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摘要：

隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作也在進(jìn)行相應(yīng)的改變，電子檔案逐漸替代過去的檔案管理模式，檔案的安全性、實(shí)用性都大大提高。本文主要針對電力系統(tǒng)的電子檔案管理工作進(jìn)行分析，探究其中的問題，以及未來發(fā)展的方向，希望能夠?yàn)闄n案管理工作帶來一些幫助。

關(guān)鍵詞：

電力系統(tǒng)；電子檔案；管理現(xiàn)狀；發(fā)展方向

正文：

電子檔案與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，其安全性更高，可異地備份電子檔案，查閱過程更加方便，而且檔案的內(nèi)容更加多樣，存儲(chǔ)環(huán)節(jié)占用的空間更小，基本不增加庫存，可快速方便提供利用，更方便出差人員使用，為此，許多單位開始使用電子檔案開展工作。目前，電力系統(tǒng)也在使用電子檔案，其中的問題也比較明顯，筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，闡述當(dāng)前現(xiàn)狀，以及檔案發(fā)展方向，希望能夠?yàn)殡娮訖n案發(fā)展帶來幫助。

一、當(dāng)前電力系統(tǒng)電子檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）管理責(zé)任分工不明，檔案管理漏洞較多

檔案管理工作是一項(xiàng)非常細(xì)致、要求較高的工作，需要企業(yè)為此成立專門的部門，并配備能力較強(qiáng)的工作人員，開發(fā)數(shù)字檔案館系統(tǒng)，統(tǒng)籌數(shù)字檔案館建設(shè)，但是，目前，由于發(fā)展水平的限制，電力系統(tǒng)在電子檔案管理方面還存在許多問題，首先是責(zé)任分工不明確，歸檔責(zé)任部門對電子檔案的歸檔缺乏主動(dòng)性和能動(dòng)性，而檔案管理人員不明確自己的職責(zé)范圍，這樣勢必會(huì)影響工作的質(zhì)量，同時(shí)，電子檔案是一種新生事物，許多工作人員對其了解較少，工作中遇到許多問題無法解決，造成管理工作較為混亂。

（二）人員業(yè)務(wù)能力較低

電子檔案管理工作需要使用到各種電子設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，這些設(shè)備的技術(shù)水平較高，需要工作人員對其有深入的了解，同時(shí)要有足夠的能力進(jìn)行使用，如果工作人員的能力不強(qiáng)，則無法高效率地使用這些設(shè)備，進(jìn)而影響檔案管理的質(zhì)量。目前，在電力系統(tǒng)中，許多先進(jìn)的設(shè)備得不到應(yīng)用，一直處在荒廢的狀態(tài)，這是因?yàn)楣ぷ魅藛T沒有能力使用這些設(shè)備，而且企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層也對此不夠重視，沒有安排能力較強(qiáng)的人員從事這項(xiàng)工作，也沒有安排現(xiàn)有人員進(jìn)行培訓(xùn)，導(dǎo)致人員的整體實(shí)力較低，人員業(yè)務(wù)能力滯后，會(huì)影響檔案管理工作的開展。

（三）缺乏科學(xué)的建檔規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)

電子檔案是一種新生事物，在使用過程中會(huì)遇到較多的問題，這就需要企業(yè)制定完善標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對工作進(jìn)行詳細(xì)的管理和約束，進(jìn)而使得檔案管理工作走向正規(guī)。目前，電力系統(tǒng)檔案管理工作缺乏科學(xué)數(shù)字檔案館的管理標(biāo)準(zhǔn)，甚至一些基礎(chǔ)性的工作也無法有效展開，直接導(dǎo)致電子檔案管理效率降低。

二、電力系統(tǒng)電子檔案管理工作改進(jìn)策略

（一）建立完善的管理部門，提高分工水平

電力系統(tǒng)的企業(yè)管理者要充分認(rèn)識(shí)到電子檔案管理工作的重要性，要建立完善的檔案管理制度，由于電子檔案是一種新生事物，其中出現(xiàn)的問題會(huì)比較多，只有成立專門的部門，才能有效地應(yīng)對各種問題的出現(xiàn)，才能將檔案管理工作落到實(shí)處。為此，筆者為電力系統(tǒng)提出以下幾個(gè)措施，首先要明確各個(gè)人員的操作權(quán)限（信息管理、使用權(quán)限），保證電子檔案的安全性（信息加密）；其次要強(qiáng)化負(fù)責(zé)制度（檢查是否按權(quán)使用），要建立嚴(yán)格的上下級管理機(jī)制，每個(gè)人員、每項(xiàng)工作都需要在管理過程中進(jìn)行；第三，要對人員進(jìn)行合理分工，提高員工的工作效率（授權(quán)簡潔）；第四，要強(qiáng)化檔案管理部門與其他相關(guān)部門的關(guān)系，獲得足夠的工作支持；第五積極做到設(shè)計(jì)辦公協(xié)同平臺(tái)信息與數(shù)字檔案館對接，直接數(shù)字歸檔；第六，要定期向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層匯報(bào)工作，及時(shí)獲取領(lǐng)導(dǎo)層意見，進(jìn)而提高管理的科學(xué)性。

