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1完善企業(yè)采購業(yè)務的內(nèi)部會計控制制度

1.1采購業(yè)務內(nèi)部會計控制制度的目標采購業(yè)務內(nèi)部會計控制制度的目標是合理經(jīng)濟的進行各種采購業(yè)務，保證生產(chǎn)經(jīng)營管理的需求；支付款項后及時、足額的獲得相應的物品或勞務；嚴格履行審批制度，按合同協(xié)議付款，維護企業(yè)良好的聲譽。要達到這些目標首先要對不相容的崗位要相互分離、制約與監(jiān)督。在采購環(huán)節(jié)不相容的崗位包括請購與審批；詢價與確定供應商；采購合同的訂立與審計；采購與驗收；采購、驗收與相關(guān)會計記錄；付款審批與執(zhí)行；對一些企業(yè)特殊物資的采購計量與驗收必須分離。例如以原煤為主要材料的化肥企業(yè)，煤炭的消耗與盤存數(shù)量不是很準確，如果購進時計量與驗收不相互制約很容易造成煤炭虛入庫，產(chǎn)生管理漏洞。原湖南湘東化肥廠倒閉清算時，煤炭盤虧幾千噸，究其原因是控制監(jiān)督不嚴日積月累引起的。每個企業(yè)必須根據(jù)自己的采購特點，因地制宜建立一套適合自己企業(yè)的內(nèi)部會計控制制度。其次是要嚴格授權(quán)批準制度。單位明確審批人對采購與付款業(yè)務的授權(quán)批準方式、權(quán)限、程序、責任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購、付款業(yè)務的職責范圍與工作要求。嚴禁審批人超權(quán)限審批。單位對于重要和技術(shù)性的采購業(yè)務，應當組織專家進行論證，實行集體決策和審批，防止決策失誤而造成嚴重損失。再次要執(zhí)行完整的采購登記制度。單位應當按照請購、審批、采購、驗收、付款等規(guī)定的程序辦理采購與付款業(yè)務，并在采購各環(huán)節(jié)做好相關(guān)記錄，填制相應的憑證，建立完整的采購登記制度，加強請購手續(xù)、采購訂單（或采購合同）、驗收證明、入庫憑證、采購發(fā)票等文件與憑證的相互核對工作。

1.2企業(yè)采購業(yè)務的會計控制要點

1.2.1請購環(huán)節(jié)的控制。原材料或零配件的請購，一般由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃的需求提出請購要求，材料保管部門根據(jù)庫存量核實是否采購；對于大批量生產(chǎn)且產(chǎn)品生產(chǎn)穩(wěn)定的企業(yè)，保管部門應考慮經(jīng)濟進貨批量，可在庫存材料達到最佳存量時提出請求，經(jīng)相關(guān)授權(quán)人員簽字后送交采購部門。采購人員審查請購要求是否合理，并根據(jù)市場行情進行采購所需要的資金估算，簽署同意采購的意見后交資金預算部門審批，資金預算部門確認在生產(chǎn)經(jīng)營項目的資金預算范圍，同意審批，簽字后交采購部門辦理采購手續(xù)。對于特殊項目如資本性支出、保險、廣告、法律、審計服務，一般由專門指定人員提出請購，由企業(yè)決策層進行聯(lián)合審簽或集體商議審批。

1.2.2采購環(huán)節(jié)的控制。采購部門在正式填制訂單前，對不同供應商的供應物品的價格、質(zhì)量指標、折扣和付款條件以及供貨時間等資料進行比較，選出商業(yè)信譽好、產(chǎn)品質(zhì)量好、價格優(yōu)惠的供應商（通常說的貨比三家）。對于大批量采購的原材料或零配件等要做好各種采購數(shù)量對成本影響的成本分析。訂單簽好后必須編號并由授權(quán)人簽字，正聯(lián)送供應部門，副聯(lián)送驗收部門，之后應監(jiān)控訂購單的處理，以確認商品是否收到并及時入賬。

1.2.3驗收環(huán)節(jié)的控制，購入商品或勞務的驗收工作應與請購、采購和會計部門的工作相分離。驗收部門根據(jù)有效的購貨訂單上的數(shù)量和質(zhì)量要求及相關(guān)合同、協(xié)議，對供應商發(fā)運的商品進行驗收：如商品的品名、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、到貨時間、商品完好程度等。商品的質(zhì)量檢驗至關(guān)重要，其質(zhì)量好壞的判斷有些依靠驗收人員的工作經(jīng)驗和工作責任心，有些靠相關(guān)部門技術(shù)人員核定，對于部分特殊的商品鑒定必須具備豐富的專業(yè)知識或經(jīng)過儀器、實驗的測定。不管質(zhì)量檢驗過程如何，企業(yè)各級管理部門必須嚴格把好這個關(guān)，它是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營好壞的保證。對于有些商品或勞務直接由部門使用（不需經(jīng)過倉管部門）如：工程物資直接使用、設備、資產(chǎn)的維護建設，勞務支出等，控制程序應根據(jù)企業(yè)相關(guān)管理程序完善請購程序后辦理工程勞務，企業(yè)驗收部門根據(jù)請購或報批手續(xù)、合同進行工程勞務驗收并出具驗收結(jié)算報告單，交相關(guān)部門負責人審簽。驗收單是確認資產(chǎn)或費用以及與采購有關(guān)的負債是否存在和發(fā)生的重要保證。會計控制必須定期檢查驗收單的序號、驗收單必須經(jīng)驗收人員、倉儲人員、材料會計三方簽字才能作為入賬憑據(jù)。一些內(nèi)控管理不完善企業(yè)，倉庫管理員兼驗收員利用企業(yè)管理混亂，虛開驗收單與發(fā)票到財務報賬，一次性經(jīng)濟損失達40余萬元。

