人事檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀（7篇）
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【摘要】隨著時(shí)代的進(jìn)步，電子業(yè)的發(fā)展，人事檔案的利用率越來越高。因此，以系統(tǒng)理論為指導(dǎo),運(yùn)用當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)，分析人事檔案信息化管理的障礙因素，進(jìn)行分析解剖,提出人事檔案信息化管理建議，使之更好地服務(wù)于社會(huì)。
【關(guān)鍵詞】人事檔案；電子；信息化；服務(wù)
檔案是人類社會(huì)發(fā)展到一定階段的文明產(chǎn)物，人事檔案是人事管理活動(dòng)的重要依據(jù)，人事檔案信息化管理有利于提高人事檔案使用效果，它關(guān)系到每個(gè)人的利益，是我國人事檔案管理與世界接軌重要途徑。因此，通過信息化改變改善人事檔案管理，能更好地增強(qiáng)人事檔案管理的科學(xué)性。
一、關(guān)于人事檔案及信息化
人事檔案是以個(gè)人為單位按照規(guī)定組成的專卷，是由組織、人事、勞動(dòng)部門以現(xiàn)職人員和離退休人員為單位建立的，由專門反映員工個(gè)人情況的文件材料所組成。它客觀地記錄了以往的歷史情況，是昨天的歷史紀(jì)錄。真實(shí)性是人事檔案的生命，能反映現(xiàn)實(shí)狀況，從建立之日起就是動(dòng)態(tài)的而不是靜止的。人事檔案在相當(dāng)長的時(shí)間內(nèi)是保密的，人事檔案應(yīng)該完整系統(tǒng)，不宜對(duì)外開放。人事檔案來源于人事管理活動(dòng)，我國人事制度產(chǎn)生很早，是隨著官吏選拔制度的健全而逐步發(fā)展的。
如漢代產(chǎn)生了我國最早的人事檔案，魏晉南北朝時(shí)期產(chǎn)生了簿狀和譜牒。新中國成立后,我國的人事檔案工作開始向正規(guī)化邁步，在中國共產(chǎn)黨的領(lǐng)導(dǎo)下，不斷進(jìn)行深化改革，自我完善，人事檔案管理體系已形成規(guī)模，并以為人事工作和其他工作服務(wù)為原則，為了人事檔案管理制度初步建立。隨著我國人事檔案工作的深入開展，適應(yīng)人事制度改革的需要，人事檔案工作者隊(duì)伍正日益壯大，注重對(duì)個(gè)人德、能、勤、績綜合材料的收集，使人事檔案發(fā)揮了應(yīng)有經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益。如今，信息經(jīng)濟(jì)已成為世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新動(dòng)力。為了充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，使得檔案信息快速地向數(shù)字化方向發(fā)展，解決好檔案的保存和利用的問題。在全球檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)一體化浪潮下，要求人事檔案必須采用新技術(shù)和手段，才能更好地發(fā)揮其作用，提高其管理水平。
二、人事檔案信息化管理中出現(xiàn)的問題
國內(nèi)人事檔案的數(shù)字化處理始于2000年。從我國現(xiàn)狀來看，人事檔案信息化建設(shè)缺乏總體規(guī)劃。大面積鋪開檔案數(shù)字化建設(shè)的技術(shù)條件還存在困難，也有一定局限性,如信息量不足，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)缺少統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，受資金、人力等多方面條件限制，不能夠向紙質(zhì)檔案那樣翔實(shí)充分。缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。引進(jìn)的系統(tǒng)軟件移植性差，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),在使用過程中難免會(huì)出現(xiàn)很多問題，制約了人事檔案信息管理的發(fā)展。檔案管理人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)和信息化程度低,只能實(shí)現(xiàn)簡單的基本查詢功能，對(duì)于信息化的復(fù)雜技術(shù)顯得力不從心，尚達(dá)不到設(shè)計(jì)初衷。使得各個(gè)科室數(shù)據(jù)通用性能低下，另外，由于流動(dòng)人口多，導(dǎo)致“無頭檔案”的增多，嚴(yán)重阻礙了信息化管理進(jìn)程。
人事檔案材料在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行中出現(xiàn)的各種各樣的安全問題也越來越令人擔(dān)憂，計(jì)算機(jī)安全管理問題越來越重要。網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)也變得更加嚴(yán)重和復(fù)雜，內(nèi)部網(wǎng)物理安全是整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的前提，因此需要加強(qiáng)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)安全，防止局域網(wǎng)核心設(shè)備出現(xiàn)故障，防范黑客和病毒的攻擊，對(duì)不同系統(tǒng)應(yīng)用檢測安全漏洞采用相應(yīng)安全配置，必須采取相應(yīng)的安全措施。目前，檔案隊(duì)伍中信息化人才隊(duì)伍建設(shè)滯后，無法適應(yīng)人事檔案信息化建設(shè)和發(fā)展需要，與信息產(chǎn)業(yè)可持續(xù)發(fā)展對(duì)人才需求不對(duì)稱，不少檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化知之甚少，且現(xiàn)有信息化人才還在大量地流失，全員信息化素養(yǎng)有待提高，尤其是復(fù)合型人才嚴(yán)重匱乏，嚴(yán)重制約了我國人事工作改革的深入進(jìn)行。具體地說，信息化人才培訓(xùn)多而能取得實(shí)效培訓(xùn)少，信息化人才緊缺與培訓(xùn)相對(duì)不足的矛盾，學(xué)歷教育與職業(yè)培訓(xùn)之間的矛盾，參與檔案信息化人才培訓(xùn)的教師，參加培訓(xùn)的檔案工作人員存在著各種動(dòng)機(jī),成為必須考慮的問題。
三、人事檔案管理加強(qiáng)信息化建設(shè)建議
首先，可以采用社會(huì)化開放式人事檔案管理模式，使其更具有社會(huì)性，充分實(shí)現(xiàn)社會(huì)公共管理，可以為整個(gè)社會(huì)提供人事檔案服務(wù)。更有利于人才流動(dòng),人盡其才，把不屬于個(gè)人隱私的內(nèi)容采用網(wǎng)絡(luò)化管理,有利于人事檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化及網(wǎng)絡(luò)化。其次，建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高科學(xué)性、高效性和超前性。加快人事檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，提高數(shù)據(jù)的利用率。需要強(qiáng)調(diào)的是，要重視人事檔案信息安全保密問題，培養(yǎng)高素質(zhì)的復(fù)合型人才，真正做到有法可依,有章可循，適應(yīng)人事檔案信息化、數(shù)字化管理的需要。
