高校電子教學(xué)檔案管理問題和改進(jìn)
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一、電子教學(xué)檔案管理的優(yōu)勢分析
（一）信息共享能力大大提升
傳統(tǒng)的教學(xué)檔案主要以紙質(zhì)文檔為主要形式得以保存，這種保存形式不利于遠(yuǎn)距離的傳閱，并且容易在傳閱途中遺失或破損，這就大大降低了教學(xué)檔案的利用效率。而電子教學(xué)檔案可以十分便利地交流與共享，單單傳閱這一項(xiàng)就可以節(jié)省很多運(yùn)輸成本，大大提高了經(jīng)濟(jì)效率。此外，電子教學(xué)檔案還大大節(jié)省了工作人員對檔案進(jìn)行歸類、排序、搜索等工作量度，在現(xiàn)在信息技術(shù)的輔助下，簡單的文字搜索就可以找到自己想要的相關(guān)資料。
（二）存儲更加便利
傳統(tǒng)的紙質(zhì)教學(xué)檔案的保存對環(huán)境有一定的條件要求，只有適宜的溫度、濕度以及微生物環(huán)境紙質(zhì)檔案才有長期保存的可能性。因此在傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理過程中需要花費(fèi)大量的人力物力確保保存環(huán)境的適宜性，防潮防蟲防老化更是不可或缺的工作。此外，紙質(zhì)教學(xué)檔案需要消耗大量的紙張，這在一定程度上也對環(huán)境造成了破壞。然而電子教學(xué)檔案可以很好地解決上述問題，電子教學(xué)檔案可以大存量地儲存于硬盤、U盤等一系列現(xiàn)代儲存器中。現(xiàn)代存儲器不僅體積小容易保管而且儲存安全性、容量性都是傳統(tǒng)管理方式不可相比的。
（一）缺失規(guī)范的、有效的電子教學(xué)檔案管理規(guī)章制度
大多數(shù)電子教學(xué)檔案的保存分散在各二級學(xué)院，由于種種原因?qū)е露鄶?shù)高校電子教學(xué)檔案管理者不熟悉中國《檔案法》，《檔案管理?xiàng)l例》和其他有關(guān)法律法規(guī)，無論是在工作過程中，還是在自己工作的思維意識中，都沒有嚴(yán)格按照有關(guān)法律法規(guī)，開展檔案管理工作。由于規(guī)章制度的缺失，導(dǎo)致一些電子教學(xué)檔案處于“被忽略”狀態(tài)，多數(shù)電子教學(xué)檔案“被忽略”在了管理范圍之外。
（二）電子教學(xué)檔案管理意識不強(qiáng)，重視程度不夠
由于相關(guān)規(guī)章制度的缺失，導(dǎo)致相關(guān)管理人員對電子教學(xué)檔案的重要性認(rèn)識不夠。對電子教學(xué)檔案管理工作的不重視，造成了人力、物力、財(cái)力都難以滿足電子教學(xué)檔案管理工作所需的必要條件。高校又因其獨(dú)特的性質(zhì)（學(xué)生和教職工人數(shù)眾多、學(xué)生和教職工來自全國各區(qū)域、且變動頻繁），每年都有成千上萬的檔案需要變動，維護(hù)、更改、保存、遷動等相關(guān)流程造成檔案管理工作量十分龐大。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變成電子檔案無疑也加重了工作人員的工作負(fù)擔(dān)。
（三）電子教學(xué)檔案管理過程缺乏系統(tǒng)規(guī)范性
根據(jù)《檔案法》和《大學(xué)檔案管理辦法》，高校電子教學(xué)檔案管理的任務(wù)主要集中在收集、整理、鑒定、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)、編制等六個(gè)方面，通過這六個(gè)環(huán)節(jié)提高教學(xué)檔案的研究和利用水平，這是一種固有的運(yùn)營嚴(yán)格的法律制度。由于提出的模糊歸檔范圍，導(dǎo)致一些高價(jià)值的基層教學(xué)單位、教師未能及時(shí)提交歸檔，慘痛地?fù)p失一些高價(jià)值檔案；一些價(jià)值不高的教學(xué)，又被不經(jīng)選擇地留存了下來，減少了檔案使用中的價(jià)值。由于檔案的保管不當(dāng)，造成了一些歷史檔案的破損、字跡模糊等現(xiàn)象。由于檔案的研編能力有限，導(dǎo)致檔案利用價(jià)值不高。由于檔案利用制度的不完善，造成檔案的遺失、破損等一系列損害流失現(xiàn)象。
三、高校電子檔案管理優(yōu)化措施
（一）開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理信息化水平
