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社會保險檔案管理辦法范文第1篇

20xx年最新保險公司檔案管理辦法全文第一條為規(guī)范社會保險業(yè)務(wù)檔案管理，維護社會保險業(yè)務(wù)檔案真實、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和社會保險相關(guān)法規(guī)，制定本規(guī)定。

第二條依法經(jīng)辦養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育等社會保險業(yè)務(wù)的機構(gòu)(以下簡稱社會保險經(jīng)辦機構(gòu))，管理社會保險業(yè)務(wù)檔案，適用本規(guī)定。

第三條本規(guī)定所稱社會保險業(yè)務(wù)檔案，是指社會保險經(jīng)辦機構(gòu)在辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。

第四條人力資源社會保障行政部門負責社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。

社會保險經(jīng)辦機構(gòu)負責社會保險業(yè)務(wù)檔案的管理工作，并接受檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

社會保險業(yè)務(wù)檔案由縣級以上社會保險經(jīng)辦機構(gòu)集中保存。

第五條社會保險經(jīng)辦機構(gòu)配備專門的管理人員和必要的設(shè)施、場所，確保檔案的安全，并根據(jù)需要配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理要求的技術(shù)設(shè)備。

第六條社會保險經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)當認真落實檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷毀等管理要求，保證社會保險業(yè)務(wù)檔案妥善保管、有序存放，嚴防毀損、遺失和泄密。

第七條社會保險經(jīng)辦機構(gòu)辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中形成的記錄、證據(jù)、依據(jù)，按照《社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》(見附件)進行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。

第八條社會保險業(yè)務(wù)檔案分類應(yīng)當按照社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦的規(guī)律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用年度業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)或年度險種業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的方法對社會保險業(yè)務(wù)材料進行分類、整理，并及時編制歸檔文件目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表等。負責檔案管理的機構(gòu)應(yīng)當對接收的檔案材料及時進行檢查、分類、整理、編號、入庫保管，并及時編制索引目錄。

第九條社會保險業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為20xx年、30年、50年、120xx年，各種社會保險業(yè)務(wù)檔案的具體保管期限按照《社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》執(zhí)行。

社會保險業(yè)務(wù)檔案定期保管期限為最低保管期限。社會保險業(yè)務(wù)檔案的保管期限，自形成之日的次年1月1日開始計算。

第十條社會保險經(jīng)辦機構(gòu)依法為參保單位和參保個人提供檔案信息查詢服務(wù)。

第十一條社會保險經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)當對已到期的社會保險業(yè)務(wù)檔案進行鑒定。

鑒定工作應(yīng)當由社會保險經(jīng)辦機構(gòu)相關(guān)負責人、業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員，以及人力資源社會保障行政部門有關(guān)人員組成鑒定小組負責鑒定并提出處理意見。

鑒定中如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案保管期限劃分過短，有必要繼續(xù)保存的，應(yīng)當重新確定保管期限。

第十二條社會保險經(jīng)辦機構(gòu)對經(jīng)過鑒定可以銷毀的檔案，編制銷毀清冊，報同級人力資源社會保障行政部門備案，經(jīng)社會保險經(jīng)辦機構(gòu)主要負責人批準后銷毀。

未經(jīng)鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。

社會保險經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)當派兩人以上監(jiān)督銷毀檔案。監(jiān)督人員要在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時間。銷毀清冊永久保存。

第十三條社會保險經(jīng)辦機構(gòu)按照有關(guān)規(guī)定，將永久保存的社會保險業(yè)務(wù)檔案向同級國家綜合檔案館移交。

第十四條社會保險經(jīng)辦機構(gòu)有下列行為之一的，限期改正，并對直接負責的工作人員、主管人員和其他直接責任人員依法給予處分;給參保單位或者個人造成損失的，依法承擔賠償責任：

(一) 不按規(guī)定歸檔或者不按規(guī)定移交檔案的;

(二) 偽造、篡改、隱匿檔案或者擅自銷毀檔案的;

(三) 玩忽職守，造成檔案遺失、毀損的;

(四) 違規(guī)提供、抄錄檔案，泄漏用人單位或者個人信息的;

