在進(jìn)行信息化檔案建設(shè)的時候,實現(xiàn)系統(tǒng)一體化建設(shè),實現(xiàn)系統(tǒng)管理中的綜合效益。
(2)選取適合的具有升級換代功能和開發(fā)功能才能夠?qū)τ谟嬎銠C(jī)的實際優(yōu)勢充分發(fā)揮,只有符合進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理的條件才能使得檔案管理體系是成為有效實現(xiàn)檔案上網(wǎng)途徑的條件之一,夠使得相關(guān)檢索功能變得強(qiáng)大,為不同的用戶提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
(3)標(biāo)準(zhǔn)化相關(guān)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備,要使未來發(fā)展或者現(xiàn)今的主流產(chǎn)品,選擇的產(chǎn)品要符合我國內(nèi)外的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),能夠確保產(chǎn)品進(jìn)行及時的更新?lián)Q代從而有效的提供服務(wù)。并且能夠獲得國內(nèi)外有著雄厚實力的軟硬件公司或者廠家的支持,從而有效的減少在進(jìn)行檔案管理過程中因為項目、格式、設(shè)備、人員等的變化而造成傳遞信息障礙,數(shù)字化檔案是通過對于先進(jìn)的技術(shù)手段的應(yīng)用來將各個部門的實體檔案的相關(guān)載體進(jìn)行數(shù)字化的加工,從而有效避免重新開發(fā)設(shè)備配置要科學(xué)合理。
(4)進(jìn)行檔案信息數(shù)字化的逐步實現(xiàn)。檔案資源信息的數(shù)字化是進(jìn)行檔案原件保護(hù)的重要手段之一,決定了傳統(tǒng)檔案館與熟悉檔案館的互補(bǔ)、共存。是進(jìn)行信息化建設(shè)檔案的基礎(chǔ)和前提,同樣也是進(jìn)行數(shù)字檔案相關(guān)業(yè)務(wù)信息管理體系構(gòu)建的首先需要考慮的功能之一。從而建立起檔案數(shù)據(jù)庫目錄,對于企事業(yè)單位有著各自不同的需求優(yōu)勢,全文數(shù)據(jù)庫在相關(guān)網(wǎng)站上進(jìn)行,進(jìn)行檔案資源的相關(guān)數(shù)字化進(jìn)行整體分析、重點(diǎn)挖掘、逐步解決。對于檔案資源館藏的全文數(shù)字化并不是將所有的都進(jìn)行數(shù)字化處理,而是他們都發(fā)揮著自己獨(dú)特的功能,對于各個設(shè)立檔案的相關(guān)單位文件和檔案著錄格式、項目、內(nèi)容和數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)等進(jìn)行了統(tǒng)一的制定規(guī)劃。數(shù)字化檔案建立并不會表示傳統(tǒng)檔案的消失。
(5)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是檔案數(shù)字化、信息化的主要內(nèi)容。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化對于現(xiàn)代化檔案管理的重要衡量標(biāo)志。對于其檔案數(shù)據(jù)庫的文檔格式硬件、軟件數(shù)據(jù)指標(biāo)等進(jìn)行規(guī)范和統(tǒng)一,結(jié)合自己的實際發(fā)展需求和特點(diǎn)進(jìn)行相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)的制定,從而達(dá)到方便以后電子目錄實現(xiàn)檔案館管理之后的數(shù)據(jù)資源共享,并有效避免了因為軟件的差異而導(dǎo)致的數(shù)據(jù)不能讀取和轉(zhuǎn)換的問題。進(jìn)行檔案信息化發(fā)展和建設(shè)的重要內(nèi)容,是事業(yè)單位可以參考國家進(jìn)行推薦的一些管理信息化標(biāo)準(zhǔn)。這樣通過實踐過程進(jìn)行完善才能夠逐步的加強(qiáng)現(xiàn)代化的檔案管理發(fā)展速度,在建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫時,要按照我國相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,并且要方便實際操作,從而有效的起到良好的防范作用。
4 結(jié)語