利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理的系統(tǒng)，我們稱之為電子檔案管理系統(tǒng)，各高校應(yīng)根據(jù)自身電子檔案管理情況，設(shè)計(jì)制作一套與之情況相適應(yīng)的電子檔案管理系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)包括硬件系統(tǒng)（輸入設(shè)備、輸出設(shè)備、儲存設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器和計(jì)算機(jī)）和軟件系統(tǒng)（管理端軟件和查詢端軟件）兩部分，高校應(yīng)結(jié)合自身情況以此為基礎(chǔ)設(shè)計(jì)自己的電子檔案管理系統(tǒng)。在開發(fā)了電子檔案管理系統(tǒng)之后，高校還應(yīng)加快電子檔案管理信息化建設(shè)，制定檔案管理信息化總體規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，以確保用戶簡捷、快捷地獲取所需的檔案信息。通過對電子教學(xué)檔案立卷、歸檔、訪問等方面設(shè)置相應(yīng)的命令來實(shí)現(xiàn)電子記錄存儲、管理和使用，以不斷提高管理電子教學(xué)檔案的信息化水平。
（二）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善制度，健全機(jī)制
由于電子教學(xué)檔案主要保存于各二級學(xué)院，這就要求各學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)必須重視電子教學(xué)檔案的管理工作，采取措施加大相關(guān)管理與監(jiān)督力度。完善有效的管理制度是做好電子教學(xué)檔案管理工作的基礎(chǔ)，是做好電子教學(xué)檔案管理工作的必要條件。因此需從收集整理、歸檔保管等各方面入手，制定相應(yīng)的電子教學(xué)檔案管理制度。電子教學(xué)檔案的管理工作主要集中在各二級學(xué)院，因此應(yīng)當(dāng)建立以校檔案室、學(xué)院(職能部門)為主體的二級管理結(jié)構(gòu)。學(xué)校檔案室以業(yè)務(wù)指導(dǎo)為主，做好學(xué)院(職能部門)專、兼職檔案員業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，提高專、兼職檔案人員的業(yè)務(wù)能力和工作責(zé)任感。
（三）提高管理人員專業(yè)技能，重視管理人員隊(duì)伍建設(shè)
隨著科技的進(jìn)步，信息時(shí)代的到來，以及電子檔案管理使用計(jì)算機(jī)的文件管理需求，這就需要相關(guān)管理人員必須具備必要的專業(yè)知識和相關(guān)的素質(zhì)。無論從技術(shù)性角度還是從專業(yè)性角度，電子教學(xué)檔案管理都是一項(xiàng)極為復(fù)雜的工作。這就要求相關(guān)管理人員必須通過不斷的學(xué)習(xí)相關(guān)知識來提升自己的專業(yè)技能，以完成電子教學(xué)檔案管理工作。當(dāng)然學(xué)校層面也可以通過一系列培訓(xùn)、檢查、評比活動來促使檔案管理工作的提高。電子教學(xué)檔案管理可以說是一項(xiàng)極其復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它不僅僅只是管理還包括電子教學(xué)檔案的形成、積累、貯存、和開發(fā)利用。要做好這項(xiàng)工作，我們必須專注于管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高他們的業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)，組織其學(xué)習(xí)檔案管理系統(tǒng)知識和基本的電腦操作，要求他們掌握熟練的運(yùn)用技術(shù)，靈活運(yùn)用文件管理系統(tǒng)軟件。
（四）增加經(jīng)費(fèi)投入，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理