(五)違反社會保險業(yè)務(wù)檔案和國家檔案法律、法規(guī)的其他行為。

社會保險檔案管理辦法范文第2篇

關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險社保業(yè)務(wù)檔案管理

1維護社會保險檔案，保護職工權(quán)益

隨著群眾養(yǎng)老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現(xiàn)出其重要性，斷保多年要求續(xù)保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權(quán)益無法得到保障，并在實踐中產(chǎn)生了不少爭議。

我市自1987年就開始實行養(yǎng)老保險統(tǒng)籌工作，由于當時技術(shù)手段比較落后，加上對業(yè)務(wù)檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業(yè)參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數(shù)記錄的職工檔案，通過查詢企業(yè)職工花名冊、企業(yè)職工養(yǎng)老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關(guān)材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數(shù)據(jù)，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養(yǎng)老保險權(quán)益。

隨著國有企業(yè)重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關(guān)系、中斷繳費情況大量出現(xiàn)，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業(yè)務(wù)檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。

1980年參加工作的李桂蘭，今年已經(jīng)46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關(guān)規(guī)定，1987年1月李桂蘭參加了當?shù)氐酿B(yǎng)老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養(yǎng)老保險繳費情況。離開企業(yè)十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據(jù)李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養(yǎng)老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據(jù)李桂蘭的養(yǎng)老保險卡，重新為她補辦了養(yǎng)老保險手冊，恢復(fù)了繳費情況。

2社會保險業(yè)務(wù)規(guī)范化管理

在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養(yǎng)老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養(yǎng)老保險手冊，保證其繼續(xù)參保。

社保業(yè)務(wù)檔案對參保人員十分重要，但是業(yè)務(wù)檔案管理工作對社保經(jīng)辦機構(gòu)來說還十分陌生。沒有現(xiàn)成的樣板，保定市社保經(jīng)辦機構(gòu)只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設(shè)、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業(yè)務(wù)檔案整理和立卷從不規(guī)范到規(guī)范，社保檔案庫房從無到有；業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容由簡單到豐富；并把業(yè)務(wù)檔案管理工作列入長遠規(guī)劃、年度計劃及有關(guān)人員的崗位職責中，把業(yè)務(wù)檔案工作作為社保管理的一項重要內(nèi)容納入年度目標，與業(yè)務(wù)工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現(xiàn)電子化管理，從而使社保業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化。

為規(guī)范社會保險業(yè)務(wù)檔案管理，維護社會保險業(yè)務(wù)檔案真實、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據(jù)《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發(fā)2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法》，同時對業(yè)務(wù)檔案進行規(guī)范管理提出了明確要求，推動社保業(yè)務(wù)檔案管理工作進一步開展。

社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會保險事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，而且有力地維護了參保人員的權(quán)益。保定市紡織廠等7家企業(yè)，由于在改制前欠繳職工養(yǎng)老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養(yǎng)老保險費，通過查閱歷年職工養(yǎng)老保險繳費分解表，社保機構(gòu)為職工提供了這些企業(yè)歷年欠繳的準確數(shù)字。企業(yè)補繳了歷年欠繳的養(yǎng)老保險，企業(yè)職工的合法權(quán)益得到了保障。

3社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的統(tǒng)一與標準化

社保業(yè)務(wù)檔案是全面系統(tǒng)記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發(fā)社會保險待遇的重要憑據(jù)。實現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務(wù)檔案的完整、安全和有效使用，直接關(guān)系到參保單位和參保職工的合法權(quán)益和切身利益。社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵在于實現(xiàn)管理的統(tǒng)一與標準化。

3.1統(tǒng)一業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。根據(jù)我市社保所下發(fā)的《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法》等七項業(yè)務(wù)檔案管理工作制度，結(jié)合我所業(yè)務(wù)情況的實際需要，業(yè)務(wù)檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統(tǒng)一了業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。

3.2統(tǒng)一檔案室標準。檔案室是社保業(yè)務(wù)檔案的“家”，統(tǒng)一檔案室的標準至關(guān)重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現(xiàn)檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數(shù)量相適應(yīng)的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調(diào)、計算機等專用設(shè)備。