該文通過對檔案管理中數(shù)字化管理的相關(guān)轉(zhuǎn)變必要性,以及管理模式上的相關(guān)改善方法提出了一些意見和建議,明確檔案信息管理是以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ),旨在全面推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。以檔案信息建設(shè)為主要核心,檔案信息標(biāo)準(zhǔn),政策,法規(guī)為保障的一項綜合體系。作為一個以信息技術(shù)應(yīng)用為主導(dǎo),以信息人才為事業(yè)依托,其本身以產(chǎn)業(yè)為支撐,以及檔案管理的在其思維結(jié)構(gòu)。
關(guān)鍵詞:行政事業(yè)單位;檔案管理;信息化;建設(shè)平臺
中圖分類號:K206 文獻(xiàn)標(biāo)識碼: A
一、行政事業(yè)單位檔案管理實現(xiàn)信息化建設(shè)的必要性
檔案管理的信息化實際上就是指改變以往單純保存檔案實體的形式,實現(xiàn)以檔案實體的信息化建設(shè)向人們提供服務(wù)的方式。對檔案實體進(jìn)行信息化建設(shè),能夠有效的對檔案信息資源進(jìn)行分析、分類、加工和提取,從而提高檔案的管理效益。如今的電子檔案和傳統(tǒng)的檔案資料相比,它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的修改、保存和查詢,并且可借助于計算機(jī)實現(xiàn)快速傳遞,大大提高了檔案的管理效率和利用效率,在一定程度上降低了檔案的管理成本。
但是,當(dāng)前的行政事業(yè)單位還沒有真正將檔案管理的信息化建設(shè)工作落實,還是比較習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作,部分單位雖然安裝了“人力資源管理系統(tǒng)”但經(jīng)常習(xí)慣性的只把一個人的資料輸入計算機(jī)中,在進(jìn)行資料檢索和調(diào)閱檔案時,仍然是手工操作。因此,我們現(xiàn)在經(jīng)常所提及的“無紙化操作”只是流于形式,而未得到真正落實。所以,新形勢下,為了順應(yīng)時展的要求,行政事業(yè)單位在對檔案的管理上必須改變以往的單一傳統(tǒng)模式,必須朝著信息化的方向建設(shè)發(fā)展。
二、目前我國行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題
檔案管理的信息化建設(shè)主要包括檔案管理的規(guī)劃、管理平臺的有效建設(shè)以及
對檔案內(nèi)容的數(shù)字化處理。但在當(dāng)前我國的行政事業(yè)單位檔案信息化管理中,許多事業(yè)單位并沒有對檔案的管理工作引起足夠的重視,使得檔案管理在信息化建設(shè)中存在著檔案信息更新速度慢,使用率較低和工作人員素質(zhì)不高等問題,從而影響 了檔案信息化管理作用的充分發(fā)揮。
(一)檔案管理信息化建設(shè)平臺更新速度較慢
目前我國許多行政事業(yè)單位雖然已經(jīng)建立了較為完整的職工檔案信息管理系統(tǒng),但在實際的工作中由于缺乏對檔案管理工作的重視,使得檔案管理信息化平臺的模塊設(shè)置更新較慢,導(dǎo)致一些新近的職工檔案信息不能得到及時的更新,從而影響行政事業(yè)單位人才的優(yōu)化管理。
(二)檔案管理信息化建設(shè)平臺使用率較低
行政事業(yè)單位進(jìn)行檔案的信息化管理目的在于通過信息化的檔案管理來降低管理成本和工作量,提高檔案信息資料查詢的快捷性與高效性。但在目前的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中,檔案管理信息化建設(shè)平臺的使用率并不高,影響了信息化平臺作用的發(fā)揮。
(三)檔案管理的工作人員綜合素質(zhì)較低
在行政事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)中,許多檔案管理人員的專業(yè)技能并沒有達(dá)到所需要的標(biāo)準(zhǔn),其綜合素質(zhì)仍待提高。如許多檔案管理人員對計算機(jī)技術(shù)缺乏足夠的認(rèn)識使得他們的知識貯備和專業(yè)技能較低,同時由于檔案信息需求量的日益加大,管理人員的服務(wù)態(tài)度也有待于進(jìn)一步提高。
三、行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的總體規(guī)劃
在制定檔案管理信息化建設(shè)的總體規(guī)劃時,應(yīng)該立足實際,應(yīng)最大化程度的滿足行政事業(yè)單位的發(fā)展需求,從行政事業(yè)單位自身的特點(diǎn)和發(fā)展目標(biāo)出發(fā),經(jīng)過不斷地調(diào)查和研究,從而制定檔案管理信息化建設(shè)的長遠(yuǎn)規(guī)劃和近期目標(biāo),從而能夠在網(wǎng)絡(luò)模式下,促進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)發(fā)展。
