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企業(yè)合同檔案管理范文第1篇

關(guān)鍵詞：檔案管理；合同檔案；探討

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1673-8500（2013）03-0064-02

合同檔案記錄了企業(yè)在各類活動中與自然人、法人或其他組織就設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系而形成的合同、協(xié)議、意向書及其過程。合同除具有一般檔案共性外，還有三個(gè)獨(dú)特的特點(diǎn)，就是憑證性、規(guī)范性和時(shí)效性。合同作為企業(yè)對外經(jīng)營活動的憑證性依據(jù)，具有規(guī)范的形式要求和嚴(yán)格的時(shí)效屬性，規(guī)范的合同管理是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要保障，而合同檔案形成經(jīng)歷環(huán)節(jié)較復(fù)雜，材料多，參與人員廣、履行時(shí)間長，在管理過程中很容易造成疏漏。因此，如何規(guī)范合同材料收集、整理、歸檔、利用，使之成為保障企業(yè)合法利益的有力憑證和依據(jù)，如何使合同檔案更好地開發(fā)利用，是每個(gè)企業(yè)必須重視的課題。

一、健全規(guī)章制度，明確管理責(zé)任

合同及其輔證材料多而繁雜，合同管理也必須健全相關(guān)管理制度，明晰合同檔案管理責(zé)任，明確責(zé)任單位和責(zé)任人；目前企業(yè)的合同管理普遍是“誰主管誰負(fù)責(zé)、誰簽訂誰履行”，所以合同履行完畢后就保存在各個(gè)職能部門中。檔案管理部門對合同管理人員不提出歸檔要求，合同人員就不會主動將應(yīng)歸檔合同材料整理向檔案管理部門歸檔，而合同檔案是企業(yè)維護(hù)經(jīng)濟(jì)利益的重要法律依據(jù)，因此為保障企業(yè)合法權(quán)益，從制度上明確合同檔案的管理是做好合同檔案管理的關(guān)鍵。

在市場條件下，企業(yè)為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的，明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而簽訂的合同是民事合同，這種通過合同確立法律關(guān)系的行為是一種民事法律行為，由于合同這一特性決定了合同的主管部門為法律顧問部門。一般而言，合同管理都采用統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的模式，企業(yè)法律顧問部門對一定金額以上的合同及重大合同進(jìn)行審核備案，普通合同的簽訂法律顧問部門一般是會簽及目錄留底。在合同的管理流程中，合同檔案的歸檔是合同管理流程的閉環(huán)處理環(huán)節(jié)，合同管理主管部門應(yīng)在合同管理制度中明確合同檔案的歸檔要求。檔案管理部門更要積極主動與法律顧問部門就企業(yè)經(jīng)營管理實(shí)際情況明確合同檔案的歸檔范圍、歸檔要求，從制度上明確合同簽訂部門需對合同檔案管理負(fù)責(zé)，并指定專門人員跟蹤已簽訂合同收集、積累、整理和及時(shí)歸檔，企業(yè)合同檔案管理專責(zé)要做好統(tǒng)計(jì)、核查歸檔管理工作，在檔案管理制度上規(guī)范合同檔案的分類整編，使企業(yè)檔案管理形成橫向到邊、縱向到底的檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，保證檔案管理不留死角，確保合同檔案管理達(dá)到優(yōu)質(zhì)高效，具備規(guī)范性和時(shí)效性。

二、強(qiáng)化合同檔案過程管理，確保合同檔案管理完整性

（一）合同檔案齊全完整的重要性

合同檔案包括合同考察、洽談、簽訂、履行、變更、解除和解決糾紛等過程中所形成的所有書面材料及封存樣品等實(shí)物。合同檔案文字類原始檔案有合同文本及附件、補(bǔ)充協(xié)議或變更或解除合同協(xié)議、對方資信調(diào)查資料、來往文書、會議紀(jì)要、會談記錄、現(xiàn)場簽證、會簽單及合同招投標(biāo)過程形成的資料等。由于合同涉及面廣、環(huán)節(jié)多、實(shí)施時(shí)間長，如大型建筑工程需要幾年時(shí)間，特別有些單位只注重主合同的收集，對相關(guān)會議紀(jì)要、簽證、變更等助證材料收集管理不規(guī)范，容易造成合同檔案資料不完整，嚴(yán)重的會影響了合同結(jié)算、合同糾紛的解決，部分經(jīng)濟(jì)合同還牽涉到合同參與人員的廉政問題。如某企業(yè)十幾年前進(jìn)行一項(xiàng)大型技改工程，其中基礎(chǔ)工程抽沙回填。有關(guān)管理人員十幾年后被誣告，說當(dāng)時(shí)該工程采取圍標(biāo)，招投標(biāo)造假，且在工程結(jié)算時(shí)隨意加大工程量并收取回扣等。檢察機(jī)關(guān)到單位進(jìn)行取證，查閱了當(dāng)時(shí)合同檔案資料，由于此工程檔案從招投標(biāo)文件、合同、竣工圖、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投標(biāo)和簽署合同過程的影像檔案和會議紀(jì)要，整個(gè)工程起止過程材料十分齊全、準(zhǔn)確，足以證明合同招投標(biāo)過程主要是合法合規(guī)的；決算金額比合同額大的原因十分清楚，其證據(jù)材料（如設(shè)計(jì)變更通知單、工程量簽證單等）也十分齊全，檢察機(jī)關(guān)認(rèn)為該工程的合同檔案資料完整規(guī)范，具有較高的可信度，最終采信該檔案材料，還了當(dāng)事人的清白。因此，確保合同檔案資料的完整性、規(guī)范性非常重要。

（二）明確、規(guī)范合同管理流程，保證合同檔案收集及時(shí)、完整

合同檔案的齊全完整需合同主辦單位、歸口管理部門、主管部門（法律顧問部門）、檔案管理部門的共同努力。為了確保合同檔案資料收集齊全，需從企業(yè)工程程序、工作流程中規(guī)范各部門的工作行為，保證企業(yè)工作的規(guī)范化。合同主辦部門應(yīng)及時(shí)收集、整理合同簽訂、履行等相關(guān)資料。對方先行簽章的正式合同交付我方簽章，合同生效的同時(shí)合同主辦部門就將合同正本及相關(guān)資料提交合同歸口管理部門歸檔；對于我方先行簽章的合同交付對方簽章后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間（如10個(gè)工作日等）內(nèi)取得對方簽章的正式合同文本，及時(shí)交合同歸口管理部門歸檔。履行時(shí)間長的合同當(dāng)雙方主要權(quán)利與義務(wù)履行完畢后應(yīng)及時(shí)交合同歸口管理部門。