3.3統(tǒng)一規(guī)范整檔。根據(jù)《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結(jié)合本所業(yè)務(wù)職責，社會保險業(yè)務(wù)檔案共分六類三十八項，以此規(guī)范全市社保經(jīng)辦機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案的收集、積累、整理、保管、應(yīng)用、查詢服務(wù)工作。

保定市社保經(jīng)辦機構(gòu)還要求對社保業(yè)務(wù)檔案進行統(tǒng)一集中清理。各社保經(jīng)辦機構(gòu)按照先收集后篩選、保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料、文件集中起來，進行鑒定整理、組卷歸檔。

社會保險檔案管理辦法范文第3篇

社會保險檔案管理關(guān)系到社會保險制度能否順利地貫徹執(zhí)行，關(guān)系到社會保險的作用能否發(fā)揮出來，更關(guān)系到被保險人的合法權(quán)益能否得到保障，同時，它也是社會保險財務(wù)管理的基礎(chǔ)，它能夠為社會保險基金籌集提供必要的原始數(shù)據(jù)。

（一）檔案意識薄弱

一是社會保險檔案管理沒有擺上領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，不關(guān)心或很少關(guān)心檔案管理工作存在的問題。二是部分業(yè)務(wù)人員存在認識不高，工作態(tài)度不嚴肅的問題。認為當前的工作都忙不過來，哪有時問去整理檔案。缺乏創(chuàng)新意識。缺乏新思路、新舉措，難以適應(yīng)社會保險制度的快節(jié)奏。

（二）檔案管理混亂

實際工作中，除部分單位實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理外，多數(shù)單位常根據(jù)單位自身業(yè)務(wù)情況或從方便工作需要出發(fā)，采取由文書、會計或業(yè)務(wù)科室承辦人員分散保管的方式，造成“我承辦我保管，我走了就不管”，或“人人都負責，人人又都不負責”的現(xiàn)象發(fā)生，致使社會保險檔案不同程度的流失。

（三）缺少規(guī)章制度

哪些檔案材料需要整理歸檔，如何進行整理歸檔；哪些材料不需歸檔，如何進行鑒定銷毀；哪些材料需要分級分類管理，如何分級分類管理；哪些檔案需長期保管，哪些檔案需短期保管，如何劃分檔案保管期限；檔案如何提供利用等。客觀上沒有形成良好的運行機制，主觀上也未建立標準化、規(guī)范化的管理制度。

二、加強社會保險檔案管理的對策建議

社會保險檔案是社會保險事業(yè)發(fā)展的一筆非常寶貴的財富，是必不可少的基礎(chǔ)性和配套性的新工作。只要本著先易后難，逐步理順的原則，重點解決好資料收集不全、分類混亂、管理不規(guī)范和不注意開發(fā)利用等問題，建立健全必要的管理制度，就會逐步形成獨具特點的社會保險檔案管理體系和管理辦法。

（一）加強社會保險檔案管理宣傳工作

社會保險檔案是對參保單位和個人權(quán)益的真實記錄，是確定參保個人享受社會保險待遇的重要依據(jù)，是實現(xiàn)為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”目標的重要條件，也是反映社會保險事業(yè)發(fā)展的寶貴資料和重要歷史憑證。依法加強和規(guī)范社會保險檔案管理，不斷提高管理水平，既是加快推進社會保險經(jīng)辦工作標準化和規(guī)范化的重要內(nèi)容，也是全面提升經(jīng)辦能力和管理水平,真正維護職工權(quán)益，促進公平保障，和諧保障的有效途徑。為切實深入做好社會保險檔案管理工作，要調(diào)動方方面面的積極因素，使之同心同向，形成合力。因此，我們要加大對社會保險檔案工作意義作用的宣傳力度,充分利用各種有效宣傳手段和宣傳方式,廣泛宣傳做好社會保險檔案管理工作的重要性和必要性,提高系統(tǒng)工作人員社會保險檔案管理意識，增強加強檔案管理的自覺性和主動性。