第三，建立檔案信息網(wǎng)站，根據(jù)檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的實(shí)際情況，提高檔案采集的效率。為了保證系統(tǒng)安全可靠地運(yùn)行，在這每一個(gè)子系統(tǒng)中，引入了一個(gè)數(shù)據(jù)備份服務(wù)器,為組織工作提供快捷、精確的信息。
最后，提高工作人員素質(zhì)和水平。要具備較好的政治素質(zhì)和良好的保密意識(shí)，努力提高業(yè)務(wù)水平和工作能力，必須學(xué)會(huì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)操作檔案信息,對(duì)所管人事檔案的內(nèi)容了如指掌,培養(yǎng)出一支過硬的檔案信息化建設(shè)隊(duì)伍，提高人事檔案工作者的整體素質(zhì)。人事檔案工作人員自身一定要增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的緊迫感，成為合格的檔案信息化建設(shè)人才，以適應(yīng)當(dāng)今人事檔案管理工作的實(shí)際需要。
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作者：劉嬋 單位：中陜核工業(yè)集團(tuán)二一一大隊(duì)有限公司
第二篇：人事檔案管理模式創(chuàng)新發(fā)展思考
【摘要】當(dāng)前，我國人事檔案管理還是運(yùn)用傳統(tǒng)的模式，這也越來越不能夠適應(yīng)我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，以及我國人才流動(dòng)速度加快的趨勢。因此，為了加快推動(dòng)我國人事檔案管理模式的創(chuàng)新，本文結(jié)合我國人事檔案管理具體情況，對(duì)我國人事檔案管理過程中存在的具體問題進(jìn)行分析，并且，提出了創(chuàng)新人事檔案管理的相關(guān)策略，希望可以促進(jìn)我國人事檔案管理的進(jìn)步和發(fā)展。
【關(guān)鍵詞】人事檔案管理模式；現(xiàn)狀；創(chuàng)新；研究；對(duì)策
現(xiàn)在，我國人事檔案管理模式與我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的現(xiàn)狀和我國人才流動(dòng)的速度不相適應(yīng)，傳統(tǒng)人事檔案管理模式的弊端日益顯著，因此，為了推動(dòng)我國人事檔案管理的發(fā)展，加快我國人事檔案管理模式的創(chuàng)新是很有必要的。本文就人事檔案管理模式的創(chuàng)新研究上提出了筆者的一些看法和觀點(diǎn)，并且，就如何促進(jìn)我國人事檔案管理與我國現(xiàn)代人力資源管理和開發(fā)的實(shí)際需要相適應(yīng)，提出了一定的對(duì)策和建議。
1.人事檔案管理的具體內(nèi)涵
人事檔案主要有以下幾種類型：學(xué)生檔案、干部檔案和職工檔案，并且，人事檔案指的是記錄人生的經(jīng)歷，反映每個(gè)個(gè)體的德才表現(xiàn)，在組織對(duì)人員的考核活動(dòng)中而慢慢形成檔案，然后，以每個(gè)個(gè)體為單位由組織統(tǒng)一整理，最后，保存起來以備查考的人事資料。一般來說，人事檔案會(huì)記錄職工、干部的思想品德、專業(yè)水平、技術(shù)能力等等方面，所以，人事檔案是非常的真實(shí)的，可以稱為上級(jí)考察員工的條件。目前，我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)、人才運(yùn)行和管理方面都得到了飛快的發(fā)展，我國在人事檔案管理中的弊端也不斷地出現(xiàn)，這些問題逐漸引起了越來越多人的關(guān)注，因此，本文就對(duì)人事檔案管理模式創(chuàng)新上進(jìn)行了探討。
2.目前我國人事檔案管理模式中存在的主要問題
第一，我國相關(guān)人事部門對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，在日常人事檔案管理工作落實(shí)的過程中存在很大的問題，相關(guān)工作人員不夠負(fù)責(zé)。雖然，我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)各個(gè)方面都有所進(jìn)步和發(fā)展，尤其是我國人才流動(dòng)方面速度有了極大地提升，然而，我國在人事檔案管理工作方面卻沒有做出相應(yīng)的改變，仍然堅(jiān)持原有的人事管理工作方法，這與我國社會(huì)發(fā)展的實(shí)際不相適應(yīng)，嚴(yán)重阻礙了我國人事工作的發(fā)展。這主要是因?yàn)槲覈鴱氖氯耸鹿芾砉ぷ鞯南嚓P(guān)人員不重視人事檔案管理工作開展，不注重人事檔案管理模式創(chuàng)新。而且，我國有相當(dāng)一部分的職工人為檔案在當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)沒有作用，所以，很多職工壓根就不關(guān)注自身檔案的保管情況。甚至，有些檔案管理人員覺得檔案管理沒有必要，其相關(guān)工作執(zhí)行起來簡單、重復(fù)，而且，在檔案整理的過程中也沒有一定的準(zhǔn)則，因此，檔案管理職工在進(jìn)行具體的檔案管理工作時(shí)就很隨便。
第二，我國人事檔案管理工作開展的過程中，權(quán)責(zé)不明確，分工不合理，部門之間以及職工之間存在互相推諉的現(xiàn)象。我國人事檔案管理的相關(guān)部門，在進(jìn)行人事檔案工作合理分配的過程中，沒有進(jìn)行合理的工作安排，將在人事檔案管理工作分配到位，職工與職工之間的工作職責(zé)不明確，而且，各工作部門之間存在互相推諉的現(xiàn)象。一般來說，人事檔案管理屬于黨委、機(jī)關(guān)以及我國各企事業(yè)單位的人事管理部門，而不是在各企事業(yè)單位的檔案管理部門，然而，人事部門和檔案部門在工作過程中存在著一定的職能交叉現(xiàn)象，而且，這兩個(gè)部門之間在進(jìn)行工作的過程中也沒有做好銜接工作，這樣就會(huì)使得檔案管理部門形同虛設(shè)。因此，對(duì)我國人事檔案管理工作執(zhí)行的相關(guān)部門要進(jìn)行合理的分工，協(xié)調(diào)好各部門之間的關(guān)系也是很有必要的。
第三，我國人事檔案管理工作開展的過程中，缺乏相關(guān)專業(yè)的技術(shù)人員來落實(shí)好相關(guān)工作，從而，導(dǎo)致我國人事檔案管理工作執(zhí)行不到位。人事檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理的過程中非常不負(fù)責(zé)任，對(duì)檔案的立卷不規(guī)范，紙張的規(guī)格的也各不相同，卷宗質(zhì)量也不高，更重要的是檔案內(nèi)容不一致。缺乏必要的檔案管理人員，導(dǎo)致檔案管理的制度落實(shí)不到位，而且檔案管理人員素質(zhì)還不高，嚴(yán)重制約著我國檔案管理工作的進(jìn)行。
3.人事檔案管理模式創(chuàng)新的對(duì)策
首先，要讓人事管理人員重視人事檔案管理工作的開展，在思想上重視起來是極為必要的。人事單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要重視對(duì)人事檔案的管理，然后，在單位進(jìn)行必要的人事管理知識(shí)的宣傳和培訓(xùn)，讓職工樹立一定的人事檔案管理的觀念。其次，我國人事檔案的管理一定要權(quán)責(zé)明確，分工合理，讓每位職工可以明確自己的職能。我國人事企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員一定要對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行合理的分配，將不同的環(huán)節(jié)分配給不同的環(huán)節(jié)，而且，要不斷的協(xié)調(diào)不同部門之間的關(guān)系，讓這些工作部門可以協(xié)調(diào)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。除此之外，還要在部門內(nèi)部進(jìn)行合理的分工，讓每一位員工都明確自己的職責(zé)，還要建立必要的監(jiān)督制度，督促工作人員保質(zhì)保量的完成人事檔案工作。
