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［摘要］人事檔案能夠完整地顯示員工的核心信息，包括任職的履歷、學(xué)習(xí)生活情況、家庭成員和主要社會(huì)關(guān)系等。在人事管理的整體工作流程中，檔案管理是十分重要的一個(gè)組成部分，它能夠?qū)崿F(xiàn)用人單位對員工整體信息的把握，也能夠在人才選拔的層面起到積極的促進(jìn)作用。文章通過闡述人事檔案管理的重要性，分析了目前人事檔案管理中常見問題，進(jìn)而提出實(shí)現(xiàn)人事檔案優(yōu)化的路徑。

［關(guān)鍵詞］人事檔案；重要性；優(yōu)化路徑；管理方式

人事檔案管理工作在傳統(tǒng)觀念中就是收集內(nèi)部員工的基本信息，需要的時(shí)候進(jìn)行調(diào)取。但是在新時(shí)期，尤其是在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，需要在傳統(tǒng)人事檔案管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行升級(jí)，能夠?qū)崿F(xiàn)檢驗(yàn)事業(yè)單位整個(gè)工作的質(zhì)量和員工工作效率的作用。從這個(gè)角度出發(fā)，就需要深入地分析公司人事檔案管理的現(xiàn)實(shí)情況，查找目前工作中存在的問題，把握工作中需要注意的細(xì)節(jié)，從而實(shí)現(xiàn)提升工作效率的目的，提升企業(yè)的綜合實(shí)力。

1人事檔案管理的重要性

對于任何人來說，檔案都是極其重要的，它記錄了一個(gè)人的成長歷史，從學(xué)校到工作崗位的人生軌跡，在這份檔案中也體現(xiàn)了家庭關(guān)系和社會(huì)關(guān)系，對未來職業(yè)晉升和職稱評(píng)定有指導(dǎo)性作用。

11人事檔案為人才的選拔提供有效的憑證

不管是什么類型單位的人力資源從業(yè)者都需要盡可能地做到知人善任，為單位選拔最合適的人才，在選拔的過程中全面的掌握求職者的信息就顯得十分重要。人事檔案就為此項(xiàng)工作提供了支持，在這個(gè)過程中需要對檔案的內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)的更新與維護(hù)，確保信息的真實(shí)性，當(dāng)然在這個(gè)過程中也需要對信息本身進(jìn)行保密處理，保護(hù)好檔案所有者的隱私。另外，人事檔案管理者還需要結(jié)合檔案的內(nèi)容為事業(yè)單位的決策給出指導(dǎo)性的建議，為員工的職業(yè)發(fā)展提供數(shù)據(jù)上的支持。在事業(yè)單位進(jìn)行擇優(yōu)和升職的過程中，利用人事檔案清晰地反映出每個(gè)人的工作能力和業(yè)務(wù)水平，在原始材料的支持下，為事業(yè)單位做出判斷提供科學(xué)的依據(jù)。

12人事檔案能夠?yàn)槭聵I(yè)單位實(shí)現(xiàn)人力資源的最佳配置

人事檔案能夠?yàn)槊恳粋€(gè)人提供最為公平和客觀的歷史資料，但是隨著時(shí)間的推移，事業(yè)單位的實(shí)際運(yùn)營情況也會(huì)隨著時(shí)間發(fā)生一定的變化，這就要求單位的人力資源管理者需要結(jié)合單位員工的實(shí)際情況進(jìn)行人事調(diào)整和崗位調(diào)整，這符合事業(yè)單位未來發(fā)展的趨勢。在這個(gè)過程中，人事檔案就能幫助人力資源從業(yè)者提供數(shù)據(jù)的支持，能夠?qū)γ總€(gè)員工進(jìn)行科學(xué)的評(píng)價(jià)和預(yù)測，在崗位調(diào)整的過程中讓人力資源實(shí)現(xiàn)最優(yōu)的配置。

13招聘新員工過程中人事檔案提供的信息是最真實(shí)可靠的

作為個(gè)人歷史最真實(shí)的記錄者，人事檔案在事業(yè)單位新員工招聘中的意義就比較大了，在實(shí)際的工作中經(jīng)常會(huì)遇到學(xué)歷、工齡、待遇、職稱等信息出現(xiàn)沖突的情況，原始檔案在這個(gè)時(shí)間點(diǎn)的作用就顯現(xiàn)出來，結(jié)合原始資料仔細(xì)的核查，對新員工的聘用提供真實(shí)信息的支持。在員工正式聘用后也需要結(jié)合實(shí)際的表現(xiàn)對檔案信息進(jìn)行更新，這樣事業(yè)單位才能在未來的人事工作中做到知人善任，信息的豐富也不應(yīng)該停留在表現(xiàn)基礎(chǔ)信息上，還應(yīng)該把員工的思想品德、能力素養(yǎng)提升、業(yè)務(wù)水平定位等不能量化的標(biāo)準(zhǔn)以文字的形式來記錄，為日后職位的晉升提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