（二）規(guī)范社會保險檔案管理業(yè)務(wù)流程

多年以來，不斷有專家學者呼吁把社會保險檔案“集中統(tǒng)一管理”，但由于法律法規(guī)缺失，有關(guān)社會保險的檔案一直處于分散管理、多頭管理的無標準狀態(tài)。有的歸檔案行政主管部門管理，有的由組織人事部門管理，有的在勞動和社會保障部門管理，有的一直在用人單位，有的甚至放到個的口袋里，成了名副其實的“口袋檔案”。管理沒有統(tǒng)一標準，一地一策，畫地為牢，很難規(guī)范，有的基層單位連專職的檔案人員和基本的檔案設(shè)施都不全，丟失、涂改、損壞檔案的惡劣案件時有發(fā)生。社會保險檔案的規(guī)范管理應(yīng)從以下幾個方面入手。

1、社會保險檔案收集整理規(guī)范。社會保險檔案材料收集分類，必須按照《社會保險檔案管理實施辦法》進行歸檔整理；保持每份歸檔材料之間聯(lián)系緊密、銜接有序，按主表在前、附件在后，審核結(jié)果在前、審核依據(jù)在后，重要憑證在前、次要憑證在后的原則排序。社會保險檔案材料要求字跡、印章和日期必須齊全清晰，字跡模糊或易褪變的歸檔材料應(yīng)予以復(fù)制后方可收集歸檔。不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水等書寫字跡。嚴禁使用熱敏（傳真）紙、復(fù)寫紙，確保社會保險業(yè)務(wù)材料內(nèi)容的完整性和真實性。

2、社會保險檔案移交規(guī)范。社會保險檔案管理人員必須按時將本部門經(jīng)辦業(yè)務(wù)過程中形成的具有保存和利用價值的、已辦結(jié)的專業(yè)性業(yè)務(wù)材料（含電子文檔），按照《社會保險檔案管理實施辦法》和《社會保險檔案材料收集整理規(guī)范》，進行分類收集整理并定期進行移交。每次辦理業(yè)務(wù)檔案移交，檔案室工作人員與處室兼職檔案管理人員都必須現(xiàn)場填寫《社會保險檔案移交表》，經(jīng)雙方簽字確認，明確工作責任。3、社會保險檔案立卷歸檔規(guī)范。社會保險檔案的收集按照《社會保險檔案管理規(guī)定》的歸檔范圍和要求，一式一份收集整理歸檔，確保社會保險檔案齊全、準確、規(guī)范。凡歸檔的社會保險材料必須利于長期保存，保證圖樣清晰、字跡工整耐久、簽署完備。禁止使用鉛筆、圓珠筆、彩色筆和復(fù)寫、傳真制作社會保險業(yè)務(wù)材料。

（三）實現(xiàn)社會保險檔案管理的標準化

社會保險檔案建設(shè)與管理的標準化，為社會保險管理發(fā)揮了重要作用。

1、加強基本硬件建設(shè)。首先要制定完善的檔案管理制度，并由上至下成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立專職檔案員，并進行了業(yè)務(wù)培訓，為檔案管理提供組織和人員上的保證。其次要加強檔案管理基本建設(shè)。一是開辟專門檔案室加強管理；二是購置標準檔案柜；三是設(shè)置防火、防潮、恒溫、防盜器具；四是購置檔案專用帳表卡冊包裝盒等工具，及照相機、錄音機等必備物品。

2、建立社會保險檔案管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)微機管理。隨著社會保險覆蓋范圍擴大、險種越來越多、管理越來越復(fù)雜，社會保險檔案的管理也變得比較困難，迫切要求建立一個有效的檔案管理系統(tǒng)。其內(nèi)容包括：

(1)在職職工、退休人員個人的基本社會保險檔案庫：詳細記載職工每次調(diào)動、停保及死亡、退休等原因引起的檔案變化情況，完整準確記載職工在職期間各年工資收入情況和繳費情況。

(2)用人單位參保的基本情況庫：記載用人單位的所屬行業(yè)、經(jīng)濟類型編碼等基本情況；記載參保與撤保、在職人員、非在職人員工資和社會保險基金應(yīng)繳總數(shù)及變化情況；記載正常的繳費、欠繳、補繳、實際支付待遇情況的歷史資料。

