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摘要：事業(yè)單位新聘人員人事檔案審核過(guò)程中主要存在檔案完整度不夠、信息缺失、檔案造假等問(wèn)題，針對(duì)以上這些問(wèn)題，筆者認(rèn)為應(yīng)增強(qiáng)檔案意識(shí)、建立糾錯(cuò)機(jī)制、提高造假成本，以完善事業(yè)單位新聘人員人事檔案審核工作。我國(guó)事業(yè)單位是由國(guó)家財(cái)政支持、承擔(dān)著相關(guān)社會(huì)職能的單位，事業(yè)單位的發(fā)展對(duì)于我國(guó)的經(jīng)濟(jì)社會(huì)有著至關(guān)重要的影響，所以我國(guó)一直十分重視事業(yè)單位的發(fā)展問(wèn)題。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐漸健全，事業(yè)單位的改革也進(jìn)一步深化，其中人事檔案管理工作作為事業(yè)單位的重要基礎(chǔ)管理工作影響著事業(yè)單位工作的正常開(kāi)展、影響事業(yè)單位人員職能的正常發(fā)揮。本文將對(duì)事業(yè)單位新聘人員的人事檔案管理工作進(jìn)行重點(diǎn)研究，以促進(jìn)事業(yè)單位工作的有序開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；新聘人員；人事檔案管理

一、事業(yè)單位新聘人員人事檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前的社會(huì)沒(méi)有對(duì)人事檔案給予足夠的重視，而檔案管理工作的發(fā)展也沒(méi)有跟上社會(huì)發(fā)展的步伐。這主要反映在接收新聘用的人事檔案和審查人事檔案的過(guò)程中，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：第一，檔案完整度不夠。收集檔案是檔案管理工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，但是檔案收集工作也是檔案管理的難點(diǎn)所在。一方面是職員入職時(shí)自身提供的檔案有所缺失，另一方面，存在檔案管理工作人員收集檔案不及時(shí)的情況。隨著檔案資料的種類(lèi)和數(shù)量日益增加，大量電子資料的收集整理也增加了檔案管理的難度，更加難以確保檔案完整度。同時(shí)，當(dāng)下檔案管理工作中常有權(quán)職劃分不清的情況[1]。一些具有工作經(jīng)驗(yàn)的新聘用人員存在人檔分離的狀況，在處理檔案管理工作時(shí)互相推脫；他們無(wú)法掌控自己檔案，造成檔案缺少，影響檔案的完整度。第二，檔案信息缺失。人事檔案應(yīng)包括員工的個(gè)人情況以及道德、能力、勤奮、業(yè)績(jī)等情況，并應(yīng)反映其整體面貌。新聘人員缺少的檔案信息集中在身份證明材料、工作經(jīng)驗(yàn)材料等部分，如勞動(dòng)合同等。由于大多數(shù)檔案管理人員對(duì)收集、整理、裝訂等業(yè)務(wù)不夠熟悉，易造成部分檔案信息缺失。第三，檔案造假。由于人才流動(dòng)的加劇，一些單位和大學(xué)的相關(guān)部門(mén)忽略了保密原則，允許流動(dòng)人員和畢業(yè)生攜帶自己的檔案，為造假提供了方便，導(dǎo)致某些人員會(huì)為滿(mǎn)足招聘要求而虛假陳述，這主要集中在偽造的勞動(dòng)合同和工作經(jīng)驗(yàn)材料上。

二、事業(yè)單位新聘人員人事檔案管理存在的不足

（一）檔案管理方式有待完善

人事管理應(yīng)包括個(gè)人簡(jiǎn)歷、獎(jiǎng)懲經(jīng)歷等，隨著當(dāng)前信息化的不斷發(fā)展，過(guò)時(shí)的人事管理計(jì)劃出現(xiàn)了各種問(wèn)題，無(wú)法滿(mǎn)足事業(yè)單位的需求。為了保證人才檔案的管理規(guī)范性，應(yīng)加強(qiáng)政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案的管理。信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)提高人事檔案管理的效率帶來(lái)了積極的作用。在我國(guó)的公共事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，應(yīng)引進(jìn)各種先進(jìn)的信息和計(jì)算機(jī)技術(shù)，促進(jìn)人事檔案管理數(shù)字化發(fā)展，提高人員文件管理的質(zhì)量。

（二）檔案監(jiān)管能力不足

當(dāng)前事業(yè)單位管理對(duì)新入職員工的人事檔案和數(shù)據(jù)監(jiān)管的過(guò)程中易出現(xiàn)問(wèn)題[2]。由于需要從其他組織獲取人事檔案，此過(guò)程中可能會(huì)缺少材料。一些文件的內(nèi)容不是標(biāo)準(zhǔn)化的，因此該機(jī)構(gòu)無(wú)法有效地接收其檔案[3]。基于此，新聘用人員的調(diào)動(dòng)和安排也將受影響。另外，如新聘用人員的人事檔案不規(guī)范、完整，則會(huì)增加人事檔案管理部門(mén)的管理工作量。