2人事檔案管理中常見問題的分析

21人事檔案歸檔的及時(shí)性有待提升

目前大多數(shù)事業(yè)單位的人事檔案記錄的都是員工在參與本職工作前的基本信息，包括年齡、學(xué)歷、參加工作時(shí)間、主要社會(huì)關(guān)系和家庭關(guān)系等。有些單位會(huì)在固定的時(shí)間對檔案信息進(jìn)行更新，但是更新的內(nèi)容較為單一，一般是在工作中的獎(jiǎng)勵(lì)、入黨資料和職稱晉升資料等能夠量化的數(shù)據(jù)材料。但是從單位的發(fā)展角度出發(fā)除了這些基本的信息外還需要更新員工的專業(yè)技能水平、近期取得的科研成果、業(yè)務(wù)能力等，只有這些信息得到了補(bǔ)充才能客觀且全面地反映一個(gè)員工實(shí)際情況。例如，某位員工的人事檔案中記錄著其學(xué)歷是博士，也取得了相關(guān)的職業(yè)資格認(rèn)證，各項(xiàng)基本信息都是完善的，但是卻沒有記錄近些年的學(xué)術(shù)情況和本專業(yè)技能比賽的獲獎(jiǎng)情況，就會(huì)讓人覺得近些年此員工的職業(yè)技能水平并沒有進(jìn)步，作為一個(gè)博士學(xué)歷的高素質(zhì)人才并沒有在工作中得到更好的發(fā)展，這明顯是不合理的，人事檔案的更新需要豐富這些材料，在日后的崗位晉升和職稱評(píng)定的過程中能夠拿出有利的證據(jù)來證明其專業(yè)技術(shù)水平。

22人事檔案資料需要在完整性和真實(shí)性上提升

人事檔案中收集的資料需要真實(shí)的反映每一個(gè)員工的真實(shí)情況，在原始資料整理的過程中也盡可能地讓每一份佐證材料完整。例如，某位員工入黨后，檔案中除了文字性的記錄外，還需要?dú)w檔其入黨時(shí)的基本材料和入黨申請書；某位領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案中也必須要有干部任免的文件和考察文件的原始資料。若這些資料的內(nèi)容不完整或者真實(shí)性不強(qiáng)，就會(huì)對日后的人事管理工作造成很大的障礙。有些事業(yè)單位對檔案管理工作不重視，在信息化錄入電腦的過程中甚至還會(huì)出現(xiàn)前后矛盾的情況，常見的問題例如時(shí)間重合、年齡不符等，這對人事檔案管理系統(tǒng)造成了較大的壓力。

23人事檔案的書寫不規(guī)范，歸檔材料的格式不統(tǒng)一

人事檔案的一些表格需要手動(dòng)的填寫，有些員工在填寫的過程中字跡不清晰，書寫不規(guī)范，這也會(huì)給原始數(shù)據(jù)的積累帶來一定的麻煩，管理者若是沒有嚴(yán)格的要求，員工在填寫時(shí)用了除黑色外其他顏色的簽字筆，甚至是鉛筆來填寫，在檔案后期的保護(hù)中更加會(huì)造成字跡看不清楚，甚至消失等不可挽回的后果。另外，在人事檔案填寫的表格的紙張也需要統(tǒng)一，這樣不但容易保存，還為日后檔案的調(diào)取提供便利。

24檔案管理工作的硬件和軟件都需要改善

檔案管理對于任何一家事業(yè)單位來說都是一項(xiàng)規(guī)范性強(qiáng)、政策性也強(qiáng)的工作，需要具備較高的業(yè)務(wù)能力和政治素養(yǎng)的人才來擔(dān)任此項(xiàng)工作。目前，有些事業(yè)單位對檔案管理工作不重視，承擔(dān)此項(xiàng)工作的管理者都不是專業(yè)出身，甚至是以兼職的身份來工作，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，在此項(xiàng)工作中投入的精力也不是很多。在紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存上，目前大部分事業(yè)單位都采用“因地制宜”的原則，但是很多儲(chǔ)存的檔案室設(shè)備都過于陳舊，環(huán)境不能滿足發(fā)展的需求，甚至房屋潮濕在一定程度上造成檔案發(fā)潮、發(fā)黃的現(xiàn)象，這些問題也是目前大多數(shù)事業(yè)單位需要首要解決的問題。

3實(shí)現(xiàn)人事檔案優(yōu)化的路徑探索

31制定高效的人事檔案管理制度

制定高效的人事檔案管理制度是優(yōu)化人事檔案管理工作的前提，只有根據(jù)事業(yè)單位自身的實(shí)際情況制定切實(shí)可行的制度，所有工作人員按照制度執(zhí)行才能把人事檔案的管理工作層層落實(shí)。在設(shè)定的工作中首要保證的就是制定的規(guī)范性，這會(huì)為后續(xù)的工作帶來非常大的便利性，也可以借鑒國內(nèi)一些檔案管理工作做得比較好的單位的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身的特點(diǎn)和現(xiàn)狀形成適合的制度。在設(shè)定獎(jiǎng)懲條例時(shí)，需要充分考慮員工工作的積極性，制度的設(shè)立應(yīng)該傾向那些工作效率高且態(tài)度認(rèn)真的員工，給予其制度上最大力度的支持。制度落地的過程中一定要保證執(zhí)行力，不能“上有政策，下有對策”，嚴(yán)格落實(shí)獎(jiǎng)罰制度，盡量把工作做全做細(xì)，實(shí)現(xiàn)制度真正的作用。