(3)記帳憑證庫和科目二級帳庫：記錄會計憑證科目數(shù)據(jù)及全部會計科目的二級細帳。

(4)財務(wù)、統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫：有關(guān)社會保險財務(wù)、統(tǒng)計報表等數(shù)據(jù)信息。

（四）注重社會保險檔案的開發(fā)利用

社會保險檔案管理辦法范文第4篇

【關(guān)鍵詞】社會保險；檔案管理；重要意義

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672—5158（2012）08—0281-02

一、社會保險檔案管理現(xiàn)狀

隨著我國社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，社保制度不管進行改革，人們對保險事業(yè)的認識不斷提高，要求加入社會保險的人員逐年擴大，社保檔案數(shù)量劇增。根據(jù)權(quán)威部門統(tǒng)計，到2008年底，全國參加城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險人數(shù)為25556萬人，比2008年末增加了1852萬人，預(yù)計到2013年，全國城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險參保人數(shù)超過5.44億，基本醫(yī)療保險參保人數(shù)超過4.6億，失業(yè)保險參保人數(shù)超過5.3億，工傷保險參保人數(shù)超過1.5億，生育保險參保人數(shù)超過5.2億。參加社會保險的人數(shù)增長過快，傳統(tǒng)的社會保險檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)社保事業(yè)發(fā)展的要求。然而，由于體制的原因，我國公民個人社保檔案隸屬多個管理部門，社會保險檔案管理工作存在著許多不足，只有不斷創(chuàng)新，才能煥發(fā)生機。

二、社會保險檔案管理的重要性

加強社會保險的檔案管理，是適應(yīng)我國社會保險形勢發(fā)展的需要。社會保險的檔案管理工作關(guān)系著每個參保人的根本利益，社會保險部門不但要履行社會保障的責任，同時還要承擔起對離退休人員的社會化服務(wù)與管理職能。一個參保人從辦理參保手續(xù)之日起，到離退休結(jié)束領(lǐng)取保險金，中間還有可能面臨失業(yè)，人員的合理流動等諸多環(huán)節(jié)，需要辦理保險關(guān)系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)，如此龐大的社會系統(tǒng)工程，若無具有創(chuàng)新的、行之有效的、完整準確的個人資料管理，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至會影響到社會的安全穩(wěn)定。社會保險檔案管理工作要善于創(chuàng)新，以利于社保部門提高業(yè)務(wù)質(zhì)量和辦事效率。只有從檔案資料的收集、整理到歸檔要形成一套行之有效的管理體系，社會保險檔案管理工作才能跟上社會形勢發(fā)展的步伐。

三、社會保險檔案管理要不斷創(chuàng)新

（一）形成制度，依法辦事。社會保險檔案管理工作要依法、依規(guī)辦事。國家應(yīng)要依據(jù)《檔案法》，《保密法》等政策法規(guī)，盡快制定社會保險檔案管理工作辦法，將社會保險檔案工作納入規(guī)范化管理。要對社會保險檔案存儲的內(nèi)容及范圍、檔案室的配套設(shè)備、檔案管理人員的職責等作出較為詳實的規(guī)定，社保檔案管理要有分類大綱和保管期限。要求各有關(guān)部門形成檔案的收集、整理、保管、移交、存檔的成熟的流水程序，做到既利于完成工作，又符合檔案管理要求。社會保險檔案管理部門都要制定出相應(yīng)的管理制度，從而構(gòu)建一套符合實際的社會保險檔案管理制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔，以徹底改變社會保險檔案管理上的無序狀態(tài)，逐步形成全國統(tǒng)一、上下協(xié)調(diào)一致的社會保險檔案管理體系，使社會保險檔案管理工作能適應(yīng)社會保險發(fā)展的需要，更好的為參保人員服務(wù)。