（三）合同檔案的收集要求

合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范要求合同檔案的全面性與準(zhǔn)確性較高，檔案管理部門接收合同檔案齊全完整的程序決定了收集工作的質(zhì)量。合同檔案的收集應(yīng)及時(shí)才能保證其齊全完整，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后應(yīng)實(shí)時(shí)歸檔，雙方在談判過程中互致的信件、傳真、電子數(shù)據(jù)資料等是確認(rèn)雙方權(quán)利義務(wù)的重要憑證，合同主辦部門經(jīng)辦人應(yīng)隨時(shí)收集、整理和保管，避免合同檔案的遺漏和有效性的損失。

三、明確合同檔案歸檔范圍、整理要求，規(guī)范合同檔案的分類整編

（一）明確合同檔案的歸檔范圍

除在管理制度規(guī)范明確責(zé)任單位和責(zé)任人、健全責(zé)任網(wǎng)絡(luò)外，還要明確規(guī)范收集范圍。一般情況下，一般性合同應(yīng)歸檔的材料包括以下幾個(gè)方面內(nèi)容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同會簽表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技術(shù)協(xié)議，方案書等。（4）變更、轉(zhuǎn)讓、終止等合同補(bǔ)充協(xié)議 （有補(bǔ)充協(xié)議的不可缺） 。（5）合同資信資質(zhì)材料，包括：對方營業(yè)執(zhí)照、資格證、特種經(jīng)營許可證等資信資料；對方簽約人、法定代表人身份證明或授權(quán)委托書。（6）合同簽約依據(jù)性材料，包括：詢比價(jià)及招投標(biāo)資料、意向書、備忘錄、會談記錄、中標(biāo)單位選擇說明等。（7）合同履約過程材料，（履約過程有文件產(chǎn)生的應(yīng)歸檔）包括：送達(dá)回執(zhí)或確認(rèn)書、往來信函、電報(bào)、傳真、電子郵件、質(zhì)量異議書、催款通知書等。（8）合同驗(yàn)收材料，包括：合同竣工（交貨、發(fā)貨）確認(rèn)單、驗(yàn)收確認(rèn)書、測試報(bào)告、工作報(bào)告、驗(yàn)收報(bào)告。（9）合同終結(jié)表。重大合同除包括一般合同歸檔范圍的八方面內(nèi)容外，還包括合同形成過程中的有關(guān)上級主管部門及政府（或相關(guān)部門）報(bào)批文件、批準(zhǔn)證書、領(lǐng)導(dǎo)批示等文檔資料。

合同檔案歸檔時(shí)一定要齊全完整，歸檔合同文本和相關(guān)材料以及每份文件的頁數(shù)等方面都應(yīng)保持齊全完整，否則不能稱作一套完整的合同檔案。針對每個(gè)項(xiàng)目要收集的資料列出清單，合同歸口管理部門按照檔案整理規(guī)范的要求整理好履行完畢的合同檔案，檔案部門接收合同檔案時(shí)根據(jù)合同統(tǒng)計(jì)臺賬與檔案移交清單認(rèn)真核對，并檢查檔案質(zhì)量。有合同管理軟件運(yùn)行條件的單位可將電子文本實(shí)時(shí)邏輯歸檔，再按規(guī)定進(jìn)行合同檔案實(shí)體歸檔和電子版的物理歸檔。

（二）合同檔案的整理要求

合同檔案的整理必須保持一份合同內(nèi)相關(guān)資料的有機(jī)聯(lián)系，保證合同的完整性；應(yīng)當(dāng)充分利用原有的整理基礎(chǔ)，不宜打亂其原有的保存狀況，整理后的合同檔案要便于保管和利用。

（三）規(guī)范合同檔案的分類整理

合同檔案資料繁多，尤其工程合同，合同檔案實(shí)行按“件”歸檔方式，按照“一事一檔、一項(xiàng)一檔”原則，分門別類，由各合同主辦部門負(fù)責(zé)合同履行過程涉及到的履行、變更、廢止信息的收集，統(tǒng)一交合同歸口管理部門整理。對單項(xiàng)合同（如采購、單項(xiàng)工程、融資借貸）及系統(tǒng)性較強(qiáng)的合同（如建筑、財(cái)務(wù)等），在整編中可多設(shè)一級類目，使合同檔案間關(guān)系更加清晰。檔案管理部門要肩負(fù)起合同檔案指導(dǎo)責(zé)任，指導(dǎo)相關(guān)業(yè)務(wù)人員按規(guī)范做好合同材料的整理歸檔工作。

四、重視合同檔案信息開發(fā)利用，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益

合同檔案歸檔資料繁多，要利用好合同信息管理，建立系統(tǒng)、方便、快捷的查詢信息系統(tǒng)相當(dāng)重要。檔案管理部門應(yīng)及時(shí)編制合同檔案檢索工具，及時(shí)有效地提供合同檔案利用服務(wù)。合同檔案的利用應(yīng)制度化，按保密規(guī)定設(shè)定利用者權(quán)限，并按規(guī)定進(jìn)行登記。檔案管理部門可對合同檔案信息進(jìn)行綜合整理，形成專題匯編，方便利用。

一是利用現(xiàn)代數(shù)字化管理手段建立合同管理應(yīng)用系統(tǒng)，并與檔案管理系統(tǒng)通過接口直接歸檔電子版，提高合同檔案運(yùn)轉(zhuǎn)效率，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)瀏覽、快捷傳輸、實(shí)時(shí)歸檔、實(shí)現(xiàn)資源共享，便于服務(wù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營。

二是加強(qiáng)對企業(yè)管理人員業(yè)務(wù)和相關(guān)法律知識的培訓(xùn)，增強(qiáng)工作主動性和提高法律意識，積極配合合同歸口管理部門開展定期檢查合同檔案歸檔情況，確保檔案信息完整。

三是做好合同檔案的專題匯編和檔案利用實(shí)例的編寫。專題匯編便于合同檔案的利用，利用實(shí)例的編寫是凸顯檔案價(jià)值，促進(jìn)檔案工作的發(fā)展。

綜上所述，合同檔案的管理通過制度規(guī)范合同管理程序、把好合同檔案收集源頭、抓好合同形成關(guān)鍵點(diǎn)，使合同檔案的收集、保管、提供利用有序規(guī)范，對維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

