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一、電子檔案存在不足之處

1.規(guī)章制度不夠完善

目前，高職院校檔案部門還沒有一套完善的電子檔案歸檔制度，各部門兼職檔案對(duì)電子檔案的歸檔意識(shí)較差，對(duì)檔案工作積極性不高，總是以應(yīng)付的態(tài)度面對(duì)此工作，因此導(dǎo)致電子檔案管理不規(guī)范、歸檔不完整。正因?yàn)槿狈w檔制度和工作要求，導(dǎo)致各院系部處室移交來的電子檔案不完整、不規(guī)范，造成電子檔案歸檔工作難，并影響到后續(xù)的一系列工作的開展。高職院校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案歸檔制度的建立和完善，促使他們以正確的態(tài)度面對(duì)檔案工作。

2.電子文件收集難

辦公自動(dòng)化的產(chǎn)生，改變了以往的發(fā)文模式，使文件收發(fā)更便捷，提高了工作效率，但加大了電子檔案收集難度。電子文件產(chǎn)生于學(xué)校各院系部處室，分散在各職能部門中，這些部門的兼職檔案員對(duì)電子檔案收集歸檔意識(shí)差，他們對(duì)檔案工作有散漫的心態(tài)，覺得電子檔案有就存，沒有就不存，不會(huì)自覺地去積累和保存平時(shí)工作中所產(chǎn)生的電子文件。有些因?yàn)橛?jì)算機(jī)配置低的問題，有些因?yàn)楦鼡Q兼職檔案員的問題，沒有做好交替工作，導(dǎo)致大部分的電子文件丟失，給電子檔案收集工作加大了難度。

3.電子檔案儲(chǔ)存載體保管條件要求

高電子檔案儲(chǔ)存載體主要是以光盤、磁盤、磁帶為主，而磁盤、磁帶容易被磨損、脫落、發(fā)霉、變形等，且不易恢復(fù)，因此，電子檔案載體保管條件相對(duì)紙質(zhì)檔案要高。如電子檔案儲(chǔ)存載體保管不當(dāng)，一旦受損，將直接影響電子檔案信息再現(xiàn)和再利用。

4.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)尚未和檔案管理系統(tǒng)銜接

隨著信息時(shí)代的飛速發(fā)展，大部分高職院校已經(jīng)推行使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(OA系統(tǒng))。如我校在2010年5月已開始使用OA系統(tǒng)，但在建立和設(shè)計(jì)時(shí)沒有考慮到檔案的歸檔問題，OA系統(tǒng)沒有和檔案管理系統(tǒng)相銜接，OA系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件不能直接導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)中，導(dǎo)致電子文件分散、混亂，收集和歸檔難度加大，歸檔不及時(shí)，甚至部分電子文件丟失。

5.電子檔案存在安全隱患

電子文件的產(chǎn)生是直接在計(jì)算機(jī)上形成，且在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下傳送，此方法雖方便快捷，但存在一定的安全隱患。如計(jì)算機(jī)受病毒感染、遭受黑客攻擊等，都會(huì)使文件信息受破壞，導(dǎo)致無法讀取。電子檔案在提供利用時(shí)，容易被刪除、修改、復(fù)制，而不留痕跡。

二、加強(qiáng)高職院校電子檔案管理的措施

1.完善電子檔案歸

檔管理制度要做好電子檔案歸檔工作，保證電子檔案收集歸檔完整性，必須建立健全歸檔制度。高職院校要結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定《電子文件歸檔管理辦法》、《電子文件收集管理規(guī)定》、《兼職檔案員職責(zé)》及《檔案工作人員考核制度》等制度。高職院校在制定制度時(shí)，要將兼職檔案員的檔案工作作為年度考核的標(biāo)準(zhǔn)之一，檔案工作表現(xiàn)好的，好給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，以此提高他們對(duì)檔案工作的積極性，做好學(xué)校檔案歸檔工作。

2.加強(qiáng)電子文件收集與歸檔管理

(1)電子文件的收集。高職院校檔案部門要對(duì)各職能部門產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行跟蹤，并對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，引導(dǎo)他們將具有保存價(jià)值的電子文檔、圖片和聲像資料按規(guī)定完整地保存起來，并按時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)傳送或拷貝到載體中向檔案部門移交，及時(shí)歸檔。