（二）社會保險檔案微機化、數(shù)字化管理。為適應(yīng)社會保險發(fā)展的需要，各級社會保險部門要解放思想，學習不同地區(qū)的先進經(jīng)驗，購置微機設(shè)備，招聘專業(yè)微機人員，配備專門的微機檔案室，實行社會保險檔案微機化管理。社會保險檔案微機化在一個行政區(qū)域要盡力做到工作統(tǒng)一進行，以便為下一步計算機聯(lián)網(wǎng)及共享社會保險檔案數(shù)據(jù)奠定基礎(chǔ)。社會保險改革之初，在辦理過程中使用過大量的紙質(zhì)材料或證明，例如各類保單合同以及各種需要存檔備查的檔案資料等，數(shù)量多，占空間大，給保存查閱工作帶來諸多不便，現(xiàn)在可以將這些材料進行電腦掃描儲存，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案，以此提高社會保險檔案保存查閱的工作效率。

（三）搞好人員培訓。社保檔案管理人員素質(zhì)決定著工作的成敗，社會保險檔案工作是一項政策性、業(yè)務(wù)性很強的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識，具備基本的計算機實際操作能力，以適應(yīng)社保檔案工作發(fā)展的需要。為此社保部門應(yīng)與檔案行政管理部門加強聯(lián)系，緊密合作，積極組織社保檔案人員進行定期培訓，開展經(jīng)驗交流。把社保人員培訓作為一項長期工作來抓，不斷提高社保檔案管理隊伍的業(yè)務(wù)技能。

（四）管理統(tǒng)一

社保檔案管理必須建立全國統(tǒng)一的管理辦法，全國上下一盤棋，結(jié)束社保檔案管理分散問題。在中央的領(lǐng)導(dǎo)下成立一個全國統(tǒng)籌的社保檔案管理處，國家依法負責擬訂社保檔案的發(fā)展規(guī)劃、改革計劃、規(guī)章制度。社保檔案管理處在全國各地設(shè)置分支機構(gòu)，負責公民社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新。在全國實行參保個人檔案號碼與本人身份證號碼、勞動保險號碼統(tǒng)一，做到參加社會保險人員“一號管理”，專人專號，從發(fā)放的勞動保險號碼上就可以反映出公民的收入和保障費的繳納情況，有利于社保信息的查詢。

參考文獻

[1]尹冬桂；抓檔案工作必須做到“四個強化”“兩個落實”[J]；湖北檔案；1997年02期

[2]閆華；吳桂宏；張美蓮；要重視和加強社保檔案的管理[J]；中國水電醫(yī)學；2007年03期

[3]鄭政社會保險檔案管理的思考[期刊論文]-四川檔案2008（02）

社會保險檔案管理辦法范文第5篇

關(guān)鍵詞：社會保險檔案 數(shù)字化管理

1 我國社保檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 參保人數(shù)激增。以2010年末為例，全國參加城鎮(zhèn)職工基本養(yǎng)老保險的人數(shù)為25707萬人，比2009年末增加了2157萬人。其中，農(nóng)民工參保人數(shù)為3284萬人，比上年末增加了637萬人。參保人數(shù)的迅速增長，必然導(dǎo)致社會保險檔案的迅速增長，這也就對社會保險檔案高效科學規(guī)范的管理提出了更高的要求。

1.2 社會保險改革不斷深化。近年來，為適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，我國社會保險制度頻繁改革。如2010年，流動就業(yè)人員基本醫(yī)療保險實現(xiàn)跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)，2011年，企業(yè)繳納險種在養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)險的基礎(chǔ)上，新增了工傷和生育險。這些政策改革為社會保障事業(yè)的發(fā)展營造了更為廣闊的空間，提供了難得的機遇。

1.3 社保檔案管理機構(gòu)分散。具體而言：養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等基本保障檔案由社保中心負責管理；社會救助、社會福利、社會優(yōu)撫、低保等由民政局負責管理；個人商業(yè)保險由商業(yè)保險公司負責管理。管理機構(gòu)的分散，既造成了政出多門、資源浪費的局面，又為社保檔案的管理使用造成了諸多不便，同時還使得整個社保體系出現(xiàn)了許多漏洞。于是，就有人開始利用這些漏洞來謀求個人私利，“社?！比怂劳龆ｋU金照領(lǐng)等現(xiàn)象的頻繁發(fā)生也就不足為奇了。