(一)實現(xiàn)檔案管理信息資源的數(shù)字化
檔案信息資源的數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的的重要內(nèi)容,也是對檔案文件進(jìn)行保護(hù)的重要方式。檔案的數(shù)字化應(yīng)該通過利用先進(jìn)的科學(xué)手段,將檔案的物質(zhì)載體形式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息,從而建立檔案的目錄數(shù)據(jù)庫,以提供服務(wù)。檔案的數(shù)字化管理辦法應(yīng)與傳統(tǒng)的檔案管理辦法相結(jié)合,通過相互補(bǔ)出的形式,以此來推動檔案的信息化建設(shè)發(fā)展。
(二)檔案信息化應(yīng)做到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化
標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是衡量當(dāng)代檔案管理水平的重要標(biāo)志,它是檔案信息化建設(shè)中的一項重要內(nèi)容。因此,行政事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時,應(yīng)該按照國家頒布的信息化管理標(biāo)準(zhǔn),然后根據(jù)實際的發(fā)展需求來制定內(nèi)部的管理標(biāo)準(zhǔn)體系,通過不斷的實踐來完善檔案的管理制度。其中,檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建立不僅應(yīng)該滿足實際操作的簡便性,還應(yīng)該符合國家的標(biāo)準(zhǔn)。其中,應(yīng)該對檔案及單位文件的著錄項目、內(nèi)容、數(shù)據(jù)庫架構(gòu)和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定,同時還應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范檔案數(shù)據(jù)庫管理的軟硬件的數(shù)據(jù)指標(biāo)、文檔格式等。
四、加強(qiáng)和推進(jìn)我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略
(一)加強(qiáng)檔案管理人員與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員二者之間的合作與工作協(xié)調(diào)性
要保證高效的檔案管理的信息化建設(shè)不僅需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員對檔案信息的錄入與更新,還需要管理人員對信息平臺建設(shè)的及時維護(hù)以及為他人提供優(yōu)質(zhì)化的服務(wù)。因此,在事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)中要通過有效互通機(jī)制的建立
來加強(qiáng)檔案管理人員與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員的合作,從而確保檔案信息錄入與更新的及
時性,促進(jìn)信息化管理效率的提升。同時在日常的管理中,還要加強(qiáng)對管理人員服務(wù)意識的培養(yǎng),讓他們在工作中更加注重信息管理的規(guī)范化,從而為他人提供更好的服務(wù)。
(二)加強(qiáng)信息化建設(shè)平臺推廣模式的構(gòu)建
事業(yè)單位檔案管理信息化平臺的建設(shè)目的在于為廣大的信息需求者提供更優(yōu)質(zhì)化的服務(wù),因此,在實際的工作中,事業(yè)單位的相關(guān)管理部門要加強(qiáng)對檔案管理信息建設(shè)平臺的推廣與宣傳,以提升信息化建設(shè)平臺的影響力和知名度。同時還要借鑒一些大型企業(yè)檔案信息管理的先進(jìn)經(jīng)驗,通過信息化建設(shè)平臺使用效率的提高來更好地促進(jìn)事業(yè)單位的人才檔案管理信息化建設(shè)。
(三)加強(qiáng)對工作人員專業(yè)技能的培訓(xùn),促進(jìn)他們綜合素質(zhì)的提高
檔案工作人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)在事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用,工作人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案管理的信息化建設(shè)