最后，在進(jìn)行人事檔案管理工作的過程中，一定要安排專職人員來完成相關(guān)工作。建立必要的人事檔案管理制度，讓所有職工可以按照規(guī)定做事。還有就是，要提高人事檔案管理人員的素質(zhì)，從而，提高人事檔案管理工作完成的質(zhì)量。結(jié)語推動(dòng)我國人事檔案管理模式的創(chuàng)新，可以促進(jìn)我國人事工作的開展，從而，更好的推動(dòng)我國的人才流動(dòng)，進(jìn)而，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，因此，我國相關(guān)部門一定要重視人事檔案管理模式的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)更高層次的人事檔案管理。
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作者：金蓮花
第四篇：新時(shí)期人事檔案管理規(guī)范化研究
【摘要】隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事檔案管理工作已成為現(xiàn)代企業(yè)管理中不可或缺的一部分，是企業(yè)進(jìn)行決策的重要參考依據(jù)。企業(yè)傳統(tǒng)的人事檔案管理工作主要依靠行政手段進(jìn)行材料的搜集和整理，隨著現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模日益加大，員工數(shù)目日益增多，人事檔案愈加復(fù)雜化，這就給檔案管理工作的開展帶來了一定的難度，傳統(tǒng)的管理方式難以滿足企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的需要，因此在新時(shí)期下加強(qiáng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理工作的規(guī)范化具有重要意義。文章首先對(duì)現(xiàn)階段人事檔案管理工作的不足進(jìn)行分析，其次提出相應(yīng)的解決對(duì)策，旨在提升人事檔案管理水平。
【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理；規(guī)范化
人事檔案是記錄一個(gè)人的學(xué)習(xí)、工作、實(shí)踐、政治面貌、品德作風(fēng)等的情況的文件材料，是個(gè)人工作表現(xiàn)、成長過程的真實(shí)寫照。人事檔案管理工作一方面反映了所在企業(yè)或單位發(fā)展軌跡，另一方面為企業(yè)制定人事決策提供了依據(jù)。人事檔案管理工作直接反映了一個(gè)企業(yè)的人力資源狀況，其工作開展的規(guī)范化直接關(guān)系企業(yè)的檔案資料利用率，因此加快人事檔案管理工作規(guī)范化已成為企業(yè)目前的重要任務(wù)之一。
一、新時(shí)期人事檔案管理工作中存在的問題
（一）人事檔案管理工作重視度不夠。人事檔案管理工作的重視程度不夠是影響企業(yè)人事檔案工作發(fā)展的主要因素，其中主要表現(xiàn)在：一方面領(lǐng)導(dǎo)一直認(rèn)為人事檔案管理工作是一項(xiàng)附屬性工作，做好資料的搜集和保存即可，另一方面存在人事檔案管理工作只是檔案管理部門人員的事情，對(duì)于人事檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，出現(xiàn)檔案內(nèi)容不全、真實(shí)性不足，在一定程度上阻礙了人事管理工作的開展。
（二）人事檔案信息有待完善。檔案管理工作涉及材料的收集、整理、保存等各環(huán)節(jié)，在材料收集過程中出現(xiàn)材料上繳不及時(shí)、信息不完備等問題，企業(yè)工作人員對(duì)人事檔案信息的收集重視度不夠，導(dǎo)致信息不完善、真實(shí)性不足問題，相關(guān)信息填寫中存在虛假信息，內(nèi)容前后不符的問題，這一問題阻礙了人事檔案管理工作的發(fā)展。此外，隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企業(yè)員工數(shù)量越來越多，人員結(jié)構(gòu)也由原來的長期合同工、固定工的形式演變?yōu)楣珓?wù)員、長期工、臨時(shí)工、聘用制員工等多種形式，由于人員結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性，人事部門未采取相應(yīng)制度的調(diào)整，工作量日益加大，從而導(dǎo)致人事檔案信息的完整性不足。許多員工的人事檔案委托人才市場保管，這就出現(xiàn)人事檔案的保管和歸檔工作的脫節(jié)，使得個(gè)人就業(yè)信息無法及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔。
（三）人事檔案管理信息化、科學(xué)化水平有待提高?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，促使人事檔案管理工作朝著信息化數(shù)字化方向發(fā)展，在檔案管理過程中，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向電子檔案管理方式的變革，網(wǎng)絡(luò)的信息共享和信息化管理，極大程度上提高了人事檔案管理部分工作效率的提高，但是在實(shí)際工作中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用僅限于信息的錄入和保存，尚未實(shí)現(xiàn)管理工作的全面信息化，依然受傳統(tǒng)管理方式的束縛，此外檔案信息可利用程度低也是管理工作的一大問題。
（四）人事檔案管理人員配備不合理。企業(yè)人事檔案管理部門存在人員配置不合理的問題，其主要表現(xiàn)在：人事檔案管理工作中在編人數(shù)比例較少，合同工占很大一部分，由于專業(yè)知識(shí)不足，使得工作難以順利開展，此外人事檔案工作人員年齡和教育兩極分化嚴(yán)重，大部分為快退休的人員，青年檔案工作人員所占比例較少，對(duì)于持證上崗工作落實(shí)力度不足。
二、人事檔案管理的規(guī)范化措施
（一）提高管理層對(duì)人事檔案管理工作的重視，完善檔案管理制度。管理層對(duì)人事檔案管理工作的高度重視是人事檔案工作得以規(guī)范化發(fā)展的重要保障。首先，管理層應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展的緊密聯(lián)系。不斷創(chuàng)新檔案管理發(fā)展模式。其次，管理層要加快檔案管理部門基礎(chǔ)設(shè)施的完善工作，配備專門的檔案房、計(jì)算機(jī)等設(shè)備，做好物質(zhì)方面的支持工作。最后，定期開展對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題立刻解決。