參考文獻(xiàn)：

企業(yè)合同檔案管理范文第2篇

摘 要 近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及運(yùn)用，社會逐漸面向信息化、數(shù)據(jù)化發(fā)展，如何保障信息系統(tǒng)運(yùn)行的安全性、高效性以及準(zhǔn)確性是當(dāng)前各行業(yè)急需解決的問題。在大數(shù)據(jù)的發(fā)展步伐中，信息系統(tǒng)的規(guī)范化運(yùn)行維護(hù)以及體系建設(shè)日趨重要，檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)的主要目的是保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的高速運(yùn)行，逐步提高企業(yè)檔案管理的信息化程度，以此更好的促進(jìn)數(shù)據(jù)歸檔的有效性。基于此，本文簡要提出企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)以及體系建設(shè)的要點(diǎn)，并以石油企業(yè)為例，提出當(dāng)前我國石油企業(yè)檔案管理系統(tǒng)工作中存在的主要問題以及解決措施，得以為相關(guān)工作人員提供理論參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案管理系統(tǒng) 運(yùn)行維護(hù) 體系建設(shè)

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)在各個(gè)領(lǐng)域中的運(yùn)用更加廣泛，發(fā)展空間也隨著擴(kuò)大?，F(xiàn)階段，為了適應(yīng)社會發(fā)展的步伐，企業(yè)對其檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行質(zhì)量提出了更高的要求，同時(shí)，企業(yè)檔案管理工作中信息化技術(shù)的優(yōu)勢越來越突出。信息化電子檔案作為新時(shí)期企業(yè)發(fā)展中必不可少一項(xiàng)工作方式以及工具，其運(yùn)行水平直接關(guān)系到企業(yè)檔案管理工作的正常運(yùn)行，尤其是在石油企業(yè)中，強(qiáng)化其檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)以及體系建設(shè)具有重要的意義。因此，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)積極分析檔案管理運(yùn)行系統(tǒng)中存在的主要問題并提出有效的措施加以解決。

一、企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)和體系建設(shè)要點(diǎn)

在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行管理工作中，通過有效的手段維護(hù)以及管理一個(gè)已經(jīng)建設(shè)完畢信息系統(tǒng)，保障其長期性的順利運(yùn)行并長時(shí)間發(fā)揮其運(yùn)用效益，比新系統(tǒng)的建設(shè)更具價(jià)值。

（一）企業(yè)檔案管理系統(tǒng)任務(wù)

在企業(yè)檔案管理實(shí)踐工作中發(fā)現(xiàn)，信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行以及維護(hù)并非簡單的維持系統(tǒng)的順利運(yùn)行，同時(shí)，也包含多方面的工作任務(wù)，具體如：在保證系統(tǒng)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)上，對系統(tǒng)運(yùn)行功能的應(yīng)用加以推廣；不斷充實(shí)、修改、更新系統(tǒng)中的信息資源，盡可能避免以及排除檔案系統(tǒng)的運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)以及系統(tǒng)錯(cuò)誤；逐漸完善以及強(qiáng)化系統(tǒng)功能；實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控；創(chuàng)新相關(guān)新系統(tǒng)的建設(shè)；充分發(fā)揮檔案的利用率等。

（二）企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)原則

在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)遵循三個(gè)基本原則：（1）預(yù)警性原則。一般來說，企業(yè)檔案管理運(yùn)維系統(tǒng)包括多種預(yù)案，爭在系統(tǒng)出現(xiàn)故障性問題或者系統(tǒng)的緊急狀態(tài)，能夠及時(shí)預(yù)警并找出相關(guān)應(yīng)急措施，這對于系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)效率的提高以及運(yùn)維成本的降低具有重要意義。（2）科學(xué)性原則。企業(yè)檔案運(yùn)行維護(hù)管理系統(tǒng)的不能處于事務(wù)性處理這一局面，同時(shí)，各級運(yùn)行維護(hù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)避免問題的重復(fù)性處理，逐步實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)工作的科學(xué)化。（3）指導(dǎo)性原則。在實(shí)際的系統(tǒng)運(yùn)維中得出，系統(tǒng)問題的發(fā)現(xiàn)以及解Q與系統(tǒng)的完善與開發(fā)、系統(tǒng)優(yōu)化機(jī)制以及相關(guān)業(yè)務(wù)流程具有緊密的聯(lián)系，因此，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)工作具備指導(dǎo)性原則。

（三）企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)功能

運(yùn)行維護(hù)技術(shù)對于檔案管理系統(tǒng)平臺功能有著至關(guān)重要的影響。一方面，系統(tǒng)平臺應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)問題的分析、處理以及問題反饋的高速運(yùn)行，保障信息系統(tǒng)的正常工作，以此逐步實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性目標(biāo)。另一方面，系統(tǒng)平臺應(yīng)當(dāng)具備指導(dǎo)以及操作功能，企業(yè)分公司在使用管理系統(tǒng)的過程中，由于存在系統(tǒng)更新、工作人員缺乏經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)變動等問題，常常由于系統(tǒng)缺乏有效的功能指導(dǎo)，應(yīng)當(dāng)系統(tǒng)功能的發(fā)揮。在系統(tǒng)工作環(huán)節(jié)，通過有效的指導(dǎo)以最大限度的降低數(shù)據(jù)故障以及系統(tǒng)故障，能夠降低系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)的壓力，并逐步提高系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)的準(zhǔn)確性。

另外，針對企業(yè)方案管理系統(tǒng)而言，還應(yīng)當(dāng)具備系統(tǒng)優(yōu)化功能，即在系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)過程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的問題，并不斷積累解決問題的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而通過系統(tǒng)的優(yōu)化設(shè)計(jì)以及系統(tǒng)功能的不斷完善，進(jìn)一步提高系統(tǒng)的運(yùn)行功能。同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)也應(yīng)當(dāng)具備信息倉庫功能，通過信息倉庫收集系統(tǒng)故障及其解決措施，這對于系統(tǒng)信息的再利用具有重要的意義；信息倉庫也包含信息流轉(zhuǎn)、系統(tǒng)功能運(yùn)行指導(dǎo)等方面的信息，能夠?yàn)橄到y(tǒng)的推廣運(yùn)用奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）制度保障體系的必要性

