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電是國民經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要能源之一。隨著經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，大都市建設(shè)轉(zhuǎn)型升級，電網(wǎng)在經(jīng)濟(jì)社會和人民生活中的地位和作用更加凸顯。電力企業(yè)合同檔案是電網(wǎng)建設(shè)、運(yùn)營與發(fā)展過程的真實(shí)記錄，是企業(yè)資產(chǎn)運(yùn)營、管理的重要憑證與依據(jù)，是企業(yè)不可或缺的信息資源和重要資產(chǎn)，加強(qiáng)電力企業(yè)合同檔案管理工作是確保電力企業(yè)在改革浪潮中安全穩(wěn)定的必由之路。從輿論環(huán)境看，社會監(jiān)管部門監(jiān)督、媒體聚焦、百姓關(guān)注的重點(diǎn)越來越多地集中在石油、電力等大型國有企業(yè)，對國有企業(yè)規(guī)范化管理要求越來越高，加強(qiáng)合同檔案管理工作是保障企業(yè)和員工和諧穩(wěn)定發(fā)展的必然選擇。從能源屬性看，電網(wǎng)企業(yè)是國有企業(yè)，一切資產(chǎn)歸國家所有，管理不容一絲疏漏。加強(qiáng)合同檔案管理既是為社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，也是保障國有資產(chǎn)的必然要求。

一、電力企業(yè)合同檔案管理現(xiàn)狀

近年來，由于國家對民生的重視，電網(wǎng)投資建設(shè)項(xiàng)目逐漸增多、業(yè)務(wù)部門間的分工越來越細(xì)，自上而下要求的歸檔文件材料也越來越多，由于受到檔案數(shù)量大、管理環(huán)節(jié)多、檔案管理模式落后等因素影響，在電力企業(yè)檔案管理中由于業(yè)務(wù)范圍廣、業(yè)務(wù)鏈條長、監(jiān)督檢查指導(dǎo)力度不夠引發(fā)的問題日益凸顯。1.隨著電網(wǎng)建設(shè)管理水平的提升，各職能部門往往對生產(chǎn)、營銷等能直接為企業(yè)帶來效益的工作比較重視，而檔案這樣為企業(yè)間接創(chuàng)造價值的工作不被重視，造成工作中各類合同檔案未能得到很好的保管，或者合同檔案歸檔不完整。2.合同管理人員與檔案管理人員未能建立良好的溝通機(jī)制，對彼此的專業(yè)不夠了解，造成歸檔脫節(jié)。3.兼職檔案員更換頻繁，對標(biāo)準(zhǔn)制度不夠熟悉，能力與責(zé)任心參差不齊，專業(yè)性不足，對于合同檔案管理工作的認(rèn)知存在偏差，導(dǎo)致歸檔不全面、分類不準(zhǔn)確[1]1。4.合同檔案管理工作存在管理界面不夠清晰、監(jiān)督考核不夠嚴(yán)格、合同檔案工作難以服務(wù)于企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的情況。由此，以合同檔案日常管理為基礎(chǔ)，建立與之相適應(yīng)的合同檔案管理體系，充分發(fā)揮合同檔案的作用，成為電網(wǎng)企業(yè)合同檔案工作發(fā)展的迫切需要。

二、電力企業(yè)合同檔案管理的創(chuàng)新實(shí)踐

1.健全合同檔案管理組織體系。實(shí)施網(wǎng)絡(luò)分級管控，電力企業(yè)合同檔案管理工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的原則，即由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)、辦公室履行管理職能、檔案管理部門履行具體職責(zé)的組織體系。檔案部門在專職檔案管理人員層級基礎(chǔ)上，完善檔案管理二級網(wǎng)絡(luò)，要求每個專業(yè)部門、單位至少設(shè)置一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本單位的合同檔案形成、積累、審核、監(jiān)督、整理、歸檔工作，檔案管理人員負(fù)責(zé)接收、歸檔、管理及提供利用等工作，這樣形成多層次檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，明確各層級人員的工作職責(zé)，為加強(qiáng)檔案管理工作提供了堅(jiān)強(qiáng)的組織支撐。

2.完善合同檔案制度建設(shè)。提升電力企業(yè)合同檔案管理工作水平，首先需要完善合同檔案管理制度。在認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的同時，總結(jié)電力企業(yè)以往合同檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合電力企業(yè)實(shí)際情況，制定、細(xì)化和補(bǔ)充合同檔案管理制度，使其在執(zhí)行的過程中更具針對性和可操作性，使合同檔案管理工作做到有章可循、有據(jù)可依。合同管理制度主要包括：合同檔案收集制度、合同檔案保管制度、合同檔案查閱制度、合同檔案保密制度、合同檔案鑒定制度等。