進(jìn)程。因此,事業(yè)單位在進(jìn)行職工檔案的信息化管理中要加強(qiáng)對相關(guān)工作人員專
業(yè)技能的培訓(xùn),讓他們在計算機(jī)和信息平臺使用技能的不斷提升中促進(jìn)自身綜合
素質(zhì)的提高,從而有效地推動檔案管理的信息化建設(shè)。
(四)強(qiáng)化服務(wù)意識,提高檔案檔案管理服務(wù)水平
檔案管理人員應(yīng)樹立檔案管理的服務(wù)意識,把“主動服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。這就要求檔案管理人員在檔案的信息化建設(shè)過程中,要把檔案管理系統(tǒng)與行政事業(yè)單位的管理系統(tǒng)緊密的聯(lián)合起來,構(gòu)建一個一體化的管理系統(tǒng),將各個部門的信息綜合的統(tǒng)籌進(jìn)去,實現(xiàn)資源的共享,使得檔案的管理能獲得來良好的系統(tǒng)效益和綜合效益。同時,對于一些較為復(fù)雜的檔案信息要做到合理的分類、標(biāo)引和管理,使檔案信息能夠最大程度的發(fā)揮其利用價值。此外,工作人員應(yīng)注重檔案的數(shù)字化管理,才能滿足當(dāng)今社會科技和發(fā)展的需求,進(jìn)而提高服務(wù)水平。充分發(fā)揮好檔案信息資源的作用,提高服務(wù)質(zhì)量,已成為當(dāng)今檔案管理工作者職業(yè)發(fā)展的必然要求。
結(jié)語
綜上,在新時期內(nèi)檔案管理工作必須緊跟時展的步伐,轉(zhuǎn)變管理觀念,提高服務(wù)意識,采取創(chuàng)新的手段,積極的探索新的管理模式,從而來不斷提高我國檔案信息化的建設(shè)水平。
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關(guān)鍵詞:事業(yè)單位 檔案管理 信息化建設(shè)
檔案是指公司從事經(jīng)營、管理工作中形成的對企業(yè)和社會有利用價值與保存價值的各種文字、圖表以及聲像等不同形式的歷史記錄載體;而檔案管理的信息化建設(shè)是指對檔案的原始內(nèi)容不做任何更改,再次基礎(chǔ)上通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對檔案本身及其形式等相關(guān)信息進(jìn)行有效轉(zhuǎn)換,形成更符合現(xiàn)代化社會需求的電子檔案。在檔案管理由傳統(tǒng)模式向信息化管理模式的過渡階段,檔案信息化建設(shè)是檔案管理的必要前提和轉(zhuǎn)折點(diǎn)。在檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案便捷、高效的管理模式,對我國事業(yè)單位及經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展具有重要意義。
一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀
1.檔案管理信息化建設(shè)的意識淡薄
檔案管理信息化建設(shè)是一項需要投入人力、物力和財力的項目,需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視與支持。然而,大多數(shù)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)并沒有對檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行較為系統(tǒng)的認(rèn)識,也沒有意識到檔案管理效率對單位和職工的利益關(guān)系。這樣就導(dǎo)致檔案管理工作因得不到足夠的重視而缺乏可依據(jù)的相應(yīng)規(guī)章制度。事業(yè)單位檔案管理得不到最根本的信息化建設(shè),不僅影響著事業(yè)單位檔案管理的工作效率,也阻礙了我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。
2.檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)有待提升
事業(yè)單位普遍存在大量吸引人才、培訓(xùn)人才的現(xiàn)象,但是他們卻忽略了對檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升。尤其是在檔案管理信息化建設(shè)方面,對檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)有更高的要求。但是目前,檔案管理工作卻顯得不被重視,對工作人員的職業(yè)素質(zhì)也沒有嚴(yán)格要求。這就導(dǎo)致了檔案管理人員的實際工作能力與時代要求之間的差距,再加上很多檔案管理人員對工作不夠重視而缺乏責(zé)任心,使得檔案管理工作漏洞百出卻得不到有效改善。信息化建設(shè)人才短缺導(dǎo)致檔案信息資源得不到合理開發(fā)、及時更新與有效維護(hù),無法為檔案管理信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。
