人事檔案信息數(shù)字化保存研究
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1.1人事檔案信息數(shù)字化載體應(yīng)用壽命問(wèn)題
人事檔案數(shù)字化信息通過(guò)0以及1的二進(jìn)制算法方式存儲(chǔ)在U盤(pán)或是光盤(pán)等特殊介質(zhì)中，其應(yīng)用壽命受到存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)用壽命的影響。伴隨現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，存儲(chǔ)載體換代更新步伐持續(xù)加快，其應(yīng)用存儲(chǔ)包含較多不確定性，導(dǎo)致不穩(wěn)定性大大提升。作為存儲(chǔ)信息載體的光盤(pán)或是磁性介質(zhì)，與傳統(tǒng)紙張比對(duì)，其存儲(chǔ)條件將更加苛刻，較易受到環(huán)境溫度、存儲(chǔ)現(xiàn)場(chǎng)濕度、灰塵或是外界磁場(chǎng)、機(jī)械振動(dòng)、太陽(yáng)光線以及有害氣體等眾多因素的影響，進(jìn)而影響到磁盤(pán)以及光盤(pán)存儲(chǔ)信息的完整性。
1.2人事檔案信息數(shù)字化依賴于軟件技術(shù)的不斷更新
同存儲(chǔ)載體問(wèn)題對(duì)比來(lái)說(shuō)，數(shù)字化檔案信息的讀取以及檢索應(yīng)用等技術(shù)性問(wèn)題更加重要。這是由于我們需要借助于配套適應(yīng)的設(shè)備、工具軟件以及操作系統(tǒng)方能完成數(shù)字化檔案信息的轉(zhuǎn)換處理，令其變化成為人們較為常用的信息內(nèi)容。伴隨現(xiàn)代技術(shù)的不斷更新發(fā)展，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)持續(xù)的換代升級(jí)，在磁性介質(zhì)或是光盤(pán)之中存儲(chǔ)的信息便存在不能讀出的可能性，而新舊軟件同樣存在不能轉(zhuǎn)換的問(wèn)題。這樣一來(lái)使得人事檔案信息數(shù)字化保管存儲(chǔ)面臨了更加嚴(yán)峻的考驗(yàn)與挑戰(zhàn)。
1.3人事檔案信息數(shù)字化存儲(chǔ)維護(hù)問(wèn)題
人事檔案信息數(shù)字化體現(xiàn)出了易于改變性的特點(diǎn)，較易被人為的修改、備份、移動(dòng)、再次編輯或是粘貼等，同時(shí)不會(huì)留下任何痕跡，這樣一來(lái)便會(huì)導(dǎo)致對(duì)數(shù)字化檔案信息的真實(shí)準(zhǔn)確性無(wú)法確認(rèn)。另外，數(shù)字化檔案在傳輸以及存儲(chǔ)階段中較易引發(fā)信息丟失的問(wèn)題。該類現(xiàn)象均對(duì)數(shù)字化檔案信息的維護(hù)管理真實(shí)性增加了更大的困難。
1.4人事檔案信息數(shù)字化存取安全性問(wèn)題
基于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)會(huì)受到較多外來(lái)因素或是自身因素的影響，容易發(fā)生惡意攻擊事件，感染病毒的機(jī)率大大增加。另外，存儲(chǔ)載體也易于感染病毒，因此對(duì)于人事檔案信息數(shù)字化存儲(chǔ)保管的安全性形成了更大的考驗(yàn)與挑戰(zhàn)。
2人事檔案信息數(shù)字化保存科學(xué)對(duì)策
2.1優(yōu)選合理的人事檔案信息數(shù)字化保存載體
巧妙融合傳統(tǒng)管理模式人事檔案管理機(jī)構(gòu)在實(shí)踐管理工作中，選擇應(yīng)用的數(shù)字化信息存儲(chǔ)載體之時(shí)，首先應(yīng)考量的問(wèn)題是數(shù)據(jù)信息不可更改性，整體可靠性以及技術(shù)壽命等多重問(wèn)題，而不應(yīng)一味的看重處理速度或是存取便捷性。應(yīng)注重檔案信息載體的可靠保存，同時(shí)持續(xù)的應(yīng)用新技術(shù)手段令載體快速適應(yīng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的定期換代更新。另外，人事檔案信息數(shù)字化保存應(yīng)積極融合傳統(tǒng)管理存儲(chǔ)模式。也就是說(shuō)檔案信息之中非保密性的內(nèi)容可進(jìn)行數(shù)字化管理存儲(chǔ)，而保密性的內(nèi)容仍舊可采用傳統(tǒng)的存儲(chǔ)模式進(jìn)行管理。這樣一來(lái)不但可顯著提升檔案信息應(yīng)用效率，還可確保重要信息內(nèi)容的完整與安全。