在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)以及體系建設(shè)過程中，管理人員應(yīng)當(dāng)建設(shè)相關(guān)制度保障體系，比如系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理制度、考核制度以及應(yīng)急制度等，以此不斷提高系統(tǒng)運(yùn)維系統(tǒng)的有效性以及實(shí)用性。從某種程度上來說，運(yùn)維制度的完善是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行的前提，系統(tǒng)管理人員的有效維護(hù)，能夠降低系統(tǒng)運(yùn)行中的風(fēng)險(xiǎn)，有效改善系統(tǒng)工作的質(zhì)量以及系統(tǒng)服務(wù)水平。通過科學(xué)的考核以及激勵(lì)體制，合理評價(jià)信息系統(tǒng)管理人員的行為，不僅能夠激發(fā)其工作熱情，同時(shí)也能夠有效提升工作效率，促進(jìn)系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)的健康發(fā)展。

二、石油企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)和體系建設(shè)現(xiàn)狀

石油企業(yè)是我國經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)發(fā)展中的重要組成部分，企業(yè)管理人員應(yīng)當(dāng)提高對于其檔案管理系統(tǒng)維護(hù)管理工作的重視，建設(shè)統(tǒng)一化的信息資源管理平臺?，F(xiàn)階段，石油企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)全面記錄著企業(yè)的發(fā)展歷史，是企業(yè)發(fā)展方向的一大依據(jù)，通過檔案資料的有效分析，不僅能夠明確其自身發(fā)展目標(biāo)、揚(yáng)長避短，促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。同時(shí)，通過檔案資料的管理方便與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解其各個(gè)單位的發(fā)展情況，并以檔案作為實(shí)際出發(fā)點(diǎn)制定一系列管理方案，保障企業(yè)經(jīng)營的有效性。當(dāng)就目前而言，我國許多石油企業(yè)的檔案管理工作依然存在諸多不足，還需不斷完善和改進(jìn)。

（一）真實(shí)性問題

一方面，現(xiàn)代社會處于信息化發(fā)展的新時(shí)代，檔案是石油企業(yè)中重要的信息資源，管理人員應(yīng)當(dāng)確保其真實(shí)性。以往的檔案管理模式難以保障檔案信息以及相關(guān)重要數(shù)據(jù)的安全，使用檔案文件時(shí)很有可能出現(xiàn)信息篡改或者數(shù)據(jù)遺失的情況，無法保障信息的安全，極大降低了企業(yè)檔案信息的真實(shí)性。另一方面，在石油企業(yè)中，石油企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)中多為圖表資料，檔案資料的負(fù)責(zé)人不明確，無法保障資料的權(quán)威性，或者存在檔案資料的刪改情況也難以發(fā)現(xiàn)，因此，企業(yè)檔案管理的真實(shí)性問題是應(yīng)當(dāng)逐漸引起重視。

（二）保密性問題

隨著信息化技術(shù)的進(jìn)步，以往的電子式文件檔案或者手寫檔案已經(jīng)難以適應(yīng)社會的發(fā)展，文件檔案容易出現(xiàn)遺失等問題，極大影響其安全性以及保密性。而使用計(jì)算機(jī)作為網(wǎng)絡(luò)終端，能夠極大提高信息傳遞速度，提高檔案管理的工作效率，但是不利于檔案資料的保密。

（三）長久性問題

隨著辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)化發(fā)展，許多單位逐步面向無人辦公狀態(tài)發(fā)展，信息化文件檔案的運(yùn)用范圍也不斷拓寬?，F(xiàn)階段，企I信息、數(shù)據(jù)均可以儲存在電子檔案中，工作人員只需手動操作就可以在較短時(shí)間內(nèi)得到企業(yè)所需要的信息，企業(yè)檔案管理的信息化方式簡化了辦公程序，但是一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，就會導(dǎo)致檔案信息在較短時(shí)間內(nèi)全部遺失，造成難以估量的后果，影響企業(yè)檔案管理的長久性發(fā)展。

（四）廣泛性問題

檔案管理按照原來傳統(tǒng)管理制度，利用率并不高，查閱資料難，不能準(zhǔn)確、快速的找到相關(guān)文檔，檔案不能被廣泛應(yīng)用。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)后，可以快速定位檔案位置，準(zhǔn)確找到原始檔案，并能讓存放的檔案內(nèi)容得到更好的運(yùn)用，充分發(fā)揮歷史檔案資源的作用。

三、企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)和體系建設(shè)措施

（一）庫房的智能化管理

隨著信息化技術(shù)的不斷推進(jìn)，其在企業(yè)各個(gè)領(lǐng)域的運(yùn)用更加深入，有關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)以計(jì)算機(jī)技術(shù)作為基礎(chǔ)，建設(shè)全新的、能夠與之適應(yīng)的檔案庫房管理系統(tǒng)，并充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢，通過其時(shí)效性特點(diǎn)逐漸實(shí)現(xiàn)庫房的實(shí)時(shí)監(jiān)控，有效控制庫房的空調(diào)設(shè)備以及溫度，在提高工作效率的同時(shí)，逐步實(shí)現(xiàn)庫房管理的現(xiàn)代化以及智能化。

（二）建設(shè)檔案管理相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)

現(xiàn)代化社會的信息數(shù)據(jù)量不斷擴(kuò)大，檔案管理部門的工作質(zhì)量已經(jīng)逐漸成為企業(yè)市場競爭中不可忽視的一個(gè)成分，因此，在這一時(shí)代中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷完善其檔案管理模式，充分發(fā)揮企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的價(jià)值。建設(shè)檔案管理系統(tǒng)是改善傳統(tǒng)管理方式中問題的主要手段，信息化系統(tǒng)的建設(shè)不僅能夠促進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的推廣化運(yùn)用，同時(shí)也能滿足數(shù)據(jù)量劇增情況下人們的工作需求。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實(shí)際發(fā)展需求，不斷創(chuàng)新更加方便的管理方式，通過計(jì)算機(jī)的硬件共享，有效建設(shè)檔案管理部分與企業(yè)其他部門的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

（三）提高工作人員綜合素質(zhì)