1.2.4存儲環(huán)節(jié)的控制。存放商品的倉庫應相對獨立，限制無關(guān)人員接近。儲存驗收的商品由獨立部門負責。貨物入庫前倉儲人員應進行點驗和查對，并在驗收單上簽收，倉儲人員將存貨按商品特征填列標簽，分類存放并設置安全措施。

1.2.5退貨與折讓的控制。采購部門接到驗收報告后，如發(fā)現(xiàn)數(shù)量或質(zhì)量不符合訂單的要求，及時電告或函告供應商。對于數(shù)量短缺，要求供應商及時補足。對于質(zhì)量問題，則通知倉庫不得發(fā)放該批商品，再決定退貨或者要求供應商給予適當?shù)恼劭邸．敽线m的折讓一經(jīng)確定，采購部門即編制借項憑單，通知會計部門調(diào)整應付賬款。對于退貨的商品，采購部門應編制退貨通知單，授權(quán)運輸部門退回商品，商品退回后及時通知采購部門和會計部門。

1.2.6應付賬款的控制。商品或勞務的購進借方反映資產(chǎn)的增加，貸方反映應付賬款的增加或資金減少。應付賬款的記錄應獨立于請購、采購、驗收、付款以保證采購環(huán)節(jié)的控制有效實施，防止錯誤和欺詐行為的發(fā)生。應付賬款的入賬必須取得和審核各種必要的憑證后才能進行，這些憑證包括請購單、驗收報告單、購貨訂單、材料入庫單、稅務監(jiān)制發(fā)票、相關(guān)合同與協(xié)議等。要求憑證記錄完整、客觀、真實，經(jīng)授權(quán)人簽字。月末核對供應商往來明細，如發(fā)現(xiàn)錯誤，及時與供應商取得聯(lián)系，查清原因，完善手續(xù)，調(diào)整差異。

1.2.7付款環(huán)節(jié)的控制。對于根據(jù)發(fā)票直接付款的手續(xù)，財務人員復核供應商發(fā)票的數(shù)量、價格、折扣條件、匯總金額、合法要素等與原始憑證（附件）是否相符，業(yè)務是否客觀；對于發(fā)票已入賬進行往來賬單付款的，必須填制往來付款審批單，由主管會計核實明細賬戶及付款條件后經(jīng)相關(guān)審批程序后付款。

2加強企業(yè)采購成本管理

采購成本包括進價成本和進價費用，其中：進價成本又稱購置成本是指存貨本身的價值，等于數(shù)量與單價的乘積。在一定時期進貨總量即一定條件下，無論企業(yè)采購次數(shù)如何變動，存貨進價成本通常價格相對穩(wěn)定（假定物價不變且無采購數(shù)量折扣），屬于決策無關(guān)成本。進貨費用又稱訂貨成本是指企業(yè)為組織進貨而開支的費用，如：辦公費、差旅費、郵資、電話電報費、運輸費、檢驗費、入庫搬運費等支出，進貨費用與進貨次數(shù)有關(guān)：差旅費、郵資、電話電報費與進貨次數(shù)成正比，這類變動性進貨費屬于決策的相關(guān)成本，另一部分與進貨次數(shù)無關(guān)，如：專設采購機構(gòu)基本開支，這類固定性進貨費用則屬決策無關(guān)成本，怎樣合理控制采購成本，以最小成本投入創(chuàng)造最大效益。