3.檔案管理形式降低工作效率
雖然我國已經(jīng)具備檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)條件和硬件設(shè)施基礎(chǔ),但是事業(yè)單位檔案管理工作依然止步不前。很多事業(yè)單位仍然采取紙質(zhì)模式進(jìn)行檔案管理,這樣不利于檔案的備份,使受損或遺失的檔案無法有效修復(fù)。同時,也不利于縮小檔案存放的空間,當(dāng)單位需要對某些檔案查詢使用時,還會增加檔案查詢工作量、降低工作效率。
2.檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)
檔案管理信息化建設(shè)是基于網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下,對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的升級,不僅可以使事業(yè)單位有效檢索所需檔案,還有利于保障檔案的完整與安全。用戶可以在信息化管理模式下登錄資源庫,并有效檢索所有相關(guān)檔案,不僅簡化了檢索檔案的工作量,也提高了信息資源的利用率。同時,在檔案的使用過程中不會打亂檔案的排序,不會影響后者對檔案的檢索,同時也減少了檔案管理人員整理檔案的難度,只需通過網(wǎng)絡(luò)對檔案及時進(jìn)行資源更新、數(shù)據(jù)檢查與保存。
三、如何有效促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)
1.建立完善制度,加大建設(shè)投入
事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效實施,需要強(qiáng)有力的制度指導(dǎo)。因此,各事業(yè)單位的管理人員要正確認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重大意義。根據(jù)單位實際情況制定全面、完善的檔案管理信息化建設(shè)制度,并在建設(shè)過程中加大實施力度與資金投入。在嚴(yán)格規(guī)范檔案管理人員工作的同時,為信息化建設(shè)提供必要的硬件基礎(chǔ)設(shè)施。使檔案信息資源實現(xiàn)紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)化與資源更新,以提高檔案信息資源利用率,促進(jìn)我國事業(yè)單位和經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展。
2.提高人員素質(zhì),促進(jìn)軟件開發(fā)
檔案管理信息化的建設(shè)固然不可缺少技術(shù)人員支持,隨著信息時代的發(fā)展,很多檔案管理人員的素質(zhì)已經(jīng)無法滿足社會的需求。因此,全面提高檔案管理人員的素質(zhì)是不可輕視的,這是軟件開發(fā)的前提和信息安全的維護(hù)者。在為檔案使用者提供便捷檢索工具的同時,防止網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客等不良因素對資源的盜竊與破壞。
四、結(jié)束語
事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是時代進(jìn)步與科技發(fā)展的必然結(jié)果,各個事業(yè)單位在進(jìn)行大難管理信息化建設(shè)的過程中,要根據(jù)單位發(fā)展的實際需求只等總體規(guī)劃,并借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)建立安全的網(wǎng)絡(luò)平臺,保障檔案管理的安全性和機(jī)密性。事業(yè)單位的發(fā)展也影響著我國經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展,因此,事業(yè)單位要在社會發(fā)展過程中抓住機(jī)遇,在自我發(fā)展的同時為我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展注入活力。
參考文獻(xiàn):
建設(shè)意見 建設(shè) 建設(shè)工作計劃 建設(shè)監(jiān)理論文 建設(shè)論文 建設(shè)工程論文 建設(shè)工作總結(jié) 建設(shè)管理論文 建設(shè)單位揚(yáng)塵污染防治方案 建設(shè)項目論文 紀(jì)律教育問題 新時代教育價值觀