32提升人事檔案管理人員的綜合能力

管理人員的業(yè)務(wù)水平直接決定了人事檔案管理工作的效果，所以強(qiáng)調(diào)管理者業(yè)務(wù)能力是十分必要的，從實(shí)際的角度出發(fā)，事業(yè)單位對人才培養(yǎng)的方式往往從以下三個(gè)方面著手：首先，對檔案管理的人才合理的資源分配，尤其是每年新員工的招聘工作是必不可少的，新員工的加入可以增加部門的活力，大大地提升工作的效率，年輕人之間的交流沒有障礙，能夠讓部門之間的信息交流和互動(dòng)更加和諧。其次，事業(yè)單位的檔案管理部門應(yīng)該定期組織培訓(xùn)，培訓(xùn)的形式可以采取內(nèi)部和外部相結(jié)合的方式，內(nèi)部讓有經(jīng)驗(yàn)的老員工對新員工進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)的交流，外部培訓(xùn)則邀請目前行業(yè)中技術(shù)專家傳授領(lǐng)先的管理思想和管理技術(shù)，這樣的內(nèi)外培訓(xùn)讓所有的工作人員都能夠結(jié)合自己的業(yè)務(wù)水平找到不足之處，從而實(shí)現(xiàn)全員能力的提升。最后，在每年適當(dāng)?shù)臅r(shí)間組織檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能的比賽，單位提供獎(jiǎng)勵(lì)政策，這樣既有競爭又有互相的促進(jìn)，讓大家都有提升自己能力的意識(shí)。

33創(chuàng)新人事檔案管理方式

科學(xué)的人事檔案管理方法能夠讓人事檔案管理工作起到事半功倍的效果，結(jié)合事業(yè)單位自身特點(diǎn)創(chuàng)新合理的管理方式也是當(dāng)代人事管理工作中較為重要的一個(gè)內(nèi)容。一些規(guī)模較大的事業(yè)單位在工作中將所有的員工按照一定的原則分組分片管理，每個(gè)組都設(shè)置指定負(fù)責(zé)人，按照計(jì)劃對檔案信息進(jìn)行更新和整理，這樣落實(shí)到人的管理方式能夠?qū)⑿畔⒌募皶r(shí)性和真實(shí)性發(fā)揮到最大，扁平化的管理縮短了工作時(shí)間，工作質(zhì)量得到了保證。另外，在人事檔案整理的過程中需要用到大量的表格，表格的設(shè)計(jì)也需要結(jié)合當(dāng)下的需求，用創(chuàng)新的思維實(shí)現(xiàn)表格功效的最大化。當(dāng)然在設(shè)計(jì)表格的過程中除了要求有一定的專業(yè)技術(shù)外，還需要清晰明了，在日后檔案調(diào)取的過程中更加的方便。

34加強(qiáng)檔案信息化管理力度

人事檔案管理在新時(shí)期需要用更加科學(xué)和客觀的手段來獲得認(rèn)可，信息化手段是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的重要手段，事業(yè)單位自身也需要意識(shí)到信息化手段能夠給自身帶來的收益，并在資金和物質(zhì)上予以最大程度的支持。例如，事業(yè)單位可以引進(jìn)檔案管理數(shù)字化技術(shù)，這樣就可以建立自己的人才信息庫，用高效的手段挖掘檔案信息中的價(jià)值，讓檔案資源發(fā)揮其最大的效用。目前較為常見的是將檔案信息電子化，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行儲(chǔ)存，但是隨著時(shí)間的推移、科技的進(jìn)步，更多的事業(yè)單位需要在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)技術(shù)的更新?lián)Q代，建立自己的檔案管理信息系統(tǒng)，不僅將資料以電子版的形式存入電腦，還將資料存入大數(shù)據(jù)平臺(tái)，這樣數(shù)據(jù)就有了雙重保障，安全性也得到了提升。

4結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理工作是人事管理工作中十分重要的組成部分，需要事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)到基層都重視起來，只有從思想上重視才能在執(zhí)行的過程中實(shí)現(xiàn)預(yù)期的效果。完善和規(guī)范原始資料是人事檔案管理的基礎(chǔ)，設(shè)定科學(xué)的管理制度能夠讓檔案管理工作在合理的框架下執(zhí)行。目前我國人事檔案管理工作還處于發(fā)展階段，需要行業(yè)內(nèi)所有的從業(yè)者不斷地創(chuàng)新和突破，秉承與時(shí)俱進(jìn)的思想，為人事檔案管理工作的未來做出自己的貢獻(xiàn)。

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作者:梁笛 單位:邯鄲市第一醫(yī)院