1.4 社保檔案管理工作的考核指標不健全。社保檔案數(shù)量巨大，管理工作繁瑣，而目前我國既無統(tǒng)一的管理辦法和操作流程又無硬性的考核指標，使得負責檔案管理的工作人員無所適從，也使得許多工作人員放松了要求，工作標準低，管理不規(guī)范。同時，負責社保檔案管理的各個部門各行其是，各自分別構(gòu)建管理系統(tǒng)，各管理系統(tǒng)采用的標準和技術(shù)架構(gòu)不統(tǒng)一，使得社?；拘畔o法共用，只能采用共享或交換的形式。這也為社保檔案的統(tǒng)一管理使用設(shè)置了人為障礙。

1.5 社會保險的經(jīng)辦效率不高。當今社會，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)普及，人們已經(jīng)習慣于足不出戶在網(wǎng)上辦理業(yè)務(wù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理體系手續(xù)復(fù)雜冗繁、辦理效率低下，人們對簡化申報手續(xù)、提供便捷高效的網(wǎng)上申報社保業(yè)務(wù)的呼聲越來越高。因此，在確保數(shù)據(jù)準確完全的基礎(chǔ)上，簡化申報手續(xù)，豐富申報途徑，提升經(jīng)辦效率，已刻不容緩。

2 我國社保檔案管理系統(tǒng)存在的問題

2.1 管理體制不規(guī)范。目前，我國社保檔案管理工作還沒有統(tǒng)一的規(guī)范和標準，管理機構(gòu)不健全，專職人員配額少，歸檔范圍不明確，管理標準不規(guī)范等諸多問題，已經(jīng)嚴重影響了我國社保檔案的管理質(zhì)量。

2.2 存檔場所隱患多。受辦公場地和經(jīng)費等問題的限制，許多地區(qū)的社保經(jīng)辦機構(gòu)沒有固定的檔案存放場所或存放場所條件簡陋，社保檔案存在諸多潛在的不安全因素。

2.3 管理標準不科學。當前執(zhí)行的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》是1992年制定的，其諸多規(guī)定如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實工作的需要。在新的統(tǒng)一的管理標準尚未制訂的情況下，各地只能各行其是制訂地方標準，以致社保檔案的管理方法在各地截然不同，不同專業(yè)類別的管理規(guī)范也是千差萬別。

3 社保檔案管理工作的發(fā)展方向

3.1 全面推行數(shù)字化檔案管理體系。在傳統(tǒng)的社保申報辦理過程中會出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，既不便保存，又浪費空間，查詢起來也繁瑣。如果將這些紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案，既節(jié)約資源、利于保存、方便查詢，又能極大的提高經(jīng)辦效率。

3.2 對社保檔案進行分類管理。根據(jù)不同門類的社保檔案，遵循文件的形成規(guī)律，按照各自的形成類型、存檔價值等，分別確定各自的歸檔管理方法，實行分類管理，既方便儲存、利于查詢，又可有效防止檔案的丟失與缺漏。

3.3 統(tǒng)一社保管理規(guī)范標準。建立全國統(tǒng)一的社保檔案管理體系，規(guī)范檔案管理標準，強化社保檔案的監(jiān)控和管理，提高社保信息的安全性，建立全國統(tǒng)一的社保信息網(wǎng)絡(luò)查詢接口，既可方便公民查詢個人社保信息，又可提高社保及檔案管理工作的透明度，這對于推進社保事業(yè)的持續(xù)發(fā)展和完善是大有裨益的。

3.4 規(guī)范社保檔案管理機構(gòu)。如設(shè)立全國社保檔案管理中心，擬訂社保檔案管理的有關(guān)規(guī)章制度、操作流程、改革規(guī)劃等，統(tǒng)一社保檔案的管理標準和規(guī)范，結(jié)束社保檔案管理在各地各行其是、管理混亂的局面。同時，在各地設(shè)置分支機構(gòu)負責公民社保檔案內(nèi)容的增加和更新，并定期送交全國社保檔案管理中心統(tǒng)一保管。

參考文獻：

[1]吳倩倩.高校圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理新探[J].價值工程，2012（22）.