（三）聘前存在簡(jiǎn)化程序現(xiàn)象

政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位的年度招聘是一項(xiàng)大型的招聘活動(dòng)，這給事業(yè)單位的招聘帶來(lái)很多壓力。在招聘過(guò)程中，存在一個(gè)問(wèn)題：有些政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位評(píng)估內(nèi)容是相同的，整個(gè)招聘過(guò)程相對(duì)簡(jiǎn)化和籠統(tǒng)，導(dǎo)致評(píng)估結(jié)果缺乏針對(duì)性。此外，在政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位招聘時(shí)，招聘單位將審查申報(bào)人的檔案，了解其政治面貌，以及過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)和能力。但是一些招聘單位認(rèn)為此過(guò)程不必要，因此簡(jiǎn)化申請(qǐng)審核過(guò)程，導(dǎo)致標(biāo)準(zhǔn)化程度下降。最后，政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位的許多選調(diào)、晉升程序中需要處理大量人事檔案，工作量比較大，容易造成混亂。這增加了人事檔案管理的難度。

（四）新進(jìn)人員對(duì)檔案重視度不夠

作為政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位公開(kāi)招聘的重要組成部分，必須根據(jù)要求嚴(yán)格審查新聘人員的資料，確保干部人事檔案真實(shí)、準(zhǔn)確以及完整規(guī)范，維護(hù)工作的嚴(yán)肅性和公信力。盡管我國(guó)的政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位已經(jīng)對(duì)人事檔案管理的重要性有了初步了解，但是新職員對(duì)人事檔案管理的理解仍存在一定偏差。他們認(rèn)為人事檔案管理只需要在人事檔案管理中做好記錄與保管，而不會(huì)將人事檔案管理與人力資源管理工作緊密聯(lián)系，也沒(méi)有將人事檔案管理工作與單位人才隊(duì)伍建設(shè)緊密聯(lián)系，這將大大降低工作的效率。

三、事業(yè)單位新聘人員人事檔案管理優(yōu)化策略

（一）構(gòu)建完善科學(xué)的檔案管理模式

在這個(gè)階段，應(yīng)將人事檔案與個(gè)人信用制度有機(jī)結(jié)合起來(lái)，并將其作為人事檔案管理工作過(guò)程中重要的組成部分，以就職歷史、工作能力、信用記錄作為人員檔案的主要內(nèi)容，并不斷完善和優(yōu)化檔案管理體系。因此，有必要大力改革事業(yè)單位人事檔案管理制度，將新時(shí)期的發(fā)展要求融入公共機(jī)構(gòu)的人事檔案管理的工作思考，推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理機(jī)制改革。為了提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的有效性，政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)建立專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理部門(mén)，并把重心放在人事檔案的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和范圍上，明確規(guī)定部門(mén)工作人員的職權(quán)和義務(wù)等。應(yīng)對(duì)人事檔案管理中的各項(xiàng)要求做出明確規(guī)定，同時(shí)對(duì)人事檔案管理工作中管理人員的工作流程、結(jié)果、方法、標(biāo)準(zhǔn)等作出明確規(guī)定，以確保其具有明確的方法和目標(biāo)。

（二）加強(qiáng)檔案監(jiān)管力度

建立糾錯(cuò)機(jī)制。例如，某單位為政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位新雇傭的人員建立了不完整、不規(guī)范的人員檔案。對(duì)此，他們采用了補(bǔ)充收集、復(fù)制原始文件和完善的程序來(lái)補(bǔ)充和規(guī)范。所有補(bǔ)充材料均應(yīng)注明負(fù)責(zé)人員、處理時(shí)間，加蓋組織人事部門(mén)的公章。干部重要信息記錄不一致的，應(yīng)按有關(guān)政策審核。經(jīng)調(diào)查確認(rèn)無(wú)原始資料、難以按照現(xiàn)行政策查明的，應(yīng)按照嚴(yán)格控制的原則，結(jié)合檔案記錄進(jìn)行綜合確定和確認(rèn)。增加造假成本。目前，某單位采取了取消存在嚴(yán)重問(wèn)題并有確鑿證據(jù)的偽造人事檔案的新聘職員的錄取資格的手段。應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步建立信譽(yù)體系，將偽造文件的人員列入“黑名單”，限制其申請(qǐng)國(guó)家機(jī)關(guān)事業(yè)單位，增加造假成本；為實(shí)現(xiàn)人事檔案管理與信息技術(shù)的融合，事業(yè)單位應(yīng)充分吸收行業(yè)內(nèi)外的信息技術(shù)應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，將信息技術(shù)更加深入地整合到人事檔案管理中，以達(dá)到提高人事檔案管理的效率的目的。一方面，管理人員應(yīng)利用信息技術(shù)拓寬人事檔案管理的服務(wù)范圍，更加全面地了解各種資源信息，包括照片、音頻和視頻等。另一方面，在人事檔案管理工作中，管理人員應(yīng)利用信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行有效管理，并在保密、保質(zhì)、保量的基礎(chǔ)上，利用信息技術(shù)創(chuàng)新人事檔案的管理方式，為單位提供更全面的人才。現(xiàn)階段，事業(yè)單位人事檔案管理部門(mén)的管理人員大多來(lái)自就業(yè)服務(wù)中心和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。其中部分人員缺乏專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)且工作流動(dòng)性大，在一定程度上會(huì)出現(xiàn)信息泄漏的問(wèn)題。應(yīng)該加強(qiáng)其專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)、增強(qiáng)硬件投入，防止出現(xiàn)檔案信息“跑風(fēng)漏氣”的問(wèn)題。