在石油企業(yè)中，檔案管理工作人員的素質(zhì)直接影響其工作水平，因此，管理人員應(yīng)當(dāng)提高重視，定期組織企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理與體系建設(shè)的工作人員開展培訓(xùn)工作，在提高其職業(yè)技能的同時(shí)，強(qiáng)化對于工作人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。同時(shí)，石油企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大人員培訓(xùn)投資，邀請相關(guān)專家舉辦講座培訓(xùn)活動，需要指出的是，在實(shí)際的培訓(xùn)過程中，管理人員不僅要重視理論知識的學(xué)習(xí)，也應(yīng)結(jié)合實(shí)際案例進(jìn)行實(shí)際演練，以此培養(yǎng)工作人員發(fā)現(xiàn)問題，解決問題的能力，為企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的提高創(chuàng)造條件。

（四）積極引進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用

近年來，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度較快，信息技術(shù)逐漸被運(yùn)用在各個(gè)領(lǐng)域。尤其是在企業(yè)檔案管理國策過程中，信息技術(shù)的運(yùn)用從根本上轉(zhuǎn)變了以往的工作方式，在企業(yè)的經(jīng)營過程中發(fā)揮著積極作用。然而，就現(xiàn)階段來說，我國信息技術(shù)水平與發(fā)達(dá)國家相比仍然存在一定差距，尤其是石油企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行與體系建設(shè)并不完善，因此，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)樹立正確的意識，充分意識到技術(shù)發(fā)展的中心作用，引進(jìn)國內(nèi)外先進(jìn)管理技術(shù)，通過有效措施提高信息化系統(tǒng)在檔案管理中的可靠性。

四、結(jié)語

石油企業(yè)的發(fā)展不僅關(guān)系到人民的正常生活，同時(shí)也影響我國國民經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行水平影響著企業(yè)的正常運(yùn)營，在信息技術(shù)的支持下，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)以及體系建設(shè)水平將進(jìn)一步提高，有關(guān)人員應(yīng)當(dāng)引起重視，積極分析其中存在的問題，并通過有效措施加以解決，以促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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企業(yè)合同檔案管理范文第3篇

火力發(fā)電廠工程直管、代建、委托三種建管模式并存，參建單位眾多。在工程建設(shè)中，僅土建施工單位就有近百家，相應(yīng)的施工合同就有700多項(xiàng)。此外還有相當(dāng)數(shù)量的監(jiān)理、設(shè)備采購，土建、機(jī)電安裝等各類火電廠工程合同。因此，合同管理的工作量十分巨大。電廠一開始意識到合同檔案管理的重要性，采取了一些相應(yīng)措施來加強(qiáng)其管理。然而，由于火電廠自身和客觀因素，合同檔案管理不規(guī)范，存在有待改善的問題。

1.1對火電廠工程合同檔案管理工作的認(rèn)知缺陷火電廠普遍存在多項(xiàng)工程同時(shí)進(jìn)行、項(xiàng)目跨專業(yè)等特點(diǎn)，這給合同檔案管理帶來相當(dāng)?shù)碾y度。

1.2火電廠工程合同檔案管理工作的缺陷由于電廠內(nèi)部各個(gè)項(xiàng)目所在部門只注重合同對正在進(jìn)行中的工程的作用，工程竣工后，忽略了合同材料的后期管理及歸檔。這樣一來，合同檔案材料由于人為等因素會損害了有效文字等情況。

1.3各類火電廠工程合同檔案文件資料的缺陷在合同檔案的管理過程中，我們往往只關(guān)注合同檔案的收集、保存、歸檔、管理等環(huán)節(jié)，而忽略了合同本身的質(zhì)量，必須確保各類合同文件資料的完整性和真實(shí)性。不少合同缺少某些重要的條款，在實(shí)施過程造成工程缺陷和漏洞，影響工程質(zhì)量，運(yùn)行后造成不安全事件發(fā)生。

2.加強(qiáng)火電廠工程合同檔案管理的措施

2.1提高對火電廠工程合同檔案管理工作的重視程度在合同簽訂之前施工單位應(yīng)對招標(biāo)文件進(jìn)行分析和合同文本審查，評估合同風(fēng)險(xiǎn)，然后進(jìn)行火電廠工程合同的策劃，為報(bào)價(jià)、工程預(yù)算、合同談判與簽訂提供決策的信息與意見。當(dāng)合同簽訂后，應(yīng)該對于合同實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤，收集合同實(shí)施過程中的信息資料，然后對此進(jìn)行分析，提出合同實(shí)施方面的意見、建議，建立合同實(shí)施保證體系。第一，建立外包工程管理平臺。各有關(guān)單位的所有合同檔案管理專職人員及時(shí)錄入工程立項(xiàng)、資質(zhì)審查、入場管理、施工監(jiān)督和竣工驗(yàn)收等管理環(huán)節(jié)信息，對各項(xiàng)施工工程進(jìn)行在線管理和監(jiān)督，確保各項(xiàng)合同檔案信息準(zhǔn)確、完整。第二，建立合同網(wǎng)絡(luò)審核體系。確保簽訂的合同符合《合同法》及與其他法律、法規(guī)有關(guān)的內(nèi)容以及所涉及到合同的規(guī)定，明確發(fā)承包雙方各自的權(quán)利義務(wù)，保證工程施工質(zhì)量，不發(fā)生合同糾紛。

2.2各類火電廠工程合同檔案文件資料必須真實(shí)完整合同檔案是工程建設(shè)檔案的重要組成部分，是反映工程建設(shè)真實(shí)情況的基本資料，是工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。第一，建立合同管理平臺。將合同的基本信息，如檔號、合同名稱、合同編號、簽定日期、合同多方責(zé)任者、合同屬性、合同金額、履行情況、合同整理互見號等子目錄項(xiàng)進(jìn)行詳細(xì)著錄，在同一個(gè)工程的各類合同后用括號統(tǒng)一著錄工程的名稱或統(tǒng)一的工程編號，確?；痣姀S工程合同收集完整，歸檔及時(shí)。實(shí)行發(fā)包單位和承包單位分級管理，除做好檔案的收集、整理、歸檔、利用工作外，要建立起一個(gè)與企業(yè)組織機(jī)構(gòu)及管理模式相適應(yīng)的、信息暢通的、穩(wěn)定的合同管理人員網(wǎng)絡(luò)體系，確保人員有效到位，保障工程施工合同歸檔渠道的暢順。第二，加強(qiáng)合同管理人員培訓(xùn)，使檔案人員應(yīng)充分利用信息時(shí)代的資源，通過計(jì)算機(jī)對合同檔案特別是建設(shè)工程施工合同、大、小修技改項(xiàng)目施工合同檔案進(jìn)行管理，并實(shí)時(shí)錄入、更新管理過程的信息，確保合同檔案信息性便捷和準(zhǔn)確。與此同時(shí)，合同檔案管理人員還應(yīng)提高防范意識，加強(qiáng)合同檔案管理的保密工作，維護(hù)火電廠自身的合法權(quán)益。

