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摘要:辦公室行政管理工作是確保單位工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證｡闡述了辦公室工作的重要地位､工作職能,并就做好辦公室行政管理工作提出了建議｡

關(guān)鍵詞:辦公室;行政管理;服務(wù)

辦公室作為一個(gè)綜合的､全面的辦事機(jī)構(gòu),既擔(dān)負(fù)著執(zhí)行､調(diào)研､智囊等宏觀管理職能,又擔(dān)負(fù)著文件起草､督辦協(xié)調(diào)､業(yè)務(wù)接待､通訊收發(fā)等微觀服務(wù)任務(wù),是一個(gè)單位承上啟下､協(xié)調(diào)左右､聯(lián)系內(nèi)外的“樞紐｡新的形勢對辦公室強(qiáng)化政務(wù)､搞好事務(wù)､規(guī)范服務(wù)等方面提出了更高的要求｡結(jié)合工作實(shí)際,筆者就做好新時(shí)期的辦公室行政管理工作進(jìn)行了一些思考｡

1充分認(rèn)識(shí)辦公室工作的重要地位

辦公室是一個(gè)單位的“窗口”,地位和作用非常重要｡作為辦公室人員,必須充分認(rèn)識(shí)辦公室的地位和作用,適應(yīng)新的形勢和任務(wù)的需要,努力提高服務(wù)政府工作的綜合素質(zhì)｡一方面,從辦公室的地位看,辦公室是綜合性辦事部門,是保持一個(gè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的“橋梁”和“紐帶”,大量地､經(jīng)常性地聯(lián)系上下的工作是通過辦公室及其工作人員來進(jìn)行的｡行政管理崗位往往被設(shè)在辦公室的“窗口”位置上,它擔(dān)負(fù)著日常的辦公室事務(wù)工作,盡管大多是瑣碎的事務(wù)､重復(fù)的服務(wù),然而人們往往從這個(gè)“窗口”來看待和評價(jià)單位的工作｡比如,習(xí)以為常的電話接轉(zhuǎn),看似很簡單,但它卻是代表著聯(lián)系內(nèi)外､左右的單位第一形象,它有上級(jí)指示､有各種問訊､有情況反映等等,只有做到了既了解單位的整體基本情況,又注意講話的態(tài)度､藝術(shù),才能使來電者滿意､信服｡因此它不僅代表和影響辦公室的工作,而且直接影響到單位的形象和威信｡

另一方面,從提高辦公室整體效率看,機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)部門只負(fù)責(zé)本業(yè)務(wù)系統(tǒng)的工作,而每一項(xiàng)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)的合理､準(zhǔn)確､及時(shí)的銜接,都要靠辦公室綜合協(xié)調(diào)､處理､解決｡只有找準(zhǔn)､認(rèn)識(shí)到行政管理工作特定的位置和職能,才能牢固樹立全方位服務(wù)觀念,積極努力､耐心細(xì)致地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)､為機(jī)關(guān)服務(wù)､為基層服務(wù).以良好的“窗口”形象,提高辦事效率,促進(jìn)辦公室的各項(xiàng)工作有序開展｡

2正確把握辦公室的行政管理職能

從行政管理的角度來看,辦公室面對的工作主要是上級(jí)部門以及本單位下達(dá)的各項(xiàng)行政工作,面對的人員主要是領(lǐng)導(dǎo)和各部門工作人員｡辦公室的行政管理職能主要有四個(gè)方面｡

(1)助手作用｡辦公室對上級(jí)機(jī)關(guān)的部署結(jié)合本單位領(lǐng)導(dǎo)的意見貫徹執(zhí)行并組織實(shí)施和檢查落實(shí)執(zhí)行結(jié)果,對加強(qiáng)機(jī)關(guān)管理､維護(hù)正常工作秩序､保證工作質(zhì)量起到組織､執(zhí)行的重要作用｡

(2)參謀作用｡辦公室人員要經(jīng)常深入工作一線,了解基層情況并聽取意見､總結(jié)經(jīng)驗(yàn)､提出改革建議,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并提出建設(shè)性參考意見,作好領(lǐng)導(dǎo)參謀｡

(3)協(xié)調(diào)作用｡辦公室在管理工作中的確需要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)工作,以維持正常的工作秩序,及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)傳送上級(jí)主管部門以及本單位領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)指示精神,主動(dòng)協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系｡起著承上啟下､聯(lián)系內(nèi)外的樞紐作用｡