（二）注重人事檔案內(nèi)容的完善性、真實(shí)性。第一，檔案管理工作人員要在人事檔案進(jìn)出時(shí)，及時(shí)做好信息的收集整理和檔案的補(bǔ)充工作。在信息收集時(shí)注重信息完善性和真實(shí)性的提高。第二，在檔案整理環(huán)節(jié)，應(yīng)保持工作態(tài)度的嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、負(fù)責(zé)，運(yùn)用現(xiàn)代化的信息管理方式進(jìn)行檔案管理工作，此外在人事檔案借閱過程中要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章條例，做好重要檔案信息的保密工作。第三，為了實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的真實(shí)、完善，檔案信息收集環(huán)節(jié)，擴(kuò)大信息搜集范圍，注重對(duì)員工的職業(yè)道德、專業(yè)能力、工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況等各方面重點(diǎn)內(nèi)容的搜集，真正做到為用人企業(yè)提供有參考價(jià)值的信息。
（三）創(chuàng)新人事檔案管理方式。人事檔案管理部門應(yīng)不斷加快采用計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)人事檔案工作的信息化發(fā)展水平的提高，運(yùn)用現(xiàn)代掃描技術(shù)將已有人事檔案內(nèi)容存入電腦數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)數(shù)據(jù)和電子數(shù)據(jù)的雙重保護(hù)，同時(shí)檔案管理工作的信息化使得檔案的查閱更加便捷化。此外檔案管理部門還要加快檔案信息的共享化、公開化，促進(jìn)檔案管理工作的透明化管理。
（四）注重人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。首先，企業(yè)要不斷完善人事檔案管理部門的用人制度，檔案管理工作人員必須持有相關(guān)證件上崗。其次注重人員配比的合理化，注重人事檔案管理人員整體素質(zhì)的提升。要注重高能力、高素質(zhì)專業(yè)人才的引入，單位內(nèi)部應(yīng)以青年工作人員為主，加強(qiáng)員工的專業(yè)知識(shí)和管理方式的培訓(xùn)。最后，提升人事檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)。
三、結(jié)束語
人事檔案管理工作的規(guī)范化直接反映了一個(gè)企業(yè)管理水平的高低，因此相關(guān)工作人員要給予高度重視。在新時(shí)期下，人事檔案管理工作中還存在許多的不足，企業(yè)要根據(jù)自身實(shí)際，做好問題的分析和研究，并探尋有效的解決對(duì)策，不斷提升企業(yè)檔案管理水平。
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作者：趙子瓏 單位：中車唐山機(jī)車車輛有限公司
第五篇：人事檔案信息數(shù)字化管理分析
[摘要]該文主要從人事檔案信息數(shù)字化的管理現(xiàn)狀、出現(xiàn)的問題、解決措施幾個(gè)重要方面進(jìn)行探討，減少不良狀況的發(fā)生，進(jìn)一步確保人事檔案信息的安全性，為社會(huì)實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展提供有力、科學(xué)的理論數(shù)據(jù)支持。
[關(guān)鍵詞]人事檔案信息；數(shù)字化管理；存在的問題；解決措施
人事檔案是記載人才各種信息的一個(gè)主要載體，它不僅涵蓋了個(gè)人經(jīng)歷的相關(guān)詳細(xì)資料，而且也是一個(gè)組織對(duì)于個(gè)人進(jìn)行全面系統(tǒng)的評(píng)估和觀察的一個(gè)參考依據(jù)。目前人事檔案信息進(jìn)行數(shù)字管理不僅簡化了繁雜的步驟，縮短了檢索以及登錄的時(shí)間，還為人員統(tǒng)籌安排、信息的數(shù)據(jù)庫管理提供了諸多的便利。同時(shí)醫(yī)院作為高學(xué)歷、高素質(zhì)人才信息匯聚的地方，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，人事檔案信息管理面臨了極大的挑戰(zhàn)。
1人事檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀
人事檔案主要記載著人的經(jīng)歷，包括：年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、經(jīng)歷、身份。系統(tǒng)全面地對(duì)人事檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理，可以確保人事檔案信息的安全性和完整性，防止人事檔案信息的泄漏或者丟失。傳統(tǒng)的人事檔案主要是紙質(zhì)存儲(chǔ)，而且是人工進(jìn)行檔案信息的分類管理，不僅工作效率非常低，而且紙質(zhì)保存也出現(xiàn)巨大的困難，一方面大量的紙質(zhì)資料存儲(chǔ)空間較大，且查找相關(guān)需要的信息時(shí)也比較困難。另一方面紙質(zhì)材料不易存儲(chǔ)，容易引發(fā)蛀蟲，導(dǎo)致火災(zāi)等不良狀況出現(xiàn)?，F(xiàn)代化技術(shù)的不斷發(fā)展為人事檔案信息的管理帶來了諸多的便利。人事化檔案信息數(shù)字化管理是以信息技術(shù)為核心的檔案管理，對(duì)于提高工作效率有著重要的意義，但是與此同時(shí)帶來的諸多問題也不能忽視。
2人事檔案數(shù)字化管理的問題
數(shù)字化的管理在應(yīng)用到人事檔案信息管理中帶來了諸多優(yōu)勢的同時(shí)，也存在著較多的問題，包括：①信息保存環(huán)境。②技術(shù)更新?lián)Q代。③檔案信息安全。④管理人員素質(zhì)。⑤信息真實(shí)維護(hù)。
2.1信息保管環(huán)境
目前人事檔案信息的保管環(huán)境相對(duì)原來傳統(tǒng)的紙質(zhì)較為嚴(yán)格，在傳統(tǒng)的人事信息管理過程中，主要是記載在紙質(zhì)材料上，并加以存儲(chǔ)和管理。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和信息化的到來，逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息，轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理，不僅極大地簡化了記錄和存儲(chǔ)的步驟，而且?guī)砹撕艽蟮姆奖恪５悄壳暗墓獗P或者優(yōu)盤的存儲(chǔ)流動(dòng)性較大，而且保管相對(duì)存在風(fēng)險(xiǎn)。再加上電腦病毒的存在，可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)的丟失和缺損。同時(shí)也存在著較多的外界的因素干擾，包括：①外來磁場。②有害氣體。③灰塵。④濕度。⑤光線等。
2.2技術(shù)更新?lián)Q代
人事檔案信息的管理對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、存儲(chǔ)軟件更新的依賴性較大。技術(shù)的更新?lián)Q代速度不斷加快和計(jì)算機(jī)升級(jí)速度也隨之提高，造成了計(jì)算機(jī)軟件和硬件系統(tǒng)之間可能存在不匹配的問題，導(dǎo)致了存儲(chǔ)在優(yōu)盤或者其他設(shè)備上的文件無法讀取，使得數(shù)字化管理面臨嚴(yán)峻的考驗(yàn)。
2.3檔案信息安全
在信息化時(shí)代的今天，數(shù)字化管理以及信息存儲(chǔ)雖然帶來了極大的便利，但是其中存在的安全問題不能忽視。大網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的背景下，存在著大量的電腦病毒，雖然安裝專業(yè)的殺毒軟件，但也不能完全阻止計(jì)算機(jī)病毒的傳播。另外電腦黑客的惡意攻擊或信息的竊取，使得數(shù)字化管理人事檔案信息的安全性受到了極大的考驗(yàn)。