2.3火電廠工程合同檔案管理工作必須規(guī)范有序合同檔案管理是一個(gè)環(huán)環(huán)相扣的過程化管理，任意一個(gè)環(huán)節(jié)不規(guī)范就可能造成檔案的失實(shí)或缺失。為此，各有關(guān)單位相關(guān)專業(yè)管理部門應(yīng)通力協(xié)作，共同做好相關(guān)的工作。第一，合同履約責(zé)任部門負(fù)責(zé)收集、整理合同履行過程中的各類原始資料，建立合同檔案，合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后，及時(shí)將全套合同資料提交合同主管部門歸檔。第二，合同主管部門按規(guī)定及時(shí)將合同檔案移交公司檔案室存檔。合同檔案資料包括合同協(xié)議書、合同條款、有關(guān)紀(jì)要等文件。招標(biāo)項(xiàng)目還應(yīng)包括招投標(biāo)的全套檔案資料。第三，基建火電廠工程合同由合同主管部門整理按規(guī)定及時(shí)移交公司檔案室，歸入基建檔案，機(jī)組大、小修和部分日常維護(hù)項(xiàng)目，外包合同由生產(chǎn)技術(shù)部整理成冊移交公司檔案室，歸入生產(chǎn)檔案。合同文件存檔后，正本不得外借，副本外借時(shí)，要按規(guī)定辦理好借閱手續(xù)，并及時(shí)回收，以免檔案遺失或損毀。

3.結(jié)束語

企業(yè)合同檔案管理范文第4篇

一、合同訂立

(一)合同分類。根據(jù)合同性質(zhì)不同，建設(shè)項(xiàng)目合同主要分為以下三類：1.建設(shè)項(xiàng)目施工合同，包括土建、施工、安裝和裝飾裝修合同等。2.技術(shù)服務(wù)合同，包括建設(shè)項(xiàng)目中的勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、中介、技術(shù)咨詢和服務(wù)合同等。3.物項(xiàng)采購合同，指設(shè)備、材料、辦公用品等采購合同。(二)將歸檔要求納入合同條款。建設(shè)項(xiàng)目中，最為重要的檔案就是竣工圖?？⒐D是項(xiàng)目實(shí)體最終真實(shí)情況的具體反映，是今后項(xiàng)目改擴(kuò)建、運(yùn)行維護(hù)的重要依據(jù)和憑證。因此，在項(xiàng)目建設(shè)初期，建設(shè)單位首先應(yīng)以合同形式約定竣工圖編制和提交的責(zé)任。具體情況有：1.由施工單位編制竣工圖的，應(yīng)在施工合同中明確施工單位提交建設(shè)單位項(xiàng)目檔案的名稱、內(nèi)容、版本、套數(shù)、時(shí)間、費(fèi)用、質(zhì)量要求及違約責(zé)任。另外，也可與施工單位另行簽訂竣工圖編制合同。與此同時(shí)，在設(shè)計(jì)合同中，應(yīng)明確因修改增加新圖的責(zé)任，明確留作竣工圖用的施工圖套數(shù)。2.由設(shè)計(jì)單位編制竣工圖的，除紙質(zhì)竣工圖外，應(yīng)明確是否需提交電子版竣工圖以及竣工圖紙的審核方式。3.監(jiān)理合同中，應(yīng)明確監(jiān)理單位對竣工圖和竣工資料的審核以及向建設(shè)單位提交監(jiān)理檔案的責(zé)任。4.物項(xiàng)采購合同中，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確供方需要提交的文件材料清單及份數(shù)等要求。針對非標(biāo)設(shè)備采購加工，還應(yīng)約定提交質(zhì)量計(jì)劃、原材料質(zhì)量證明、相應(yīng)人員資質(zhì)、檢驗(yàn)檢測報(bào)告、竣工圖、完工報(bào)告等。廠家提交歸檔的文件材料應(yīng)約定為原件，確實(shí)無法提供原件的，應(yīng)明確要求由形成單位加蓋與原件等效的有效標(biāo)識或出具有效證明，并說明原件存處。(三)合同審批。為防范風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)合同類別、金額大小和重要性不同，簽訂合同之前應(yīng)履行一定的審批手續(xù)，必要時(shí)需召開合同評審會議。合同審批表、合同會簽單及合同評審專家意見，作為合同審批記錄文件，需與合同一起歸檔。(四)合同登記編號。為便于合同日常使用和管理，每份合同應(yīng)及時(shí)登記編號，并在建設(shè)單位計(jì)劃合同或法務(wù)部門予以備案。合同編號由簽訂合同的年份、承辦部門代號、合同等級、合同類別、流水號等組成。每個(gè)合同編號是唯一的，流水號應(yīng)避免斷號。

二、合同履行

合同履行過程中簽訂的補(bǔ)充協(xié)議、往來重要文件和會議紀(jì)要等，特別是涉及合同內(nèi)容變化的，應(yīng)及時(shí)收集，與合同一起歸檔，并且要求是原件，簽字蓋章手續(xù)完備。傳真件或其他形式復(fù)印件，需加蓋受控章予以確認(rèn)。對于設(shè)備采購合同，重要設(shè)備的源地驗(yàn)收或到貨開箱時(shí)，必須要有檔案管理人員參加，依據(jù)合同條款，檢查驗(yàn)收設(shè)備隨機(jī)文件、完工報(bào)告、竣工圖紙等是否符合歸檔要求。對于設(shè)備監(jiān)造過程形成的質(zhì)保大綱、質(zhì)量計(jì)劃、不符合項(xiàng)等質(zhì)量記錄等也應(yīng)收集歸檔。對于技術(shù)服務(wù)合同，合同承辦部門應(yīng)會同檔案管理人員一起檢查乙方提供的技術(shù)報(bào)告、檢驗(yàn)和測試記錄等是否符合相關(guān)要求，并及時(shí)完成驗(yàn)收記錄的整理歸檔。對于施工合同，重點(diǎn)檢查竣工圖編制質(zhì)量和套數(shù)是否符合要求以及施工資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。