電子教學(xué)檔案的管理需要配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)和電子設(shè)備，目前多數(shù)高校由于對電子教學(xué)檔案管理的重視度不夠，此方面的預(yù)算投入不足，造成許多教學(xué)檔案資料不能及時(shí)電子化，甚至有些教學(xué)檔案被忽略在了電子化之外，不能及時(shí)形成網(wǎng)絡(luò)檔案，降低了教學(xué)檔案的利用率。就此學(xué)校方面應(yīng)該投入足夠的預(yù)算資金，實(shí)現(xiàn)信息化管理和辦公自動化，充分發(fā)揮電子教學(xué)檔案的便捷優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案共享機(jī)制；充分利用快捷的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，保管好教學(xué)檔案，防止教學(xué)檔案的不必要流失；充分管理利用好教學(xué)檔案，服務(wù)于高校教育科研事業(yè)。
（五）加強(qiáng)信息化管理，提高檔案的利用率
電子教學(xué)檔案較之傳統(tǒng)教學(xué)檔案而言，有便捷、精準(zhǔn)、全面、共享等方面的優(yōu)勢。因此加強(qiáng)電子教學(xué)檔案信息化管理，有助于提高教學(xué)檔案的利用率。加強(qiáng)電子教學(xué)檔案信息化管理，我們可以嘗試從以下幾個(gè)方面入手：第一，設(shè)計(jì)制作計(jì)算機(jī)檔案管理軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化；第二，建立電子教學(xué)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，利用數(shù)據(jù)庫分類技術(shù)把電子教學(xué)檔案的目錄數(shù)字化；第三，將教師的教學(xué)資料通過檔案管理原理和現(xiàn)代信息數(shù)字技術(shù)的結(jié)合，放到網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺，以便教學(xué)檔案的資源共享，以推動教師之間的相互學(xué)習(xí)，提高高校的教學(xué)水平，與此同時(shí)也減輕了教師們和檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)，也提高了工作效率。
（六）提高安全管理意識，保證文檔真實(shí)性
電子教學(xué)檔案有便捷、精準(zhǔn)、全面、共享等方面的優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)它也存在錯誤刪除無法恢復(fù)、磁盤硬盤損壞、易被竊取拷貝、數(shù)據(jù)中毒等缺點(diǎn)。針對這些缺點(diǎn)我們應(yīng)加強(qiáng)安全管理意識，建立一套安全防范機(jī)制，以確保電子教學(xué)檔案的安全性和準(zhǔn)確性。首先，防火墻的安裝、門戶訪問的設(shè)置、定期殺毒、病毒庫的定期更新等防范方式可以有效防止病毒的入侵；其次，認(rèn)真學(xué)習(xí)電子檔案相關(guān)安全保密制度并嚴(yán)格遵守，平衡公開與保密兩者之間的尺度。利用密碼保護(hù)、身份認(rèn)證、權(quán)限控制等手段防止非公開檔案的安全隱患；最后，檔案管理人員應(yīng)養(yǎng)成文檔備份的習(xí)慣，同時(shí)數(shù)據(jù)信息管理部門也應(yīng)做好數(shù)據(jù)庫備份工作，防止因計(jì)算機(jī)故障、病毒入侵等意外事故造成電子教學(xué)檔案意外損壞與丟失。
四、結(jié)語
電子教學(xué)檔案與傳統(tǒng)教學(xué)檔案相比存在明顯的優(yōu)勢，教學(xué)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在日常管理工作中，有意識地發(fā)揮電子教學(xué)檔案的優(yōu)勢，注意培養(yǎng)“電子教學(xué)檔案”管理意識，嚴(yán)格遵守電子教學(xué)檔案管理的相關(guān)規(guī)定。但目前我國高校的電子教學(xué)檔案管理制度還不是很完善，還存在著一些問題，因此我們政府應(yīng)當(dāng)依據(jù)目前所存在的這些問題，制定相關(guān)法律法規(guī)及其相關(guān)政策，使電子教學(xué)檔案的管理更加制度化、規(guī)范化。
作者：范麗娜單位：廣東海洋大學(xué)思政理論課教學(xué)部