3.強(qiáng)化合同檔案基礎(chǔ)管理。強(qiáng)化企業(yè)檔案資源的整合與管理，調(diào)整和擴(kuò)大檔案收集范圍，做到應(yīng)建盡建、應(yīng)收盡收、應(yīng)存盡存，重點(diǎn)采取幾個方面措施：一是細(xì)化檔案歸檔范圍。根據(jù)國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際工作，制定完善合同檔案歸檔范圍及歸檔要求。二是從源頭上加強(qiáng)檔案資源的監(jiān)督指導(dǎo)。打破項(xiàng)目結(jié)束后集中整理歸檔的傳統(tǒng)模式，實(shí)行與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行的過程歸檔制，即從合同起草、流轉(zhuǎn)、審批、簽訂等各環(huán)節(jié)進(jìn)行管控。對于公司重點(diǎn)工作、重大活動、重大建設(shè)的合同檔案，要全過程監(jiān)督指導(dǎo)，及時做好相關(guān)合同檔案的收集歸檔工作，及時規(guī)范檔案流向，妥善處置檔案資料，嚴(yán)防檔案資源流失。三是科學(xué)整合檔案信息資源。打破部門和條塊的分割，建立以檔案部門為主導(dǎo)，各專業(yè)主管部門密切配合，檔案部門集中統(tǒng)一管理的檔案資源架構(gòu)。四是實(shí)現(xiàn)合同檔案收集標(biāo)準(zhǔn)、材料內(nèi)容、裝訂歸檔“三個統(tǒng)一”。統(tǒng)一收集標(biāo)準(zhǔn)，保證材料真實(shí)性。由于合同業(yè)務(wù)檔案數(shù)量大、內(nèi)容多、時間性強(qiáng)、更新較快，需要兼職檔案員及時收集、審核、整理各類合同檔案材料，保證合同檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確。統(tǒng)一內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)。每一份合同包括合同流轉(zhuǎn)單、合同正本、副本、附件及合同變更、解除合同的協(xié)議等，確保材料齊全、頁面整潔、整齊規(guī)范。統(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案完整性。合同檔案統(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn)，目錄、檔案材料的順序、裝訂格式、立卷歸檔等整齊劃一，做到分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，保證合同檔案的規(guī)范性。

4.明確合同管理保障措施。為保證合同檔案管理工作有序、健康開展，還需要加強(qiáng)合同檔案宣傳指導(dǎo)與監(jiān)督檢查。一是業(yè)務(wù)宣傳。采取多種途徑和手段加大檔案的宣傳力量，設(shè)計(jì)宣傳主題，創(chuàng)新宣傳形式，不斷提高檔案部門的影響力。利用企業(yè)內(nèi)網(wǎng)，介紹檔案部門室藏概況及員工查閱檔案的流程和方法，構(gòu)筑以檔案借閱學(xué)習(xí)室為主的宣傳園地，通過榮譽(yù)墻展示、制作懸掛宣傳牌板等方式，使員工抬頭能見、側(cè)耳能聞；定期開展主題鮮明、內(nèi)容豐富、形式靈活的教育活動，通過答題、競賽、培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)交流、專題講座等方式，豐富檔案宣傳教育內(nèi)涵，讓公司各部門及廣大員工了解檔案的相關(guān)知識，實(shí)現(xiàn)人人心中有檔案。二是培訓(xùn)指導(dǎo)。針對兼職檔案員檔案專業(yè)知識相對薄弱、人員更換比較頻繁這一問題，采取集中指導(dǎo)和分散指導(dǎo)相結(jié)合的指導(dǎo)方式，即每年可以針對二級檔案室的兼職檔案員開展定制化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，著力提升兼職檔案員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。三是量化考核指標(biāo)。為保證合同檔案管理制度的貫徹和落實(shí)，可以借助量化考核指標(biāo)，規(guī)范合同檔案管理各環(huán)節(jié)流程，結(jié)合合同管理辦法，明確合同檔案收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)流程，開展合同檔案工作綜合檢查、考核評價，加強(qiáng)合同檔案的過程管理和質(zhì)量管控，提高檔案歸檔率、準(zhǔn)確率，實(shí)現(xiàn)合同檔案管理工作基本達(dá)到規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的要求。

5.加快數(shù)字化建設(shè)步伐。做好公司合同檔案數(shù)字化應(yīng)用工作，加強(qiáng)合同管理信息化建設(shè)，推動管理理念、管理方式、管理手段的轉(zhuǎn)變，不局限于早期合同檔案進(jìn)行數(shù)字化，要將合同系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)進(jìn)行鏈接，將合同系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件數(shù)據(jù)遷移到檔案管理系統(tǒng)，并對遷移后的數(shù)據(jù)進(jìn)行確認(rèn)，保證數(shù)據(jù)遷移的完整性、元數(shù)據(jù)的完整性和樣式的完整性。實(shí)現(xiàn)合同檔案電子文件“生成一體化、管理一體化、利用一體化和規(guī)范一體化”的檔案全鏈條式合同檔案信息體系。另外，通過實(shí)行合同檔案電子文件痕跡化管理，查證系統(tǒng)保留下來的文字、圖片、電子檔案等，追溯發(fā)生的生產(chǎn)經(jīng)營活動，保證公司電子檔案不流失，同時也可以明確責(zé)任。通過“全痕跡”建立“大數(shù)據(jù)”，定期在海量數(shù)據(jù)中實(shí)現(xiàn)檔案信息的挖掘分析，便于電力企業(yè)各項(xiàng)管理工作及領(lǐng)導(dǎo)決策。綜上所述，采用科學(xué)有效的管理方式，使電力企業(yè)合同檔案管理方式從“青澀”走向“成熟”，從覆蓋專業(yè)到深入人心，不僅能提高電力企業(yè)合同管理的質(zhì)量，同時對電力企業(yè)基建、安全生產(chǎn)、營銷服務(wù)等主營業(yè)務(wù)有很大幫助，為電力企業(yè)和員工搭建了堅(jiān)實(shí)的平臺。

參考文獻(xiàn)

[1]任麗.淺談企業(yè)經(jīng)營管理中合同檔案工作的現(xiàn)有問題與改進(jìn)措施[J].卷宗，2019（20）.

作者:金梅 單位:國網(wǎng)沈陽供電公司