2.4管理人員素質(zhì)
對(duì)于從事數(shù)字化管理工作人員，必須要求其具備相關(guān)知識(shí)的專業(yè)性和管理資料的依從性。現(xiàn)代信息技術(shù)條件下，人事檔案信息數(shù)字化管理技術(shù)的發(fā)展對(duì)人事檔案信息人員的素質(zhì)提出了一個(gè)更高的要求。不僅要求人事檔案管理工作人員具有專業(yè)的管理知識(shí)，還必須熟練掌握網(wǎng)絡(luò)信息相關(guān)的技術(shù)，對(duì)于專門的軟件進(jìn)行運(yùn)用。當(dāng)出現(xiàn)病毒侵入以及其他突發(fā)狀況時(shí)，作出正確、及時(shí)的應(yīng)對(duì)。
2.5信息真實(shí)維護(hù)傳統(tǒng)的紙質(zhì)版人事資料信息涂改后，會(huì)有明顯的改動(dòng)痕跡，很容易查找出修改的地方。但是，在數(shù)字化管理人事檔案過程中，電子版的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、移動(dòng)、編輯等操作，不會(huì)留下任何改動(dòng)痕跡，難以保障數(shù)字信息的可靠性和科學(xué)性。
3人事檔案數(shù)字化管理的對(duì)策
針對(duì)數(shù)字化的管理在應(yīng)用到人事檔案信息管理中帶來了諸多的優(yōu)勢和較多的問題，總結(jié)出相應(yīng)的解決措施。包括：
①建立大型數(shù)據(jù)庫。
②設(shè)定和維護(hù)系統(tǒng)。
③加強(qiáng)信息安全。
④提升人員素質(zhì)。
⑤維護(hù)信息真實(shí)。
3.1建立大型數(shù)據(jù)庫
（1）醫(yī)院的人事檔案建立主要根據(jù)醫(yī)院的整體管理規(guī)模來制定，從醫(yī)院本身檔案信息建立和外界條件支持的基礎(chǔ)上，切實(shí)地進(jìn)行醫(yī)院人事檔案管理。
（2）逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的信息化，由醫(yī)院專門的檔案管理工作人員，嚴(yán)格根據(jù)紙質(zhì)版資料詳情，進(jìn)行實(shí)時(shí)的編輯，并確定相應(yīng)的內(nèi)容字段。
（3）在開始醫(yī)院人事檔案信息編輯的時(shí)候，先通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，將所需要的人事信息如實(shí)導(dǎo)入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，將紙質(zhì)版與編輯數(shù)據(jù)進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)，防止出現(xiàn)錯(cuò)誤、遺漏等不良狀況。
（4）進(jìn)行檔案信息訪問的具體界面，檔案信息主要包括：①前臺(tái)操作系統(tǒng)。②后臺(tái)操作系統(tǒng)。一方面前臺(tái)系統(tǒng)主要是對(duì)于計(jì)算機(jī)信息資料進(jìn)行相應(yīng)的檢索和整理，同時(shí)具有簡單快速的特點(diǎn)，提高了整體的檢索、查詢的效率。另一方面后臺(tái)系統(tǒng)是指專業(yè)的工作人員對(duì)于人事資料進(jìn)行完善和修改，保證了對(duì)于檔案信息的收錄和存儲(chǔ)具有完整性、科學(xué)性。大型數(shù)據(jù)庫的建立是作為人事檔案信息資料數(shù)字化管理過程中的硬件基礎(chǔ)，在人事檔案信息管理中起到了重要的影響作用。在進(jìn)行全面的人事檔案信息數(shù)字化管理過程中必須要建立大型的數(shù)據(jù)庫，一方面為信息的載入和存儲(chǔ)建立良好的硬件配置，另一方面防止數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失等不良情況。與此同時(shí)通過大型數(shù)據(jù)庫的建立，可以更便于人事檔案管理部門的工作人員的管理，提高整體的運(yùn)行效率。
3.2設(shè)定和維護(hù)系統(tǒng)
在進(jìn)行人事檔案信息數(shù)字化管理過程中，定期對(duì)系統(tǒng)升級(jí)和計(jì)算機(jī)硬件配置的保養(yǎng)是奠定人事資源信息管理實(shí)現(xiàn)持續(xù)性發(fā)展的基石。受系統(tǒng)的更新?lián)Q代和計(jì)算機(jī)病毒的影響，如果不及時(shí)進(jìn)行設(shè)備維修和系統(tǒng)維護(hù)，容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失、防御系統(tǒng)遭到破壞、計(jì)算機(jī)崩潰等不良事件的發(fā)生。載體作為人事檔案信息數(shù)字化管理的硬件基礎(chǔ)，其在人事檔案信息數(shù)字化管理中有直接影響作用。選取合適的操作系統(tǒng)是進(jìn)行人事檔案信息數(shù)字化管理的重要基礎(chǔ)，必須與計(jì)算機(jī)硬件完美結(jié)合。針對(duì)軟件技術(shù)和操作系統(tǒng)的特點(diǎn)，在對(duì)人事檔案信息數(shù)字化管理操作系統(tǒng)進(jìn)行選擇的時(shí)候，一定要注意該系統(tǒng)在技術(shù)方面是否符合要求以及前瞻性。
3.3加強(qiáng)信息安全
在信息管理過程中，如何保證人事檔案信息的安全性是目前主要困擾數(shù)字化管理現(xiàn)狀的一個(gè)重要的問題。這就要求人事檔案信息管理部門高度重視，雖然我國相關(guān)人事檔案信息管理逐漸向?yàn)槿嗣穹?wù)、多元化的方面轉(zhuǎn)變。同時(shí)人事檔案信息管理部門必須要盡可能多地進(jìn)行人事檔案共享系統(tǒng)的建設(shè)[6]。繼續(xù)加大人事檔案信息的公正公開，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的人人共享的權(quán)利。
3.4提升人員素質(zhì)
雖然我國目前許多組織人事檔案管理部門已經(jīng)取得了進(jìn)步，而且補(bǔ)充了一些信息技術(shù)專業(yè)人才進(jìn)入檔案管理人員隊(duì)伍。但是總體上來說，目前從事人事檔案信息管理的專業(yè)工作人員還是相對(duì)缺少，從事該行業(yè)的工作人員不論是從專業(yè)知識(shí)還是綜合素質(zhì)上來說，均普遍較低，使得我國目前人事檔案信息管理人才缺乏。人事檔案信息數(shù)字化管理系統(tǒng)的操作技術(shù)必須十分完善，避免人事檔案信息外泄問題的出現(xiàn)。另外在進(jìn)行系統(tǒng)的更新時(shí)，必須要對(duì)于網(wǎng)絡(luò)的安全性進(jìn)行分析，防止惡意計(jì)算機(jī)病毒和黑客竊取相關(guān)的存儲(chǔ)信息，對(duì)于人事檔案信息數(shù)據(jù)庫造成了巨大的危害。開發(fā)和應(yīng)用專業(yè)、科學(xué)的安全管理軟件，進(jìn)行系統(tǒng)的實(shí)時(shí)檢測和調(diào)整，并給予相關(guān)硬件進(jìn)行支持，對(duì)于人事檔案信息進(jìn)行加密處理。
當(dāng)需要訪問文件的時(shí)候，必須配有相關(guān)的密匙進(jìn)行配對(duì)，避免檔案信息輕易的被修改或者侵入等。在達(dá)到這些要求的外界支持下，我國相關(guān)管理部門還必須頒布相關(guān)的法律基礎(chǔ)，主要包括：①病毒防止管理。②保密法規(guī)。③檔案管理法等。在這些法律的基礎(chǔ)上，工作人員應(yīng)該嚴(yán)格的按照人事檔案管理的相關(guān)條例來進(jìn)行日常的工作。不斷提升各級(jí)組織人事檔案管理部門人事檔案管理隊(duì)伍人員的素質(zhì)。可以通過相關(guān)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)和計(jì)算機(jī)軟件知識(shí)的掌握，不斷提高人事檔案信息管理的綜合素質(zhì)。要求從事人事檔案管理部門的工作人員必須擁有以下基本能力，包括：①軟件系統(tǒng)開發(fā)。②軟件系統(tǒng)管理。③檔案信息管理。④相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)。⑤計(jì)算機(jī)硬件研究。⑥計(jì)算機(jī)相關(guān)維修等。
