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一、當前企業(yè)人事檔案管理中存在的問題

1、人事檔案材料的制作不規(guī)范

按照規(guī)范要求,檔案材料必須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙。但近年來一些新形成的材料,如學歷、職稱材料等,都是A4紙規(guī)格,這些材料不僅加大了裁剪工作,造成人力、物力、財力的浪費,而且案卷也不美觀。

2、檔案管理人員素質偏低

由于受傳統(tǒng)觀念的影響,對檔案管理的認識不足,重視程度不夠,難以勝任檔案工作更換頻繁。究其原因,往往是一些單位分管人事檔案工作的檔案管理人員身兼多職,且一崗多職,造成檔案工作兼而不顧。隨著當前企業(yè)規(guī)模日益擴大,員工數(shù)量不斷增多,檔案數(shù)量逐漸增多,檔案管理難度增大,有關的管理措施卻未能及時跟進。

二、適應現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展,加強人事檔案管理工作的對策

1、建立健全科學合理的人事檔案管理制度

在企業(yè)的人事檔案管理工作中,對于不適應新形勢、新情況的規(guī)章制度進行改革。按照《干部檔案工作條例》和《關于干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》制定更為科學合理的人事檔案管理制度,來保證人事檔案的安全性和真實性。使人事檔案管理工作走上制度化、規(guī)范化、科學化、標準化的軌道。嚴格遵循《收集制度》、《整理制度》、《鑒別歸檔制度》、《保管保密制度》、《查閱制度》等各項制度,對于不屬于干部人事檔案內容、錯裝、混裝、重復多余的材料,退還本人或銷毀,做到及時清理。對破損嚴重的檔案材料,要采取裱糊、復制的方法,進行搶救。使人事檔案更加完整、真實、精煉、實用,更好的為企業(yè)服務。

2、引進高素質人才,加強檔案人員培訓,提高檔案人員素質

人才是企業(yè)前進、發(fā)展的動力。業(yè)務素質高、責任心強的優(yōu)秀專業(yè)人才是提升檔案管理工作的重要保證。在現(xiàn)代化程度不斷提高的今天,引進高素質的檔案人才是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進高素質人才的同時,企業(yè)也應注重對現(xiàn)有檔案人員的培訓。人事檔案管理,人員是關鍵。檔案工作人員必須是具有較高的政治品德素質,責任心強和熟悉檔案業(yè)務、熱愛檔案事業(yè)的中共正式黨員。在日常的工作中才能體現(xiàn)出它的嚴肅性和原則性,人事檔案人員必須嚴守紀律、遵守保密制度、保持高度的責任心,才能認真細致地去收集、歸檔、鑒別材料,將檔案規(guī)范整理裝訂成卷。檔案工作人員在加強自身專業(yè)水平的同時,通過自學、參加培訓或到其他單位學習、進修,學習先進單位的好經驗、好做法,不斷充實新知識到人事檔案工作的各個環(huán)節(jié),從而全面提高檔案人員的業(yè)務素質,更好地適應新形勢下的新要求,使人事檔案工作更科學、更實用,為創(chuàng)新轉型、科學發(fā)展的企業(yè)提供有利的人事資源。

3、發(fā)揮好人事檔案管理的服務工作

人事檔案作為一種資源,不僅僅是單純保管,而是有著一系列服務內容。《干部檔案工作條例》明確規(guī)定:“干部工作調動或職務調動后,干部檔案應及時轉給新的主管單位。”應在工作調動或職務調動后2個月內,通過機要或派專人及時、安全、規(guī)范地轉遞檔案。逾期一個月未接到接受單位檔案轉遞單回執(zhí)的,檔案轉出單位要及時進行催問索要,明確檔案的去向,防止檔案的丟失,對當事人負責。員工個人求職或服務的新單位需了解查閱其原單位的人事檔案,經由本人書面授權,原單位應無償提供。非經個人授權,任何單位和個人不得以任何理由扣留個人檔案并公開、披露其信息。

4、利用信息化手段,實現(xiàn)人事檔案信息化

信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢,它對人事檔案工作提出了新的要求,那就是盡可能地運用當代科技新成果和新手段,提高人事檔案工作的效率和水平,以盡快實現(xiàn)人事檔案信息化。而實現(xiàn)人事檔案信息化,就是要在企業(yè)中建立一個以企業(yè)員工人事檔案信息為基礎的員工信息系統(tǒng)。首先,就必須建立有效的檔案管理計算機信息系統(tǒng),使之適應檔案信息管理的需要;其次,依據處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設計;最后要在信息系統(tǒng)中建立完善的內部控制制度,控制風險,確保檔案的安全。人才是一個企業(yè)發(fā)展壯大不可或缺的重要因素,人力資源也已成為企業(yè)最重要的資源,而在人力資源管理中的基礎工作就是人事檔案管理,人事檔案工作已經成為企業(yè)管理工作的重要組成部分,對于企業(yè)來講,員工的人事檔案不但可以使企業(yè)的管理者在一定程度上掌握所聘用人員的基本人事信息,而且可以為企業(yè)的人力資源管理工作提供相關的人事信息數(shù)據支持。譬如:制定員工招聘計劃、培訓計劃、合理配置人力資源等等。因此,企業(yè)人事檔案管理工作的好壞不但可以直接影響到企業(yè)的人力資源管理,而且會間接影響到企業(yè)的整體管理,在企業(yè)發(fā)展中具有重要的促進作用。

作者：鄒建平單位：內蒙古滿歸林業(yè)局