三、合同歸檔

(一)歸檔范圍。合同檔案一般包括：合同書原件（即：合同文本及其附件）,與訂立合同有直接關(guān)聯(lián)的其他材料,合同相對方的資信材料,可行性分析報(bào)告,國家行政機(jī)關(guān)的相關(guān)許可文件,技術(shù)協(xié)議,有關(guān)合同往來的文書、信函、傳真、電話記錄,營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件,授權(quán)委托書以及其他相關(guān)憑證的原件。技術(shù)服務(wù)合同中，與履行合同有關(guān)的技術(shù)背景資料、可行性論證和技術(shù)評估報(bào)告、項(xiàng)目任務(wù)書和計(jì)劃書、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、原始設(shè)計(jì)和工藝文件以及其他技術(shù)文檔是合同的重要組成部分，同樣缺一不可。如果確因數(shù)量龐大，劃歸技術(shù)檔案，應(yīng)予以詳細(xì)說明或標(biāo)注鏈接。(二)歸檔要求。合同檔案的整理，一般先區(qū)分合同類別，按年度（時(shí)間順序），編制文件歸檔目錄，按件或按卷進(jìn)行裝訂。合同檔案保管期限的劃分，一般根據(jù)合同本身的重要性、合同金額以及合同標(biāo)的物和項(xiàng)目原因等綜合考慮。保管期限一般分為永久、長期、短期三種，也可直接標(biāo)識具體年限。建設(shè)項(xiàng)目一般投資金額較大，應(yīng)編制一份完整的合同清單放入合同檔案。

四、合同管理的其他環(huán)節(jié)

談判記錄、招投標(biāo)文件和評標(biāo)文件及中標(biāo)通知書等，作為簽訂合同的前奏，一般作為項(xiàng)目管理文件，不納入合同檔案范圍。合同糾紛形成的書、答辯書、判決書、調(diào)解書、裁定書、裁決書等法律文書則按專門檔案進(jìn)行整理歸檔。合同檔案的借閱需由相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。五、常見問題在以往建設(shè)項(xiàng)目合同檔案收集、整理和歸檔過程中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)合同文本的規(guī)范性方面還有待進(jìn)一步提高，比如：第一，簽訂合同的甲方或乙方，不是法人而是委托人，卻沒有收集授權(quán)委托書。第二，合同章用單位行政公章代替。第三，簽字人身份或職級與合同管理要求不符。第四，合同簽訂日期空白。第五，合同簽訂份數(shù)太少，或因保管不當(dāng)，合同原件丟失。第六，合同附件，如：技術(shù)規(guī)格書、圖紙等技術(shù)資料未同時(shí)收集歸檔，鏈接標(biāo)注不清晰。第七，合同檔案保管期限劃分不妥，過長或過短。第八，合同中未提及文檔管理要求，需要相關(guān)配套文件時(shí)沒有依據(jù)，局面被動。

綜上所述，作為建設(shè)項(xiàng)目業(yè)主方，在合同管理方面，應(yīng)設(shè)置專門崗位，建立科學(xué)合理的工作流程，改變手工粗放的管理模式，提高信息化水平，積極關(guān)注合同的動態(tài)管理與后評價(jià)工作；在歸檔工作中，堅(jiān)持“通過合同控制加強(qiáng)工程檔案管理”的理念，做好內(nèi)部自身形成文件材料歸檔工作的同時(shí)，對外部多用合同約束建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)方，加強(qiáng)檔案工作監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，注重協(xié)調(diào)與溝通，為今后建設(shè)項(xiàng)目管理全面留存更多的依據(jù)憑證，積累更多的寶貴經(jīng)驗(yàn)，從而促進(jìn)企業(yè)又好又快發(fā)展。

作者:王繼榮 單位:中國原子能科學(xué)研究院

參考文獻(xiàn)：

企業(yè)合同檔案管理范文第5篇

1發(fā)電企業(yè)檔案管理的重要意義

電力產(chǎn)業(yè)是國民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，而發(fā)電的高效率和持續(xù)性供給關(guān)系著國計(jì)民生的大事。我國發(fā)電企業(yè)的檔案是從上世紀(jì)七十年代末期的改革開放開始變化的，在發(fā)電企業(yè)的整個(gè)發(fā)展過程都記錄在企業(yè)檔案管理部門所管理的各類檔案資料中，這對于發(fā)電企業(yè)的歷史面貌和經(jīng)濟(jì)效益有著獨(dú)一無二的憑證作用，在發(fā)電企業(yè)的經(jīng)營管理、安全生產(chǎn)文化建設(shè)以及可持續(xù)性發(fā)展等各個(gè)方面都發(fā)揮著不可替代的重要作用。這包括了豐富的知識信息和科學(xué)資源，從本質(zhì)上反射出企業(yè)發(fā)展的真實(shí)歷程，對于企業(yè)的可持續(xù)展有著巨大的推動作用。隨著電力體制改革，檔案管理中所富含大量信息價(jià)值的重要性越發(fā)明顯，決定了發(fā)電企業(yè)的檔案管理工作所面臨的最緊要的任務(wù)就是如何提高檔案管理的時(shí)效性，利用這豐富的資源更加準(zhǔn)確、及時(shí)地服務(wù)于發(fā)電企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營決策以及研究。

2發(fā)電企業(yè)檔案的主要內(nèi)容

發(fā)電企業(yè)安全生產(chǎn)檔案的內(nèi)容主要有以下幾個(gè)方面：

（一）發(fā)電企業(yè)安全工作的規(guī)章制度

發(fā)電企業(yè)安全工作的規(guī)章制度，包含安全生產(chǎn)管理組織機(jī)構(gòu)以及領(lǐng)導(dǎo)名單和職能分工，兼職及專職安全管理員的崗位責(zé)任，企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)與上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)簽訂的安全責(zé)任狀，企業(yè)與下屬單位簽訂的安全責(zé)任書；企業(yè)總體安全管理制度；針對特殊工種制定的操作規(guī)程和經(jīng)營管理辦法，針對電力生產(chǎn)流程存在的危險(xiǎn)有害源等所采取的職業(yè)病防范措施。