3.5維護(hù)信息真實(shí)
一方面，國家的相關(guān)管理部門頒布一系列信息真實(shí)性維護(hù)的法規(guī)和政策，從法律層面減少地下交易。另一方面增強(qiáng)相關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)，轉(zhuǎn)變工作人員的陳舊觀念，增加他們的責(zé)任心和依從性。
4結(jié)語
在醫(yī)院這個(gè)大環(huán)境下，人員信息管理除人事處負(fù)責(zé)的檔案信息外，執(zhí)業(yè)信息、科研繼教信息、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)信息均由各相關(guān)科室負(fù)責(zé)，而這個(gè)數(shù)據(jù)庫就是彌補(bǔ)了普通信息化管理的不足，涵蓋了人員的學(xué)習(xí)、工作、經(jīng)歷中的所有信息，以滿足不同管理者的各種需求。重點(diǎn)建設(shè)人事檔案信息計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理安全保障體系，從而確保人事檔案信息數(shù)字化管理各項(xiàng)制度能夠不斷完善。并且將工作細(xì)分，責(zé)任到個(gè)人，從源頭杜絕不良事件的發(fā)生。
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作者：張衛(wèi)，姜瑞博，楊騰 單位：哈勵(lì)遜國際和平醫(yī)院
第六篇：現(xiàn)代人事檔案管理問題探析
摘要：不論是企業(yè)還是機(jī)關(guān)事業(yè)單位，人事檔案都是重要的人才信息載體，是選拔任用人才的重要信息來源和參考依據(jù)。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題日益突出，影響著我國現(xiàn)代人事檔案管理的正常有序開展，降低了人事檔案管理的辦事效率，進(jìn)一步影響了單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。本文從現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題和不足出發(fā)，研究解決問題的對(duì)策和措施。
關(guān)鍵詞：現(xiàn)代；人事檔案；管理問題；對(duì)策
人事檔案管理是人事管理活動(dòng)的重要組成部分，記載了個(gè)人在各方面的表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組織整理起來的，是考核個(gè)人工作狀況、學(xué)習(xí)狀況、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰、思想品質(zhì)等情況的原始記錄。人事檔案管理是在收集、整理、保管人才檔案后進(jìn)行的管理活動(dòng)，對(duì)開發(fā)人才具有重要作用。
一、人事檔案的作用
在現(xiàn)代人事管理活動(dòng)中，人事檔案的作用主要有兩方面的表現(xiàn)：對(duì)員工而言，檔案具有的真實(shí)性和可靠性，遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于其它任何資料，它的法律效力非常強(qiáng)，其它資料無法與其相比。無論是考試、就業(yè)、出國，還是辦理社會(huì)保險(xiǎn)、離職、退休等手續(xù)以及開具證明材料等，都需要檔案材料為依據(jù)。對(duì)用人單位而言，人事檔案承載著重要的人才信息，是單位了解人才的最基本和最主要途徑。通過利用檔案信息，單位可以清楚準(zhǔn)確地了解員工以前的精力，考察其思想品德、工作能力等各方面，全面地了解一個(gè)人的基本信息情況和綜合素質(zhì)，是選拔任用人才的重要手段和工具，對(duì)培養(yǎng)和開發(fā)人才具有重要價(jià)值和意義。
二、現(xiàn)代人事檔案管理中存在的問題和不足
1.對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理的認(rèn)識(shí)比較薄弱
人事檔案管理工作，與其它工作不同。不同于業(yè)務(wù)管理工作，直接影響單位效益和業(yè)績發(fā)展；不同于技術(shù)管理工作，為單位的發(fā)展提供技術(shù)支持。它只是在默默地工作，不容易引起人們的重視和注意，也不容易引起單位領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，甚至有些人片面地認(rèn)為人事檔案管理工作是簡單的文書工作，只要保管、整理、分類好各種檔案，保證檔案信息不泄露，應(yīng)付好上級(jí)或外界的查檔、外調(diào)就可以了。這種對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)是不正確的，非常的薄弱，且存在誤區(qū)。
2.現(xiàn)代人事檔案管理手段較落后
從當(dāng)前的人事檔案管理現(xiàn)狀來看，很多單位的人事檔案管理人員并沒有具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能，也沒有得到專業(yè)的人事檔案管理培訓(xùn)，不是太了解人事檔案管理的基本業(yè)務(wù)操作，甚至有些人事檔案管理人員是兼職的，因此投入在其中的精力肯定是有限的，不能很好地推動(dòng)現(xiàn)代人事制度改革的深入和落實(shí)，也很難從容地應(yīng)對(duì)單位內(nèi)部對(duì)人事調(diào)整、崗位變動(dòng)等引起的檔案管理工作。另外，在人事檔案的管理設(shè)備上，也存在著一定的問題，相對(duì)來說，比較簡陋和落后。沒有很好地將檔案保存在單獨(dú)的房間里，缺乏基本的管理和保管措施，甚至沒有防火、防潮、防盜等保護(hù)手段，停留在較低的管理水平上。
3.現(xiàn)代人事檔案內(nèi)容質(zhì)量較低
人事檔案是每個(gè)人基本信息的說明書和記錄儀，應(yīng)該能比較全面地反映一個(gè)人的基本情況，達(dá)到“見檔如見人”的效果。但現(xiàn)實(shí)情況卻不盡如此，很多人的人事檔案內(nèi)容較少，信息量不足，個(gè)性特征信息不足等，可利用價(jià)值較低。即使在檔案里含有考核評(píng)價(jià)材料和鑒定資料等，但往往千篇一律，沒有獨(dú)特之處，內(nèi)容和形式雷同，不能真實(shí)地反映一個(gè)人的情況。人事檔案在觀念上存在著一定的偏差，比較重視政治表現(xiàn)、家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等，對(duì)一個(gè)人工作情況的信息記錄相對(duì)來說欠缺，比如管理能力、心理素質(zhì)、技術(shù)特長等方面的情況，記錄內(nèi)容比較有限，需要補(bǔ)充。
4.人事檔案信息開發(fā)力度不夠
從目前情況來看，人事檔案開發(fā)利用工作是比較被動(dòng)的，只有當(dāng)相關(guān)人員主動(dòng)要求進(jìn)行查閱時(shí)，才提供，缺少主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，開發(fā)動(dòng)力不足。有時(shí)候即便有查閱行為，也是提供黨團(tuán)信息、簡歷職稱等比較表面的工作。在真正開發(fā)利用人才、選拔培養(yǎng)人才上等預(yù)測能力較弱。這些行為嚴(yán)重影響和弱化了單位挖掘內(nèi)部人才的能力，忽視了人事檔案的現(xiàn)實(shí)效用。由于人事檔案存在著一定的保密性，查閱審批流程比較復(fù)雜嚴(yán)格，限制也較多。因此人事檔案除了在提供職稱鑒定、崗位晉升等方面的利用價(jià)值外，大部分時(shí)間是長期沉睡的。