2.1采購價格的管理（把價格質(zhì)量關(guān)）①各生產(chǎn)、經(jīng)營、服務部門根據(jù)生產(chǎn)計劃做好年度、月度物資需求計劃單（必須載明物資規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、到貨時間），報主管負責人審核后交物資采購部門進行集中采購。②各物資采購部門根據(jù)各生產(chǎn)、經(jīng)營、服務部門審簽后請購單編制一式三聯(lián)部門物資采購計劃匯總表，按采購物資類別填列品名、規(guī)格型號、采購商家、市場詢價、歷史價格、庫存數(shù)量、市場動態(tài)、到貨日期、采購模式（集中采購、招標采購、分散采購）等信息報主管領(lǐng)導及預算部門審簽后，一份交財務部門、一份交預算部門、一份留采購部門。三個部門相互牽制與監(jiān)控，共同把好請購、資金預付及價格審核關(guān)，完善事前控制手續(xù)。③采購部門根據(jù)采購計劃單及采購信息建立采購臺賬、在供應商選擇時做到貨比三家并建立供應商信息檔案，引入供應商信譽評估機制，選擇質(zhì)量、價格、信譽好的供應商，為企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量管理、成本優(yōu)化奠定良好基礎，在物資采購管理過程中堅決制止那種只按計劃采購，不論價格高低、質(zhì)量好壞、中飽私囊的行為。價格是降低成本的途徑，質(zhì)量是降低成本的基本保證。為控制好采購物資價格與質(zhì)量，財務部門必須根據(jù)驗收入庫單，有法律效應的合同文本、價格申報單辦理入賬付款手續(xù)，涉及大的勞務價格的采購物資必須留一定的保證金，等設備運行良好后才能付款。對于大批量購進物資在合同協(xié)商時盡量爭取貨物采購折讓和折扣，將采購價格降到最低。

2.2進貨費用的控制前面講到進貨費用的構(gòu)成，要降低進貨費用可采取下面兩個途徑。①采購人員應根據(jù)經(jīng)濟合理原則，事先選擇物資運輸路線和運輸方式，努力實現(xiàn)直達運輸和就近采購，開展聯(lián)運、代運減少運輸費用。不盲目采購，盡量節(jié)省其它采購費用。②物資采購要適時，應樹立經(jīng)濟進貨批量的觀念。經(jīng)濟進貨批量是能夠在一定時期存貨達到最低點的進貨數(shù)量，決定經(jīng)濟批量成本因素，主要包括變動性成本進貨費用，變動性固定成本及允許缺貨的缺貨成本，不同成本項目與進貨批量呈現(xiàn)不同變動關(guān)系，減少進貨批量，增加進貨次數(shù)在影響儲備成本降低的同時也會導致進貨費用與缺貨成本提高，相反增加進貨批量，減少進貨次數(shù)，盡量有利于降低進貨費用與缺貨成本，同時會影響儲存成本的提高。因此，如何協(xié)調(diào)各項成本之間的關(guān)系，使其總和保持最低水平，是企業(yè)組織進貨過程需要解決的主要問題。基本經(jīng)濟進貨批量以數(shù)學公式來表示：P———單位采購成本；Q———經(jīng)濟進貨批量；A———某種存貨年度計劃進貨批量；B———平均每次進貨費用；C———單位存貨年度單位儲存成本；則經(jīng)濟進貨批量（Q）＝2AB/C姨經(jīng)濟進貨批量的存貨總成本（TC）=2ABC姨經(jīng)濟進貨批量平均公司資金（W）=QP/2=PAB/2C姨年度最佳進貨批次（N）=A/Q=AC/2B姨這是在假定條件下的經(jīng)濟進貨批量模式，在實際生活中物資的購進存在價格折扣與缺貨成本下的經(jīng)濟進貨批量。所以我們在成本核算時要具體問題具體分析。

3建立與供應商的長期戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，形成供應鏈的團隊

傳統(tǒng)的采購管理是以最低的價格購買最好的商品，但在經(jīng)濟發(fā)展全球化、市場競爭國際化的今天，沒有一個企業(yè)能以一只孤舟的方式在大海中航行，它必須與其他企業(yè)及供應商、銷售商等相互依賴、相互支撐的生存。與供應商松散聯(lián)系將會因缺乏信息溝通與利益協(xié)調(diào)導致成本增高，而相互協(xié)作建立利益共同體，有助于降低成本，提升顧客價值。與供應商建立的長期戰(zhàn)略協(xié)作關(guān)系或戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，選擇優(yōu)秀的供應商作為供應鏈的合作伙伴被稱為“反向營銷”，其基本策略是專門為供應商召開周期性會議，讓他們意識到相互之間的競爭關(guān)系，幫助他們認識到與企業(yè)的依賴關(guān)系；與供應商建立信譽與相互參與的關(guān)系，建立供應商評估機制并發(fā)展為供應鏈團隊成員，對那些樂于降低成本創(chuàng)造更大價值的供應商，采取激勵措施與其分享節(jié)省的成本。好的供應商將成為供應鏈團隊的無價之寶。隨著供應商發(fā)展，降低成本，提升企業(yè)價值的行為將變得越來越有成效。經(jīng)濟發(fā)展全球化促進商業(yè)模式更新，商業(yè)模式更新對企業(yè)管理水平的要求日益提高。作為企業(yè)的財務管理人員，我們在不斷探索企業(yè)發(fā)展之路的同時進一步完善企業(yè)的內(nèi)部會計控制制度，加強采購成本管理及企業(yè)的戰(zhàn)略成本管理。

作者：洪玉琴單位：湖南中元礦業(yè)集團有限公司