（二）安全生產(chǎn)工作記錄

安全生產(chǎn)工作記錄包括參加電力安全監(jiān)管會議的文字記錄，以及企業(yè)內(nèi)部召開的各種會議、研討會所作的安全工作方面的研究、討論和決定的記錄。企業(yè)勞保用品的供應(yīng)單位、供貨時(shí)間以及發(fā)放計(jì)劃，企業(yè)財(cái)產(chǎn)、人員、設(shè)備以及運(yùn)輸工具的保險(xiǎn)記錄；防汛、消防等重要器材的重置、更新數(shù)量和時(shí)間記錄；事故發(fā)生后的調(diào)查處理結(jié)果、報(bào)告及定期上交的事故報(bào)表；上級單位下達(dá)的對發(fā)電企業(yè)的各項(xiàng)考核標(biāo)準(zhǔn)和檢查要求中對安全生產(chǎn)所做的記錄，出現(xiàn)重大事故隱患后給責(zé)任單位人所下限期整改通知書的存根，以及對整改結(jié)果進(jìn)行跟蹤檢查的記錄；發(fā)生事故后所作的調(diào)查報(bào)告和處理結(jié)果以及定期上報(bào)的事故報(bào)表。

（三）有關(guān)設(shè)施和設(shè)備安全狀況的資料

包括電力生產(chǎn)中經(jīng)營的危險(xiǎn)商品和使用高危物品的說明書，發(fā)電設(shè)備安裝和發(fā)電設(shè)施建設(shè)過程中的各種原始文件和圖紙的復(fù)印件，建筑單位和設(shè)備生產(chǎn)商的生產(chǎn)許可證、技術(shù)說明書以及產(chǎn)品合格證。以及設(shè)備、設(shè)施還有交通工具等的損壞和歷次維修記錄，電氣設(shè)施、防盜網(wǎng)等的改造和安裝更新記錄；對高壓、高溫、以及電器等重要設(shè)備的定期檢測和檢驗(yàn)的記錄。

（四）經(jīng)營合同檔案

發(fā)電企業(yè)的合同檔案部分是由文書檔案發(fā)展演變而來，為了易于管理和利用而設(shè)置了單獨(dú)的一個(gè)檔案進(jìn)行管理。與其他企業(yè)單位簽訂的合同協(xié)議文件組成了這個(gè)檔案，是記載和反映發(fā)電企業(yè)法律維權(quán)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要憑證。

（六）有關(guān)安全教育和崗位培訓(xùn)的資料

進(jìn)一步提高和加強(qiáng)企業(yè)的主要負(fù)責(zé)人的安全意識，要將安全生產(chǎn)檔案建檔業(yè)務(wù)列入安全生產(chǎn)的必修類容。如說每個(gè)員工必須參加新員工進(jìn)廠時(shí)的安全教育，不能出現(xiàn)缺人、缺課時(shí)的現(xiàn)象；要定期進(jìn)行小規(guī)模的班組安全教育，要讓所有員工盡可能及時(shí)的掌握所有的安全操作規(guī)程新技術(shù)，最大程度上減少由于員工因?yàn)楹鲆暟踩鴮?dǎo)致的安全事故發(fā)生的可能性，盡可能保護(hù)員工的生命和企業(yè)的財(cái)產(chǎn)安全。

3檔案管理在安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理中的作用

3.1能夠有效地解決發(fā)電企業(yè)安全生產(chǎn)檔案不健全問題

目前，許多電力企業(yè)仍存在諸多漏洞和薄弱環(huán)節(jié)，最為突出的問題是安全生產(chǎn)檔案的不健全。安全生產(chǎn)檔案的安全性具有促使企業(yè)管理層將安全生產(chǎn)列入日常議程，增強(qiáng)企業(yè)全體員工的“安全第一”的思想意識，在生產(chǎn)中時(shí)刻牢記安全的重要性，并能夠積極主動地配合安全管理人的檢查。同時(shí)安全生產(chǎn)檔案還有助于全體員工工作主動性和責(zé)任感的提升，為企業(yè)安全管理工作有張有序地開展創(chuàng)造良好的企業(yè)氛圍。因此，應(yīng)當(dāng)重視并強(qiáng)化安全生產(chǎn)檔案制度的建立和完善，促進(jìn)企業(yè)安全生產(chǎn)主體責(zé)任的落。

3.2能夠確保發(fā)電企業(yè)在市場競爭中站穩(wěn)腳步

隨著電力市場的發(fā)展和完善，發(fā)電企業(yè)面臨的市場競爭更加趨于激烈。而發(fā)電企業(yè)檔案包含著涉及范圍廣、門類眾多的海量信息資源，記錄了企業(yè)在發(fā)展與改革過程中所有有價(jià)值的圖片、數(shù)據(jù)以及文字等材料，能夠客觀地反映企業(yè)的發(fā)展歷程。有效地管理檔案資源，能夠?yàn)榘l(fā)電企業(yè)在發(fā)展和市場競爭中提供可靠的決策依據(jù)，使發(fā)電企業(yè)能夠更加高效地解決發(fā)展中面臨的挑戰(zhàn)。如果企業(yè)在檔案管理環(huán)節(jié)發(fā)生嚴(yán)重的疏漏，導(dǎo)致一些重要的科研信息和信息資源有所缺失，更不幸的是這些資料信息如果被競爭對手掌握，將嚴(yán)重地削弱企業(yè)的市場競爭力，挫傷企業(yè)的發(fā)展能力。

3.3能夠提高企業(yè)檔案利用效率

在現(xiàn)如今的發(fā)電企業(yè)里面，各級管理人員逐漸認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，明白了只有堅(jiān)持不懈地綜合利用各種合理的措施才夠夠完善企業(yè)的檔案管理制度、提升檔案管理工作效率的道理，使檔案的時(shí)效性得以明顯地體現(xiàn)出來，降低檔案資料使用過程中的誤差，同時(shí)提高發(fā)電企業(yè)各類檔案資料的統(tǒng)計(jì)精準(zhǔn)度。

3.4能夠給與并滿足企業(yè)管理體制改革的需要

發(fā)電企業(yè)只有引進(jìn)競爭機(jī)制不斷開拓外界市場，才能在激烈的市場競爭中獲得有利條件，檔案管理對發(fā)電企業(yè)安全生產(chǎn)與經(jīng)營具有重要作用，在發(fā)電企業(yè)中扮演著奠基石的角色。發(fā)電企業(yè)的檔案一般記錄著企業(yè)的生存環(huán)境、生產(chǎn)能力以及經(jīng)營狀況等各種信息，只有對發(fā)電企業(yè)進(jìn)行有效的檔案管理，才能為企業(yè)的安全生產(chǎn)、經(jīng)營奠定基礎(chǔ)。因此，發(fā)電企業(yè)應(yīng)充分重視對檔案的管理，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理方法，并隨著體制的變化適實(shí)變化管理的方式方法。