三、解決現(xiàn)代人事檔案管理問題的對(duì)策
1.提高人事檔案管理人員的素質(zhì)
人事檔案管理人員應(yīng)緊密結(jié)合工作需要，跟上時(shí)展步伐，不斷地充實(shí)和提高自己，努力掌握和學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作知識(shí)，熟悉網(wǎng)絡(luò)和多媒體等新技術(shù)操作和應(yīng)用，參加形式多樣的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，了解先進(jìn)的管理技術(shù)，提高自身使用現(xiàn)代工具和應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)的能力。積極學(xué)習(xí)人事檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能，熟悉不同業(yè)務(wù)的要求，提高崗位應(yīng)用和管理技能。只有不斷地學(xué)習(xí)先進(jìn)知識(shí)和技術(shù)，借鑒成功的管理經(jīng)驗(yàn)，才能逐漸成為具有較強(qiáng)管理能力和實(shí)際操作能力的人，才能更好地勝任人事檔案管理工作，也才能更好地開發(fā)利用好單位的人才，使其充分發(fā)揮工作能力，為單位做貢獻(xiàn)。
2.完善人事檔案管理工作制度
人事檔案管理工作比較復(fù)雜繁瑣，需要有一定的規(guī)章制度來約束和規(guī)范，否則就會(huì)無章可循，比較混亂。加大宣傳《檔案法》的力度，增強(qiáng)民眾對(duì)檔案基本法律法規(guī)的了解，檔案管理人員也必須要知法、守法，自覺宣傳《檔案法》。另外，國家也要盡快抓緊落實(shí)《人事檔案管理法》，不斷地促使人事檔案管理工作走進(jìn)法制化、正規(guī)化的軌道，朝著程序化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向前進(jìn)。單位在收集檔案信息時(shí)，要嚴(yán)格要求檔案材料的歸檔、轉(zhuǎn)入、調(diào)出等程序，避免管理上出現(xiàn)漏洞，對(duì)檔案造假、涂改者依法處置，嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案管理規(guī)章制度，堅(jiān)決追究人事檔案管理人員的職責(zé)，杜絕違法亂紀(jì)的現(xiàn)象發(fā)生，嚴(yán)懲不貸。
3.建立信息化的現(xiàn)代人事檔案管理系統(tǒng)
為了能方便快捷地管理單位內(nèi)部的人事檔案，單位應(yīng)根據(jù)需要建立一套適合自身的、完善的、人性的人事檔案管理系統(tǒng)，將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入其中，提高人事檔案的可查閱性、連續(xù)性，拓寬人事檔案的使用范圍。沿用科學(xué)化、信息化的檔案管理模式，方便檔案管理人員能夠及時(shí)地錄入檔案系統(tǒng)，更新、補(bǔ)充檔案信息，提高人事檔案管理的實(shí)效性。
4.加強(qiáng)流動(dòng)人員的檔案管理
在流動(dòng)人員的檔案管理問題上，單位應(yīng)完善規(guī)章制度，明確各項(xiàng)要求，制定應(yīng)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的方案，建立健全收集流動(dòng)人員檔案信息的途徑和方式，確保收集到的資料及時(shí)歸檔和更新。嚴(yán)格管理檔案信息的查閱、傳遞、檢查等，做好流動(dòng)人員檔案信息的及時(shí)補(bǔ)充和更新，對(duì)其檔案信息應(yīng)遵守相應(yīng)的保密制度，不外泄。充分尊重流動(dòng)工作人員的個(gè)人隱私，對(duì)其信息的收集、整理，不得拖延，應(yīng)與其他員工一樣，享受同樣的對(duì)待。單位在對(duì)流動(dòng)人員的檔案管理上，應(yīng)做到一視同仁，利用好人事檔案信息，挖掘不同人才的潛力，讓其為單位更好地做出貢獻(xiàn)。
四、結(jié)語
我國目前人事檔案管理模式還存在著一些問題和不足，對(duì)單位來說，人事檔案管理工作相當(dāng)重要，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到其對(duì)單位發(fā)展的重要作用和價(jià)值。隨著社會(huì)的進(jìn)步和時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)代人事檔案管理方式和手段都需要不斷地做出調(diào)整，確保人事檔案管理工作達(dá)到一個(gè)新的高度，利用好現(xiàn)代科技手段，完善管理方法和管理手段，更新管理模式，從而更好地提高人事檔案管理的工作效率。
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作者：張小藝 單位：煙臺(tái)廣播電視臺(tái)
第七篇：信息時(shí)代人事檔案管理策略分析
摘要：隨著我國檔案事業(yè)的深入發(fā)展，人事檔案資源作為服務(wù)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重要資源，已引起社會(huì)各方面的重視，以實(shí)現(xiàn)檔案資源開發(fā)、應(yīng)用效益最大化為目的的人事檔案資源管理信息化建設(shè)也成為日前業(yè)界普遍關(guān)注的熱點(diǎn)問題。本文主要概述了信息時(shí)代人事檔案管理現(xiàn)狀，指出了這一時(shí)期對(duì)人事檔案管理的新要求，并提出了相關(guān)工作新思路，以期為新時(shí)期人事檔案管理工作的完善提供參考借鑒。
關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；要求；思路
一、信息時(shí)代人事檔案管理工作現(xiàn)狀
1.檔案管理制度不全
部分單位人事檔案儲(chǔ)存室由于檔案保管不善，致使檔案數(shù)量不全、資料不完整，導(dǎo)致部分檔案內(nèi)容難以辨識(shí)，而失去信息處理價(jià)值，常常需要重新處理編輯，影響信息化速度；甚至還有部分檔案在歸檔過程中丟失，這些現(xiàn)象為人事檔案信息化處理帶來了極大困擾。
2.業(yè)務(wù)水平參差不齊
人事檔案管理對(duì)工作人員的素質(zhì)和態(tài)度要求較高，不僅需要工作人員有耐心，能夠適應(yīng)長時(shí)間持續(xù)性工作，還要求兼具專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐操作技能，包括檔案維護(hù)以及計(jì)算機(jī)運(yùn)用、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)處理以及硬件設(shè)備維護(hù)等方面的內(nèi)容，以確保檔案的順利流轉(zhuǎn)。但現(xiàn)實(shí)中，由于崗位流動(dòng)速度快，使得從業(yè)人員專業(yè)水平不齊，部分人員甚至缺乏職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)精神，給信息化建設(shè)帶來一定負(fù)面影響。
3.信息建設(shè)設(shè)施滯后