2.2提升人事檔案信息數(shù)字化保存載體標(biāo)準(zhǔn)
從技術(shù)角度來(lái)講，人事檔案信息數(shù)字化保存載體應(yīng)全面提升技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，首先應(yīng)體現(xiàn)轉(zhuǎn)移安全性。在人事檔案信息數(shù)字化處理后將由原來(lái)的技術(shù)環(huán)境轉(zhuǎn)變到新型環(huán)境中，同時(shí)存儲(chǔ)介質(zhì)也發(fā)生了變化。該階段中應(yīng)確保其原始數(shù)據(jù)信息的可靠真實(shí)性以及全面完整性，預(yù)防由于軟件或硬件磨損而導(dǎo)致出現(xiàn)安全隱患問(wèn)題。在技術(shù)需要換代更新的階段中，應(yīng)確保完成數(shù)字化處理的檔案信息可靠安全的由原有的存儲(chǔ)介質(zhì)安全的轉(zhuǎn)移至新存儲(chǔ)介質(zhì)之中，預(yù)防由于存儲(chǔ)介質(zhì)發(fā)生改變而導(dǎo)致信息內(nèi)容不良丟失或是發(fā)生變異。當(dāng)人事檔案信息數(shù)字化保存或是進(jìn)行拷貝的過(guò)程中，應(yīng)配備安全標(biāo)準(zhǔn)性高的軟件以及硬件工具，杜絕被模仿，進(jìn)而確保仿真安全性。輸入板技術(shù)可有效預(yù)防轉(zhuǎn)移技術(shù)內(nèi)在的轉(zhuǎn)移時(shí)機(jī)無(wú)法合理把握，進(jìn)而不能存儲(chǔ)管理較復(fù)雜的數(shù)字化檔案信息的問(wèn)題，應(yīng)用該技術(shù)可全面克服轉(zhuǎn)移階段中存在的不足。當(dāng)然這并不代表轉(zhuǎn)移的替代，該技術(shù)更適合在文獻(xiàn)或是數(shù)據(jù)庫(kù)長(zhǎng)效保存管理中的應(yīng)用。轉(zhuǎn)換處理并不單純的指代格式的變化，還涵蓋程序以及字符、應(yīng)用系統(tǒng)的轉(zhuǎn)化。目標(biāo)在于在復(fù)雜的介質(zhì)混合環(huán)境中，能夠完成諸如紙張、磁性介質(zhì)或是膠片介質(zhì)之間的信息數(shù)據(jù)安全保存。當(dāng)然應(yīng)用轉(zhuǎn)換處理技術(shù)也包含一定的不足問(wèn)題。例如，需要投入較高的成本費(fèi)用，轉(zhuǎn)換過(guò)程可能會(huì)令數(shù)字化信息出現(xiàn)結(jié)構(gòu)或是內(nèi)容的不完整現(xiàn)象，致使用戶對(duì)于數(shù)字化信息檔案內(nèi)容的真實(shí)性存在質(zhì)疑。典藏技術(shù)主要是針對(duì)應(yīng)用年代久遠(yuǎn)的計(jì)算機(jī)軟件、硬件以及相關(guān)設(shè)施進(jìn)行收集匯總，應(yīng)用他們讀取這些技術(shù)設(shè)備儲(chǔ)存的材料信息。該技術(shù)缺陷在于需要投入較高成本且耗費(fèi)大量的經(jīng)濟(jì)資源，因此應(yīng)用該技術(shù)過(guò)程中，在保持安全性的基礎(chǔ)上還應(yīng)根據(jù)自身現(xiàn)實(shí)狀況體現(xiàn)實(shí)用性。
3結(jié)語(yǔ)
總之，伴隨人們物質(zhì)文化生活水平的顯著提升，再加上現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段的快速更新發(fā)展，給人事檔案信息數(shù)字化保存提出了全新的考驗(yàn)與挑戰(zhàn)。針對(duì)人事檔案信息數(shù)字化保存的內(nèi)在優(yōu)勢(shì)以及現(xiàn)實(shí)需要，我們只有充分分析該項(xiàng)工作中存在的不足與缺陷，制定科學(xué)有效的應(yīng)對(duì)策略，方能真正確保人事檔案信息的完整性、真實(shí)性、可靠性，有效融合傳統(tǒng)管理模式，促進(jìn)兩者的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，進(jìn)而真正提升人事檔案信息應(yīng)用價(jià)值，推動(dòng)各單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)的全面發(fā)展。
作者：肖欣玲 單位：哈爾濱市人才服務(wù)局