(4)保障作用｡既要保證上級(jí)主管部門以及本單位分派和布置的各項(xiàng)具體事務(wù)工作及時(shí)有效地完成,保證領(lǐng)導(dǎo)集中精力思考和處理工作中的重大問題,又要同單位內(nèi)各部門建立良好的工作關(guān)系,傾聽他們的意見,充分調(diào)動(dòng)員工的積極性,齊心協(xié)力完成各項(xiàng)任務(wù)｡

3辦公室工作要處理3個(gè)矛盾

一是大局和小局的矛盾｡辦公室作為一個(gè)綜合部門,其性質(zhì)和其他部門的區(qū)別主要體現(xiàn)在服務(wù)性上｡這就要求辦公室把“一切服從大局,一切服務(wù)大局”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn),當(dāng)部門工作與機(jī)關(guān)的整體工作､小局工作與大局工作發(fā)生矛盾的時(shí)候,自覺地做到小局服從大局､局部服從整體｡同時(shí)盡力做好小局工作,因?yàn)樾【止ぷ魇亲龊么缶止ぷ鞯幕A(chǔ)和前提｡

二是主動(dòng)和被動(dòng)的矛盾｡辦公室工作的服務(wù)性職能決定了其工作的被動(dòng)性,但要做好辦公室工作,又必須發(fā)揮主動(dòng)性,善于在被動(dòng)中求主動(dòng),變被動(dòng)為主動(dòng)｡對一些常規(guī)性､規(guī)律性､階段性等確定性工作,不要消極等待,要主動(dòng)著手,提前準(zhǔn)備､對領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)､應(yīng)急事件和突發(fā)事件等非確定性工作,要有靈活的應(yīng)變能力,做到忙而不亂｡同時(shí)要積極適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作思路,想領(lǐng)導(dǎo)之所想,謀領(lǐng)導(dǎo)之所謀,把問題想在前面,把工作做在前頭,主動(dòng)做好超前服務(wù)｡

三是“過”與“不及”的矛盾｡為領(lǐng)導(dǎo)出主意､當(dāng)參謀,一定要把握“度”,掌握分寸｡辦公室在領(lǐng)導(dǎo)決策中處于輔助和從屬地位,不能缺位,也不能越位｡要想領(lǐng)導(dǎo)之所想,急領(lǐng)導(dǎo)之所急,要為領(lǐng)導(dǎo)決策提供盡可能多的背景資料,但不能越俎代庖｡要積極諫言,但不能瞎摻和｡

4做好辦公室行政管理工作的關(guān)鍵

發(fā)揮好辦公室的整體功能,關(guān)鍵要提高辦公室人員的整體素質(zhì),培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)｡在行政管理崗位上必須做到忠于職守､善于思考､勇于創(chuàng)新､樂于奉獻(xiàn)｡

第一,要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),敢于面對矛盾和問題｡在繁雜的事務(wù)中保持頭腦清醒,對工作認(rèn)真負(fù)責(zé),甘于吃苦,樂于奉獻(xiàn),講究原則性､規(guī)范性｡要保持嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致､一絲不茍的作風(fēng),嚴(yán)格用各種紀(jì)律和規(guī)章制度要求自己｡無論是大事､小事,都要時(shí)刻堅(jiān)持認(rèn)真細(xì)致的原則,做到不漏辦､不誤辦､不錯(cuò)辦｡

第二,要努力提高能力,主動(dòng)適應(yīng)辦公室工作的新要求｡辦公室工作面廣,綜合性強(qiáng),行政管理人員不僅要正確高效地處理好日常事務(wù),還要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀､助手｡要始終保持良好的工作心態(tài),在被動(dòng)服務(wù)中尋找主動(dòng),探索做好行政事務(wù)工作的新路子,要注重對新知識(shí)､新問題的學(xué)習(xí)研究,在規(guī)范服務(wù)､搞好事務(wù)上要主動(dòng)去想､主動(dòng)去做｡

第三,要強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)觀念,注重與同事建立良好的合作關(guān)系｡辦公室工作雖然各有分工,各有職責(zé),工作中有些是能依靠個(gè)人力量完成的,但更多的要依靠群體的力量合作完成｡因此,要保證辦公室的整體合力,必須建立起同事間良好的工作關(guān)系,最大限度地發(fā)揮潛在能力｡辦公室工作“事無巨細(xì)皆大事”,工作分工不分家,要取別人之長補(bǔ)自己之短,多與其他同事溝通,在完成自己本職工作的同時(shí),做好與其他同志的協(xié)調(diào)銜接,集思廣益,共同進(jìn)步,提高工作質(zhì)量和效率｡

參考文獻(xiàn)

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[2]段根良,努力適應(yīng)新形勢需要,不斷提高辦公室工作整體水平[J],西北工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2001,(2).