部分單位在人事檔案信息化處理過程中，并沒有進(jìn)行深入改革性發(fā)展，依然用陳舊的設(shè)備和系統(tǒng)開展管理工作，使得檔案信息化發(fā)展緩慢，統(tǒng)計(jì)和歸納的完成效果不理想。即便部分單位引入了網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)設(shè)備，但在管理和使用程度上仍存在著一定的局限性，甚至只是停留在簡單的電子錄入和數(shù)據(jù)呈現(xiàn)階段，并沒有完全實(shí)現(xiàn)信息管理的現(xiàn)代化和電子化。
二、信息時(shí)代對(duì)人事檔案管理的新要求
信息化時(shí)代人事檔案管理除卻保障最基本的真實(shí)性、公信力之外，最為重要的是基于當(dāng)前社會(huì)信息科技發(fā)展的大背景，全面推行人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化建設(shè)。這就需要相關(guān)部門有針對(duì)性地增加檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)投入，在相關(guān)管理體系當(dāng)中全面推行信息化和科學(xué)化管理和業(yè)務(wù)辦理流程，為現(xiàn)代化科技融入人事檔案管理工作做好鋪墊。當(dāng)然，這一切手段的實(shí)施還必須依靠穩(wěn)定的法律制度體系，為各項(xiàng)檔案管理政策的實(shí)施提供必要的法律支撐。同時(shí)，信息化給人們生活帶來便捷、給檔案管理工作人員帶來快速和高效的同時(shí)，也離不開對(duì)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字信息所產(chǎn)生的傳輸性的依賴。大量人事檔案信息通過云端存儲(chǔ)，通過計(jì)算機(jī)在網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中進(jìn)行點(diǎn)對(duì)點(diǎn)、點(diǎn)對(duì)面的傳播和儲(chǔ)存，這其中絕大部分信息具有一定隱秘性，如果被攻克，或個(gè)人信息傳輸記錄被網(wǎng)絡(luò)漏洞竊取，人事檔案信息安全將遭受致命打擊。因此，當(dāng)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)成為人事檔案生成的重要載體時(shí)，必須嚴(yán)格保護(hù)、細(xì)心維護(hù)以計(jì)算機(jī)為代表的硬件設(shè)施，以及人事檔案生成和管理過程中所涉及的各類介質(zhì)，同時(shí)確保工作人員實(shí)施良性操作，以最大限度降低信息化進(jìn)程中的風(fēng)險(xiǎn)機(jī)率。
三、信息時(shí)代人事檔案管理的工作新思路
人事檔案記錄著最真實(shí)、最全面的職工信息，因此在人事檔案管理工作中，必須確保檔案的絕對(duì)真實(shí)與全面，從而獲得最全面的職工信息，建立人才數(shù)據(jù)庫，為企事業(yè)單位人力資源部門提供最全面、最準(zhǔn)確的信息憑據(jù)。對(duì)其在信息時(shí)代下的工作思路，筆者提出了如下建議：
1.實(shí)現(xiàn)人事檔案資料的統(tǒng)一備份
從工作內(nèi)容看，人事檔案管理工作包括了對(duì)檔案文件的歸檔、整理、保管、建立全宗以及檢索服務(wù)等；從工作性質(zhì)看，人事檔案管理工作強(qiáng)度較大、任務(wù)較為繁雜。而隨著信息技術(shù)時(shí)代的到來，其所帶來的大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)海量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與高速處理，因此當(dāng)前管理工作首要對(duì)既有的人事檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)化整合與備份處理。同時(shí)充分考慮到檔案的安全問題，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行全面電子化處理，創(chuàng)設(shè)數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)大規(guī)模地域覆蓋，抑或是區(qū)域性的檔案備份機(jī)構(gòu)，以便應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的挑戰(zhàn)。
2.引入先進(jìn)信息錄入和管理系統(tǒng)
傳統(tǒng)人事檔案管理模式中的職工個(gè)人信息一般為書面文字形式，信息內(nèi)容較少，查詢具有一定的難度，且管理也費(fèi)時(shí)費(fèi)力，不符合時(shí)展需求，為此，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，設(shè)計(jì)科學(xué)化的人事檔案管理系統(tǒng)，就是要加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化，變被動(dòng)接收檔案資料為開發(fā)檔案的潛在價(jià)值，主動(dòng)提供服務(wù)。但要注意在信息化過程中，應(yīng)確保人事檔案的保存、保密工作有序，避免信息丟失，設(shè)置嚴(yán)格的查看要求，以減少資源外流，同步對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行周期性維護(hù)，為網(wǎng)絡(luò)信息的穩(wěn)定性和安全性管理提供有力保障。
3.推動(dòng)人事檔案資源整合科技化
當(dāng)前，以計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)為主體的檔案現(xiàn)代化管理手段，開始廣泛應(yīng)用于檔案工作的各個(gè)領(lǐng)域。在人事檔案資源整合中，現(xiàn)代化信息化技術(shù)的應(yīng)用更是至關(guān)重要，直接關(guān)系到檔案資源整合的最終效果。現(xiàn)實(shí)中由于多種條件的限制，人事檔案資源整合中現(xiàn)代化信息化技術(shù)應(yīng)用的廣度與深度遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其他系統(tǒng)。為此，必須充分認(rèn)識(shí)檔案管理現(xiàn)代化的必要性和緊迫性，加強(qiáng)硬件環(huán)境建設(shè)，加大對(duì)檔案資源整合的技術(shù)設(shè)備和基礎(chǔ)設(shè)施投入力度，堅(jiān)持高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)；加強(qiáng)軟件環(huán)境建設(shè)，切實(shí)提高人事檔案資源整合管理軟件設(shè)計(jì)的專業(yè)化程度，努力開發(fā)出既符合人事檔案資源整合需要，又符合人事檔案工作人員使用習(xí)慣的高水平管理軟件；加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，堅(jiān)持長遠(yuǎn)規(guī)劃、全面兼容的理念，為人事檔案資源整合提供互聯(lián)互通、安全高效的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐。
四、結(jié)語
信息技術(shù)雖然能為人才市場的人事檔案管理工作帶來快捷與高效，但與此同時(shí)也埋伏著一定的隱患，存在著檔案信息外泄以及個(gè)人隱私信息公開的可能性。這就需要人才市場方面必須強(qiáng)化工作當(dāng)中的安全意識(shí)，強(qiáng)化信息技術(shù)的安全定位，只有保障網(wǎng)絡(luò)電子信息共享化和安全化的完美對(duì)等與平衡，人事檔案管理才能以一種更加和諧的狀態(tài)發(fā)展，為廣大民眾提供更好的服務(wù)。
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作者：王麗 單位：榮成市人事考試中心