（二）增強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力會(huì)直接影響工作的效率，為此，要特別重視工作人員的能力培養(yǎng)，要使得檔案管理人員的整體實(shí)力得到提升。首先，電力系統(tǒng)要建立完善的電子檔案管理制度，通過制度的約束作用，讓員工養(yǎng)成正確的工作觀念和習(xí)慣，同時(shí)，通過制度的幫助，要理順各個(gè)員工的工作關(guān)系，讓員工的工作效率得到提升；其次，要調(diào)整企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展理念，要通過先進(jìn)的觀念，提高檔案管理工作的整體水平，員工在此過程中，要不斷提高自身的綜合能力，保障檔案管理不出現(xiàn)紕漏。第三，要對工作人員的保密意識(shí)、安全意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化，使得員工的工作能力得到提升，在工作過程中，要對員工的工作情況進(jìn)行監(jiān)督，使其能夠養(yǎng)成正確的觀念，確保電子檔案信息的安全性。電力企業(yè)要定期對員工進(jìn)行培訓(xùn)，使其能夠得到水平提升，企業(yè)要在員工招聘環(huán)節(jié)進(jìn)行重視，對員工的綜合素質(zhì)進(jìn)行考察，從而讓員工能夠?yàn)槠髽I(yè)提供更多的幫助。

（三）增加對電子檔案管理的工作投入

電力系統(tǒng)在電子檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)增加資金方面的投入，讓檔案管理工作獲得足夠的支持，例如打印機(jī)、高速掃描儀、光盤刻錄機(jī)都是必須要具備的設(shè)備，同時(shí)，還要重視軟件的升級工作，保證系統(tǒng)的安全性和效率性。在電子檔案工作中，安全問題時(shí)最重要的環(huán)節(jié)，需要相關(guān)人員增加安全方面的投入，例如購買安全等級更高的防火墻軟件，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備自查自檢能力等，通過資金方面的保障，讓檔案管理工作得到進(jìn)一步提升。

（四）制定完善的工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

電力系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)重視工作制度建設(shè)工作，要對工作中的各種注意事項(xiàng)進(jìn)行明確，要了解當(dāng)前電子檔案管理工作中常見的問題，要提高檔案的安全性、保密性，要重視員工的分工工作，因此，要對員工的工作情況進(jìn)行明確，使得各個(gè)員工的工作責(zé)任更加明確，要注重不同部門之間的交流工作，使其能夠獲得更多的幫助，制度的約束作用和管理作用是最為明顯和有效的，因此，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視制度建設(shè)工作，要站在檔案管理工作的立場，提出更加及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的制度建議，讓管理層了解真實(shí)情況，具體部門要嚴(yán)格按照制度辦事，并積極為制度建設(shè)工作建言獻(xiàn)策，從而讓制度的先進(jìn)水平得到提升，電力系統(tǒng)內(nèi)部各企業(yè)之間要建立統(tǒng)一的檔案管理權(quán)限制度，要通過合理的制度，提升檔案的利用價(jià)值?？傊?，在現(xiàn)代社會(huì)中，電子檔案管理工作是未來檔案工作發(fā)展的主要方向，電力企業(yè)非常需要檔案管理工作，因此要重視電子檔案的改革工作，提升管理的效率和水平。在電子檔案管理工作中，要明確部門分工，要建立完善的責(zé)任制度，還要選拔和培養(yǎng)優(yōu)秀的員工，為管理工作提供更加堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)，還要追加檔案管理投入，使得管理工作能夠順利進(jìn)行，希望電力企業(yè)能夠高度重視電子檔案管理工作，從根本上提升管理水平，從而為企業(yè)發(fā)展提供更強(qiáng)的動(dòng)力。

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作者:唐興斌 單位:中國電力工程顧問集團(tuán)西南電力設(shè)計(jì)院有限公司