（三）完善優(yōu)化聘前管理制度

完善的管理體系可以保證人事檔案管理工作的順利進(jìn)行并保證其標(biāo)準(zhǔn)化。因此，事業(yè)單位需完善現(xiàn)有的人事檔案管理系統(tǒng)。有必要根據(jù)我國(guó)的社會(huì)狀況和公共機(jī)構(gòu)的發(fā)展要求，制定出更可行、合理的方案。應(yīng)補(bǔ)充和完善原有制度，對(duì)一些工作規(guī)范要求做出更加詳細(xì)、更加明確的規(guī)定，以達(dá)到有效的規(guī)范和管理效果。

（四）注重對(duì)新進(jìn)人員檔案管理重視度的培養(yǎng)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理部門(mén)的員工缺乏相關(guān)技術(shù)上的培養(yǎng)，缺乏相應(yīng)的學(xué)習(xí)環(huán)境，導(dǎo)致員工在設(shè)備應(yīng)用上存在技術(shù)不嫻熟的問(wèn)題。人事檔案管理人員的素質(zhì)將直接影響工作質(zhì)量，因此提高人事檔案管理人員的素質(zhì)是提高其工作質(zhì)量的有效途徑。我國(guó)政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要對(duì)新進(jìn)人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們掌握更先進(jìn)的人事檔案管理概念和工作方法，尤其是使他們熟練掌握信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，并使其能夠?qū)⑦@些技術(shù)熟練地運(yùn)用到人事檔案管理工作中。同時(shí)，想要提高人事檔案管理人員素質(zhì)的政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位也可以進(jìn)行外部招聘，從而招募一些具備較高素質(zhì)的人才從事人事檔案管理工作。政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位還應(yīng)制定相應(yīng)的考核制度和考核標(biāo)準(zhǔn)，繼續(xù)培訓(xùn)不符合標(biāo)準(zhǔn)的人員，或者將其調(diào)離管理崗位。同時(shí)，還應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)管理工作的規(guī)范化要求，對(duì)人事檔案管理提出新要求，為其設(shè)定更高的工作目標(biāo)。

四、結(jié)語(yǔ)

基于以上內(nèi)容，我們可以知道，隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷發(fā)展，我國(guó)政府機(jī)關(guān)事業(yè)的發(fā)展也面臨著新的局面。政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位的升級(jí)改造正在緊鑼密鼓地進(jìn)行中，而在政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位的眾多管理任務(wù)中，人事檔案管理是重要的工作之一，它將直接影響政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位中人力資源的配置和使用。對(duì)于新雇用的雇員，單位通常并不夠熟悉，因而也無(wú)法準(zhǔn)確地為其安排職位。管理人員應(yīng)當(dāng)在雇用之前、其間和之后的環(huán)節(jié)中均加強(qiáng)人員檔案管理，從而能夠幫助單位的領(lǐng)導(dǎo)者了解新聘請(qǐng)的雇員的素質(zhì)和能力強(qiáng)弱，為他們合理安排工作，使新聘請(qǐng)的人員能夠迅速適應(yīng)自己的崗位、正常開(kāi)展工作，進(jìn)而保證單位職能的正常履行。政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)進(jìn)一步明確人事管理工作的內(nèi)容，使相關(guān)人員能夠妥善完成職員檔案的收集、保存和管理。在此基礎(chǔ)上，可以對(duì)各級(jí)人員進(jìn)行分析和歸納，形成一個(gè)較為完善的人事檔案管理系統(tǒng)。這有利于發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才，防止人才流失。其次，在新時(shí)代的影響下，人事檔案的管理應(yīng)采用數(shù)字化的方式來(lái)代替以前的傳統(tǒng)工作方式。最后，事業(yè)單位應(yīng)提高對(duì)人事檔案管理工作的重要性，并將其放在當(dāng)下工作中的重要位置上，堅(jiān)持努力提高人事檔案工作的科學(xué)管理水平。應(yīng)做到在規(guī)定相應(yīng)使用權(quán)的基礎(chǔ)上，僅向部門(mén)和個(gè)人公開(kāi)部分信息，并建立公開(kāi)透明的人事檔案管理機(jī)制，為社會(huì)提供方便、準(zhǔn)確的檔案管理服務(wù)。

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[3]徐振業(yè).淺談事業(yè)單位聘用人員人事檔案的管理嘗試[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017(04):147.

作者：陳靖宇 單位：昌圖縣黨建工作服務(wù)中心