(2)電子文件歸檔管理。電子文件歸檔是指經(jīng)過系統(tǒng)地簽定、整理，將有參考價(jià)值的電子文檔、圖片、聲像等材料，從計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器或網(wǎng)絡(luò)上拷貝到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上，以便長(zhǎng)期保存的歸檔過程。一是要做好電子文件的鑒定。檔案工作者在收集電子文件時(shí)，要鑒別電子文件的真假，其格式、排版要符合歸檔要求，通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送或U盤拷貝方式接收的電子文件要進(jìn)行殺毒處理。二是要保證電子文件的完整性。電子檔案的完整性包含兩點(diǎn)，一是要記錄單位、機(jī)構(gòu)活動(dòng)的真實(shí)全貌；二是電子文件的內(nèi)容信息和元數(shù)據(jù)(背景、結(jié)構(gòu))信息，與紙質(zhì)文件一樣，電子文件生成過程應(yīng)當(dāng)記錄起草者、修改者、審核者、簽發(fā)者等信息。無紙化辦公實(shí)行后，紙質(zhì)文件一般不走發(fā)文流程，以上信息也不會(huì)體現(xiàn)在電子正文中，確保電子檔案的完整性，要將有領(lǐng)導(dǎo)簽字頁(yè)和蓋章頁(yè)掃描成JPG或PDF格式，與正文合并成一個(gè)完整的PDF文檔存檔，并將紙質(zhì)文件一并保存，以實(shí)現(xiàn)檔案歸檔的雙軌制。三是電子檔案與紙質(zhì)檔案要保持相互關(guān)聯(lián)性。檔案人員要參照紙質(zhì)檔案的歸檔方法，按《高等學(xué)校檔案分類法》對(duì)電子文件進(jìn)行分類整理，即按年度—類別—保管期限進(jìn)行分類。首先要按年度分開，即不同年度的文件分開歸檔，其次按不同類別分開，再區(qū)分其保管期限，最后按時(shí)間順序排序編號(hào)，并打印電子檔案目錄，最后將文件內(nèi)容和目錄一并拷貝到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上保存。檔案人員在編制電子檔案目錄時(shí)，要注明相同紙質(zhì)檔案的歸檔號(hào)，同時(shí)也要在紙質(zhì)檔案?jìng)淇急碇凶⒚麟娮訖n案的編號(hào)和存放位置，以方便日后參照利用。

3.保證電子檔案及載體的安全性

一是要配備電子防磁儲(chǔ)存柜。電子檔案的儲(chǔ)存載體是磁般、光盤、硬盤等，這些載體保存條件相對(duì)要求高，要保證它的安全性，必須做好防塵、防霉、防潮、防高溫、防擠壓等措施。為避免擠壓和擦花，光盤還要以書豎立擺放，所以必須要配備專業(yè)的電子檔案儲(chǔ)存柜。二是要做好備份和轉(zhuǎn)載工作。檔案室要配備刻錄機(jī)和照相機(jī)及光盤等設(shè)施，檔案人員要隨時(shí)對(duì)所歸檔文件做好備份工作。儲(chǔ)存在載體中的數(shù)字信息要定期載體和拷貝，要進(jìn)行抽樣檢查和讀取，如發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)恢復(fù)。

4.注重對(duì)檔案員專業(yè)技術(shù)的培養(yǎng)

培養(yǎng)一批既精通電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、又懂得檔案管理的工作人員是推動(dòng)高職院校檔案事業(yè)發(fā)展的必然手段。一直以來，檔案工作人員外出培訓(xùn)的機(jī)會(huì)少之又少，高職院校領(lǐng)導(dǎo)要重視對(duì)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，提高其整體業(yè)務(wù)水平。可有針對(duì)性地選擇個(gè)別檔案人員到專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)，或是請(qǐng)專家學(xué)者到校安排培訓(xùn)，也可到兄弟院校學(xué)習(xí)取經(jīng)，促進(jìn)交流，借鑒好的經(jīng)驗(yàn)做法，拓寬其業(yè)務(wù)知識(shí)，使他們能更好地掌握新的新科技技術(shù)，應(yīng)對(duì)電子檔案歸檔管理這一新課題。

作者：姚小菊單位：惠州經(jīng)濟(jì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院